Effektives Sachkostencontrolling durch professionelle Werkzeuge

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1 Effektives Sachkostencontrolling durch professionelle Werkzeuge IHR HEALTHCARE-CONSULTANT Benedikt Reinhold ICV - Forum Gesundheitswesen 2015 Österreich 24. September 2015, Wien

2 Vorstellung: die GÖK Consulting AG Einkauf Prozessmanagement für optimale Beschaffung und Versorgung zur Optimierung von Wertschöpfungsprozessen Strategie IT-Management zur Positionierung und Veränderung Voraussetzung für effiziente und effektive Prozesse 2 ICV - Forum Gesundheitswesen 2015 Österreich Wien

3 Vorstellung: ein Auszug aus der Kundenliste Albertinen-Krankenhaus, Hamburg AKh Allgemeines Krankenhaus Linz Alfried Krupp Krankenhaus Essen Allgemeines Krankenhaus Celle AMEOS Klinikum Halberstadt Asklepios Klinik Harburg Barmherzige Brüder Trier e.v. Barmherzige Schwestern Linz Berufsgen. Kl. Bergmannsheil Bochum bfw Berufsfortbildungswerk Frankfurt/M. CCHC GmbH Steyr Charité Universitätsmedizin Berlin Deutsches Rotes Kreuz - DRK Kliniken Berlin Diakonie-Krankenhaus Mannheim DQS - Dt. Gesellschaft zur Qualitätssicherung DRK - Blutspendedienst Berlin Dussmann Beteiligungsges. mbh Elblandkliniken Meißen FEK Neumünster SALK Gemeinnützige Salzburger Landeskliniken GespAG Linz Gesundheit Nord Bremen GesundheitNordhessen, Kassel Havelland Kliniken GmbH Heidekreis-Klinikum GmbH Helios Kliniken Schwerin Herz-Jesu Krankenhaus Dernbach Herzzentrum Dresden GmbH Hessenklinik Korbach HSK Rhein-Main GmbH KAGes Graz Karl-Olga Krankenhaus GmbH Stuttgart Katharina-Kasper ggmbh Frankfurt KAV Rüdesheim a.r. Krankenhaus Dresden-Friedrichstadt KLG Klinikum Lippe GmbH Klinik "Medizinisches Zentrum Eichhof" Lauterbach Kliniken des Muldentalkreises Kliniken Landkreis Sigmaringen Klinikum Ansbach Klinikum Augsburg Klinikum Barnim GmbH Klinikum Bernburg Klinikum d. Stadt Ludwigshafen Klinikum der Stadt Wolfsburg Klinikum Dortmund ggmbh Klinikum Ernst von Bergmann Klinikum Frankfurt (Oder) Klinikum Fulda gag Klinikum Hoyerswerda ggmbh Klinikum Ingolstadt GmbH Klinikum Itzehoe Klinikum Ludwigsburg-Bietigheim ggmbh Klinikum Mittelbaden ggmbh Klinikum Niederberg ggmbh Klinikum Saarbrücken Klinikum Stadt Hanau ggmbh Klinikum Stuttgart Krankenhaus der Elisabethinen Linz Krankenhaus Nordwest Frankfurt Kreiskliniken Reutlingen GmbH Kreiskrankenhaus Oschersleben Kreiskrankenhaus Helmstedt Kreiskrankenhaus Frankenberg Landesbank Baden-Württemberg Landeskrankenhaus Universität Graz Landeskrankenhaus AöR Andernach Landeskrankenhaus Innsbruck Landkreis Mittweida Landratsamt Ortenaukreis LBK Hamburg Marienhospital Schwelm ggmbh Märkische Gesundheitsholding Lüdenscheid MDC - Max-Delbrück-Centrum Medizinische Hochschule Hannover Paracelsus-Klinik Osnabrück Paracelsus -Kliniken Deutschland Robert-Bosch-Krankenhaus GmbH Stuttgart Ruhrlandklinik Essen Ruland-Kliniken Waldbronn Ruppiner Kliniken GmbH Sana Herzchirurgische Klinik Stuttgart Sana Herzzentrum Cottbus Sana Kliniken Berlin-Brandenburg Sana Kliniken AG Sana-Klinikum Hof GmbH SCIVIAS Caritas ggmbh St. Valentinushaus SHG Saarland Heilstätten GmbH SLK Kliniken Heilbronn SozialStiftung Bamberg SRH Kliniken AG St. Alexius Service-GmbH St. Marien Krankenhaus Berlin St. Vincenz- Krankenhaus GmbH St. Vinzenz-Hospital GmbH St. Vinzenz-Krankenhaus ggmbh Städtisches Klinikum München GmbH Städtische Kliniken Bielefeld ggmbh Städtische Kliniken Neuss Städtisches Klinikum Wolfenbüttel Städtisches Klinikum Karlsruhe Städtisches Klinikum Magdeburg Technologie Stiftung Brandenburg Unfallkrankenhaus Berlin Universitätsklinikum Hamburg- Eppendorf Universitätsklinikum Dresden Universitätsklinikum Düsseldorf Universitätsklinikum Göttingen Universitätsklinikum Greifswald Universitätsklinikum Frankfurt/Main Universitätsklinikum Halle Universitätsklinikum Köln Universitätsklinikum Jena Universitätsklinikum Leipzig Universitätsklinikum Magdeburg Universitätsklinikum Mainz Universitätsklinikum Rostock Universitätsklinikum Ulm Vivantes Netzwerk für Gesundheit Westküstenkliniken Vorarlberger Landeskrankenanstalten KHBG, Feldkirch Wirtschaftsförderungsinstitut Herne ZIS Mannheim Zentral-Krankenhaus links der Weser Bremen 3 ICV - Forum Gesundheitswesen 2015 Österreich Wien

4 Agenda Trends im Einkauf Implikationen für den Einkauf (eine) Lösung Zusammenfassung 4 ICV - Forum Gesundheitswesen 2015 Österreich Wien

5 Trends im Einkauf Trends Produktkomplexität (qual./quant.) E-Procurement Klinik-/ Einkaufs- Gemeinschaften Ende der Preisspirale Kosten-/ Qualitätsdruck Trends Implikationen Lösung Zusammenfassung 5 ICV - Forum Gesundheitswesen 2015 Österreich Wien

6 Implikationen für den Einkauf und das Controlling Trends Implikationen für den Einkauf und das Controlling Produktkomplexität (qual./quant.) E-Procurement 1 2 Einkaufsorganisation (neu) ausrichten Einkäuferkompetenzen ausbauen Klinik-/ Einkaufs- Gemeinschaften 3 Datenmanagement professionalisieren Ende der Preisspirale 4 Portfoliooptimierung intensivieren Kosten-/ Qualitätsdruck 5 Verbrauchssteuerung implementieren Transparenz herstellen Trends Implikationen Lösung Zusammenfassung 6 ICV - Forum Gesundheitswesen 2015 Österreich Wien

7 1 Einkaufsorganisation (neu) ausrichten Zentrale Einkaufsverantwortung mit klaren Kompetenzen und strategischer Ausrichtung. Produktkomplexität (qual./quant.) E-Procurement Klinik-/ Einkaufs- Gemeinschaften Ende der Preisspirale Kosten-/ Qualitätsdruck Handlungsfelder Prozessoptimierung! Vermeidung von operativem Aufwand durch durchgängige elektronische Prozesse Kompetenzbündelung! alle Einkaufsaktivitäten in einer Organisationseinheit, im Management vertreten Fokussierung! A-Warengruppen und Know-how-Aufbau Category Management! eindeutige Warengruppen-Verantwortung Aufgabenteilung! strategische Aufgabenteilung, z. B. mit EKG ggf. C-Artikel-Management outsourcen Kompetenzaufbau! Investition in die Einkaufsmitarbeiter Trends Implikationen Lösungen Zusammenfassung 7 ICV - Forum Gesundheitswesen 2015 Österreich Wien

8 2 Einkäuferkompetenzen ausbauen Produktkomplexität (qual./quant.) E-Procurement Klinik-/ Einkaufs- Gemeinschaften Ende der Preisspirale Kosten-/ Qualitätsdruck Die Einkäufer müssen neue Kompetenzen aufbauen oder vertiefen. Einkäuferkompetenzen Soll-Profil strategischer Einkauf Fähigkeit/Merkmal Fachkunde/ Einkaufskenntnisse Sachkunde/ Kenntnisse...Primär-, Sekundärprozesse Produkte...Category u. Management Dienstleistungen Methodische, persönliche Kompetenz Substitutionsmöglichkeiten Qualitätsstandards Ziel-/Ergebnisorientierung Beschaffungs-/Lieferantenmarkt...Datenbanksysteme, MaWi-Systeme Flexibilität Bewertungskriterien Finanzierung, DRG-System Teamorientierung Produkte Leistungsverzeichnisse...Beschaffungskennzahlen, Benchmarking Kommunikation Typisierung/Modularisierung...Sourcingstrategien Moderations-/Präsentationskompetenz...Vergaberecht Eigenverantwortliches Arbeiten...Total Cost of Ownership Mitarbeiterführung...Supply Chain Management Detail-/Qualitätsbewusstsein Trends Implikationen Vertragsmanagement Lösungen Zusammenfassung Organisation/Delegation 8 Verhandlungsführung ICV - Forum Gesundheitswesen Projekterfahrung 2015 Österreich Wien Aufbau eigener Einkaufskompetenzen externe Vernetzung mit Spezialisten Fokussierung auf die Verbrauchssteuerung und strategischen statt operativen Einkauf Controlling- Kompetenzen

9 3 Datenmanagement professionalisieren Eine eindeutige, einfache Warengruppenstruktur ist Voraussetzung für strategischen Einkauf. Produktkomplexität (qual./quant.) E-Procurement Klinik-/ Einkaufs- Gemeinschaften Ende der Preisspirale Kosten-/ Qualitätsdruck Professionelle Warengruppenstruktur überschneidungsfrei, eindeutig, konsistent medizinisch sinnvoll anwenderorientiert marktorientiert sinnvolle Gruppen hierarchisch strukturiert mit ausreichendem Detaillierungsgrad nachvollziehbar Trends Implikationen Lösungen Zusammenfassung 9 ICV - Forum Gesundheitswesen 2015 Österreich Wien

10 3 Datenmanagement professionalisieren Die Warengruppenstruktur wurde nach den naturgemäßen Eigenschaften jeder Gruppe gebildet. Zurodnung nach Indikation Key ArtBez LiefArtNr LiefBez lvl_1 lvl_2 lvl_3 lvl_4 lvl_5 lvl_6 lvl_7 lvl _ Dyna Mesh-IPST Netz Dahlhausen WundverschluNetze Hernien Sublanicht resorbie Polypropylen/# _ Netz Parietex Progrip PP1208DL ev3/covidienwundverschlunetze Leistenhernie teilresorbierbpolypropylen/# Zuordnung nach Lokalisation Key ArtBez LiefArtNr LiefBez lvl_1 lvl_2 lvl_3 lvl_4 lvl_5 lvl_6 lvl_7 lvl _ NCB PP distale Femurplatte Zimmer Osteosynthes PlattenosteosFemur distal Platten Platte periprothetisc# _ NCB PP prox. Femurplatte Zimmer Osteosynthes PlattenosteosFemur proximplatten Platte # Zuordnung nach Versorgungsart Key ArtBez LiefArtNr LiefBez lvl_1 lvl_2 lvl_3 lvl_4 lvl_5 lvl_6 lvl_7 lvl _ ACS Tibiakomponente Implantcast EndoprothetikKnie-Primär zementiert Tibia-KomponPlateau modular bikondylär Ac _ ACS Verlängerungsstiel Implantcast EndoprothetikKnie-Revisionzementiert Tibia-KomponPlateau modular bikondylär Ac Zuordnung nach Funktionalität Key ArtBez LiefArtNr LiefBez lvl_1 lvl_2 lvl_3 lvl_4 lvl_5 lvl_6 lvl_7 lvl _ Defi Lumax Biotronik RhythmologieDefibrillatoren1-Kammer-DeStandard # _ Defi Lumax Biotronik RhythmologieDefibrillatoren1-Kammer-Deerweiterter St# _ Defi Lumax Biotronik RhythmologieDefibrillatoren2-Kammer-DeHigh End # Trends Implikationen Lösungen Zusammenfassung 10 ICV - Forum Gesundheitswesen 2015 Österreich Wien

11 3 Datenmanagement professionalisieren: Warengruppen-Tool Schnelle Suche nach Alternativen und einfache Zuordnung neuer Artikel. Selektion Warengruppen Freie Suche Ergebnisfeld Schnell-Suche Trends Implikationen Lösungen Zusammenfassung 11 ICV - Forum Gesundheitswesen 2015 Österreich Wien

12 3 Datenmanagement professionalisieren: Warengruppen-Tool Projektbeispiel: Warengruppen-Tool Suche aus verschiedenen Perspektiven leichte Zuordnung neu anzulegender Produkte unterstützt dem Einkauf beim Know-how-Aufbau intuitive Bedienung Eine eindeutige Warengruppenstruktur unterstützt das Portfoliomanagement die Standardisierung professionelle Vergabeverfahren das Sachkostencontrolling die Diskussion mit Anwendern auf Augenhöhe Trends Implikationen Lösungen Zusammenfassung 12 ICV - Forum Gesundheitswesen 2015 Österreich Wien

13 4 Portfoliooptimierung intensivieren Auch als Mitglied einer Einkaufsgemeinschaft können Potenziale in Höhe von 15-20% generiert werden. Produktkomplexität (qual./quant.) E-Procurement Klinik-/ Einkaufs- Gemeinschaften Ende der Preisspirale Kosten-/ Qualitätsdruck Verbräuche gemeinsam mit den Anwendern steuern Der Einkauf muss als Partner der Anwender die Verbräuche monitoren diskutieren optimieren Voraussetzungen: saubere Stammdaten saubere Warengruppen Produkt-Know-how und Spezifikationsmatrizen Trends Implikationen Lösungen Zusammenfassung 13 ICV - Forum Gesundheitswesen 2015 Österreich Wien

14 4 Portfoliooptimierung intensivieren Strukturierte Werkzeuge unterstützen die Portfoliooptimierung. Ein professionelles Datenmanagement erleichtert die Optimierung. Projektbeispiele für Spezifikationsmatrizen und Versorgungsbeispiele Trends Implikationen Lösungen Zusammenfassung 14 ICV - Forum Gesundheitswesen 2015 Österreich Wien

15 5 Verbrauchssteuerung implementieren Die Umsetzung vieler Projekte werden schon auf der Ebene der Stammdaten erschwert oder gehemmt. Produktkomplexität (qual./quant.) E-Procurement Klinik-/ Einkaufs- Gemeinschaften Ende der Preisspirale Kosten-/ Qualitätsdruck Voraussetzung: saubere Stammdaten eindeutige Artikelbezeichnung Lieferantenartikelnummer Lieferantenbezeichnung Gebindeeinheiten Preise Konditionen Kostenartenbebuchung Zusätzlich: Warengruppenstruktur richtig eindeutig konsistent duplikatefrei aktuell Trends Implikationen Lösungen Zusammenfassung 15 ICV - Forum Gesundheitswesen 2015 Österreich Wien

16 Notwendigkeit des Sachkosten-Controllings Implikationen (eine) Lösung 1 Einkaufsorganisation (neu) ausrichten 2 Einkäuferkompetenzen ausbauen 3 Datenmanagement professionalisieren 4 5 Portfoliooptimierung intensivieren Verbrauchssteuerung implementieren Transparenz herstellen funktionierendes Sachkosten- Controlling Trends Implikationen Lösung Zusammenfassung 16 ICV - Forum Gesundheitswesen 2015 Österreich Wien

17 Anforderungen an ein professionelles Sachkosten-Controlling (SaCo) SaCo bisher auf Kostenarten-Ebene auf FiBu-Daten (Zeitverzug) grober Leistungsbezug ohne Erlösinformation Detailanalyse nur auf Artikelebene (ABC-Listen) Analysen nur mit sehr großem Zeitaufwand (aus WaWi-System) kein individualisierbares Berichtswesen individuelle Anpassungen nur mit sehr hohem Aufwand hoher Pflegeaufwand funktionierendes SaCo auf Warengruppenebene Verbrauchsdaten SK je Fall / CM (ind. Leistungsbemessung) Sachkostenerlöse (nach InEK) vom Groben ins Feine schnelle und intuitive Analysen individuelle Auswertungen individuelles Berichtswesen geringer (nur externer) Pflegeaufwand alle Warenwirtschaftssysteme Trends Implikationen Lösung Zusammenfassung 17 ICV - Forum Gesundheitswesen 2015 Österreich Wien

18 So FUNKTIONIERT Sachkostencontrolling mit QlikView und Mecc-View 2.0 funktionierendes SaCo auf Warengruppenebene Verbrauchsdaten SK je Fall / CM (ind. Leistungsbemessung) Sachkostenerlöse (nach InEK) vom Groben ins Feine schnelle und intuitive Analysen individuelle Auswertungen individuelles Berichtswesen geringer (nur externer) Pflegeaufwand alle Warenwirtschaftssysteme Mecc-View 2.0 Trends Implikationen Lösung Zusammenfassung 18 ICV - Forum Gesundheitswesen 2015 Österreich Wien

19 Die Funktionen von Mecc-View 2.0 Livepräsentation alle Informationen auf einen Blick Übersicht über Sachkosten, Leistungen und Erlösen intuitive Steuerung über Buttons Nutzung auf Tablet möglich Trends Implikationen Lösung Zusammenfassung 19 ICV - Forum Gesundheitswesen 2015 Österreich Wien

20 Die Funktionen von Mecc-View 2.0 Livepräsentation einfache und schnelle Selektion sinnvolle Warengruppenstruktur keine reine Kostenarten-Betrachtung Qlick an View (Abweichungen schnell analysieren) vielfältige (individualisierbare) Analysen umfangreiche Suche Trends Implikationen Lösung Zusammenfassung 20 ICV - Forum Gesundheitswesen 2015 Österreich Wien

21 Die Funktionen von Mecc-View 2.0 Livepräsentation Berücksichtigung der Leistungszahlen Verbindung zwischen Leistungsund Waren-Gruppen Verwurf oder fehlende Codierung schnell erkennen Trends Implikationen Lösung Zusammenfassung 21 ICV - Forum Gesundheitswesen 2015 Österreich Wien

22 Die Funktionen von Mecc-View 2.0 Livepräsentation Transparenz der sachkostenrelevanten Erlösen Kalkulation der Erlöse nach InEK-Matrix basierend auf Ist-Fällen Trends Implikationen Lösung Zusammenfassung 22 ICV - Forum Gesundheitswesen 2015 Österreich Wien

23 Die Funktionen von Mecc-View 2.0 Livepräsentation automatisiertes Berichtswesen schnelle Information der Anwender hohe Akzeptanz in Chefarztgesprächen individuell anpassbar als PDF oder als Live-Bericht Trends Implikationen Lösung Zusammenfassung 23 ICV - Forum Gesundheitswesen 2015 Österreich Wien

24 Der Service der GÖK zu Mecc-View 2.0 Der Anwender nutzt Mecc-View 2.0 und hat keinen administrativen Aufwand. Neue Stammdaten wie gewohnt im System angelegt. Die neuen Daten werden identifiziert. Die Produktspezialisten der GÖK ordnen die Daten in die Warengruppen ein. Die neuen Informationen werden durch die GÖK automatisch an die Klinik übertragen. Beim nächsten Lauf der Schnittstelle werden die neuen Daten automatisch in die bestehenden Daten integriert. Trends Implikationen Lösung Zusammenfassung 24 ICV - Forum Gesundheitswesen 2015 Österreich Wien

25 Anforderungen an professionelle Werkzeuge für das Sachkosten-Controlling definierte Auswertungen, mit individualisierten Berichten flexibel anpassbare Auswertung einfache und intuitive Bedienung Anwendung auf Tablets möglich geringer administrativer Aufwand Schnittstellen zu allen Warenwirtschaftssystemen und KIS Möglichkeiten zur Implementierung zusätzlicher Datenquellen auch in Klinikverbünden mit untersch. Warenwirtschaftssystemen und KIS Verknüpfung der Warengruppenstruktur zu OPS-Daten stetig weiterentwickelte Warengruppenstruktur Trends Implikationen Lösung Zusammenfassung 25 ICV - Forum Gesundheitswesen 2015 Österreich Wien

26 Ihre Ansprechpartner Hartmut Ponßen - Vorstand - Tel: Mobil: hartmut.ponssen@goek-ag.de Benedikt Reinhold - Projektleiter - Tel: Mobil: benedikt.reinhold@goek-ag.de 26 ICV - Forum Gesundheitswesen 2015 Österreich Wien