G E S C H Ä F T S O R D N U N G

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1 G E S C H Ä F T S O R D N U N G des Schützenverein Schwenningen e.v. - Anlage zur Vereinssatzung - Stand: 8. März /8

2 Gem. 8 Abs. 2 der Satzung des Schützenverein Schwenningen e. V. geben sich die Organe des Vereins eine Geschäftsordnung. Diese Geschäftsordnung regelt, ergänzend zur Satzung des Vereins, die Vertretungsmacht, die Geschäftsführung, sowie die organisatorischen Abläufe und Zuständigkeiten der Vereinsorgane und der Zusammenarbeit. Weiterhin werden die Zuständigkeiten innerhalb der Vereinsorgane geregelt. 1 Allgemeines 1. Die Initiativen und Tätigkeiten der Vereinsorgane sind auf die Umsetzung des Willens der Mitgliederversammlung zur Erreichung von Zweck und Ziel des Vereins ( 2 der Satzung) ausgerichtet. 2. Die Organe und deren Mitglieder arbeiten kooperativ. Einzel- oder Gruppeninteressen sind zum Gesamtinteresse nachrangig. 3. Die fakultative Aufteilung der Tätigkeiten auf einzelne Organe oder deren Mitglieder ist als Delegation von Teilen der Gesamtaufgabe zu verstehen. Sie entbindet weder von der Mitarbeit an der Gesamtaufgabe, noch von der Gesamtverantwortung. 4. Die Sitzungen der Organe sind, soweit im Einzelfall nicht mehrheitlich etwas anderes beschlossen wird, nicht öffentlich. Über den Verlauf der Beratungen und Diskussionen, sowie über das individuelle Abstimmverhalten der Organmitglieder ist Stillschweigen zu bewahren. Über die Sitzungen sind Protokolle zu erstellen welche im Original dem Schriftführer zur Archivierung übergeben werden müssen. Beschlüsse sollen, sofern sie nicht als vertraulich bezeichnet wurden, den Vereinsmitgliedern bekannt gemacht (z.b. als Aushang am Schwarzen Brett) werden. Organmitglieder haben extern die Beschlüsse ihres Vereinsorgans bzw. deren Vollzug zu vertreten. Dies gilt auch dann, wenn sie intern der Beschlussfassung unterlegen sind. 2 Geschäftsführung und Vertretungsmacht 1. Der Oberschützenmeister vertritt den Verein gerichtlich und außer gerichtlich und fuhrt die Vereinsgeschäfte. 2. Im Falle seiner Verhinderung nimmt der 1. Schützenmeister dessen Aufgaben und Geschäfte wahr. Er zeichnet dann mit dem Zusatz: 1. Schützenmeister. 3. Ist sowohl der Oberschützenmeister, wie auch der 1. Schützenmeister an der Vertretung des Vereins verhindert, so vertritt der 2. Schützenmeister den Verein. Er zeichnet dann mit dem Zusatz: 2. Schützenmeister. 4. Für die Abwicklung von Geschäftsvorgängen wie Inkasso aller Art, Begleichung von Verbindlichkeiten, Kassenführung usw. ist der Schatzmeister zuständig. Er ist für diese Aufgaben mit den entsprechenden Vollmachten ausgestattet. 5. Der Oberschützenmeister und der Schatzmeister haben je einzeln Bankvollmacht. 2/8

3 3 Grenzen der Vertretungsmacht 1. Die Organe handeln im Rahmen der Satzung und der Beschlüsse der Mitgliederversammlung, insbesondere im Rahmen des Haushaltsplanes. 2. Für kleinere Rechtsgeschäfte werden den Organen bzw. den einzelnen Mitgliedern des Schützenmeisteramtes bzw. Ausschussmitgliedern einzelne Budgets, welche in der Aufgabenzuordnung festgelegt sind, zur Verfügung gestellt. 3. Dringende und/oder unvorhergesehene Rechtsgeschäfte die nicht im Haushalt eingestellt sind, dürfen einen Betrag von EUR 5.000,-- pro Jahr nicht überschreiten. Diese Rechtsgeschäfte sind vom Ausschuss zu beschließen. 4. Die Ausnahmen nach Ziffer 2 und 3 gelten jedoch nicht für Kettenverträge, Leasing oder Verträge die den Verein längerfristig binden. Ebenso ist ein Splitting zur Umgehung der Grenzen unzulässig. 5. Das Ergebnis von Vertragsverhandlungen und Auftragsvergaben für Geschäfte die im Haushaltsplan eingestellt sind bedarf der Zustimmung des Ausschusses. 6. Rechtsgeschäfte die von Mitgliedern ohne Vertretungsmacht bzw. ohne die erforderlich Zustimmung der Organe bzw. gegen oder über die gefassten Beschlüsse getätigt wurden, sind für den Verein nicht bindend. Die Rechtsfolgen sind von der handelnden Person selbst zu tragen. Mitglieder die gegen diese Bestimmung zuwiderhandeln können von ihrem Amt entbunden und bei schwerem Verstoß aus dem Verein ausgeschlossen werden. 4 Aufgabenverteilung und Organisation I. Die Aufgabenverteilung in den Organen und die Zuständigkeiten werden in dem Stellenplan und in der Aufgabenzuordnung geregelt. 2. Komplexe und umfangreiche Aufgabenbereiche können auf weitere Mitglieder, die keinem Organ angehören, delegiert werden. Diese Mitglieder können bei der Beratung der ihnen delegierten Aufgaben ohne Stimmrecht an der Ausschuss-Sitzung teilnehmen. 3. Für einmalig und/oder mehrfach auftretende Sonderaufgaben oder Veranstaltungen können Projektgruppen gebildet werden. Diese Projektgruppen sollten aus mind. einem Organmitglied und weiteren geeigneten Mitgliedern bestehen. Ein Organmitglied sollte dem Ausschuss über die Projektgruppenarbeit berichten. Über die Projektgruppenarbeit ist ein Protokoll zu erstellen und dem Schriftführer zu übergeben. 4. Die Organe bzw. ihre Mitglieder erarbeiten für ihr jeweiliges Aufgabengebiet bis zum Ende eines jeden Jahres die Ziele, Planungen, Maßnahmen und Projekte die im folgenden Geschäftsjahr realisiert werden sollen und übergeben diese Planungen mit Kostenangaben spätestens in der ersten Januarwoche dem Oberschützenmeister. 3/8

4 5. Auf der Basis der übergeben Planungen und durch eigene Ergänzungen erstellt das Schützenmeisteramt zusammen mit dem Schatzmeister einen Haushaltsplan der dem Ausschuss zur Genehmigung vorgelegt werden muss. Nach Genehmigung im Ausschuss erfolgt die Vorlage in der Mitgliederversammlung zur endgültigen Beschlussfassung. 5 Stellenplan / Fachbereiche 1. Um eine gezielte Aufgabenverteilung zu erreichen, werden drei Fachbereiche gebildet und die einzelnen Ausschussmitglieder den drei Fachbereichen zugeordnet. Jeder Fachbereich wird von einem Mitglied des Schützenmeisteramtes geführt. Fachbereich 1 Fachbereich 2 Fachbereich 3 Oberschützenmeister (9/1.1) 1. Schützenmeister (9/1.2) 2. Schützenmeister (9/1.3) Schatzmeister (10/1.1) Instandhaltungswart (10/1.9) Jugendsportleiter (10/1.3) Schriftführer (10/1.2) Beisitzer (10/2.1) Seniorenreferent (10/1.4) Pressewart Beisitzer (10/2.2) Gewehrreferent (10/1.5) Pistolenreferent (10/1.6) Bogenreferent (10/1.7) Scheiben- u. Munitionswart (10/1.8) Schützenmeisteramt (9) 6 Aufgabenzuordnung/Ausgabenbudget Ausgabenbudget: Im Einzelfall max. EUR 1.000,-- jedoch jährlich max. EUR 5.000,--. Oberschützenmeister (9/1.1) Führung des Vereins. Die oberste Aufgabe ist Strukturen zu schaffen und zu erhalten die eine ordnungsgemäße Führung des Vereins zur Erfüllung des.2 der Satzung ermöglichen. Erster Repräsentant des Vereins. Kontaktperson zur Verwaltung, zu den übergeordneten Verbänden und anderen Vereinen, zu den Medien und zu den Mitgliedern. Ansprechpartner der Mitglieder bei waffenerwerbsrechtlichen Fragen. Organisation von Schulungsmaßnahmen im Waffen- und Sachkunderecht. Vertretung: Wird vertreten von: 1. bzw. 2. Schützenmeister Vertritt: 1. bzw. 2. Schützenmeister Schatzmeister, Schriftführer Ausgabenbudget: Im Einzelfall max. EUR 750,-- jedoch jährlich max. EUR 2.000,--. 4/8

5 1. Schützenmeister (9/1.2) Fragen der baulichen Instandhaltungen/Veränderungen am gesamten Schützenhaus mit Außen- und Schießanlagen sowie für die Erfüllung der behördlichen Auflagen. Planen der notwendigen Um- und Neubaumaßnahmen und dem Ausschuss bzw. der Mitgliederversammlung Vorschläge zur Diskussion und Beschlussfassung vorlegen und die dann gefassten Beschlüsse umsetzen. Zur Vermeidung von baulichen Schäden am Vereinseigentum ist das Vereinseigentum jährlich zweimal auf Schwachstellen zu untersuchen. Einberufung von erforderlichen Arbeitsdiensten und deren Durchführung und Überwachung. Vertretung: Wird vertreten von: Oberschützenmeister Vertritt: Oberschützenmeister im Fachbereich 2 Instandhaltungswart Ausgabenbudget: Im Einzelfall max. EUR 500,-- jedoch jährlich max. EUR 1.500, Schützenmeister (9/1.3) Organisation und Durchführung aller den Gesamtverein betreffenden sportlichen und gesellschaftlichen Veranstaltungen. Organisation der Standaufsicht. Abgabe 'Ion Meldungen an übergeordnete Verbände (z.b.sportverband). Überwachung der vereinseigenen Gewehre und Pistolen mit Zubehör. Ansprechpartner für am Schießsport interessierte Personen und Neumitglieder. Ansprechpartner für die Waffengattungsreferenten. Anmeldung der Schützen und Mannschaften zu den Meisterschaften und Rundenwettkämpfen. Verteilung der eingegangen Startkarten. Anforderung von Ehrungen aus dem sportlichen Bereich (z.b. Meisterschützenabzeichen). Kontaktperson der übergeordneten Verbände für sportliche Belange. Vertretung: Wird vertreten von: Oberschützenmeister Vertritt: Oberschützenmeister im Fachbereich 3 Jugendsportleiter. Scheiben- und Munitionswart Senioren-, Gewehr-, Pistolen-, Bogenreferent Ausgabenbudget: Im Einzelfall max. EUR 500,-- jedoch jährlich max. EUR 1.500,--. Ausschuss (10) Ausgabenbudget: Im Einzelfall max. EUR 5.000,-- jedoch jährlich max. EUR ,--. Schatzmeister (10/1.1) Ordnungsgemäße Abwicklung des Zahlungsverkehrs unter Beachtung der Einhaltung der Ausgabenbudgets. Überwachung der Einnahmen (Mitgliedsbeiträge, Mieten etc.), Führung der Buchhaltung inkl. der Erstellung eines Jahresabschlusses. Der erstellte Jahresabschluss ist spätestens sechs Wochen nach Jahresende dem Vorsitzenden des Ältestenrates mit den Buchungsunterlagen zur Prüfung zu übergeben. Vorbereiten der Unterlagen zur Erstellung von Steuererklärungen. (Auf Antrag beim Schützenmeisteramt können die Steuererklärungen von einem externen Steuerberater erstellt werden.) 5/8

6 Erstellen von Zuschussanträgen in Zusammenarbeit mit dem jeweils zuständigen Fachbereichsverantwortlichen. Führen der Mitgliederdatei und Meldung der Zu- und Abgänge an den zuständigen Verband. Bei jeder Ausschusssitzung erhält der Ausschuss einen zusammengefassten Ausgaben- /Einnahmenbericht mit den Bank- und Kassensalden. Vertretung: Wird vertreten von: Oberschützenmeister Ausgabenbudget: Im Einzelfall max. EUR 250,-- jedoch jährlich max. EUR 1.000,--. Schriftführer (10/1.2) Erstellung und Archivierung der Protokolle der Mitgliederversammlungen und Ausschusssitzungen. Archivierung der Protokolle der Sitzungen der sonstigen Organe ( 1/4/4) und gebildeten Projektgruppen ( 4/3/4). Vertretung: Wird vertreten von: Oberschützenmeister Vertritt: Pressewart Ausgabenbudget: Im Einzelfall max. EUR 50,-- jedoch jährlich max. EUR 250,--. Jugendsportleiter (10/1.3) Gewinnung jugendlicher Mitglieder. Durchführung des Jugendtrainings mit fachgerechter Unterweisung in die praktischen und theoretischen Belange des Schießsports. Anmeldung der Jugendlichen zu Wettkämpfen und deren Betreuung bei den Wettkämpfen. Planung von Sonderveranstaltungen für die Jugendlichen. Integration der Jugendlichen in den Gesamtverein. Vertretung: Wird vertreten von: 2. Schützenmeister Ausgabenbudget: Verwaltung des jährlich in den Haushalt eingestellten Jugendbudgets. Im Einzelfall max. EUR 50,-- jedoch jährlich max. EUR 250,--. Seniorenreferent (10/1.4) Planung und Durchführung von sportlichen und gesellschaftlichen Veranstaltungen für die Senioren des Vereins. Vertretung: Wird vertreten von: 2. Schützenmeister Ausgabenbudget: Im Einzelfall max. EUR 50,-- jedoch jährlich max. EUR 250,--. 6/8

7 Gewehrreferent (10/1.5) / Pistolenreferent (10/1.6) / Bogenreferent (10/1.7) Ansprechpartner des Schützenmeisteramtes bei bereichsspezifischen Fragen (z.b. bei baulichen Veränderungen der jeweiligen Schießanlagen). Ansprechpartner für am jeweiligen Waffengattungsbereich interessierte Personen und Neumitglieder. Koordination aller bereichsspezifischen Angelegenheiten in Zusammenarbeit mit dem Sportleiter. Organisation und Überwachung eines reibungslosen sportlichen Ablaufs der gemeldeten Schützen und Mannschaften im Wettkampfbetrieb aus dem jeweiligen Waffengattungsbereich. Abgabe eines jährlichen Berichts der jeweiligen Waffengattung an die Mitgliederversammlung. Vertretung: Wird vertreten von: 2. Schützenmeister Ausgabenbudget: Im Einzelfall max. EUR 50,-- jedoch jährlich max. EUR 250,--. Scheiben- und Munitionswart (10/1.8) Bereitstellung von Scheiben und Munition für die verschiedenen Veranstaltungen auf Anforderung der für die Veranstaltung verantwortlichen Personen. Kostengünstiger Einkauf von Scheiben und Munition zum Wiederverkauf an Mitglieder. Über die Bestände ist ein Bestandsverzeichnis zu führen. Vertretung: Wird vertreten von: 2. Schützenmeister Ausgabenbudget: Für Vereinsbedarf und Lagerhaltung im Einzelfall EUR 1.000,-- jedoch jährlich max. EUR 2.500,--. Instandhaltungswart (10/1.9) Gewährleisten der Funktionsfähigkeit der Schießanlagen. Organisation von Arbeitseinsätzen um die Funktionsfähigkeit der Schießanlagen zu gewährleisten. Vertretung: Wird vertreten von: 1. Schützenmeister Ausgabenbudget: Im Einzelfall max. EUR 100,-- jedoch jährlich max. EUR 500,--. Beisitzer (10/2.1 und 10/2.2) Beratende Funktion in den Ausschusssitzungen. Mitarbeit in Projektgruppen. 7/8

8 Pressewart [ohne Sitz- und Stimmrecht im Ausschuss] Erstellung von Presseberichten über die gesellschaftlichen und sportlichen Veranstaltungen. Durchführung von Werbemaßnahmen und Öffentlichkeitsarbeit. Vertretung: Wird vertreten von: Schriftführer, Sportleiter Ausgabenbudget: Im Einzelfall max. EUR 50,-- jedoch jährlich max. EUR 250,--. 7 Aufwandsentschädigung 1. Allen Organmitgliedern steht eine Auslagenerstattung für Sachauslagen gegen Belege zu. 2. Für die Teilnahme an Veranstaltungen von übergeordneten Verbänden erhalten die Teilnehmer die Fahrtkosten gem. den gesetzlich zulässigen Pauschalbeträgen erstattet. 8 Inkrafttreten 1. Diese Geschäftsordnung wurde am 08. März 2002 von der Mitgliederversammlung be schlossen und tritt mit diesem Datum in Kraft. 2. Sie tritt an Stelle der bisherigen Geschäftsordnung deren Bestimmungen damit nachwirkungslos erloschen sind. Villingen-Schwenningen, den 08. März Das Schützenmeisteramt - 8/8