Corporate Governance Bericht 2014 der Datenzentrale Baden-Württemberg, Anstalt des öffentlichen Rechts

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1 Corporate Governance Bericht 2014 der Datenzentrale Baden-Württemberg, Anstalt des öffentlichen Rechts Stand: 04/2015 1

2 1. Allgemeines Die Landesregierung von Baden-Württemberg hat am den Public Corporate Governance Kodex des Landes Baden-Württemberg (im Folgenden kurz PCGK genannt) beschlossen. Ziel ist es, mit den Vorgaben des Kodex die Unternehmensführung und überwachung der Beteiligungen des Landes transparenter und nachvollziehbarer zu machen und damit das Vertrauen in Unternehmen mit Landesbeteiligung und in das Land als Anteilseigner stärken. Der PCGK enthält wesentliche Bestimmungen geltenden Rechts zur Leitung und Überwachung von Unternehmen sowie international und national anerkannter Standards guter und verantwortungsvoller Unternehmensführung. Über Grundsätze guter und verantwortungsvoller Unternehmensführung soll die Leitung und Überwachung des Unternehmens durch seine Organe verbessert werden. Der PCGK soll auch den Besonderheiten einer Unternehmensträgerschaft des Landes Rechnung tragen. 2. Die Datenzentrale Baden-Württemberg Die Datenzentrale Baden-Württemberg (DZBW) ist eine rechtsfähige Anstalt des öffentlichen Rechts und steht in der Mitträgerschaft des Landes Baden-Württemberg (Anwendungsbereich nach Abschnitt A. III. Rnr.11 i.v.m Rnr.9). Im Weiteren untersteht sie der Rechtsaufsicht des Innenministeriums. Wesentliche Rechtsgrundlage für die DZBW ist das Gesetz über die Zusammenarbeit der automatisierten Datenverarbeitung vom 18. Dezember 1995 (kurz ADVZG genannt). 3. Verankerung-Corporate Governance Bericht Der Verwaltungsrat der DZBW hat am in einer Sitzung des Verwaltungsrats beschlossen, dass der PCGK bei der DZBW Beachtung findet und der Vorstand und der Verwaltungsrat jährlich einen Corporate Governance Bericht abgeben wird. Dies erfolgt nun erstmal für das Jahr 2014 (Berichtszeitraum). Der Bericht wird auf der Internetseite der DZBW veröffentlicht. Bestandteil des Corporate Governance Bericht ist insbesondere die Erklärung, dass den Empfehlungen des PCGK in seiner jeweils geltenden Fassung entsprochen wurde oder wird; wenn Empfehlungen nicht entsprochen wurde oder wird, ist dies zu begründen. Der Bericht umfasst auch eine Darstellung zum Anteil von Frauen in Führungspositionen und dem Verwaltungsrat als Überwachungsorgan bei der DZ. Der Vorstand überwacht die Einhaltung der Regelungen, Empfehlungen und Anregungen und berichtet dem Verwaltungsrat mindestens einmal jährlich dazu. 4. Vorstand Der Vorstand der DZBW besteht aus zwei Vorstandsmitgliedern. Vorstandsmitglieder sind Herr Joachim Kischlat und Herr Andreas Pelzner, als Vorstandsvorsitzender. 2

3 Herr Andreas Pelzner hat am die Nachfolge von Herrn Karl Tramer übernommen, welcher am in den Ruhestand ging. Der Vorstand vertritt die DZBW und führt ihre Geschäfte. Er ist für alle Angelegenheiten zuständig, die ihm durch das ADVZG oder Satzung zugewiesen sind oder die nicht durch ADVZG oder Satzung dem Verwaltungsrat oder Projektausschuß zugewiesen sind. Der Vorstandsvorsitzende unterrichtet den Verwaltungsratsvorsitzenden über alle wichtigen Angelegenheiten rechtzeitig und laufend. 5. Verwaltungsrat/Anteilseignerversammlung und Überwachungsorgan Der Verwaltungsrat besteht aus 22 stimmberechtigten Mitgliedern; jedes Mitglied hat einen Stellvertreter (siehe 7 Abs.1 ADVZG). Der Verwaltungsrat der DZBW überwacht die Führung der Geschäfte durch den Vorstand. Der Verwaltungsrat ist Überwachungsorgan und Anteilseignerversammlung, wobei nicht jede Mitglieder in den Verwaltungsrat entsendende Institution gleichzeitig Anteilseigner ist. Das Stammkapital der DZBW wurde gemäß Satzung auf festgelegt. Kapitalmäßig beteiligt sind jedoch nur die Zusammenschlüsse für kommunale Datenverarbeitung und die Landeshauptstadt Stuttgart. 6. Zusammenarbeit zwischen Vorstand und Verwaltungsrat Organe der DZBW sind der Verwaltungsrat und der Vorstand der DZBW. Die Geschäfte von grundlegender Bedeutung werden in den Zuständigkeiten des Verwaltungsrats der DZBW nach 8 ADZVG i.v.m 3 der Satzung der DZBW festgelegt. Im Weiteren sind andere wichtige Angelegenheiten soweit sie über den Einzelfall hinaus für die Aufgabenerfüllung der DZBW von Bedeutung sind dem Verwaltungsrat zugeordnet. Maßstab für die Bedeutung ist die politische, strategische und finanzielle Bedeutung. Im Weiteren fallen über- oder außerplanmäßige Ausgaben > EUR im Einzelfall unter den Zustimmungsvorbehalt des Verwaltungsrats. Der Vorstand informiert den Verwaltungsrat regelmäßig, zeitnah und umfassend über alle für das Unternehmen relevanten Fragen der Planung, der Geschäftsentwicklung, der Risikolage und des Risikomanagements sowie über das für das Unternehmen bedeutsame Veränderungen des wirtschaftlichen Umfelds. Der Vorstand geht auf wesentliche Abweichungen des Geschäftsverlaufs von den aufgestellten Plänen und Zielen unter Angabe von Gründen ein. 7. Vergütung des Vorstands Der Vorstandsvorsitzende (Herr Tramer bis und Herr Pelzner ab ) und das weitere Vorstandsmitglied Herr Kischlat erhielten zusammen Gesamtbezüge von 295 TEUR. Sie erhielten keine Vergütungen im Hinblick auf ihre Tätigkeit als Geschäftsführer der DZ Datenzentrale Entwicklungs- und Vertriebs GmbH. Sonstige Nebentätigkeiten bestehen nicht; Interessenkonflikte im Berichtszeitraum 2014 gab es nicht. 3

4 8. Aufwandsentschädigung des Verwaltungsrats Der Verwaltungsrat besteht aus 22 stimmberechtigten Mitgliedern; jedes Mitglied hat einen Stellvertreter (siehe 7 Abs.1 ADVZG). Die Mitglieder erhalten für Ihre ehrenamtliche Tätigkeit eine Aufwandsentschädigung. Die Vertreter des Landes Baden-Württemberg und der Vorstandsvorsitzende der DZBW nehmen diese Aufgabe als Ausfluss ihres Hauptamtes entschädigungsfrei wahr. Institution: Mitglied (M) Stellvertreter (S) Aufwandsentschädigung in ** Pauschale Aufwandsentschädigung Sitzung in * Gesamtbezüge in Ablieferungspflicht Zweckverband KIVBF Region Franken- Unterer Neckar OB Dr. Eckart Würzner (M) LR Stefan Dallinger (S) OBM Helmut Himmelsbach (M) bis BM Elmar Haas (S) OB Klaus Holaschke (M) seit Jürgen Heinrich (Geschäftsbereichsleiter ZV KIVBF) (S) 8 8 EBM Christian Specht (M) Jürgen Abelshauser (Geschäftsbereichsleiter ZV KIVBF) (S) ZV KIVBF - Region Oberrhein/Nordschwarzwald OBM Dr. Frank Mentrup (M) 8 8 BM Armin Jöchle (S) William Schmitt (GEF ZV KIVBF) (M) Jörg Wörther (Geschäftsbereichsleiter ZV KIVBF) (S) 4

5 LR Frank Hämmerle (M) BM Matthias Gudern (S) seit EBM Otto Neideck (M) Helmut Schöpflin (RGF) (S) 8 8 ZV KIRU Kommunale Informationsverarbeitung Reutlingen-Ulm OB Dr. Ulrich Fiedler (M) OBM Alexander Baumann (S) 8 8 BM Thomas Hölsch (M) Klaus Wolf (Kreisverwaltungsdirektor) (S) Verwaltungsratsvorsitzender: EBM Gunter Czisch (M) BM Robert Hahn (S) Manfred Allgaier (GEF KIRU) (M) Joachim Kruschwitz (Erster Landesbeamter) (S) 8 8 ZV KDRS, Kommunale Datenverarbeitung Region Stuttgart Vertreter des Verwaltungsratsvorsitzenden: OBM Dr. Jürgen Zieger (M) BM Michael Lutz (S) Frank Wondrak (GEF KDRS) (M) Hans-Jürgen Simacher (GEF KDRS) (S) Landeshauptstadt Stuttgart, Haupt- und Personalamt, Abt. IuK BM Werner Wölfle (M)

6 Andreas Majer (Stadtverwaltungsdirektor) (S) 8 8 Volker Schaible (Stadtdirektor) (M) Bernd Reichert (Stadtdirektor) (S) seit Gemeindetag Baden-Württemberg Steffen Jäger (Beigeordneter) (M) seit Harald Burkhart (Verwaltungsdirektor) (S) Landkreistag Baden-Württemberg Prof. Eberhard Trumpp (HGF) (M) Jan-Ole Langemack (S) Städtetag Baden-Württemberg OB a.d. Stefan Gläser (M) bis OBin a.d. Gudrun Heute- Bluhm (S) seit Norbert Brugger (Dezernent) (S) Ministerium für Wirtschaft und Finanzen Helmut Jakob (Ministerialrat) (M) Günter Bernhard (Ministerialrat) (S) Innenministerium Baden-Württemberg Eberhard Wurster (Ministerialdirigent) (M) Dr. Albert Hermann 6

7 (Regierungsdirektor) (S) Datenzentrale Baden-Württemberg Karl Tramer (M) bis Andreas Pelzner (M) seit Joachim Kischlat (S) * die pauschale Aufwandsentschädigung ergibt sich aus 4 Abs.1 der Satzung der DZBW. ** die Aufwandsentschädigung des Verwaltungsratsvorsitzenden und dessen Vertreter ergeben sich aus 4 Abs.3 der Satzung der DZBW. 9. Frauenanteil a. Führungspositionen: 32 % der Führungspositionen bei der DZBW sind mit Frauen besetzt. Gerade vor dem Hintergrund des demographischen Wandels strebt die DZBW einen ausgeglichenen Anteil von Frauen in Führungspositionen an. b. Vorstand: Der Verwaltungsrat der DZBW wird zukünftig darauf hinwirken, den Frauenanteil im Vorstand zu erhöhen. c. Verwaltungsrat: Im Verwaltungsrat der DZBW war im Berichtzeitraum eine Frau vertreten. Der Verwaltungsrat der DZBW wird zukünftig darauf hinwirken, den Frauenanteil im Verwaltungsrat zu erhöhen. 10. Entsprechenserklärung gemäß Abschnitt A. IV. Rnr. 15 des PCGK Der Verwaltungsrat der DZBW hat am in einer Sitzung des Verwaltungsrats beschlossen, dass der PCGK bei der DZBW Beachtung findet. Der Vorstand und der Verwaltungsrat erklären für die DZBW, dass den Empfehlungen des PCGK entsprochen wurde, soweit aus dem Folgenden nicht zu entnehmen ist, dass Empfehlungen künftig entsprochen werden wird oder Abweichungen von den Empfehlungen dargstellt und begründet werden: Rnr.: 37 Es liegt eine abweichende Vereinbarung durch die Anlehnung der Verträge an den TVöD mit dem Verwaltungsrat vor. Die entsprechende Empfehlung soll künftig umgesetzt werden. 59 Infolge der gesetzlichen Vorgaben nach ADVZG für die DZBW und ihrer Gremienbesetzung nach 7 Abs.3 ADVZG kann die Vorgabe des PCGK 7

8 nicht greifen. 60 Infolge der gesetzlichen Vorgaben nach ADVZG für die DZBW und ihrer Gremienbesetzung nach 7 Abs.3 ADVZG kann die Vorgabe des PCGK nicht greifen. 68 Nach 2 Abs.2 S.2 der Geschäftsordnung des Verwaltungsrats ist in Notfällen der Verwaltungsrat frist- und formlos einzuberufen. Eine alleinige Entscheidung des Verwaltungsratsvorsitzenden ist daher nicht vorgesehen. 91 Die DZBW ist erhöhten unternehmerischen und betrieblichen Risiken ausgesetzt, so dass neben der bestehenden Vermögensschadenhaftpflichtversicherung zugunsten des Vorstands auch eine D&O Versicherung künftig für den Verwaltungsrat abgeschlossen wird. 92 Mit Abschluss einer D&O Versicherung für die Mitglieder des Verwaltungsrats als auch die Vorstandsmitglieder wird die Umsetzung der Empfehlung eines entsprechenden Selbstbehalts und Haftungsbegrenzung für die Vorstandsmitglieder nach Rnr. 92 geprüft. 11. Veröffentlichung Der Corporate Governance Bericht wird auf der Internetseite der DZBW dauerhaft öffentlich zugänglich gemacht. Stuttgart, den Der Verwaltungsrat Der Vorstand 8