SaaS-Lösung koordiniert Finanzen in der Serviceeinheit FM

Transkript

1 Dr. Stefan Koch SaaS-Lösung koordiniert Finanzen in der Serviceeinheit FM SaaS-Lösung koordiniert Finanzen in der Serviceeinheit FM

2 Berlin hat 12 Stadtbezirke Bundesland Berlin Stadt Berlin Bezirke: Gebietsreform von 2001, zuständig für Bezirksimmobilien SaaS-Lösung koordiniert Finanzen in der Serviceeinheit FM

3 Die Bezirke haben eine weitgehend einheitliche Ämterstruktur, bis hin zur Serviceeinheit Facility Management Bürgermeister(In) Bezirksbürgermeister(In) Abteilungen Abteilung Finanzen, Immobilien. Abteilung Arbeit, Soziales. Abteilung Schule, Kultur. Abteilung Jugend, Sport. Abteilung.... Ämter / Serviceeinheiten Fachbereiche Fachgruppen Serviceeinheit Finanzen Serviceeinheit Facility Management Fachbereich Objektmanagement Fachbereich Hochbau Fachbereich Informationstechnik Controlling Schulamt Bürgeramt Sozialamt Tiefbauamt Serviceeinheit.... amt SaaS-Lösung koordiniert Finanzen in der Serviceeinheit FM

4 Der Bezirk Treptow-Köpenick hat eine Fläche von 168 km², Einwohner und 300 bezirkliche Liegenschaften Treptow- Köpenick Bezüglich der Einwohnerzahl ist Treptow-Köpenick vergleichbar mit Aachen, Braunschweig, Chemnitz SaaS-Lösung koordiniert Finanzen in der Serviceeinheit FM

5 Für die SE FM von Treptow-Köpenick steht in 2015 ein Grundhaushalt von 18 Mio. Euro zur Verfügung Öffentliche Daten zum Berliner Haushalt unter SaaS-Lösung koordiniert Finanzen in der Serviceeinheit FM

6 Beteiligte Personen an der Gebäudebewirtschaftung Objektnutzer Schulen Kitas - gebäude Meldung Meldung Meldung Objektbetreuer Schulamt Jugendamt...-amt Meldung Meldung Meldung Finanzen / Controlling Servicemanagement Hochbau Stammdatenpflege Serviceeinheit Facility Management Auftrag Auftrag Auftrag Externer Dienstleister Interner Dienstleister Firmen Mitarbeiter SaaS-Lösung koordiniert Finanzen in der Serviceeinheit FM

7 Die meisten Leistungen im Facility Management werden an externe Firmen vergeben Fachbereich Hochbau Fachbereich Objektmanagement Fachbereich IT Bauvorhaben Fachtechnik Servicemanagement Informationstechnik Bauherrenleistung, Bauvorbereitung und Baudurchführung für Bauprojekte und Baumaßnahmen Errichtung, Überwachung und Wartung von gebäudetechnischen Anlagen Maßnahmen zur Aufrechterhaltung der Funktionsfähigkeit und Betriebssicherheit der Liegenschaften und Bauwerke Maßnahmen zur Aufrechterhaltung der Funktionsfähigkeit und Betriebssicherheit der IT- Infrastruktur und Anwendungen Auftrag Rechnung Auftrag Rechnung Auftrag Rechnung Auftrag Rechnung Externe Firmen SaaS-Lösung koordiniert Finanzen in der Serviceeinheit FM

8 : Berliner Morgenpost: Bauamt seit Jahren personell ausgedünnt Kein Bezirksamt kann die zusätzlich in Aussicht gestellten Millionen verbauen SaaS-Lösung koordiniert Finanzen in der Serviceeinheit FM

9 Die SE FM benötigt eine IT-basierte und leichtgängige Kooperationsplattform für alle Mitarbeiter Das Controlling soll sämtliche Mittel der SE FM komfortabel verwalten und den Mitarbeitern aktuell zur Verfügung stellen Alle Mitarbeiter (HOCH / TOM / IT) sollen auf eine gemeinsame Datenbank zugreifen, um Stammdaten zu vereinheitlichen Die Mitarbeiter sollen beim Kontieren und Verbuchen der Aufträge und Rechnungen aktiv unterstützt werden, um Fehlbuchungen auszuschließen Bauprojekt und Baumaßnahmen sollen übersichtlich gesteuert und aktuell ausgewertet werden Das System soll sämtlich Ausdrucke wie Bestellungen, Aufträge, Nachträge, Rechnungsvorblätter, Kostenaufstellungen automatisch erstellen Der System soll über Internet Explorer von jedem Arbeitsplatz im BA erreichbar sein Alle Leistungen für Installation und Betrieb sollen von einem externen Dienstleister erbracht werden SaaS-Lösung koordiniert Finanzen in der Serviceeinheit FM

10 Die IT-Lösung unterstützt die Mittelplanung und -verwendung verschiedener Mittelgeber und Haushaltsjahre Mittelgeber 2017 Haushalt 2017 Mittelverwendung 2017 Mittelgeber 2016 Haushalt 2016 Mittelverwendung 2016 Hauptgruppe Mittelgeber 2015 Haushalt 2015 Mittelverwendung 2015 Bezirk Berlin / Sonderprog. Bund EU Einzelplan Hauptgruppe Obergruppe Hauptgruppe Obergruppe Gruppe Obergruppe Gruppe Titel Konto Gruppe Titel Kapitel Konto Titel Unterkonto unlimitiert Konto/ limitiert Unterkonto Verwendungszweck unlimitiert / limitiert Unterkonto Verwendungszweck unlimitiert / limitiert Verwendungszweck Bau / BPU Gewerk Wartung Instandsetzung Kostenträger Kostenstelle Kostenart Verwendungsnachweis Mittelverwendung Auswertungen SaaS-Lösung koordiniert Finanzen in der Serviceeinheit FM

11 Die Verwendung der Haushaltsmittel wird durch den Verwendungszweck eines Unterkontos gesteuert Bauvorhaben Ortslage Bauprojekt Liegenschaft Liegenschaft Bau- Baumaßnahmmaßnahme Region Ortsteil Auftragsart Bauunterhalt ELT HM Wartung ELT HM Amt / Struktureinheit Schulamt Sportamt SaaS-Lösung koordiniert Finanzen in der Serviceeinheit FM

12 Die Mitarbeiter kooperieren über Haushaltsmittel Controlling/Finanzen Objektmgt. Hochbau IT Haushalt Haushaltsdaten pflegen (Bezirk, Senat, EU) Mittelverwendung festlegen Umbuchen von Mitteln Mittel Bereitstellen Reservieren Auftrag Anlegen, buchen, vergeben Auftrag Nachtrag Festlegung (Vertrag) Entwurf Bestellschein VOL VOB < VOB > Festlegung Nachtrag Controlling Mittelverbrauch u. Auswertung Haushalt / Objekt Bauprojekt / Baumaßnahme Struktureinheit, Firma, Gewerk Stammdaten Region, Liegenschaft Person, Amt, Zahlungspartner Kostenträger, -stelle und -art Unterkonten unlimitiert limitiert Verbrauch Verwendung auswerten Rechnung Erfassen und buchen Rechnungskontierung nach Kostenträger, -stelle u. -art Gewerken und DIN 276 Bauprojekt Baumaßnahme Bauplanungsunterlage Aufträge / Kosten Rechnungsvorblatt Rechnungsumbuchung Bericht Kostenaufstellung SaaS-Lösung koordiniert Finanzen in der Serviceeinheit FM

13 Nur zulässige Kapitel, Titel und Unterkonten werden angezeigt und im Auftrag übernommen SaaS-Lösung koordiniert Finanzen in der Serviceeinheit FM

14 Die Auftragsübersicht stellt Daten und Funktionen bereit SaaS-Lösung koordiniert Finanzen in der Serviceeinheit FM

15 Der Rechnungsbetrag kann nach Kostenarten, -stellen und -trägern kontiert werden SaaS-Lösung koordiniert Finanzen in der Serviceeinheit FM

16 Das Rechnungsvorblatt wird automatisch erstellt SaaS-Lösung koordiniert Finanzen in der Serviceeinheit FM

17 Der Hochbau wird von der Bauplanungsunterlage bis zur Nachkalkulation unterstützt Planung Ausführung Nachkalkulation Baukosten nach Kostengruppen entsprechend DIN 276 Vergabeprozess über AVA- Programm Bauprojekt Baumaßnahme(n) Kostennachweis SOLL / IST Aufträge Rechnungen Gewerk Kostengruppe SaaS-Lösung koordiniert Finanzen in der Serviceeinheit FM

18 Die Bauplanungsunterlage (BPU) eines Bauprojektes muss genehmigt werden (Senat / Hauptausschuss / Bezirk) SaaS-Lösung koordiniert Finanzen in der Serviceeinheit FM

19 Eine aktuelle Baukostenübersicht kann jederzeit erzeugt werden Rechnung Rechnung Rechnung Rechnung SaaS-Lösung koordiniert Finanzen in der Serviceeinheit FM

20 Die SaaS-Lösung kommt bei der SE FM aus der Datendose Der Dienstleister übernimmt sämtliche Leistungen der Systembereitstellung Serviceeinheit Facility Management Server Software Installation Updates Betrieb Backup Hotline SaaS-Lösung koordiniert Finanzen in der Serviceeinheit FM

21 Die Informationssicherheit der IT-Lösung basiert auf dem IT-Grundschutz des Bundesamt für Sicherheit in der IT IT-Grundschutz-Kataloge (bis 2005 IT- Bausteine Grundschutzhandbuch) B1 Übergreifende Aspekte B2 Infrastruktur B3 IT-Systeme B4 Netze B5 Anwendungen Gefährdungskataloge G0 Elementare Gefährdungen G1 Höhere Gewalt G2 Organisatorische Mängel G3 Menschliche Fehlhandlungen G4 Technisches Versagen G5 Vorsätzliche Handlungen Maßnahmenkataloge M1 Infrastruktur M2 Organisation M3 Personal M4 Hardware und Software M5 Kommunikation M6 Notfallvorsorge BSI-Standards (Vorgehen) Maßnahmenkataloge BSI-Standard 100-1: M1 Infrastruktur Managementsysteme für M2 Organisation Informationssicherheit (ISMS) M3 Personal M4 Hardware und Software M5 Kommunikation BSI-Standard 100-2: M6 Notfallvorsorge IT-Grundschutz - Vorgehensweise BSI-Standard 100-3: Risikoanalyse auf der Basis von IT-Grundschutz BSI-Standard 100-4: Notfallmanagement Quelle: Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik SaaS-Lösung koordiniert Finanzen in der Serviceeinheit FM

22 Für die SaaS-Lösung wurden die relevanten IT-Grundschutzkataloge festgelegt BSI-Grundschutz-Kataloge Bausteine B1 Übergreifende Aspekte B2 Infrastruktur B3 IT-Systeme B4 Netze B5 Anwendungen Gefährdungskataloge G0 Elementare Gefährdungen G1 Höhere Gewalt G2 Organisatorische Mängel G3 Menschliche Fehlhandlungen G4 Technisches Versagen G5 Vorsätzliche Handlungen Für die IT-Lösung relevante Grundschutz-Kataloge Bausteine BA TK Personal, Organisation, Datenschutz, Datensicherung, Patch Netzplan, Räume PC, Server Router, Switch, Firewalls Software Servalino Gefährdungskataloge BA TK Personalausfall, Eindringen in IT Störungen durch Feuer, Wasser, Stromausfall Unzureichende Regelungen, Vertreterregelung Unbeabsichtigte Datenmanipulation, Fehlerhafte Administration Ausfall einer Datenbank, Offenlegung von Informationen im Web Diebstahl, Vandalismus, Missbrauch von Fernwartungszugängen Maßnahmenkataloge M1 Infrastruktur M2 Organisation M3 Personal M4 Hardware und Software M5 Kommunikation M6 Notfallvorsorge Maßnahmenkataloge BA TK Feuerlöscher, Rauchschutz, EMA, USV Festlegung von Verantwortlichkeiten und Regelungen, Hinterlgg. PW Geregelte Einarbeitung/Einweisung, Vertretungsregelungen Passwortschutz, Virenschutz, Sichere Netzkonfiguration, Server Netzverwaltung, Restriktive Rechtevergabe Versicherung, Regelmäßige Datensicherung, Notfallvorsorge SaaS-Lösung koordiniert Finanzen in der Serviceeinheit FM

23 Folgende Vorgehensweise wird für den IT-Grundschutz der SaaS-Lösung angewendet Strukturanalyse Netzplan, Anwendung, Räume Schutzbedarfsfeststellung Verfügbarkeit, Vertraulichkeit, Integrität Modellierung Sicherheitsrelevante Aspekte Basis-Sicherheitscheck Bewertungen / Begehungen / Audits Risikoanalyse Auswertung der Ist-Situation Realisierungsplanung Rollierender Maßnahmenplan Thema der Präsentation TT. MM. JJJJ 23

24 Der Netzplan für die an mehreren Standorten genutzte SaaS-Lösung Standort Rinkartstraße C1 N1 N2 N3 Dienstleister - IT-Service - Auftragnehmer Internet AP-Rechner Router Switch Firewall Grenznetzwerk Rechenzentrum Neue Krugallee Köpenick Proxy ITDZ N10 Firewall N11 N4 Firewall N5 Firewall N9 Switch N12 MAN App- Server S1 ISA N6 Firewall N8 N7 VPN CP Daten- bank- Server Datei- Server S2 S3 SaaS-Lösung koordiniert Finanzen in der Serviceeinheit FM

25 Die Risikoanalyse und der Realisierungsplans erfolgen in einem systematischen Vorgehen Für die relevanten IT- Grundschutzkataloge Rollierender Maßnahmenplan Identifizierung von Schwachstellen Priorisierung der Umsetzung Festlegen von Maßnahmen Definition von Stellvertreterregelungen Netzwerkausbau im MAN des Landes Berlin Schulungen der Mitarbeiter SaaS-Lösung koordiniert Finanzen in der Serviceeinheit FM

26 Zeitlicher Projektablauf: Im ersten Projektjahr konnten alle Beteiligen mit der Systemnutzung beginnen Alle Aufträge werden über die SaaS-Lösung abgewickelt. Nutzungsstart Bau, BP / BM Nutzungsstart TOM, Wartung Nutzungsstart IT-Serviceaufträge Nutzungsstart TOM, Instandsetzung Nutzungsstart CON, Haushalt Neues Haushaltsjahr Installation, SaaS-Pilot Anforderungen SaaS-Lösung koordiniert Finanzen in der Serviceeinheit FM

27 Fazit: Die SaaS-Lösung im Bezirksamt Treptow-Köpenick ist eine aktive Unterstützung für die SE FM Gute Kommunikation über die Haushaltsmittel Wegfall von händisch geführten HÜL-Listen Beschleunigung in der Bearbeitung von Aufträgen und Rechnungen Transparenz für Bauprojekte und -maßnahmen Schnelles Erstellen von Berichten und Auswertungen Zuverlässiger SaaS-Betrieb Keinerlei IT-Aufwand in der SE FM SaaS-Lösung koordiniert Finanzen in der Serviceeinheit FM

28 Vielen Dank für Ihr Interesse! Diskussion Dr. Stefan Koch Axentris Informationssysteme GmbH SaaS-Lösung koordiniert Finanzen in der Serviceeinheit FM