Verfahrensverzeichnis nach 6 HDSG Stand 5. Juli 2013 (Muster) lfd. Nr. neues Verfahren Änderung

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1 Verfahrensverzeichnis nach 6 HDSG Stand 5. Juli 2013 (Muster) neues Verfahren Änderung Das Verzeichnis ist zur Einsichtnahme bestimmt ( 6 Abs. 2 HDSG) Das Verzeichnis ist nur teilweise zur Einsichtnahme bestimmt Ausgenommen sind die Angaben nach 6 Abs. 1 Satz 1 Ziffern 7, 8 und 11 HDSG Das Verzeichnis ist nicht zur Einsichtnahme bestimmt ( 6 Abs. 2 Satz 2 HDSG) Das Verfahren ist Teil eines gemeinsamen Verfahrens nach 15 HDSG federführende Stelle Hessisches Ministerium des Innern und für Sport: 1. Name und Anschrift der Daten verarbeitenden Stelle 1.1 Name und Anschrift 1.2 Organisationskennziffer, Amt, Abteilung, ggf. Sachgebiet 1.3 Name u. Anschrift des Auftragnehmers, wenn die Daten nach 4 HDSG in Auftrag verarbeitet werden HZD Wiesbaden, Mainzer Straße 29, Wiesbaden 2. Zweckbestimmung und Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung 2.1 Zweckbestimmung Das Verfahren dient der verwaltungsstufenübergreifenden Bearbeitung von Einbürgerungsanträgen. Das Einbürgerungsverfahren beginnt mit der Antragsentgegennahme, der Vervollständigung der Unterlagen sowie Sachverhaltsermittlungen durch die uvb. Das RP führt die Ermittlungen und Anfragen im Rahmen seiner sachlichen Zuständigkeit fort, dazu gehören auch Anfragen bei anderen Behörden, und entscheidet sodann über den Einbürgerungsantrag und schließt das Verfahren hinsichtlich Kosten, Mitteilungen und Statistik ab. Das HMdIS übt Aufsichts- und Koordinierungsbefugnisse aus. 2.2 ggf. Bezeichnung des Verfahrens Elektronische Einbürgerung in Hessen E-Einbürgerung (E-Ebg) 2.3 Rechtsgrundlage (ggf. nach Art der DV unterschieden) 8 ff. StAG, 21 HAG, Art. 2 Gesetz zur Verminderung der Staatenlosigkeit, Art. 116 Abs. 2 GG, jeweils i.v.m HDSG, 3 Abs. 2 StAngBehG. 3. Art der gespeicherten Daten 1 Grunddaten (akadem. Grad, Name, Vorname/n, Geburtsname, Eigenname, Vatersname, Mittelname, Geburtsdatum, Geburtsort, Geburtsstaat, Staatsangehörigkeit/en, Wohnadresse, Lichtbild) Datum nach 7 Abs. 4 HDSG Ja Nein

2 2 2 Urkunden [Personenstandsurkunden, Urkunden zur Staatsangehörigkeit, Urkunden zu den Deutschkenntnissen und den Kenntnissen der Rechts- und Gesellschaftsordnung und der Lebensverhältnisse in Deutschland (Zeugnisse, Urkunden über eine abgeschlossene Berufsausbildung usw.)], Nachweise von Einbürgerungsvoraussetzungen (z.b. Staatsangehörigkeit, wirtschaftliche Situation, Deutschkenntnisse), Erkenntnisse über den Antragsteller beim HLKA, LfV, BZR, Ausländerbehörde (Straftaten, Anhaltspunkte für verfassungsfeindliche oder extremistische Betätigung). Ergebnisse weiterer Sachverhaltsermittlungen von uvb und ovb zu den Einbürgerungsvoraussetzungen oder einer besonderen Rechtstellung des Antragsstellers. Anhänge als pdf/kopie 3 Schriftverkehr aller Art mit Antragsteller oder deren Bevollmächtigten (Schreiben, Auskünfte, Zwischenbescheide, Sachverhaltsermittlungen). 4 Schriftverkehr mit Behörden (Sachverhaltsermittlungen, Sachstandsanfragen, Auskünfte, Berichte). 4. Kreis der Betroffenen aus Ziff. 3 1 bis 4 Antragsteller im Rahmen eines Einbürgerungsverfahrens 5. Art regelmäßig übermittelter Daten, deren Empfänger sowie Art und Herkunft regelmäßig empfangener Daten 5.1 Empfänger der Daten aus Ziffer 3 HMdIS,, Landesamt für Verfassungsschutz Hessen, Hessische Landeskriminalamt, Hessisches Statistisches Landesamt, Bundesamt für Justiz, Ausländerbehörden, Polizeibehörden, Finanzämter, Leistungsträger von SGB II und SGB XII, die Agenturen für Arbeit sowie das Bundesverwaltungsamt. 5.2 aus Ziffer 3 Herkunft der Daten 1 bis 4 Angaben der Antragsteller sowie aus Urkunden, vorgelegten Nachweisen und Ermittlungsergebnissen (vgl. oben Ziffer 3, 1 bis 4)

3 3 6. Zugriffsberechtigte Personen oder Personengruppen 2 HMdIS im Rahmen der Aufsichtsbefugnisse 7. Technische und organisatorische Maßnahmen ( 10 Abs. 2 HDSG) Folgende aufeinander aufbauende Festlegungen wurden getroffen: Hinsichtlich der allgemeinen Sicherheit wird auf das vorhandene Sicherheitskonzept verwiesen. Erläuterungen zu den einzelnen Maßnahmen, insbesondere soweit diese das Verfahren betreffen: Zutrittskontrolle (z. B. DV-Technik in gesicherten Räumen, Sicherheitsschlösser vorhanden) Benutzerkontrolle (z. B. Passwortregelungen zur Authentifizierung, automatische Bildschirmsperrung) Zugriffskontrolle (z. B. Differenzierte Zugriffe auf einzelne Felder, unterschiedliche Berechtigungen) Datenverarbeitungskontrolle (z. B. kein Zugriff auf Betriebssystemebene, Verschlüsselung von Daten) Der Zugriff auf E-Ebg ist nur über die Web-Applikation (via ekom21 und Landesnetz) und nur für berechtigte Nutzer möglich. Der Zugriff auf die Daten erfolgt über das Netz der Landesverwaltung. Die Datenverbindung der Web-Applikation ist mit dem SSL-Protokoll verschlüsselt. Verantwortlichkeitskontrolle (z. B. Protokollierung der Dateneingabe, Aufbewahren der Protokolldaten) Protokolliert wird das Anlegen eines neuen Datensatzes mit dem Namen des Erstellers sowie Datum und Uhrzeit. Das Anlegen und Löschen von Dokumenten wird mit dem Namen des Eintragenden sowie Datum und Uhrzeit des Anlegens bzw. Löschens in der Datenbank protokolliert. Ferner erfolgt eine Protokollierung des Hinzufügens und Ändern von Dokumenten. Die Protokolldaten bleiben so lange erhalten wie der Vorgang existiert. Auftragskontrolle (z. B. klare Vertragsregelungen mit dem Auftragnehmer, Prüfung der Zuverlässigkeit)

4 4 Dokumentationskontrolle (z. B. klare und umsetzbare Dokumentation, Überprüfung der Maßnahme) Organisationskontrolle (Festlegung klarer Zuständigkeiten und Verantwortlichkeiten) Die Verantwortlichkeit für Dateneingabe und Datenpflege liegt beim RP Darmstadt Die Verantwortlichkeit für Systemadministration, Technik und Datensicherung wird durch eine Benutzungsvereinbahrung (BNV) auf die HZD übertragen. 8. Technik des Verfahrens 8.1 Einzelplatzrechner / Arbeitsplatzrechner / stand alone PC Betriebssystem: Windows 2000 Windows XP anderes weiter mit Ziff Vernetzte Rechner Hardware Großrechner Betriebssystem: (z. B. UNIX / OS) Datenendgerät: Terminal / Netz-PC (ohne Laufwerk/Festplatte) PC (Arbeitsplatzrechner / Workstation) Server Betriebssystem: (z. B. Windows NT) Windows 2003, 2008 Datenendgerät: Terminal / Netz-PC (ohne Laufwerk/Festplatte) PC (Arbeitsplatzrechner / Workstation) Sonstige eingesetzte Hardware (z. B. Chipkarte, Kartenlesegeräte, Videogeräte) Netzstruktur Netz innerhalb der Behörde (Intranet) Lan Intranet sonstiges Netz über externe Leitungen innerhalb eines geschlossenen Benutzerkreises (z. B. ekom21-kgrz Hessen, Hessische Landesverwaltung) KIV/KGRZ Netz der Landesverwaltung sonstiges (ekom21) Offene Netze (z. B. Internet) Datenspeicherung auf: Art der Daten ( aus Ziffer 3): Großrechner Server innerhalb der Behörde

5 5 Server bei anderen Institutionen HZD (Serverfarm) PC / Arbeitsplatzrechner 8.3 Eingesetzte Software (einschl. Standardverfahren) Version/Stand/Datum: Der Zugriff auf die Applikationen erfolgt über Web-Browser, unterstützt werden der Microsoft Internet Explorer und der Mozilla Firefox. IE 8/9/10. FireFox ab V3.6 DOMEA Server der Firma OpenText Forms for Web der Firma Lucom DOMEA Version 4.0 FFW Version E-Einbürgerung Fachkomponente (Java basierte Web-Applikation) 9. Fristen für die Löschung gem. 19 Abs. 3 HDSG Frist für Löschung: (ggfs. unterschiedliche Löschungsfristen für einzelne Datenarten aufführen) Frist oder Zeitpunkt für die Überprüfung der Erforderlichkeit der Datenbestände ( 19 Abs. 3 HDSG) Eine Archivierungslösung wurde als Standard für DOMEA (HeDok- Archivierung) bereitgestellt. Die E-Ebg beabsichtigt diese zukünftig zu nutzen. Im Rahmen der Umsetzung der Archivierung wird die Löschung der Daten aus der produktiven Datenbank konzipiert und umgesetzt. 10. Beabsichtigte Datenübermittlung nach 17 Abs. 2 HDSG Empfänger aus Ziffer 3 1 Eine Datenübermittlung nach 17 Abs. 2 HDSG ist nicht beabsichtigt

6 6 11. Begründetes Ergebnis der Vorabkontrolle gemäß 7 Abs. 6 HDSG Dokumentation der Vorabkontrolle Gefahren für die in 1 Abs. 1 Nr. 1 HDSG geschützten Rechte sind mit dem Einsatz von E-Ebg nicht verbunden. Dies hat folgende Gründe: 1. Die Antragsteller erteilen ausdrücklich ihr Einverständnis zur Verarbeitung (Erhebung, Speicherung, Übermittlung, Bearbeitung und Verwendung) der für ihr Einbürgerungsverfahren notwendigen Daten. 2. Es werden ausschließlich Daten verarbeitet die für das Einbürgerungsverfahren notwendig sind. Auf die Ergebnisse der Datenschutzuntersuchungen des Einbürgerungsverfahrens durch den Hessischen Datenschutzbeauftragten in der Vergangenheit wird hingewiesen. 3. Bei dem Verfahren E-Ebg handelt es sich um eine Fachanwendung des Dokumentenmanagementsystems DOMEA des Landes. Die Ausführungen der hierzu erfolgten Vorabkontrolle wurden geprüft und gelten hinsichtlich des Einsatzes von DOMEA für die E-Ebg analog. Sollten sich Veränderungen beim Einsatz von DOMEA im Lande ergeben, werden die Auswirkungen für das Verfahren E-Ebg geprüft und Veränderungen ggf. erneut vorgelegt. 4. Zur Zugriffskontrolle wird das Berechtigungskonzept der E-Ebg genutzt. Jeder Nutzer erhält zu diesem Zweck vom Administrator ein individuelles kryptisches Passwort mit einer Berechtigung zum Zugriff auf E-Ebg. Sein Passwort kann der Berechtigte jederzeit verändern. Nach 30 Tagen muss das Passwort vom Zugriffsberechtigten geändert werden. 5. Eintragungen und Änderungen an den Datensätzen sind nur durch dafür berechtigte Mitarbeiter in den uvb und ovb möglich. 6. Der Zugriff auf E-Ebg erfolgt innerhalb des Netzes der Landesverwaltung, teilweise über den geschützten Netzübergang zur ekom Der Server ist durch von der HZD getroffene Sicherheitsmaßnahmen gegen unberechtigte Zugriffe über das Netz und auf Betriebssystemebene geschützt. Eine Beschreibung der Sicherheitsmaßnahmen befindet sich im IT- Sicherheitskonzept für den Teilverbund DMS-Land mit Stand Dieses Konzept basiert auf dem BSI- Grundschutzhandbuch. 8. Der Zugriff auf die Applikation erfolgt über das HTTPS Protokoll. Zusammenfassung: Die zu verarbeitenden Daten sind datenschutzrechtlich schutzwürdig. Allerdings sind die getroffenen Maßnahmen angemessen und ausreichend, um unberechtigte Zugriffe zu verhindern. 12. Ergänzungen Ort, Datum Unterschrift Ein Doppel des Verfahrensverzeichnisses ist auf dem Dienstweg dem HMdIS Abt. II vorzulegen.