Verordnung über das Personen-, Akten- und Geschäftsverwaltungssystem der Konsularischen Direktion

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1 Verordnung über das Personen-, Akten- und Geschäftsverwaltungssystem der Konsularischen Direktion (SAS-EDA-Verordnung) vom 5. November 2014 Der Schweizerische Bundesrat, gestützt auf Artikel 57h des Regierungs- und Verwaltungsorganisationsgesetzes vom 21. März (RVOG), gestützt auf Artikel 25 des Bundesgesetzes vom 21. März über Sozialhilfe und Darlehen an Schweizer Staatsangehörige im Ausland (BSDA), verordnet: 1. Abschnitt: Allgemeine Bestimmungen Art. 1 Gegenstand Diese Verordnung regelt den Betrieb und die Benützung des Personen-, Akten- und Geschäftsverwaltungssystems (SAS-EDA). Art. 2 Zweck von SAS-EDA Das Eidgenössische Departement für auswärtige Angelegenheiten (EDA) verwendet SAS-EDA im Rahmen der Aufgaben der Konsularischen Direktion (KD) im Bereich der Sozialhilfeleistungen an schweizerische Staatsangehörige im Ausland sowie für die auf einen Staatsvertrag gestützte Gewährung von Sozialhilfeleistungen an Ausländerinnen und Ausländer in der Schweiz, um: a. festzustellen, ob über eine bestimmte Person Daten bearbeitet werden; b. Gesuche um Sozialhilfeleistungen zu erfassen und zu bearbeiten; c. Statistiken zu erstellen. Art. 3 Betrieb SAS-EDA wird von der KD betrieben. SR SR SR

2 2. Abschnitt: Daten und Datenbearbeitung Art. 4 Daten der betroffenen Personen Die in Anhang 1 aufgeführten Daten zu den folgenden Personenkategorien werden in SAS-EDA bearbeitet, soweit dies für die Prüfung der Gesuche um Sozialhilfeleistungen erforderlich ist: a. gesuchstellende Person; b. Kinder der gesuchstellenden Person; c. Ehegattin oder Ehegatte, eingetragene Partnerin oder eingetragener Partner; d. Kinder der Ehegattin oder des Ehegatten oder der eingetragenen Partnerin oder des eingetragenen Partners; e. Vater und Mutter; f. Konkubinatspartnerin oder Konkubinatspartner; g. Kinder der Konkubinatspartnerin oder des Konkubinatspartners; h. Personen, die im selben Haushalt leben wie die gesuchstellende Person; i. Bezugspersonen. Art. 5 Daten zur Lokalisierung und Verwaltung der Dossiers 1 Die Daten zur Lokalisierung und Verwaltung der Dossiers werden ebenfalls in SAS-EDA bearbeitet. 2 Die zu erfassenden Daten sind in Anhang 2 aufgeführt. Art. 6 Dokumente Alle Dokumente zu elektronisch gespeicherten Geschäften können in SAS-EDA erfasst werden. Art Aufbewahrungsdauer, Archivierung und Vernichtung von Daten 1 Die Daten werden nach Ablauf von zehn Jahren nach der letzten Bearbeitung, spätestens aber nach Ablauf von 30 Jahren nach Eröffnung des Dossiers, dem Bundesarchiv zur Archivierung angeboten. 2 Die vom Bundesarchiv als nicht archivwürdig eingestuften Daten werden vernichtet. Art. 8 Systemverwaltung 1 Die Systemadministratorinnen und -administratoren verwalten das Computersystem, die Datenbank und die Anwendung. 2 Die oder der Anwendungsverantwortliche bildet die Schnittstelle zwischen den Systemadministratorinnen und -administratoren und den Benutzerinnen und Benutzern. Sie oder er gehört der KD an.

3 Art. 9 Erteilung individueller Zugriffsberechtigungen 1 Die oder der Anwendungsverantwortliche erteilt den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern der KD und der für die Archivierung zuständigen Dienststelle des EDA individuelle Zugriffsberechtigungen, soweit dies zur Erfüllung ihrer gesetzlichen Aufgaben erforderlich ist. 2 Sie oder er überprüft jährlich, ob die Voraussetzungen für die Zugriffsberechtigung weiterhin erfüllt sind. 3. Abschnitt: Datenschutz und Informatiksicherheit Art. 10 Auskunfts- und Berichtigungsrecht 1 Jede Person kann bei der KD schriftlich und unter Ausweisung ihrer Identität Auskunft über ihre Daten sowie die Berichtigung unrichtiger Daten verlangen. 2 Die Auskunft erfolgt schriftlich und kostenlos. Art. 11 Sorgfaltspflicht 1 Die KD sorgt dafür, dass die Daten vorschriftsgemäss bearbeitet werden. 2 Sie kontrolliert die erfassten Daten regelmässig auf ihre Richtigkeit. 3 Falsche Daten sind von Amtes wegen zu berichtigen. Art. 12 Informatiksicherheit 1 Die Informatiksicherheit richtet sich nach: a. der Verordnung vom 14. Juni zum Bundesgesetz über den Datenschutz; b. dem Abschnitt über die Informatiksicherheit in der Bundesinformatikverordnung vom 9. Dezember ; c. den Weisungen des Bundesrates vom 14. August über die IKT-Sicherheit in der Bundesverwaltung. 2 Die KD erlässt ein Bearbeitungsreglement. Dieses regelt die organisatorischen und technischen Massnahmen zur Gewährleistung der Datensicherheit sowie die Kontrolle der Datenbearbeitung. Art. 13 Protokollierung Die Zugriffe auf SAS-EDA und die dabei vorgenommenen Änderungen werden laufend protokolliert. Die Protokolle sind während eines Jahres nach der Erstellung aufzubewahren. 3 SR SR BBl

4 Art. 14 Aufsicht 1 Die KD sorgt für die Einhaltung des Datenschutzes und der Datensicherheit. 2 Das EDA übt die Aufsicht über die Bearbeitung der Daten in SAS-EDA im Sinne dieser Verordnung aus. 4. Abschnitt: Inkrafttreten Art. 15 Diese Verordnung tritt am 1. Januar 2015 in Kraft. 5. November 2014 Im Namen des Schweizerischen Bundesrates Der Bundespräsident: Didier Burkhalter Die Bundeskanzlerin: Corina Casanova 3898

5 Anhang 1 (Art. 4) In SAS-EDA bearbeitete Daten und betroffene Personen Gesuchstellende Person Kinder der gesuchstellenden Person Ehegatte/ Ehegattin und eingetragene/r Partner/in Kinder des Ehegatten/der Ehegattin oder der eingetragenen Partnerin / des eingetragenen Partners Vater und Mutter Konkubinatspartner/in Kinder der Konkubinatspartnerin / des Konkubinatspartners Personen im selben Haushalt Bezugspersonen Namen und Vornamen x x x x x x x x x Aliasnamen x Geschlecht x Geburtsdatum und Geburtsort x x x x x x x Heimatort und Heimatkanton x x x x x Staatsangehörigkeiten und Art des Erwerbs x x x x x x x Zivilstand x x x x x x Korrespondenzsprache x x Muttersprache x x Beruf x x x Ausbildung x x x Adressen x x x x x x x x x 3899

6 Gesuchstellende Person Kinder der gesuchstellenden Person Ehegatte/ Ehegattin und eingetragene/r Partner/in Kinder des Ehegatten/der Ehegattin oder der eingetragenen Partnerin / des eingetragenen Partners Vater und Mutter Konkubinatspartner/in Kinder der Konkubinatspartnerin / des Konkubinatspartners Personen im selben Haushalt Bezugspersonen Wohnsitz x x x x x x x x Aufenthaltsort x x x x x x Aufenthaltsdauer x x x x x Daten über Sozialhilfeleistungen x x x x x x Medizinisches Gutachten x x x x x Medizinische Behandlungen x x x x x IV-Bezüger/in x x x x x Versicherung x x x x x Daten zur Erwerbsfähigkeit x x x x x Daten zur Wohnung x x x x x Einkommen x x x x x x x Vermögen x x x x x x x Schulden x x x x x x x Art der Beziehung zu den Bezugspersonen x 3900

7 Daten zur Lokalisierung und Verwaltung der Dossiers 1. Daten zur Lokalisierung des Dossiers 2. Fortlaufende vom Betriebssystem vergebene Nummern Anhang 2 (Art. 5 Abs. 2) 3901

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