Rahmenvertrag für die Gestaltung von Broschüren im Corporate Design des Umweltbundesamtes (UBA)

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1 Bieterfragen zu Ausschreibung ProjektNr Rahmenvertrag für die Gestaltung von Broschüren im Corporate Design des Umweltbundesamtes (UBA) Als Teil des Angebotes sollen vier Probeseiten auf Basis des beigefügten Beispieltextes erstellt werden. Können für die beiden Innenseiten beliebige Textteile aus dem Beispieltext übernommen bzw. ausgespart werden? Ja, es können beliebige Teile gewählt werden, es sollte aber inhaltlich noch ein Bezug stehen bleiben. Können die zwei Graphen aus dem Beispieltext zur Energieproduktivität sowie zur Rohstoffproduktivität in Deutschland in den Probeseiten zu einem Graphen zusammengefasst werden? Wenn beide sinnvoll zusammenführbar sind, kann das erfolgen. Wichtig ist eine aussagekräftige, gut gestaltete und dem Corporate Design entsprechende Grafik in den Probeseiten darzustellen. In der Leistungsbeschreibung heißt es: Recherche und Erwerb von 4 Bildern je Broschüre. Bitte äußern Sie sich zum maximalen Format dieser Bilder. Im Moment gehe ich vom Format A4, 300dpi, aus. Die Bilder müssen von der Auflösung her für einen Offsetdruck ausreichen. Alle in der Leistungsbeschreibung geforderten Broschüren sind nicht größer als A4. Unter "Hinweise zur Angebotserstellung" sind vier pauschale Kostenangebote aufgeführt, die sich auf Seiten-Layout beziehen. Sollen hier auch die Kosten für Recherche/Erwerb 4 Bilder und Entwicklung 4 Diagramme je Broschüre aufgeführt werden? Die vier pauschalen Kostenangebote sollen exemplarisch den kompletten Aufwand bei der Erstellung der Broschüre wiederspiegeln, also auch den Aufwand für die Bildrecherche und die Kosten für die Bilder.

2 Ich habe mir zwischenzeitlich das Corporate Design Manual besorgt. Darin wird u. a. auf diverse Word- oder InDesign-Vorlagen verwiesen. Da zur Ausschreibung u. a. die Erstellung von Beispiel-seiten / einer Beispiel-Broschüre gehört: Können wir die relevanten, offenen Dateien / Vorlagen sowie die Logos - (idealerweise als eps-datei) von Ihnen erhalten, oder müssen wir uns diesbezüglich an das Studio GOOD wenden, und können uns dabei auf Sie berufen? (Wir können das Raster zwar den CI-Vorgaben entsprechend "nachbauen", jedoch wäre es natürlich besser, wenn wir die Originale zur Verfügung hätten, um ungewollte Abweichungen zu vermeiden.) Eine Weitergabe der hauseigenen Vorlagen außerhalb eines Auftrages erfolgt nicht. Der Aufbau der UBA-Broschüren ist einfach gehalten und im Corporate Design Manual beschrieben. Für die Probeseiten sollen diese nachempfunden werden. Die Bieter sollen zeigen, wie gut sie die Vorgaben des UBA-Corporate Design verstehen und umsetzen können. Das UBA-Logo kann als Platzhalter (in Form eines entsprechend farbigen Kastens) dargestellt werden. Die Fonts Meta Offc und Meta Serif Offc gibt es in zahlreichen Schnitten von diversen Anbietern zu unterschiedlichen Preisen. Hier bestehen u. U. feine Unterschiede. Könnten Sie uns bitte mitteilen, von welchem Anbieter wir die "richtigen" Fonts erhalten können? Wie in den Vergabeunterlagen angegeben gilt hier: Sollte die im UBA verwendete Schriftart beim Anbieter nicht vorhanden sein, kann eine Ersatzschriftart (Calibri als Ersatz für Meta Offc und Cambria als Ersatz für Meta Serif Offc) für die Probeseiten gewählt werden. Zu den Beispiel-Grafiken, die dem Mustertext beiliegen, haben wir folgende Frage: Diese sind sehr "schlicht" gehalten. Im CI-Manual sind Beispiele zu sehen, die deutlich ansprechender sind. Unsere Idee ist es, dass wir diese ansprechender gestalten könnten (natürlich im Rahmen der CI-Vorgaben). Ist dies im Rahmen der Ausschreibung gestattet (oder gar gewünscht)? Im Rahmen der Ausschreibung ist es gewünscht anhand der vorhandenen inhaltlichen und gestalterischen Eckpunkte eine ansprechende Gestaltung vorzulegen, die in sich stimmig ist und dem Auftritt des UBA entspricht. Der Schwerpunkt bei der Bewertung der Probeseiten liegt vor allem im Bereich Ideen, Bildsprache und dem Grundverständnis (Anwendung UBA-CD) für den UBA-Auftritt (siehe dazu Zuschlagskriterien in der Leistungsbeschreibung).

3 Anbei finden Sie ein PDF: ein Kundenmagazin mit wissenschaftlichen Beiträgen - wären solche Broschüren als Referenz geeignet? Die Bietenden müssen zwei Referenzbroschüren aus dem wissenschaftlichen Bereich in gedruckter oder digitaler Form vorlegen. Sie sollen damit nachweisen, dass Sie mit typischen Anforderungen bei Texten aus dem wissenschaftlichen Bereich umgehen können. Außerdem sind zwei Referenzbroschüren in elektronischer Form auf einem Datenträger vorzuweisen, die den Anforderungen der BITV entsprechen. Diese sollen belegen, dass der Auftragnehmer fähig ist, eine barrierefreie PDF zu erstellen, da das Inhalt des Auftrages ist. Welche Referenzen eingereicht werden, haben die Bietenden zu entscheiden. Eine Vorabprüfung von Referenzen kann nicht erfolgen. Wir gehen davon aus, dass Diagramme für Hintergrundpapiere/Fachbroschüren nicht bearbeitet werden müssen, sondern vom Auftraggeber als Grafik geliefert werden. Ist das richtig? Wir weisen dazu auf folgenden Passage aus der Leistungsbeschreibung hin: Pro Broschüre sind die Recherche und der Erwerb von vier Bildern sowie die Erstellung von vier Diagrammen einzuplanen. Werden das Motiv und die Gestaltung von Covern seitens des Auftraggebers vorgegeben? In der Regel werden Vorschläge von Seiten der Agentur erwartet. Bei bestimmten Themen werden auch mal Bildideen oder inhaltliche Ideen für die Covergestaltung vorgegeben. Soll bei der Kalkulation von Flyern die Bildrecherche berücksichtigt werden? UBA-Flyer sind im Rahmen des Corporate Designs mindestens mit Bild auf der Titelseite zu gestalten (siehe CD-Handbuch). Die Kalkulation sollte den im Corporate Design Handbuch erkennbaren Standard abdecken.

4 Soll bei der Kalkulation von Flyern Barrierefreiheit berücksichtigt werden? Wir weisen auf folgende Passage aus der Leistungsbeschreibung hin: Ferner sind folgende, allgemeine Anforderungen für das Layout von Print- oder Online-Publikationen des Umweltbundesamtes zu beachten: Lieferung eines barrierefreien und weboptimierten PDFs für die Onlinenutzung. Das Dokument muss den Anforderungen der BITV entsprechen (Verordnung zur Schaffung barrierefreier Informationstechnik nach dem Behindertengleichstellungsgesetz). Wie viele Korrekturdurchläufe sollen bei der Kalkulation von Broschüren berücksichtigt werden? Erfahrungsgemäß reichen meist zwei Korrekturrunden bevor die finalen Dateien erstellt werden. Können Sie aus Gründen der kalkulatorischen Vergleichbarkeit eine feste Anzahl von Autorkorrekturstunden angeben? Z.B. für eine 72-seitige Broschüre. Nein, dazu kann keine Aussage getroffen werden. Sie schreiben in den Unterlagen, dass das Umweltbundesamt mit seinen Publikationen eine breite Zielgruppe (die gesamte Öffentlichkeit ) erreichen möchte. Daher wird eine weitgehend konsensfähige graphische Gestaltung angestrebt, die möglichst viele gesellschaftliche Gruppen anspricht. Als erforderliche Nachweise möchte Sie jedoch Publikationen aus dem wissenschaftlichen Bereich eingereicht haben. Ist es zwingend notwendig, dass es sich hierbei umweltwissenschaftlichen Publikationen handelt? Wie weit fassen Sie diesen Begriff? Der Begriff wurde in der Leistungsbeschreibung nicht eingeschränkt. Die Bietenden sollen nachweisen, dass sie mit typischen Anforderungen bei Texten aus dem wissenschaftlichen Bereich umgehen können.

5 Können Sie bitte zwei, drei Links senden die direkt zu Hintergrund- bzw. Positionspapiers führen? Unsere Publikationen können Sie auf der UBA-Webseite unter runterladen. Sie haben unter Reihe die Möglichkeit die Auswahl Position oder Hintergrundpapier zu treffen Können Sie bitte zwei, drei Links senden die direkt zu Fachbroschüre führen? Unter Reihenauswahl Broschüren finden sich ebenfalls die Fachbroschüren. Können Sie bitte zwei, drei Links senden die direkt zu Ratgeber/Sonderformate führen? Unter Reihenauswahl Broschüren finden sich ebenfalls die Ratgeber, gut erkennbar an dem Ratgeberfähnchen in der oberen linken Ecke

6 In welcher Form möchten Sie die vier Probeseiten bekommen? Möchten Sie einen Ausdruck oder besser ein Digitalproof der Seiten bekommen? Es gibt keine speziellen Anforderungen an den Druck. Es bleibt den Bietenden überlassen, zu entscheiden, wie sie sich präsentieren und welche Druckform sie wählen. Sollen Autorkorrekturen im Angebot inklusive berücksichtigt werden, und wenn ja in welchem Umfang? Erfahrungsgemäß reichen meist zwei Korrekturrunden bevor die finalen Dateien erstellt werden. Das UBA versucht nur finale (also inhaltlich abgestimmte und textlich finalisierte) Texte ins Layout zu geben. Es kann aber, bedingt durch verschiedene Prozesse, auch mal zu stärkerem Änderungsbedarf kommen. Das Layout soll innerhalb von 10 Arbeitstagen fertiggestellt sein, beinhaltet dies auch die Erstellung der barrierefreien PDF? Ja. Ihrem Corporate Design Guide ist zu entnehmen, dass Sie 7 Schnitte der Meta Offc/Serif Offc verwenden. Diese werden laut Ihrem Briefing nicht zur Verfügung gestellt, sondern müssen von dem Bieter selbst erworben werden. Wenn ich Schriften für ein Projekt erwerbe, konnte ich diese bisher immer dem Auftraggeber in Rechnung stellen. Ist die Aufnahme der Schriftlizenzen in meinem Angebot auch bei Ihnen möglich? Bzgl. des Kostenangebotes verweisen wir zunächst auf die grundsätzlichen Ausführungen unter Abschnitt III (Hinweise zur Angebotserstellung) der Leistungsbeschreibung. Im Übrigen ist die Kalkulation der gewünschten, pauschalen Angebotspreise für die genannten Leistungen Angelegenheit der Bietenden.

7 Da der Rahmenvertrag für 18 Monate geplant ist, wollte ich erfragen, ob es die Möglichkeit gibt, nach Beendigung von einzelnen Posten (nach jeder Broschüre, etc) oder zu jedem Monatsende bereits eine Zwischenrechnung zu schreiben. Es wird erwartet, dass die Rechnungslegung direkt nach Fertigstellung des jeweiligen Layoutprojektes erfolgt.