Hinweise zur Verwendung VdSanerkannter

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1 VdS SCHADENVERHÜTUNG Herausgeber: Verlag: VdS Schadenverhütung VdS Schadenverhütung VdS-Merkblatt Hinweise zur Verwendung VdSanerkannter Systeme für Gefahrenmeldeanlagen (GMA) VdS 3424 : INHALT 1 Vorbemerkungen Bevorratung von Ersatzteilen für GMA Hinweise für Errichterfirmen Erweiterung oder Änderung von GMA mit abgelaufener Systemanerkennung Instandsetzung von GMA mit abgelaufener Systemanerkennung Errichterfirma hat Systemanerkennung auslaufen lassen Errichterfirma wird nur noch für Instandhaltung beliefert Lieferzusage an Errichterfirma gekündigt Attestierung von GMA mit noch nicht anerkannten Anlageteilen Verwendung von Lagerbeständen bei Ablauf der Produkt-Anerkennung Hinweise für Inhaber von Systemanerkennungen Ergänzung einer Systemanerkennung durch Hersteller Ergänzung einer Systemanerkennung durch Vertriebsfirma Ergänzung einer Systemanerkennung um einzelne Anlageteile Verspätete Antragstellung auf Verlängerung einer Systemanerkennung Hinweise für Betreiber von GMA Errichterfirma ist nicht mehr anerkannt

2 1 Vorbemerkungen Verlangt ein Betreiber einer Gefahrenmeldeanlage (GMA) eine VdS-gerechte GMA, so müssen folgende Anforderungen erfüllt werden: - Für sämtliche verwendeten Anlageteile muss eine gültige VdS-Anerkennung existieren. - Mit Ausnahme weniger, sogenannter systemfreier Anlageteile (z.b. Batterien) müssen alle verwendeten Anlageteile Bestandteil eines VdS-anerkannten Systems (z.b. VdS-anerkanntes Brandmeldesystem oder VdS-anerkanntes Einbruchmeldesystem) sein. - Die Projektierung und Montage der GMA muss durch eine für das verwendete System VdS-anerkannte Errichterfirma durchgeführt werden. - Sofern die GMA die zugehörigen VdS-Richtlinien für Planung und Einbau erfüllt, darf die VdS-anerkannte Errichterfirma zur Bestätigung der Konformität mit den vorgenannten Richtlinien ein VdS-Attest ausstellen. Mit der Ausstellung dieses Attestes gilt die GMA als VdS-anerkannt. Fordert der Kunde eine VdS-anerkannte GMA, muss von der Errichterfirma ein VdS-Attest ausgestellt werden. - Die Instandhaltung der GMA muss ebenfalls durch eine für das verwendete System VdS-anerkannte Errichterfirma durchgeführt werden. Insbesondere bei der Instandhaltung ist außerdem zu beachten, dass die Errichterfirma für den Ort, an dem die GMA betrieben wird, anerkannt ist (regionale Begrenzung der VdS- Errichteranerkennung). Da eine GMA in der Regel eine Lebenserwartung von vielen Jahren (vielfach 10 Jahre und mehr) hat und sowohl die VdS-Systemanerkennungen als auch die VdS- Errichteranerkennungen einem ständigen Wandel unterzogen sind, können sich beim Betrieb einer VdS-anerkannten GMA Probleme ergeben, für die dieses Merkblatt Lösungen aufzeigen soll. 2 Bevorratung von Ersatzteilen für GMA Um den Betrieb einer GMA während der zu erwartenden Lebensdauer sicher zu stellen, kommt der Bevorratung von Ersatzteilen eine besondere Bedeutung zu. Im Rahmen der Gewährleistung muss die Errichterfirma den Betrieb der GMA in jedem Fall sicherstellen. Auch nach Ablauf der Gewährleistungsfrist wird der Betreiber insbesondere bei Abschluss eines Instandhaltungsvertrages eine angemessene Ersatzteilversorgung erwarten. Sofern die Errichterfirma nicht selber Ersatzteile bevorratet (über ein entsprechendes Lager), sind Vereinbarungen zur Ersatzteilbevorratung zwischen Errichterfirma und Lieferant das Mittel der Wahl. Eine alleinige Lieferzusage, die jederzeit gekündigt werden kann, ist nicht ausreichend. 2

3 3 Hinweise für Errichterfirmen 3.1 Erweiterung oder Änderung von GMA mit abgelaufener Systemanerkennung Situation: Die Errichterfirma ist für ein bestimmtes System nicht mehr anerkannt, da der Inhaber der Systemanerkennung diese nicht verlängert hat (z.b. weil die Produktion der im System enthaltenen Zentrale ausgelaufen ist). Problem: Dürfen von der Errichterfirma noch Erweiterungen oder Änderungen von GMA mit diesem System vorgenommen werden? Lösungen: Grundsätzlich gilt: Erweiterungen oder Änderungen müssen nach den zum Zeitpunkt der Erweiterung/Änderung gültigen VdS-Richtlinien ausgeführt werden. Die für die Erweiterung oder Änderung verwendeten Anlageteile müssen zum Zeitpunkt des Einbaus VdS-anerkannt sein. Sofern solche Anlageteile nicht mehr zur Verfügung stehen, kann von VdS Schadenverhütung auf Antrag eine Einzelbestätigung ausgestellt werden, dass die nicht mehr anerkannten Anlageteile noch den zur Zeit gültigen Richtlinien entsprechen. Fall A: Die GMA wurde bereits in der Vergangenheit attestiert und soll nun erweitert oder ergänzt werden. In diesem Fall ist ein Anhang zum alten Attest erforderlich. Die Erweiterung/Änderung muss nach den aktuellen Richtlinien in Absprache mit dem Betreiber und dem Versicherer ausgeführt werden. Fall B: Die GMA wurde in der Vergangenheit VdS-gerecht installiert, jedoch nicht attestiert und soll nun im Rahmen der Erweiterung/Änderung nachträglich attestiert werden. Sofern die GMA regelmäßig instandgehalten und die Funktionstüchtigkeit aktuell überprüft wurde, darf die GMA rückwirkend attestiert werden. Die Attestierung muss nach den zum Zeitpunkt der Erstinstallation gültigen Richtlinien erfolgen und das alte Datum für die Inbetriebnahme und Übergabe aufweisen. Die eigentliche Erweiterung/Ergänzung ist wie in Fall A auszuführen. Bei Einbruchmeldeanlagen, die vor 1994 installiert wurden, ist zu beachten, dass eine Aktualisierung der Einbruchmeldeanlage gemäß der damals gültigen VdS 2311 alle 10 Jahre empfohlen wurde. Generell sollte bei allen GMA eine nachträgliche Attestierung nicht später als 5 Jahre nach der Erst-Installation vorgenommen werden. 3.2 Instandsetzung von GMA mit abgelaufener Systemanerkennung Situation: Wie Punkt 3.1 Problem: Dürfen von der Errichterfirma noch Instandhaltungen (einschließlich Instandsetzungen, also Austausch von fehlerhaften Anlageteilen) an GMA mit diesem System vorgenommen werden? Lösungen: Grundsätzlich gilt: Errichterfirmen, die vormals für das System anerkannt waren, dürfen nach entsprechender Abstimmung mit dem Betreiber und Versicherer weiterhin Instandhaltungsarbeiten an der GMA durchführen. Beim Austausch von fehlerhaften Anlageteilen müssen vier Fälle unterschieden werden: 3

4 Fall A: Ersatzteil ist ein aus dem abgelaufenen System stammendes, nach wie vor anerkanntes Anlageteil. Dies ist zulässig. Fall B: Ersatzteil ist ein aus dem abgelaufenen System stammendes, nicht mehr anerkanntes Anlageteil. Dies ist zulässig. Fall C: Es gibt kein Ersatzteil mehr aus dem ursprünglichen System; statt dessen wird ein anderes VdS-anerkanntes Anlageteil verwendet. Dieser Fall ist nur mit einer Einzelgenehmigung von VdS Schadenverhütung zulässig. Diese Einzelgenehmigung gilt dann aber für alle Objekte, in denen das alternative Anlageteil in Verbindung mit einem bestimmten System verwendet wird. Die Einzelgenehmigung kann auch vom Inhaber der Systemanerkennung beantragt werden, da dann mehrere Errichterfirmen von der Genehmigung profitieren können. Fall D: Es soll ein Anlageteil verwendet werden, das noch nie anerkannt war. Dies ist unzulässig. 3.3 Errichterfirma hat Systemanerkennung auslaufen lassen Situation: Die Errichterfirma hat ihre Anerkennung als Errichter für ein bestimmtes System nicht mehr verlängern lassen, obwohl das System noch anerkannt ist. Problem: In diesem Fall darf die Errichterfirma weder Erweiterungen oder Änderungen, noch Instandhaltungen für dieses System vornehmen. Lösung: Der Errichter sollte seine Anerkennung solange wie möglich für alle verwendeten Systeme aufrecht erhalten (bis die Systemanerkennung durch den Anerkennungsinhaber gekündigt wird). Hinweis: Abweichend von früheren Regelungen brauchen VdS-anerkannte Errichterfirmen nur noch einmalig und nicht mehr regelmäßig Atteste zu jedem System, für dessen Errichtung die Firma anerkannt ist, nachzuweisen. 3.4 Errichterfirma wird nur noch für Instandhaltung beliefert Situation: Der Inhaber der Systemanerkennung möchte ein bestimmtes System auslaufen lassen und beliefert deshalb die Errichterfirma nur noch mit Ersatzteilen für die Instandhaltung. Problem: In der VdS-Anerkennungsurkunde für die Errichterfirma wird dieses System vollwertig gelistet. Für den Kunden der Errichterfirma ist nicht erkennbar, dass dieses System nicht mehr für neue GMA zur Verfügung steht. Lösung: Auf Wunsch des Inhabers der Systemanerkennung kann die VdS-Anerkennung mit einem Index versehen werden, der das vormals uneingeschränkt anerkannte System nur noch für die Instandhaltung (inklusive Erweiterungen und Änderungen der GMA) ausweist. Der Errichterfirma wird über ein formloses Anschreiben (als Ergänzung zur Errichteranerkennung) bestätigt, dass sie die Instandhaltung für dieses System durchführen darf. Hinweis 1: Die Beschränkung auf Instandhaltung gilt immer für alle Errichterfirmen. Hinweis 2: Eine Errichterfirma muss auf jeden Fall mindestens ein System ohne Beschränkung auf Instandhaltung in der Errichter-Anerkennungsurkunde gelistet haben. Hinweis 3: Für die Systeme, die lediglich für die Instandhaltung vorgesehen sind, braucht die Errichterfirma nur eine Lieferzusage für die Ersatzteilversorgung beizubringen. Hinweis 4: Will ein Systeminhaber nur noch bestimmte Errichterfirmen mit Neuanlagen beliefern, muss dies im direkten Vertragsverhältnis zwischen Errichterfirma und Systeminhaber abgeklärt werden. In der Errichter-Anerkennungsurkunde wird in diesem Fall keine Einschränkung vorgenommen. 4

5 3.5 Lieferzusage an Errichterfirma gekündigt Situation: Der Inhaber der Systemanerkennung kündigt die Lieferzusage an die Errichterfirma. Es erfolgt auch keine Belieferung der Errichterfirma mit Ersatzteilen für die Instandhaltung. Problem: Sofern die Errichterfirma mit dem Systemlieferanten keine langfristigen Lieferverträge abgeschlossen hat, kann durch eine solche Kündigung die Existenz der Errichterfirma gefährdet sein. Lösung: Die Errichterfirma sollte langfristige Lieferverträge mit dem Systeminhaber abschließen. Teilt der Systemanerkennungsinhaber VdS Schadenverhütung mit, dass er eine bestimmte Lieferzusage gekündigt hat, wird VdS Schadenverhütung zunächst bei der Errichterfirma anfragen, ob die Kündigung wirksam ist. Erst wenn die Rechtmäßigkeit der Kündigung geklärt ist (die Nachweispflicht über eine evtl. unrechtmäßige Kündigung liegt bei der Errichterfirma), wird das gekündigte System aus der Anerkennungsurkunde der Errichterfirma gestrichen. In diesem Fall muss die Errichterfirma die Kunden, die das System verwenden und regelmäßig instandhalten lassen, über die Streichung informieren. 3.6 Attestierung von GMA mit noch nicht anerkannten Anlageteilen Situation: Zum Zeitpunkt der Attestierung befindet sich ein neues Anlageteil, das in der zu attestierenden GMA verwendet werden soll, noch in der labortechnischen Prüfung. Problem: Im Attest kann keine Anerkennungsnummer für das Anlageteil eingetragen werden. Lösung: Auch in der Projektierungsphase dürfen ausschließlich Produkte vorgesehen werden, die bereits VdS-anerkannt sind. 3.7 Verwendung von Lagerbeständen bei Ablauf der Produkt- Anerkennung Situation: Die VdS-Anerkennung für ein bestimmtes Anlageteil wurde auf Wunsch des Anerkennungsinhabers nicht mehr verlängert. Die Errichterfirma hat noch Lagerbestände von diesem Anlageteil. Problem: Nicht VdS-anerkannte Produkte dürfen in VdS-attestierten GMA nicht verwendet werden. Lösung: Lagerbestände dürfen von der Errichterfirma noch bis zu 6 Monate nach Ablauf der VdS-Anerkennung aufgebraucht werden. Hinweis: Diese Lösung darf nicht angewendet werden, wenn das Anlageteil seine VdS- Anerkennung aufgrund von mangelhafter Qualität verliert. 5

6 4 Hinweise für Inhaber von Systemanerkennungen 4.1 Ergänzung einer Systemanerkennung durch Hersteller Situation: Die Systemanerkennung soll um ein zusätzliches Anlageteil ergänzt werden. Der Hersteller des Anlageteiles ist gleichzeitig Inhaber der Systemanerkennung. Problem: Bei der Antragstellung gemäß VdS 2344, Anhang D kann bei der Beantragung der Anlageteile-Anerkennung nicht gleichzeitig angegeben werden, in welches System (welche Systeme) das Anlageteil aufgenommen werden soll. Lösung: Bei der nächsten Überarbeitung der VdS 2344 wird im Anhang D ein entsprechendes Feld ergänzt. Bis zu dieser Ergänzung sollen die Inhaber der Systemanerkennung ihre Wünsche in einem Anschreiben zum Antrag mitteilen. 4.2 Ergänzung einer Systemanerkennung durch Vertriebsfirma Situation: Wie Punkt 4.1, aber der Inhaber der Systemanerkennung ist eine Vertriebsfirma (also nicht Hersteller des Anlageteiles). Problem: Wie Punkt 4.1. Lösung: Wie Punkt 4.1, zusätzlich muss die Vertriebsfirma eine Lieferzusage des Inhabers der Anerkennung für das zu ergänzende Anlageteil vorlegen. Ferner muss der Inhaber der Systemanerkennung Anschaltbeschreibungen für das System (die Systeme) mit allen technischen Daten liefern. Sofern es sich bei der Systemurkunde um eine Zweitanerkennung handelt, wird die Zweitanerkennung erst ergänzt, wenn dies auch für die Erstanerkennung erfolgt ist. 4.3 Ergänzung einer Systemanerkennung um einzelne Anlageteile Situation: Der Inhaber der Systemanerkennung will nur einige wenige Anlageteile in der Systemanerkennung ergänzen lassen. Problem: Durch den Umfang der Systemanerkennung entstehen bei einem neuen Ausdruck der gesamten Anerkennung erhebliche Kosten. Lösung: Auf Wunsch des Antragstellers kann die Neuausstellung einer Systemurkunde bis zur nächsten Verlängerung zurückgestellt werden. Statt dessen erhält der Antragsteller eine Bestätigung über die Aufnahme des neuen Anlageteiles in das System. In diesem Fall muss der Anerkennungsinhaber dafür sorgen, dass alle von ihm mit dem System belieferten Errichterfirmen über die Ergänzung informiert werden und eine Kopie der Anerkennung für das ergänzte Anlageteil erhalten (insbesondere wegen der Hinweise zur Verwendung des Anlageteils gemäß Anlage 3 der Anerkennungsurkunde). Hinweis: Sobald die Zahl der formlos ergänzten Anlageteile 10 Stück überschreitet, wird grundsätzlich eine neue Anerkennungsurkunde ausgestellt (inkl. aller Ergänzungen). 6

7 4.4 Verspätete Antragstellung auf Verlängerung einer Systemanerkennung Situation: Der Inhaber einer Systemanerkennung hat versäumt, rechtzeitig (6 Monate vor Ablauf der Anerkennung) den Antrag auf Verlängerung des Systems zu stellen. Problem: Gemäß VdS 2344 ist nach Ablauf der Anerkennung nur eine Neuantragstellung möglich. In diesem Fall würde das System eine neue Anerkennungsnummer erhalten. Lösung: Verspätet eingereichte Verlängerungsanträge können maximal 6 Monate nach Ablauf der Anerkennung noch bearbeitet werden. Sofern die Zertifizierungsgrundlagen erfüllt werden, kann das System wieder anerkannt werden; es kann jedoch eine Anerkennungslücke entstehen (bei gleichzeitiger Reduzierung der Laufzeit der Anerkennung um die Zeitspanne, die die Anerkennung verspätet ausgestellt wurde). Die alte Anerkennungsnummer bleibt erhalten. Im Detail betrachtet können folgende Fälle unterschieden werden: Fall A: Der Antrag geht verspätet, jedoch noch innerhalb von 6 Monaten vor Ablauf der Anerkennung bei VdS Schadenverhütung ein. Dann gibt es zwei Möglichkeiten: Vorgehensweise 1: Der Antrag kann noch vor Ablauf der Anerkennung abschließend bearbeitet werden. In diesem Fall wird die Anerkennung lückenlos verlängert. Vorgehensweise 2: Der Antrag kann nicht vor Ablauf der Anerkennung abschließend bearbeitet werden (z.b. bei einer Systemänderung und den daraus resultierenden Nachprüfungen). In diesem Fall kann die Anerkennung nicht lückenlos verlängert werden. Es entsteht also ein Zeitraum, in dem das System nicht anerkannt ist. Fall B: Der Antrag geht nach Ablauf der Anerkennung, jedoch noch innerhalb von 6 Monaten nach Ablauf der Anerkennung bei VdS Schadenverhütung ein. Vorgehensweise: Die Gültigkeit der Anerkennung beginnt ab dem Zeitraum, ab dem der Antrag abschließend bearbeitet wurde. In diesem Fall wird die Anerkennung nicht lückenlos verlängert. Es entsteht also ein Zeitraum, in dem das System nicht anerkannt ist. Fall C: Der Antrag geht später als 6 Monate nach Ablauf der Anerkennung bei VdS Schadenverhütung ein. Vorgehensweise: In diesem Fall wird der Antrag wie ein Neuantrag bearbeitet. Es wird eine neue Anerkennungsnummer festgelegt. 7

8 5 Hinweise für Betreiber von GMA 5.1 Errichterfirma ist nicht mehr anerkannt Situation: Die Errichterfirma verliert ihre Anerkennung (wird aberkannt oder stellt keinen Verlängerungsantrag). Problem: Die Errichterfirma darf VdS-attestierte GMA weder ergänzen, noch instandhalten (erlaubt ist lediglich die Beseitigung von Mängeln, die bei der Prüfung von GMA durch VdS Schadenverhütung festgestellt wurden). Lösung: Der Betreiber muss für die Instandhaltung auf eine andere, für das System anerkannte Errichterfirma wechseln. Hinweise: Sofern für den Standort der GMA keine für das System anerkannte Errichterfirma zur Verfügung steht, kann im Einzelfall auch eine Instandhaltung der GMA durch eine VdS-anerkannte Errichterfirma erfolgen, die nicht für das verwendete System anerkannt ist. Dies muss mit dem Versicherer und dem Betreiber abgestimmt werden. Wird die Instandhaltung durch eine nicht VdS-anerkannte Errichterfirma durchgeführt, verliert die GMA ihren Status als VdS-anerkannte GMA. 8