Sichere E-Mail-Kommunikation mit fat Inhalt Über das Verfahren... 1 Eine sichere E-Mail lesen... 2 Eine sichere E-Mail auf Ihrem PC abspeichern... 8 Eine sichere Antwort-E-Mail verschicken... 8 Einem fat-mitarbeiter eine vertrauliche Nachricht zukommen lassen... 9 Hilfestellung bei Problemen... 11 Ich habe mein Passwort vergessen... 11 Ich erhalte die Fehlermeldung cookie error: No valid cookie found wenn ich versuche, mich am Secure-E-Mail-System anzumelden... 11 Mein Webbrowser hat Probleme, die Webseiten des Secure-E-Mail-Systems korrekt darzustellen 11 Verwendung herkömmlicher Verschlüsselungsverfahren... 11 Über das Verfahren Eine unverschlüsselte E-Mail ist mit einer Postkarte vergleichbar: Auf ihrem Weg durch die weite (Internet-)Welt kann sie jederzeit abgefangen und gelesen werden. Vertrauliche Kommunikation findet auch heute noch zu großen Teilen auf dem Postweg oder von Angesicht zu Angesicht statt. Um eine E-Mail mit vertraulichen Informationen vor Einsichtnahme und Veränderung durch unbefugte Dritte zu schützen, sollte sie also verschlüsselt werden. Bislang waren dabei die größten Hindernisse, dass herkömmliche Verschlüsselungsverfahren oft kompliziert, teuer und umständlich in der Handhabung sind. Mit der Einführung der SEPPmail-Technologie hat die fat nun einen entscheidenden Schritt getan, um daran etwas zu ändern. Bei diesem Verfahren erhalten Sie von uns eine verschlüsselte E-Mail, die Sie ohne Spezialsoftware mit wenigen Klicks entschlüsseln können. Und das Beste: Sie können uns Ihre Antwort ebenfalls verschlüsselt zukommen lassen!
Eine sichere E-Mail lesen Der verschlüsselte Inhalt einer sicheren Mail befindet sich in einem HTML-Dokument (secure-email.html), das Sie als E-Mail-Anhang von uns enthalten. In dieser Träger-E-Mail werden Sie dazu aufgefordert, den Anhang zu öffnen um den verschlüsselten Inhalt lesbar zu machen. [Abb.1] 2
Öffnen Sie das HTML-Dokument und bestätigen Sie mit dem OK -Button, um den Entschlüsselungsvorgang einzuleiten. [Abb.2] Wenn Sie zum ersten Mal eine sichere E-Mail erhalten, geben Sie auf der nun folgenden Seite das initiale Passwort ein, das Ihnen der Absender der sicheren E-Mail am Telefon, per SMS, Fax oder auch persönlich mitteilt, und klicken Sie auf Öffnen. 3
[Abb.3] Im nächsten Schritt werden Sie aufgefordert, ein eigenes Passwort zu wählen, Ihren Namen anzugeben und eine Erinnerungsfrage samt passender Antwort zu wählen. Diese Frage wird Ihnen von einem unserer Mitarbeiter gestellt, falls Sie Ihr Passwort vergessen haben und es zurücksetzen lassen möchten. 4
Mit einem Klick auf Speichern bestätigen Sie die Angaben. [Abb.4] 5
War der Vorgang erfolgreich, so erscheint eine entsprechende Bestätigung mit der Aufforderung, die Prozedur über den Button Weiter fortzusetzen. [Abb.5] Wenn Sie schon einmal eine sichere E-Mail von einem unserer Mitarbeiter erhalten und die initiale Registrierung durchgeführt haben, geben Sie das Passwort ein, welches Sie selbst gewählt haben, und klicken Sie auf Öffnen. Siehe [Abb.3] 6
Der vertrauliche Inhalt wird nun entschlüsselt und angezeigt. [Abb.6] 7
Sollte der verschlüsselten E-Mail ein Anhang (z.b. ein PDF-Dokument) beigefügt sein, so wird dies selbstverständlich ebenfalls verschlüsselt übertragen und kann, sobald die E-Mail entschlüsselt wurde, heruntergeladen werden. Hierzu finden Sie ganz unten die Schaltfläche Herunterladen. [Abb.7] Eine sichere E-Mail auf Ihrem PC abspeichern Um die sichere E-Mail im Klartext auf Ihrem PC abzuspeichern oder in Ihr E-Mail-Programm zu übernehmen, können Sie sie über zwei Schaltflächen herunterladen: Um die E-Mail im Microsoft Outlook Format herunterzuladen, verwenden Sie die Schaltfläche Outlook. Sie erhalten daraufhin eine Datei vom Typ MSG, die Sie entweder auf der Festplatte abspeichern oder direkt mit Outlook öffnen können. Um die E-Mail im EML-Format (z.b. für Mozilla Thunderbird) herunterzuladen, wählen Sie die Schaltfläche Nachricht speichern. Eine sichere Antwort-E-Mail verschicken Für das Versenden einer sicheren Antwort steht Ihnen die Schaltfläche Antworten zur Verfügung. Sie gelangen zu einer Eingabemaske, in der Sie Ihre Antwort formulieren und gegebenenfalls Anlagen anfügen können. Durch einen Klick auf Mitteilung senden wird die Antwort zugestellt. 8
[Abb.8] Da der gesamte Datenverkehr zwischen Ihrem PC und unserem Secure-E-Mail-System verschlüsselt ist (erkennbar am https://... in der Adresszeile des Webbrowsers), wird auch Ihre Antwort sicher übertragen und ist nicht für Dritte einsehbar. Einem fat-mitarbeiter eine vertrauliche Nachricht zukommen lassen Um einem unserer Mitarbeiter eine vertrauliche E-Mail zukommen zu lassen, können Sie eine verschlüsselte E- Mail, die Sie aus unserem Hause erhalten haben, dauerhaft aufbewahren. Diese können Sie auch später jederzeit öffnen um so Zugriff auf das Secure-E-Mail-System zu erhalten. Über die Schaltfläche Neues Email können Sie nun auf sicherem Wege eine Nachricht an einen beliebigen fat- Mitarbeiter senden. 9
Wichtig ist dabei, dass die E-Mail-Adresse des Empfängers zur Domain fat.de gehört (also Mitarbeitername@fat.de lautet), da die Nachricht sonst vom System abgewiesen wird. [Abb.9] Sollten Sie noch keine verschlüsselte E-Mail von uns erhalten haben und dennoch sicher mit uns kommunizieren wollen, bitten Sie einfach einen unserer Mitarbeiter, Ihnen eine verschlüsselte E-Mail zu senden! 10
Hilfestellung bei Problemen Ich habe mein Passwort vergessen Wenn Sie Ihr Kennwort für unser Secure-E-Mail-System vergessen haben, können Sie es zurücksetzen lassen, indem Sie nach dem Öffnen der HTML-Datei und dem Klick auf OK die Schaltfläche Passwort vergessen betätigen. Sie werden dann aufgefordert, eine Telefonnummer anzugeben, unter der Sie zu diesem Zeitpunkt erreichbar sind. Ein fat-mitarbeiter wird Sie so bald wie möglich kontaktieren, Ihnen die während der Registrierungsprozedur festgelegte Frage stellen und bei korrekter Antwort ein neues Passwort setzen. Ich erhalte die Fehlermeldung cookie error: No valid cookie found wenn ich versuche, mich am Secure-E- Mail-System anzumelden Bitte stellen Sie sicher, dass in Ihrem Webbrowser Cookies aktiviert sind. Diese Fehlermeldung kann auch erscheinen, wenn Sie ein Webmail-Portal (z.b. www.gmx.de) mit dem Microsoft Internet Explorer verwenden, um Ihre E-Mails zu lesen. Um die sichere E-Mail dennoch zu lesen, wählen Sie beim Aufrufen des HTML-Anhangs nicht Öffnen sondern Speichern, legen das HTML-Dokument auf Ihrem PC ab und öffnen es direkt am gewählten Speicherort. Alternativ öffnen Sie das Webmail-Portal mit einem anderen Webbrowser, z.b. Mozilla Firefox oder Google Chrome. Mein Webbrowser hat Probleme, die Webseiten des Secure-E-Mail-Systems korrekt darzustellen Gegebenenfalls kann der Einsatz von Zusatzsoftware (z.b. Browser-PlugIns wie NoScript oder AdBlock) zu Problemen bei der Darstellung des Webmail-Portals führen. Sie sollte entweder deaktiviert werden oder so konfiguriert sein, dass die Webseiten der Domain securemail.fat.de nicht beeinträchtigt werden. Verwendung herkömmlicher Verschlüsselungsverfahren Selbstverständlich unterstützt unser Secure-E-Mail-System auch die herkömmlichen Verschlüsselungsverfahren S/MIME und PGP. Bis auf wenige Ausnahmen werden alle E-Mails, die unser Haus verlassen, mit einer S/MIME-Signatur versehen, wobei der öffentliche Schlüssel des Absenders jeweils mitgesendet wird. Diesen Schlüssel benötigen Sie, wenn Sie unserem Mitarbeiter eine S/MIME-verschlüsselte E-Mail senden möchten. Hinterlegen Sie den Schlüssel an entsprechender Stelle in Ihrem E-Mail-Programm um die S/MIME- Verschlüsselung nutzen zu können. Auf umgekehrtem Wege erkennt unser System gegebenenfalls Ihre S/MIME- oder PGP-Signatur und speichert Ihren öffentlichen Schlüssel ab, sodass nach Eingang Ihrer ersten signierten E-Mail alle E-Mails, die unsere Mitarbeiter Ihnen senden, automatisch verschlüsselt werden. 11