Welcome Center der Universität Konstanz Dr. Johannes Dingler Welcome Center Tel: 07531 88-4498 Johannes.Dingler@uni-konstanz.de www.uni-konstanz.de/welcome
Betreuungsmöglichkeiten 1. Dezentrale Betreuung 2. Informationszentrum 3. Full Service Center
Dimensionen Welcome Center Eigene Leistungen Vermittelte Leitungen Informationen Persönliche Begleitung Administrative Services Weitere Services Reaktiv Proaktiv
Welcome Center Etabliert im August 2008 Aufbau der Strukturen Konkrete Betreuungsleistungen Unterstützung von über 740 Wissenschaftlern aus 64 Ländern
Ausgangslage Dezentrale Betreuung international mobiler Forscher durch Fachbereiche oder Lehrstühle Unkoordinierte Betreuung durch die vorhandenen Serviceeinrichtungen der Universität Mangelnde Information über vorhandene Serviceeinrichtungen der Universität Heterogene Betreuungsangebote Heterogene Betreuungsqualität
Ziele des Welcome Centers Zentrale Dienstleistungsstelle für international mobile Forschende und deren Familien in allen außerfachlichen Angelegenheiten Homogenisierung der Betreuung Schaffung optimaler Lebens- und Arbeitsbedingungen Steigerung der Attraktivität des Hochschulstandorts Verstärkung der Internationalisierungsstrategie Entlastung der Fachbereiche, Entlastung der Verwaltung Professionalisierung des Serviceangebots
Konzeptionelle Aspekte Umfassender Service in allen außerfachlichen Bereichen Zentralisierung: zentraler Ansprechpartner, Service aus einer Hand Betreuung von international mobilen Forscherinnen und Forscher und deren Familien Vernetzung der bisherigen Angebote innerhalb und außerhalb der Universität: bereits vielfältige Angebote vorhanden: Bündelung der vorhandenen Kompetenzen Zielgruppe: internationale DoktorandInnen PostDocs GastprofessorInnen neuberufene ProfessorInnen
Welcome Center Universitätsinterne Stellen Externe Stellen Personalabteilung Stadt Konstanz Gästezimmer Ausländerbehörde Steuerbehörden Förderprogramme Kindertagesstätten Dual Career Couples International Haushaltsabteilung Familiengerechte Hochschule Welcome Center + Forschende Office Schulen Wohnungsmarkt Öffentlichkeitsarbeit Website Abholservice Behördengänge Familiennachzug Familienbetreuung Integration Notfallhotline Rektorempfang Datenbank für Ärzte Forscherdatenbank Alumnivernetzung Veranstaltungen Versicherungen Eigene Dienstleistungen
Fachbereiche Welcome Center Welcome Center Fachbereich Absprachen Kontaktaufnahme Absprachen Forscher Welcome Center Fachbereich Außerfachliche Betreuung Fachliche Betreuung
Alleinstellungsmerkmale Service- und bedürfnisorientierter Ansatz Umfassender Service Umfang Zeitraum Umfassende persönliche Unterstützung Vertrauensbasis während des gesamten Aufenthalts Aktives Fallmanagement (Informationsmanagement, Zeitmanagement) Kooperative Vernetzung Qualitätsmanagement
Qualitätsmanagementzyklus Bedürfnisse der Forschenden und ihrer Familien Definition von Aufgaben Definition von Standards und Serviceniveaus Definition von Workflows und Prozessabläufen Implementierung Feedbackschleife Neue Aufgaben Dokumentation Evaluation
Qualitätsmanagementinstrumente Welcome Center Abschlussgespräch Zufriedenheitsbefragung Standardkontrolle Dokumentation Definition von Standards Qualitätsmanagement
Evaluation Welcome Center März 2011 How do you rate the overall quality of the services of the Welcome Center you used? 100 80 % 60 40 20 0 Very Good Good Satisfactory Fair Poor How important do you consider the services of the Welcome Center for the University of Konstanz? 100 80 % 60 40 20 0 Very Important Important Fairly Important Fairly Unimportant Unimportant
Stand der Implementierung Alle zentralen Dienstleistungsangebote sind implementiert Weitere Optimierung der Strukturen Ausbau des Angebots Pflichtangebote umgesetzt: Unterkunft, Formalitäten, Behördengänge Kürangebote in der Umsetzung: soziale Integration, Seminare, Exkursionen
Dienstleistungen des Welcome Centers Direkte Kontaktaufnahme mit dem Gast Analyse der Bedürfnisse Erstellung eines Betreuungsplans Fünf Betreuungsphasen Service im Vorfeld des Aufenthalts Service bei Ankunft Service während des Aufenthalts Service zum Ende des Aufenthalts Service nach dem Aufenthalt
Service im Vorfeld des Aufenthalts Visums- und ausländerrechtliche Fragen Einladungsschreiben Hilfe bei Suche nach Übergangswohnung Organisation der Anreise Unterstützung bei Familiennachzug
Service bei Ankunft Abholservice vom Bahnhof oder Flughafen Unterstützung bei der endgültigen Wohnungssuche Aufnahmegespräch Begleitung bei Behördengängen Unterstützung bei formalen Fragen wie z.b. Krankenversicherung, Rentenversicherung, weiteren Versicherungen, Steuer, Banken Hilfe bei Arbeitsvertragsformalitäten Bibliotheksausweis, E-Mailadresse Campusführung
Service während des Aufenthalts Koordination des Familiennachzugs Unterstützung in Fragen der Vereinbarkeit von Familie und Beruf Organisation aller Adressänderungen Organisation von Kinderbetreuung Unterstützung bei der Suche nach Schulen Angebot Kurse Deutsch als Fremdsprache Informationsveranstaltung zum Bildungs- und Hochschulsystem Broschüre und Datenbank zu fremdsprachigen Ärzten und Krankenhäuser Maßnahmen zur Integration Unterstützung bei allen auftauchenden Problemen Begleitung zu internen und externen Stellen nach Bedarf
Service zum Ende des Aufenthalts Abschlussgespräch Organisation der Formalitäten vor der Abreise Unterstützung bei der Stellensuche nach dem Aufenthalt Hilfestellung bei der Suche nach Förderprogrammen Service nach dem Aufenthalt Integration in das Alumnikonzept Unterstützung bei der Planung weiterer Aufenthalte in Konstanz
Betreuungsleistung Betreute Personen insgesamt: 741 Derzeit in Konstanz: 193 Nach Konstanz kommend: 81 120 100 80 60 40 20 0 03-08 04-08 01-09 02-09 03-09 04-09 01-10 02-10 03-10 04-10 01-11 Neue Betreuungen nach Quartal 300 250 200 150 100 50 0 2008 2009 2010 Betreuungsleistungen pro Jahr
Länder: Ägypten: 6 Äthiopien: 1 Argentinien: 6 Australien: 5 Bangladesch 2 Belgien: 2 Bosnien-Herzegowina 2 Brasilien: 9 Bulgarien 1 China: 56 Chile: 1 Costa Rica 2 Deutschland: 97 England: 18 Estland: 3 Finnland: 1 Frankreich: 16 Griechenland: 12 Indien: 39 Indonesien: 2 Irak: 2 Iran: 12 Irland: 3 Israel: 10 Italien: 30 Japan: 17 Jordanien: 2 Kamerun: 1 Kanada: 7 Kasachstan 2 Kenia: 2 Kolumbien: 9 Kongo: 1 Korea: 22 Kroatien: 1 Lettland: 1 Litauen: 4 Malta: 1 Mexiko: 8 Niederlande: 7 Norwegen: 1 Österreich: 4 Pakistan: 10 Panama: 1 Philippinen 1 Polen: 10 Portugal: 2 Rumänien: 32 Russland: 38 Schweden 4 Schweiz: 8 Senegal: 1 Serbien: 6 Slowakei: 1 Slowenien: 2 Spanien: 18 Südafrika: 4 Sudan: 2 Syrien: 2 Taiwan 4 Tschechien: 5 Türkei: 11 Ukraine: 12 Ungarn: 6 USA: 52 Venezuela: 2 Zypern 1
Probleme Welcome Center Kapazitäten Zu hohe Ansprüche und Erwartungen Unterschiedliche Interessen Neuberufene ProfessorInnen
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