Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung

Transkript

1 Vertrag über die Auftragsverarbeitung personenbezogener Daten gemäß Art. 28 DS-GVO Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung zwischen dem/der - nachstehend Auftraggeber genannt - und der B&F Consulting AG Freiheitsstr , Kirchheimbolanden - nachstehend Auftragnehmer genannt - 1. Einleitung, Geltungsbereich, Definitionen (1) Dieser Vertrag regelt die Rechte und Pflichten von Auftraggeber und -nehmer (im Folgenden Parteien genannt) im Rahmen einer Verarbeitung von personenbezogenen Daten im Auftrag. (2) Dieser Vertrag findet auf alle Tätigkeiten Anwendung, bei denen Mitarbeiter des Auftragnehmers oder durch ihn beauftragte Unterauftragnehmer (Subunternehmer) personenbezogene Daten des Auftraggebers verarbeiten. (3) In diesem Vertrag verwendete Begriffe sind entsprechend ihrer Definition in der EU Datenschutz- Grundverordnung zu verstehen. Soweit Erklärungen im Folgenden schriftlich zu erfolgen haben, ist die Schriftform nach 126 BGB gemeint. Im Übrigen können Erklärungen auch in anderer Form erfolgen, soweit eine angemessene Nachweisbarkeit gewährleistet ist. 2. Gegenstand und Dauer des Auftrags (1) Gegenstand Der Gegenstand des Auftrags bezieht sich auf: Verarbeitung der personenbezogenen Daten bei der Vermittlung und Verwaltung der betrieblichen und privaten Versicherungen mit Ausnahme der gesetzlichen Sozialversicherung. (2) Dauer Die Verarbeitung erfolgt auf unbestimmte Zeit bis zur Kündigung dieses Vertrags oder des Hauptvertrags durch eine Partei. Stand: Seite 1 von 8 Version: 1.0

2 3. Konkretisierung des Auftragsinhalts (1) Art und Zweck der vorgesehenen Verarbeitung von Daten Art der Verarbeitung der personenbezogenen Daten durch den Auftragnehmer für den Auftraggeber sind folgende: Erheben, Erfassen, Organisation, Ordnen, Speicherung, Anpassung oder Veränderung, Auslesen, Abfragen, Verwendung, Offenlegung durch Übermittlung, Verbreitung oder eine andere Form der Bereitstellung, Abgleich oder Verknüpfung, Einschränkung, Löschen oder Vernichtung von Daten Zweck der Verarbeitung ist die Erbringung von Dienstleistungen im Rahmen der gewerblichen Tätigkeit des Auftragnehmers. Die Erbringung der vertraglich vereinbarten Datenverarbeitung findet ausschließlich in einem Mitgliedsstaat der Europäischen Union oder in einem anderen Vertragsstaat des Abkommens über den Europäischen Wirtschaftsraum statt. Jede Verlagerung in ein Drittland bedarf der vorherigen Zustimmung des Auftraggebers und darf nur erfolgen, wenn die besonderen Voraussetzungen der Art. 44 ff. DS-GVO erfüllt sind. Hierüber ist eine separate Vereinbarung zu treffen. (2) Art der Daten Gegenstand der Verarbeitung personenbezogener Daten sind folgende Datenarten/-kategorien: Personenstammdaten (z. B. Name, Vorname, Adresse) Kommunikationsdaten (z. B. Telefon, ) Vertragsstammdaten (Vertragsbeziehung, Produkt- bzw. Vertragsinteresse) Kundenhistorie (z. B. bei Reklamationen) Vertragsabrechnungs- und Zahlungsdaten Planungs- und Steuerungsdaten Auskunftsangaben (von Dritten, z. B. Auskunfteien oder aus öffentlichen Verzeichnissen) (3) Die durch die Verarbeitung betroffenen Personen umfassen: Mitarbeiter und Ansprechpartner Ggf. Kunden, Interessenten, Abonnenten, Lieferanten, Handelsvertreter 3. Technisch-organisatorische Maßnahmen (1) Der Auftragnehmer hat die Umsetzung der im Vorfeld der Auftragsvergabe gem. Anlage 1 dargelegten und erforderlichen technischen und organisatorischen Maßnahmen vor Beginn der Verarbeitung, insbesondere hinsichtlich der konkreten Auftragsdurchführung zu dokumentieren und dem Auftraggeber zur Prüfung zu übergeben. Bei Akzeptanz durch den Auftraggeber werden die dokumentierten Maßnahmen Grundlage des Auftrags. Soweit die Prüfung/ein Audit des Auftraggebers einen Anpassungsbedarf ergibt, ist dieser einvernehmlich umzusetzen. (2) Der Auftragnehmer hat die Sicherheit gem. Art. 28 Abs. 3 lit. c, 32 DS-GVO insbesondere in Verbindung mit Art. 5 Abs. 1, Abs. 2 DS-GVO herzustellen. Insgesamt handelt es sich bei den zu treffenden Maßnahmen um Maßnahmen der Datensicherheit und zur Gewährleistung eines dem Risiko angemessenen Schutzniveaus hinsichtlich der Vertraulichkeit, der Integrität, der Verfügbarkeit Stand: Seite 2 von 8 Version: 1.0

3 sowie der Belastbarkeit der Systeme. Dabei sind der Stand der Technik, die Implementierungskosten und die Art, der Umfang und die Zwecke der Verarbeitung sowie die unterschiedliche Eintrittswahrscheinlichkeit und Schwere des Risikos für die Rechte und Freiheiten natürlicher Personen im Sinne von Art. 32 Abs. 1 DS-GVO zu berücksichtigen. (3) Die technischen und organisatorischen Maßnahmen unterliegen dem technischen Fortschritt und der Weiterentwicklung. Insoweit ist es dem Auftragnehmer gestattet, alternative adäquate Maßnahmen umzusetzen. Dabei darf das Sicherheitsniveau der festgelegten Maßnahmen nicht unterschritten werden. Wesentliche Änderungen sind zu dokumentieren. 4. Berichtigung, Einschränkung und Löschung von Daten (1) Der Auftragnehmer darf die Daten, die im Auftrag verarbeitet werden, nicht eigenmächtig, sondern nur nach dokumentierter Weisung des Auftraggebers berichtigen, löschen oder deren Verarbeitung einschränken. Soweit eine betroffene Person sich diesbezüglich unmittelbar an den Auftragnehmer wendet, wird der Auftragnehmer dieses Ersuchen unverzüglich an den Auftraggeber weiterleiten. (2) Soweit vom Leistungsumfang umfasst, sind Löschkonzept, Recht auf Vergessenwerden, Berichtigung, Datenportabilität und Auskunft nach dokumentierter Weisung des Auftraggebers unmittelbar durch den Auftragnehmer sicherzustellen. 5. Qualitätssicherung und sonstige Pflichten des Auftragnehmers (1) Der Auftragnehmer verarbeitet personenbezogene Daten ausschließlich wie vertraglich vereinbart oder wie vom Auftraggeber angewiesen, es sei denn, der Auftragnehmer ist gesetzlich zu einer bestimmten Verarbeitung verpflichtet. Sofern solche Verpflichtungen für ihn bestehen, teilt der Auftragnehmer diese dem Auftraggeber vor der Verarbeitung mit, es sei denn, die Mitteilung ist ihm gesetzlich verboten. Der Auftragnehmer verwendet darüber hinaus die zur Verarbeitung überlassenen Daten für keine anderen, insbesondere nicht für eigene Zwecke. (2) Der Auftragnehmer bestätigt, dass ihm die einschlägigen, allgemeinen datenschutzrechtlichen Vorschriften bekannt sind. Er beachtet die Grundsätze ordnungsgemäßer Datenverarbeitung. (3) Der Auftragnehmer verpflichtet sich, bei der Verarbeitung die Vertraulichkeit streng zu wahren. (4) Personen, die Kenntnis von den im Auftrag verarbeiteten Daten erhalten können, haben sich schriftlich zur Vertraulichkeit zu verpflichten, soweit sie nicht bereits gesetzlich einer einschlägigen Geheimhaltungspflicht unterliegen. (5) Der Auftragnehmer sichert zu, dass die bei ihm zur Verarbeitung eingesetzten Personen vor Beginn der Verarbeitung mit den relevanten Bestimmungen des Datenschutzes und dieses Vertrags vertraut gemacht wurden. Entsprechende Schulungs- und Sensibilisierungsmaßnahmen sind angemessen regelmäßig zu wiederholen. Der Auftragnehmer trägt dafür Sorge, dass zur Auftragsverarbeitung eingesetzte Personen hinsichtlich der Erfüllung der Datenschutzanforderungen laufend angemessen angeleitet und überwacht werden. (6) Im Zusammenhang mit der beauftragten Verarbeitung hat der Auftragnehmer den Auftraggeber bei Erstellung und Fortschreibung des Verzeichnisses der Verarbeitungstätigkeiten sowie bei Durchführung der Datenschutzfolgeabschätzung zu unterstützen. Alle erforderlichen Angaben und Dokumentationen sind vorzuhalten und dem Auftraggeber auf Anforderung unverzüglich zuzuleiten. Stand: Seite 3 von 8 Version: 1.0

4 (7) Wird der Auftraggeber durch Aufsichtsbehörden oder andere Stellen einer Kontrolle unterzogen oder machen betroffene Personen ihm gegenüber Rechte geltend, verpflichtet sich der Auftragnehmer den Auftraggeber im erforderlichen Umfang zu unterstützen, soweit die Verarbeitung im Auftrag betroffen ist. (8) Auskünfte an Dritte oder den Betroffenen darf der Auftragnehmer nur nach vorheriger Zustimmung durch den Auftraggeber erteilen. Direkt an ihn gerichtete Anfragen wird er unverzüglich an den Auftraggeber weiterleiten. (9) Soweit gesetzlich verpflichtet, bestellt der Auftragnehmer eine fachkundige und zuverlässige Person als Beauftragten für den Datenschutz. Es ist sicherzustellen, dass für den Beauftragten keine Interessenskonflikte bestehen. In Zweifelsfällen kann sich der Auftraggeber direkt an den Datenschutzbeauftragten wenden. Der Auftragnehmer teilt dem Auftraggeber unverzüglich die Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten mit oder begründet, weshalb kein Beauftragter bestellt wurde. Änderungen in der Person oder den innerbetrieblichen Aufgaben des Beauftragten teilt der Auftragnehmer dem Auftraggeber unverzüglich mit. 6. Unterauftragsverhältnisse Eine Unterbeauftragung von Subunternehmen ist nur mit schriftlicher Zustimmung des Auftraggebers im Einzelfall zugelassen. Als Unterauftragsverhältnisse im Sinne dieser Regelung sind solche Dienstleistungen zu verstehen, die sich unmittelbar auf die Erbringung der Hauptleistung beziehen. Nicht hierzu gehören Nebenleistungen, die der Auftragnehmer z.b. als Telekommunikationsleistungen, Post-/Transportdienstleistungen, Wartung und Benutzerservice oder die Entsorgung von Datenträgern sowie sonstige Maßnahmen zur Sicherstellung der Vertraulichkeit, Verfügbarkeit, Integrität und Belastbarkeit der Hard- und Software von Datenverarbeitungsanlagen in Anspruch nimmt. Der Auftragnehmer ist jedoch verpflichtet, zur Gewährleistung des Datenschutzes und der Datensicherheit der Daten des Auftraggebers auch bei ausgelagerten Nebenleistungen angemessene und gesetzeskonforme vertragliche Vereinbarungen sowie Kontrollmaßnahmen zu ergreifen. 7. Rechte und Pflichten des Auftraggebers (1) Für die Beurteilung der Zulässigkeit der beauftragten Verarbeitung sowie für die Wahrung der Rechte von Betroffenen ist allein der Auftraggeber verantwortlich. (2) Der Auftraggeber erteilt alle Aufträge, Teilaufträge oder Weisungen dokumentiert. In Eilfällen können Weisungen mündlich erteilt werden. Solche Weisungen wird der Auftraggeber unverzüglich dokumentiert bestätigen. (3) Der Auftraggeber informiert den Auftragnehmer unverzüglich, wenn er Fehler oder Unregelmäßigkeiten bei der Prüfung der Auftragsergebnisse feststellt. (4) Der Auftraggeber ist berechtigt, die Einhaltung der Vorschriften über den Datenschutz und der vertraglichen Vereinbarungen beim Auftragnehmer in angemessenem Umfang selbst oder durch Dritte, insbesondere durch die Einholung von Auskünften und die Einsichtnahme in die gespeicherten Daten und die Datenverarbeitungsprogramme sowie sonstige Kontrollen vor Ort zu kontrollieren. Den mit der Kontrolle betrauten Personen ist vom Auftragnehmer soweit erforderlich Zutritt und Einblick zu ermöglichen. Der Auftragnehmer ist verpflichtet, erforderliche Auskünfte zu erteilen, Abläufe zu demonstrieren und Nachweise zu führen, die zur Durchführung einer Kontrolle erforderlich sind. Stand: Seite 4 von 8 Version: 1.0

5 (5) Kontrollen beim Auftragnehmer haben ohne vermeidbare Störungen seines Geschäftsbetriebs zu erfolgen. Soweit nicht aus vom Auftraggeber zu dokumentierenden, dringlichen Gründen anders angezeigt, finden Kontrollen nach angemessener Vorankündigung und zu Geschäftszeiten des Auftragnehmers, sowie nicht häufiger als alle 12 Monate statt. Soweit der Auftragnehmer den Nachweis der korrekten Umsetzung der vereinbarten Datenschutzpflichten wie vorgesehen erbringt, soll sich eine Kontrolle auf Stichproben beschränken. 8. Mitteilung bei Verstößen des Auftragnehmers (1) Der Auftragnehmer unterstützt den Auftraggeber bei der Einhaltung der in den Artikeln 32 bis 36 der DS-GVO genannten Pflichten zur Sicherheit personenbezogener Daten, Meldepflichten bei Datenpannen, Datenschutz-Folgeabschätzungen und vorherige Konsultationen. Hierzu gehören u.a. a) die Sicherstellung eines angemessenen Schutzniveaus durch technische und organisatorische Maßnahmen, die die Umstände und Zwecke der Verarbeitung sowie die prognostizierte Wahrscheinlichkeit und Schwere einer möglichen Rechtsverletzung durch Sicherheitslücken berücksichtigen und eine sofortige Feststellung von relevanten Verletzungsereignissen ermöglichen b) die Verpflichtung, Verletzungen personenbezogener Daten unverzüglich an den Auftraggeber zu melden c) die Verpflichtung, dem Auftraggeber im Rahmen seiner Informationspflicht gegenüber dem Betroffenen zu unterstützen und ihm in diesem Zusammenhang sämtliche relevante Informationen unverzüglich zur Verfügung zu stellen d) die Unterstützung des Auftraggebers für dessen Datenschutz-Folgenabschätzung e) die Unterstützung des Auftraggebers im Rahmen vorheriger Konsultationen mit der Aufsichtsbehörde (2) Für Unterstützungsleistungen, die nicht in der Leistungsbeschreibung enthalten oder nicht auf ein Fehlverhalten des Auftragnehmers zurückzuführen sind, kann der Auftragnehmer eine Vergütung beanspruchen. 9. Weisungsbefugnis des Auftraggebers (1) Mündliche Weisungen bestätigt der Auftraggeber unverzüglich (mind. Textform). (2) Der Auftragnehmer hat den Auftraggeber unverzüglich zu informieren, wenn er der Meinung ist, eine Weisung verstoße gegen Datenschutzvorschriften. Der Auftragnehmer ist berechtigt, die Durchführung der entsprechenden Weisung solange auszusetzen, bis sie durch den Auftraggeber bestätigt oder geändert wird. 10. Löschung und Rückgabe von personenbezogenen Daten (1) Kopien oder Duplikate der Daten werden ohne Wissen des Auftraggebers nicht erstellt. Hiervon ausgenommen sind Sicherheitskopien, soweit sie zur Gewährleistung einer ordnungsgemäßen Datenverarbeitung erforderlich sind, sowie Daten, die im Hinblick auf die Einhaltung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten erforderlich sind. Stand: Seite 5 von 8 Version: 1.0

6 (2) Nach Abschluss der vertraglich vereinbarten Arbeiten oder früher nach Aufforderung durch den Auftraggeber spätestens mit Beendigung der Leistungsvereinbarung hat der Auftragnehmer sämtliche in seinen Besitz gelangten Unterlagen, erstellte Verarbeitungs- und Nutzungsergebnisse sowie Datenbestände, die im Zusammenhang mit dem Auftragsverhältnis stehen, dem Auftraggeber auszuhändigen oder nach vorheriger Zustimmung datenschutzgerecht zu vernichten. Gleiches gilt für Test- und Ausschussmaterial. Das Protokoll der Löschung ist auf Anforderung vorzulegen. (3) Dokumentationen, die dem Nachweis der auftrags- und ordnungsgemäßen Datenverarbeitung dienen, sind durch den Auftragnehmer entsprechend der jeweiligen Aufbewahrungsfristen über das Vertragsende hinaus aufzubewahren. Er kann sie zu seiner Entlastung bei Vertragsende dem Auftraggeber übergeben. 11. Schlussbestimmungen (1) Eine Änderung, Ergänzung, Aufhebung oder Kündigung des Vertrages sowie die Änderung dieser Klausel bedarf der Schriftform. (2) Die Parteien verpflichten sich, den Vertrag anzupassen, falls sich die datenschutzrechtlichen Vorschriften ändern, die zuständige Behörde Änderungen fordert oder sich die Organisationsstruktur beim Auftraggeber ändert. (3) Sollten einzelne Bestimmungen dieses Vertrages rechtsunwirksam sein oder werden, so wird hierdurch die Gültigkeit der übrigen Vertragsbestimmungen nicht berührt. Rechtsunwirksame Bestimmungen dieses Vertrages sind von den Vertragsparteien unverzüglich durch wirksame Bestimmungen zu ersetzen, die dem wirtschaftlichen Ziel, das mit diesem Vertrag verfolgt wird, am nächsten kommen. (4) Für die vorstehende Vereinbarung gilt ausschließlich das Recht der Bundesrepublik Deutschland unter Ausschluss des UN-Kaufrechts. Gerichtsstand für alle Streitigkeiten aus der Vereinbarung ist Freiburg i. Br. (Bundesrepublik Deutschland). (5) Es gilt ausschließlich die deutsche Fassung des Vertrages., den (Ort, Datum) Kirchheimbolanden, den Firma, Stempel B&F Consulting AG Stand: Seite 6 von 8 Version: 1.0

7 Anlage 1 Technisch-organisatorische Maßnahmen beim Auftragnehmer Die folgenden Maßnahmen betreffen ausschließlich die IT Systeme des Auftragnehmers und die dort gespeicherten personenbezogenen Daten. 1. Vertraulichkeit (Art. 32 Abs. 1 lit. b DS-GVO) (1) Zutrittskontrolle - Zum Gebäude durch Türsicherung mit Schlüssel; kontrollierte und dokumentierte Schlüsselvergabe - Besucherkontrolle durch Begleitung von Mitarbeitern - Schutzmaßnahme des Gebäudes durch Alarmanlage - Zutrittskontrolle zum Serverraum durch Türsicherung (2) Zugangskontrolle Keine unbefugte Systembenutzung, z. B.: (sichere) Kennwörter, Verschlüsselung von Datenträgern (3) Zugriffskontrolle - Kein unbefugtes Lesen, Kopieren, Verändern oder Entfernen innerhalb des Systems, z. B.: Berechtigungskonzepte und bedarfsgerechte Zugriffsrechte - Kein externer Zugriff auf den Server möglich (4) Trennungskontrolle Getrennte Verarbeitung von Daten, die zu unterschiedlichen Zwecken erhoben wurden (5) Pseudonymisierung Die Verarbeitung personenbezogener Daten auf den Systemen des Auftragnehmers in einer Weise, dass die Daten ohne Hinzuziehung zusätzlicher Informationen nicht mehr einer spezifischen betroffenen Person zugeordnet werden können, sofern diese zusätzlichen Informationen gesondert aufbewahrt werden und entsprechende technischen und organisatorischen Maßnahmen unterliegen, sind auf Wunsch möglich. 2. Integrität (Art. 32 Abs. 1 lit. b DS-GVO) (1) Weitergabekontrolle Kein unbefugtes Lesen, Kopieren, Verändern oder Entfernen bei elektronischer Übertragung oder Transport, z. B.: Verschlüsselung, Virtual Private Networks (VPN), elektronische Signatur (2) Eingabekontrolle Feststellung, ob und von wem personenbezogene Daten in Datenverarbeitungssysteme eingegeben, verändert oder entfernt worden sind, z. B.: Protokollierung, Dokumentenmanagement; tägliche Datensicherung Stand: Seite 7 von 8 Version: 1.0

8 3. Verfügbarkeit und Belastbarkeit (Art. 32 Abs. 1 lit. b DS-GVO) (1) Verfügbarkeitskontrolle Schutz gegen zufällige oder mutwillige Zerstörung bzw. Verlust: - Virenschutz / Firewall - Backup-Verfahren - Spiegeln von Festplatten - Notfallplan - Zentrale Datenaufbewahrung (2) Rasche Wiederherstellbarkeit (Art. 32 Abs. 1 lit. c DS-GVO); 4. Verfahren zur regelmäßigen Überprüfung, Bewertung und Evaluierung (Art. 32 Abs. 1 lit. d DS-GVO; Art. 25 Abs. 1 DS-GVO) Datenschutz-Management - Regelmäßige Schulung der Mitarbeiter - Sensibilisierung und Einführung von Neueintritten bzgl. Datenverarbeitung - Regelmäßige Hinweisschreiben über aktuelle Neuerungen Stand: Seite 8 von 8 Version: 1.0