Datenschutzhinweise für externe Geschäftspartner

Transkript

1 Datenschutzhinweise für externe Geschäftspartner Der Schutz Ihrer personenbezogenen Daten ist uns wichtig. Innerhalb der Hydro- Unternehmensgruppe haben wir daher verbindliche interne Datenschutzregeln ( Binding Corporate Rules ) implementiert. Wir verarbeiten Ihre Daten im Rahmen der gesetzlichen Bestimmungen (Datenschutzgrundverordnung [DSGVO], nationales Datenschutzrecht) und der nachfolgenden Beschreibungen. Die Hinweise gelten für die Datenverarbeitung durch Hydro Aluminium Rolled Products GmbH / Hydro Aluminium Deutschland GmbH (beide: Aluminiumstraße 1, D Grevenbroich, info.gv@hydro.com, Tel: /66 01), Hydro Aluminium Dormagen GmbH (Sachtlebenstr. 46, D Dormagen, Tel: ) und Hydro Aluminium Rolled Products AS, Weidemanns gate 8, 3080 Holmestrand, Norwegen, Tel: ). Aus Ihrem Vertrag und dem Schriftverkehr ergibt sich, welche Gesellschaft Ihr Verantwortlicher ist. Die allgemeinen Informationen zu den Datenverarbeitungsgrundsätzen unserer Gruppe erhalten Sie unter I. Verarbeitung zu Zwecken der Vertragsdurchführung Wir verarbeiten jene Daten, die Sie uns Kunde oder Lieferant (im Folgenden Geschäftspartner ) zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen und bei Abschluss des Vertrages zur Verfügung stellen. Dazu gehören neben Ihren dienstlichen Kontaktdaten insbesondere alle ausgetauschten Informationen, wie s, Bestellungen, Anfragen, Wünsche oder Spezifikationen zu Produkten und Zahlungsdaten. Bei Vorliegen von Geschäftsbeziehungen müssen Sie die personenbezogenen Daten bereitstellen, die für die Vorbereitung oder Durchführung der Verträge erforderlich sind oder zu deren Verarbeitung wir gesetzlich verpflichtet sind; ansonsten können wir die Verträge nicht erfüllen. Wir verarbeiten die angegebenen Daten für die Vertragserfüllung und setzen für diesen Zweck ggf. spezialisierte Dienstleister ein. Die Datenverarbeitung im Rahmen der Vertragserfüllung umfasst die Verwendung Ihrer Daten zur Erbrin-

2 gung der vertraglich geschuldeten Leistung, einschließlich der Erbringung von Dienstleistungen oder der Abwicklung von eventuellen Gewährleistungsansprüchen auch unter Einbeziehung der Funktionen Buchhaltung, Finanzen und Controlling. Weitere Details zu den Zwecken ergeben sich aus den jeweiligen Vertragsunterlagen. Diese Datenverarbeitungen erfolgen auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S.1 Buchst. b DSGVO. Zur Prüfung von Adresse und Bonität können wir von Kreditagenturen und Kreditversicherungen die in den Datenbanken zu Ihrem Unternehmen gespeicherten Adressdaten sowie Bonitätsdaten abrufen, einschließlich solcher, die auf Basis von mathematisch-statistischen Verfahren ermittelt werden (Scoring). Dies erfolgt gegebenenfalls bereits vor Auftragsannahme, um Sicherheit über Ihre Identität und Bonität zu erlangen und so unsere wirtschaftlichen Risiken gering zu halten. Auf Nachfrage informieren wir Sie über die von uns genutzten Kreditagenturen oder Versicherung. Die Angaben der Kreditagenturen und Kreditversicherungen und unsere Informationen zum Zahlungsverhalten werden von uns intern bewertet und ggf. als Grundlage für eine mögliche Vergabe eines Kreditlimits erstellt. Die hier angesprochene Datenverarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 Satz 1 Buchst. f DSGVO. Die bei uns anfallenden Daten zur Abwicklung der Geschäftsbeziehung können an unsere externen Wirtschaftsprüfer und/oder Steuerberater für deren Beratungund Prüfzwecke weitergegeben werden. Wir speichern die zur Vertragserfüllung erhobenen Daten so lange wie in dieser Erklärung aufgezeigte Verwendungszwecke vorliegen bzw. die Daten den Aufbewahrungspflichten nach 146 ff. Abgabenordnung bzw. 257 Handelsgesetzbuch unterfallen. Die Datenverarbeitung erfolgt hinsichtlich der Gewährleistungsansprüche auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 Buchst. b DSGVO sowie zur Erfüllung von rechtlichen Verpflichtungen nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 Buchst. c DSGVO. II. Weitergabe von Daten innerhalb der Hydro-Unternehmensgruppe Wir können Ihre Stamm- und Bestelldaten (Name des Unternehmens, Ansprechpartner, Anschrift und Kontaktdaten wie Telefonnummer und -Adresse, Informationen zu Aufträgen) an weitere Unternehmen der Hydro- Unternehmensgruppe weitergeben und ggf. aktualisieren. Dies dient der Sicher-

3 stellung, dass allen an einem Vorgang mit Ihnen (z.b. Abwicklung eines Vertrages) beteiligten Gesellschaften einheitliche Stammdaten zu Ihnen vorliegen. So profitieren Sie und wir von einer stets verfügbaren und hohen Datenqualität. Da Kundenaufträge in Norwegen oder Deutschland gefertigt werden (durch die Hydro Rolled Products GmbH / Hydro Aluminium Rolled Products AS), stellt der Zugriff auf Ihre Bestelldaten innerhalb der Gruppe sicher, dass Auftragsabwicklung, Fertigung und Lieferung vereinfacht erfolgen können. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 Satz 1 Buchst. f DSGVO. Ihre Rechte werden über interne vertragliche Regelungen zum Datenschutz abgesichert. In Einzelfällen kann die beschriebene Übermittlung dazu führen, dass Ihre Daten auch von Gesellschaften der Hydro-Unternehmensgruppe außerhalb der Europäischen Union (EU) bzw. des Europäischen Wirtschaftsraumes (EWR) verarbeitet werden. Dann wird das Datenschutzniveau über die von der Aufsichtsbehörde genehmigten Binding Corporate Rules abgesichert. Diese Daten unterliegen denselben Löschregelungen wie oben beschrieben. Eine Übersicht zu den Firmen und Kontaktdaten finden Sie unter III. Verarbeitung zur Interessenten- und Kunden- / Lieferantenbindung Wir verwenden Name, Anschrift und Kontaktdaten von Ihnen als Ansprechpartner in laufenden Geschäftsbeziehungen/als Interessent gelegentlich zum Zwecke der Kunden- und Lieferanten- bzw. Interessentenbindung. Hierzu können wir in Einzelfällen ggf. beauftragte und überwachte Dienstleister (wie Druckereien oder Lettershops) einsetzen. Wir stellen (auch über unseren Newsletter) weitere Informationen über Produkte und -Dienstleistungen aus der Hydro-Gruppe bereit, laden Sie zu Messen und speziellen Kundenevents ein und können Sie bitten, an Kunden- / Lieferantenzufriedenheitsanalysen teilzunehmen. Durch diese Ansprache wollen wir Sie auch künftig über aktuelle Entwicklungen bei unseren Produkten informieren und sicherstellen, dass wir eine lang andauernde Geschäftsbeziehung aufbauen. Wir verwenden Ihre Telefonnummer für werbliche Zwecke, sofern eine Einwilligung vorliegt oder die Voraussetzungen für eine mutmaßliche Einwilligung etwa

4 im Rahmen einer bestehenden Geschäftsbeziehung oder nach vorherigem Kontakt gegeben sind. Darüber hinaus verwenden wir die -Adresse, die im Rahmen von Vertragsschlüssen von den Ansprechpartnern erhoben wurden, für die Bewerbung ähnlicher Angebote. Für die Erreichung der mit der werblichen Nutzung verbundenen Ziele werden die Daten während der Laufzeit unserer Produkte und Ihrer Eigenschaft als Geschäftspartner verarbeitet. Ausnahmen gelten, wenn durch eine Einwilligung eine längere Nutzung gestattet ist und/oder Daten gesetzlichen Aufbewahrungspflichten unterliegen sollten. Die Ausübung Ihres Rechts auf Widerspruch, zu dem wir Sie unter V. informieren, kann zu einer kürzeren Verarbeitungsdauer führen. Rechtsgrundlage für die werbliche Nutzung ist Art. 6 Abs. 1 Satz 1 Buchst. f DSGVO bzw. bei Erteilung Ihrer Einwilligung Art. 6 Abs. 1 Satz 1 Buchst. a DSGVO. Zu Ihren Rechten hinsichtlich der werblichen Nutzung, insbesondere zum Werbewiderspruchsrecht, informieren wir Sie untenstehend. IV. Verarbeitung aufgrund gesetzlicher Verpflichtungen Wir unterliegen wie jedes Unternehmen in Europa verschiedenen rechtlichen Verpflichtungen, Überprüfungen von Daten unserer Geschäftspartner durchzuführen. Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten in diesen Fällen nur, soweit es für diese gesetzlichen Vorgaben erforderlich ist. Zur Erfüllung der gesetzlichen Verpflichtungen kann es erforderlich sein, Ihre Daten teilweise automatisiert zu verarbeiten mit dem Ziel, persönliche Aspekte zu bewerten (Profiling). Es werden sofern Sie nicht ausdrücklich darüber informiert werden keine automatisierten Einzelfallentscheidungen durchgeführt. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 Satz 1 Buchst. c DSGVO in Verbindung mit den jeweils einschlägigen gesetzlichen Vorschriften. Diese gesetzlichen Vorgaben beziehen sich insbesondere auf: Betrugs- und Geldwäscheprävention Steuerrechtliche Kontroll- und Meldepflichten Bewertung und Steuerung von Risiken im Konzern Sanktionslisten.

5 V. Ihre Rechte als betroffene Person Jede betroffene Person hat grundsätzlich das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit, Widerruf und Widerspruch nach Art. 15 ff. DSGVO. Zudem hat eine betroffene Person ein Beschwerderecht bei der für sie zuständigen Datenschutz-Aufsichtsbehörde. Sie können einer Verarbeitung von personenbezogenen Daten für Zwecke der Werbung einschließlich der Analyse von Geschäftspartnerdaten oder der Übermittlung an Dritte für Werbezwecke jederzeit ohne Angabe von Gründen widersprechen. Den Datenschutzbeauftragten der Hydro Aluminium Rolled Products GmbH / Hydro Aluminium Deutschland GmbH erreichen Sie unter folgenden Kontaktdaten: datenschutz.had@hydro.com. Für Fragen zum Datenschutz bei der Hydro Aluminium Rolled Products AS senden Sie bitte eine an: privacy@hydro.com oder füllen Sie das Kontaktformular auf (Thema Data Privacy auswählen) aus.