Verein für Kindertagespflege Landkreis Verden e.v.

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1 Datenschutzordnung (DS-GVO) Datenschutzhinweise Die folgenden Informationen geben einen Überblick über die Verarbeitung personenbezogener Daten durch den,, Achim, Tel und die Rechte, die sich ab dem aus der Europäischen Datenschutz- Grundverordnung (EU-DSGVO) ergeben. Der ist Kooperationspartner des Landkreises Verden und übernimmt die im Kooperationsvertrag vereinbarten Aufgaben im Bereich der Kindertagespflege sowie die Betreuung und Beratung der Mitglieder des Vereins für Kindertagespflege im Bereich der Kindertagespflege. Näheres regelt die Vereinssatzung vom Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich und an wen kann ich mich wenden? Achim Tel Aus welchen Quellen stammen die Daten? Der verarbeitet personenbezogene Daten, die er im Rahmen der Aufgaben des Vereins für Kindertagespflege von den betreffenden Personen erhält. Darüber hinaus erhält er Daten von folgenden öffentlichen und nicht öffentlichen Stellen: Fachdienste des Landkreises Verden Fachdienste aus anderen Landkreisen MitarbeiterInnen und Dozenten der Bildungsträger AnleiterInnen der Kollegialen Beratung MitarbeiterInnen anderer Weiterbildungsmaßnahmen, wie Erste-Hilfe Kurse Personen, die eine Kindertagespflegeperson suchen Welche Daten werden verarbeitet? Es werden folgende Kategorien personenbezogener Daten verarbeitet: Adresse/Kontaktdaten (auch von Dritten, z.b. Kindern, Partner) Personendaten (z.b. Name, Titel, Geburtsdatum, Familienstand, Telefonnummer usw.) Vermittlungsrelevante Daten (z.b. Beginn/Ende, Uhrzeiten) Bankverbindung/Mandat (z.b. IBAN, Name und Adresse eines/einer Dritten, sofern ein entsprechendes Mandat erteilt wurde) 1

2 Daten zum Beitragskonto (z.b. Beitragsnummer, Anmeldedatum, Zahlungsmodalitäten, Saldo des Beitragskontos) Buchungsbelege (z.b. Forderungen, Zahlungen, Lastschrift) Archivierter Schriftwechsel (ausgehender und eingehender Schriftwechsel (z.b. zum Beitragskonto, zur Vermittlung, zu Fortbildungen u.a.) Mahnmaßnahmen (z.b. Mahnung) Historie des Beitragskontos (z.b. Datum einer Anschriftenänderung, einer Forderungs- /Zahlungsbuchung, Telefongesprächsnotizen) Allgemeine Telefongesprächsnotizen Konzepte und Abschlussarbeiten Auf welcher Rechtsgrundlage, zu welchem Zweck werden die Daten verarbeitet? Der verarbeitet personenbezogene Daten im Einklang mit den Bestimmungen der EU-DSGVO: Die Betreuung, Beratung und Vermittlung von Kindertagespflegepersonen ist eine Aufgabe, in im öffentlichen Interesse liegt. Sofern eine Kindertagespflegeperson die Vorteile eine Mitgliedschaft im Verein nutzen möchte, ist zur Erfüllung dieser Aufgabe die Erhebung eines Mitgliedbeitrages notwendig. Rechtsgrundlage für die Erhebung und Verarbeitung personenbezogener Daten ist neben der EU-DSGVO das jeweilige Datenschutzgesetz des Bundeslandes Niedersachsen. Weitere Rechtsgrundlagen, sofern eine Mitgliedschaft im vorliegt, ist die Satzung des Vereins. Verarbeitung aufgrund einer Einwilligung, Art. 6 Abs.1 Buchst. A EU-DSGVO Soweit eine Einwilligung zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten für bestimmte Zwecke (z.b. Telefonnummer oder Adresse für die barrierefreie Kommunikation, Kontodaten im Rahmen eines SEPA-Lastschriftmandates, Vermittlungsdaten) erteilt wurde, ist die Rechtmäßigkeit dieser Verarbeitung auf Basis dieser Einwilligung gegeben. Verarbeitung zur Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen Art. 6 Abs. 1 Buchst. C EU-DSGVO Der verarbeitet personenbezogene Daten zur Erfüllung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten nach dem Handelsgesetzbuch. (siehe auch Ausführungen unter Wie lange werden die erhobenen personenbezogenen Daten gespeichert? ) Die Daten werden ausschließlich im Rahmen der Aufgaben und Tätigkeiten im Bereich der Kindertagespflege genutzt und sind im 2 der Satzung des Vereins festgehalten. Hierbei handelt es sich um folgende Zwecke: 1) Der Verein verfolgt ausschließlich und unmittelbar gemeinnützige Zwecke im Sinne der Vorschriften des dritten Abschnitts der Abgabenordnung vom in der jeweils gültigen Fassung. Er ist selbstlos tätig und verfolgt nicht in erster Linie eigenwirtschaftliche Zwecke. 2

3 2) Zweck des Vereins ist die Förderung der Erziehung im Sinne von 52 Abs.2 Ziff. 7 der Abgabenordnung. Der Verein verwirklicht diesen Zweck insbesondere durch a) durch Leistung begleitender Hilfe für Tagesmütter und -väter sowie für Eltern der Tagespflegekinder unter anderem in Form von aa) Vorbereitung auf das Pflegeverhältnis ab) Beratung im Einzelfall ac) Förderungen von Kontakten der Tagespflegeeltern und Kinder untereinander ad) Hilfe bei Vermittlung von Tagesmüttern ae) Unterstützung im Umgang mit Behörden af) Verbesserung der Arbeitsbedingungen für Tagesmütter und -väter ag) Weiterbildung der Tagesmütter und -väter b) durch Unterhaltung einer Beratungs- und Geschäftsstelle. Darüberhinausgehende Zwecke: Prüfung von Daten zur Adressklärung (siehe hierzu die Ausführungen unter Aus welcher Quelle stammen die Daten? ) Verwaltung von Mitgliederkonten (Pflege und Korrektur) Kontaktdatenverwaltung Klärung von Mitgliedschaftssachverhalten Berechnung von Mitgliedschaftsbeiträgen Abwicklung der Korrespondenz mit allen betreffenden Personen Aufbewahrung personenbezogener Daten zur Erfüllung gesetzlicher Aufbewahrungsfristen Wer bekommt die Daten? Innerhalb des Vereins für Kindertagespflege erhalten diejenigen Stellen Zugriff auf personenbezogene Daten, die dieses zur jeweiligen rechtmäßigen Aufgabenerfüllung benötigen. Auch vom beauftragte externe Dienstleister können zu diesen Zwecken personenbezogene Daten erhalten, wenn sie Garantie dafür bieten, dass geeignete technische und organisatorische Maßnehmen so durchgeführt werden, dass die Verarbeitung im Einklang mit der EU-DSGVO erfolgt und den Schutz der Rechte der betroffenen Personen gewährleistet. In diesem Sinne können Empfänger von personenbezogenen Daten sein: Externe Dienstleister (z.b. Dozenten, 1. Hilfe-Kurse Anbieter) Druck/Postdienstleister Geldinstitute Mitarbeiter von Landkreisen Vereinsmitglieder Versicherungen Internet 3

4 Werden Daten in ein Drittland oder an eine internationale Organisation übermittelt? Es findet keine Übermittlung personenbezogener Daten an ein Drittland (Staaten außerhalb der Europäischen Union bzw. dem Europäischen Wirtschaftsraum) oder eine internationale Organisation statt. Wie lange werden die erhobenen personenbezogenen Daten gespeichert? Die erhobenen Daten werden vom unverzüglich gelöscht, wenn feststeht, dass sie für die Zwecke, für die sie erhoben wurden, nicht mehr benötigt werden, die betroffene Person ihre Einwilligung, auf die eine Verarbeitung gestützt wurde, widerruft oder personenbezogene Daten unrechtmäßig verarbeitet wurden. Eine Löschung der entsprechenden Daten erfolgt z.b. wenn keine Mitgliedschaft mehr besteht, oder aufgrund des Widerrufs eines eiteilten SEPA-Lastschriftmandats. Eine Löschung erfolgt jedoch zunächst nicht, wenn die Verarbeitung der Daten zu folgenden Zwecken weiterhin erforderlich ist: Erfüllung handels- steuerrechtlicher Aufbewahrungspflichten. Die dort vorgegebenen Fristen zur Aufbewahrung bzw. Dokumentation betragen bis zu zehn Jahre. Aufbewahrung aufgrund von gesetzlichen Verjährungsvorschriften: Nach den 195 ff. des Bürgerlichen Gesetzbuchs und der Verwaltungsverfahrensgesetze der Länder können diese Verlängerungsfristen bis zu 30 Jahre betragen, wobei die regelmäßige Verjährungsfrist 3 Jahre beträgt. Sofern Daten lediglich noch zu den vorgenannten Zwecken aufbewahrt werden, ist der Zugriff der Daten eingeschränkt, d.h. sie stehen der Sachbearbeitung in der Regel nicht mehr zur Verfügung. Die Daten sind nicht mehr veränderbar und dienen ausschließlich der Aufbewahrung. Welche Datenschutzrechte bestehen? Jede betroffene Person hat in Bezug auf ihre personenbezogenen Daten im Umfang der Bestimmungen der ZU-DSGVO das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung auf Widerspruch. Ein Recht auf Datenübertragbarkeit nach Art. 20 EU-DSGVO besteht gegenüber dem Verein für Kindertagespflege nicht, da die Verarbeitung personenbezogener Daten gemäß Art. 20 Abs. 3 Satz 2 EU-DSGVO für die Wahrnehmung einer Aufgabe erforderlich ist, die im öffentlichen Interesse liegt (Vereinbarkeit für Beruf und Familie). Recht auf Auskunft, Art. 15 EU-DSGVO: Die betroffene Person hat nach Art. 15 Abs. 1 das Recht, eine Bestätigung darüber zu verlangen, ob sie betreffende personenbezogene Daten verarbeitet werden. Ist dies der Fall, hat sie ferner ein Recht auf Auskunft über diese personenbezogenen Daten und auf die Informationen gemäß Art 15 Abs. 1 Buchst. A-h EU-DSGVO. Recht auf Berichtigung, Art. 16 EU-DSGVO: Sollten die vom Landkreis Verden e.v. verarbeiteten personenbezogenen Daten unrichtig sein oder unter Berücksichtigung der Verarbeitungszwecke unvollständig sein, besteht nach Art. 16 EU-DSGVO das Recht eine Berichtigung bzw. eine Vervollständigung der personenbezogenen Daten zu verlangen. 4

5 Recht auf Löschung, Art. 17 EU-DSGVO: Nach Ars. 17 Art. 1 EU-DSGVO besteht das Recht, eine Löschung personenbezogener Daten zu verlangen, wenn die Verarbeitung personenbezogener Daten auf einem dieser Vorschrift genannten Gründe unzulässig ist. Eine Löschung kann nicht verlangt werden, sofern die (weitere) Verarbeitung zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich ist (Art. 17 Abs. 3 EU-DSGVO). Hierbei kommen insbesondere gesetzliche Aufbewahrungsfristen des Vereins für Kindertagespflege in Betracht. Ein Recht auf Löschung personenbezogener Daten besteht demnach nicht, wenn die im obigen Abschnitt Auf welcher Rechtsgrundlage und zu welchem Zweck werden die Daten verarbeitet? genannten Verarbeitungszwecke weiterhin vorliegen oder gesetzliche Regelungen den Verein für Kindertagespflege verpflichten, die Daten weiterhin aufzubewahren (siehe auch die Ausführungen unter Wie lange werden die erhobenen personenbezogenen Daten gespeichert? ) Recht auf Einschränkung der Verarbeitung, Art. 18 EU-DSGVO: Unter den Voraussetzungen des Art. 18 Abs. 1 Buchst. A-d EU-DSGVO hat die betroffene Person die Möglichkeit, die Einschränkung der Verarbeitung (Sperrung) zu verlangen. Dies kann z.b. der Fall sein, wenn die betroffene Person, die beim gespeicherten Daten zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigt und diese deshalb noch nicht gelöscht werden sollen. Wichtiger Hinweis: Einzelfallbezogenes Recht auf Widerspruch, Art. 21 EU-DSGVO: Die Verarbeitung personenbezogener Daten durch den ist für die Wahrnehmung einer Aufgabe erforderlich, die im öffentlichen Interesse liegt (Art 6. Abs. 1 Buchst. E EU-DSGVO). Es besteht daher das Recht, gegen die Verarbeitung personenbezogener Daten Widerspruch einzulegen, sofern bei der betroffenen Person Gründe vorliegen, die sich aus ihrer besonderen persönlichen Situation ergeben. Die Gründe sind nachzuweisen. In der Regel liegen jedoch beim zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung vor, die die Interessen, Rechte und Freiheiten der betroffenen Person überwiegen, weshalb trotz Widerspruch eine Verarbeitung der personenbezogenen Daten durch den erfolgen darf (z.b. bei Nichtzahlung der Mitgliedsbeitrages). Sofern die Verarbeitung der Daten auf eine erteilte Einwilligung gestützt wird, kann diese jederzeit widerrufen werden. Dies gilt auch für den Widerruf von Einwilligungserklärungen, die vor der Geltung der EU-DSGVO, also vor dem 25. Mai 2018, dem Landkreis Verden e.v. gegenüber erteilt worden sind. Der Widerruf der Einwilligung lässt die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf verarbeiteten Daten unberührt. Besteht ein Recht auf Beschwerde? Jede betroffene Person hat das Recht auf Beschwerde bei der nach Landesrecht zuständigen Aufsichtsbehörde (Art 77 EU-DSGVO). Gibt es für die betroffene Person eine Pflicht zur Bereitstellung ihrer Daten? 5

6 Bei Vereinseintritt sind die, für die Vereinsmitgliedschaft benötigten Daten, zur Verarbeitung zur Verfügung zu stellen. Einwilligungserklärung Ja, hiermit erkläre ich mich einverstanden, dass durch den, die notwendigen Daten, insbesondere Name, Anschrift, Telefonnummer, Bankdaten u.a. sowie darüber hinausgehend für die Vermittlung notwendigen Daten, wie Geburtsdatum des Kindes, Betreuungszeiten u.a., die allein zum Zwecke der Erfüllung der Aufgaben im Bereich der Kindertagespflege notwendig und Erforderlich sind, auf Grundlage gesetzlicher Bestimmungen erhoben werden. Die vorangestellte Ausführung Datenschutzverordnung EU-DSGVO habe ich zur Kenntnis genommen. Ort, Datum, Unterschrift 6

7 28832 Achim Bitte zusammen mit der SEPA-Lastschrift an uns zurücksenden Datenschutzordnung (DS-GVO) - Einwilligungserklärung Einwilligungserklärung Ja, hiermit erkläre ich mich einverstanden, dass durch den, die notwendigen Daten, insbesondere Name, Anschrift, Telefonnummer, Bankdaten u.a. sowie darüber hinausgehend für die Vermittlung notwendigen Daten, wie Geburtsdatum des Kindes, Betreuungszeiten u.a., die allein zum Zwecke der Erfüllung der Aufgaben im Bereich der Kindertagespflege notwendig und Erforderlich sind, auf Grundlage gesetzlicher Bestimmungen erhoben werden. Die vorangestellte Ausführung Datenschutzverordnung EU-DSGVO habe ich zur Kenntnis genommen. Ort, Datum, Unterschrift 7