Whistleblowing-Richtlinie. Ehrlichkeit, Integrität und Fairness. Keeping the World Flowing

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1 Ehrlichkeit, Integrität und Fairness Keeping the World Flowing

2 1. GRUNDSATZERKLÄRUNG 1.1 Rotork fördert eine offene Kultur, in welcher jede Person die Ansichten und Meinungen ihrer Kollegen respektiert. Rotork hat sich dazu verpflichtet, ihre Geschäfte mit Ehrlichkeit, Integrität und Gerechtigkeit auszuführen und erwartet, dass diese hohen Standards von allen eingehalten werden. Jedoch sind alle Organisationen der Gefahr ausgesetzt, dass von Zeit zu Zeit Missstände auftreten oder unbewusst illegales oder unethisches Verhalten stattfindet. Eine Kultur der Offenheit und Verantwortlichkeit ist unerlässlich, um zu vermeiden, dass solche Situationen auftreten, oder sie anzusprechen, wenn sie auftreten; aus diesem Grund hat Rotork eine erstellt. 1.2 Diese Richtlinie soll: (a) (b) (c) Personen dazu ermutigen, vermutetes Fehlverhalten schnellstmöglich und in dem Wissen zu melden, dass ihre Bedenken ernst genommen und angemessen untersucht werden. Personen darüber aufklären, wie sie solche Bedenken äußern können. Personen versichern, dass sie ernsthafte Bedenken ohne Angst vor negativen Auswirkungen äußern können, auch wenn diese sich als falsch herausstellen sollten. 2. FÜR WEN GILT DIESE RICHTLINIE UND WER IST EIN WHISTLEBLOWER? 2.1 Diese Richtlinie gilt für alle Einzelpersonen, die bei, für oder mit Rotork arbeiten, einschließlich leitender Angestellter, Vorstandsmitglieder, Geschäftsführer, Angestellter, Berater, Trainees, Heimarbeiter, Teilzeit- und befristet beschäftigter Arbeitskräfte, Gelegenheitsarbeiter und Agenturangestellter, Lieferanten und Kunden (alle zusammen nachstehend in dieser Richtlinie als Personen bezeichnet). 2.2 Ein Whistleblower ist eine Person, welche ernsthafte Bedenken bezüglich einer oder mehrerer der unter Abschnitt 3.1 aufgeführten Aktivitäten äußert. Sollten Sie ernsthafte Bedenken in Verbindung mit einem vermuteten Fehlverhalten oder einer vermuteten Gefahr haben, welches bzw. welche unsere Tätigkeiten beeinträchtigt (Whistleblowing-Bedenken), sollten sie dies unter Bezugnahme auf diese Richtlinie melden. 2.3 Diese Richtlinie ist nicht dafür vorgesehen, Beschwerden bezüglich Ihrer persönlichen Umstände einzureichen, z. B. über die Art und Weise, wie Sie während der Arbeit behandelt werden. In diesen Fällen sollten Sie das Beschwerdeverfahren nutzen, welches Ihnen von Ihrem zuständigen Vertreter der Abteilung Human Resources oder Ihrem Manager zur Verfügung gestellt wird. 3. WAS IST WHISTLEBLOWING? 3.1 Whistleblowing ist die Offenlegung von Informationen, die sich auf vermutetes Fehlverhalten oder vermutete Gefahren bei der Arbeit beziehen. Dies beinhaltet: (a) (b) (c) (d) (e) (f) (g) (h) (i) (j) (k) kriminelle Aktivitäten; Gefahren für Gesundheit und Sicherheit; Umweltschäden; Verstöße gegen jegliche rechtlichen oder beruflichen Verpflichtungen oder regulatorischen Anforderungen; Bestechung; Finanzbetrug oder Misswirtschaft; Fahrlässigkeit; Verstöße gegen unsere internen Richtlinien und Verfahrensweisen; Verhalten, welches den Ruf von Rotork schädigen könnte (einschließlich unethisches Verhalten); unbefugte Offenlegung von vertraulichen Informationen; und/oder absichtliche Verheimlichung jeglicher oben genannter Angelegenheiten. 3.2 Sollten Sie nicht sicher sein, ob ein Verhalten in den Geltungsbereich dieser Richtlinie fällt, sollten Sie einen Whistleblowing-Verantwortlichen um Rat fragen (weitere Informationen in Abschnitt 8). 4. WHISTLEBLOWING-BEDENKEN ÄUSSERN 4.1 Wir hoffen, dass Sie Ihre Whistleblowing-Bedenken in den meisten Fällen bei Ihrem Manager äußern können. Sie können dies persönlich oder schriftlich tun. Sollten Sie jedoch Ihre Bedenken vorzugsweise nicht mit Ihrem Manager teilen wollen oder sollten Sie das Gefühl haben, dass Ihr Manager Ihre Bedenken nicht angemessen behandelt hat, können Sie Ihre Bedenken auch einem leitenden Angestellten, Ihrer zuständigen Human Resources-Abteilung oder, falls von Ihnen gewünscht, mit einem der Whistleblowing-Verantwortlichen oder bei der Safecall Whistleblowing Hotline mitteilen. Siehe Abschnitt 8 für Kontaktinformationen. 4.2 Wir möchten die betroffenen Personen nicht darin unterstützen, ihre Bedenken anonym vorzutragen. Ohne Ihren Namen kann eine korrekte Untersuchung erschwert oder gar unmöglich werden, da wir keine weiteren Informationen von Ihnen erfragen können. Es ist außerdem schwieriger festzustellen, ob die Vorwürfe glaubwürdig sind. Whistleblower sind manchmal wegen möglicher Repressalien besorgt, falls ihre Identität enthüllt wird. Wenn Sie Ihre Bedenken äußern, werden wir mit Ihnen die Maßnahmen besprechen, um die Geheimhaltung Ihrer Identität zu bewahren. 2

3 5. UNTERSUCHUNG UND ERGEBNIS 5.1 Sobald Sie Ihre Bedenken geäußert haben, wird eine erste Einschätzung durchgeführt, um den Umfang möglicher Untersuchungen zu bestimmen. Während wir uns darum bemühen, Sie über Rotorks Antwort auf Ihren Whistleblowing- Bericht zu informieren, kann es vorkommen, dass Sie aus Gründen der Geheimhaltung keine spezifischen Informationen zu den Untersuchungen oder unternommenen Maßnahmen erhalten. 5.2 In einigen Fällen können wir einen Untersuchungsbeauftragten oder ein Team von Untersuchungsbeauftragten ernennen, einschließlich Personen, die relevante Erfahrungen mit Untersuchungen oder für die Angelegenheit notwendiges Fachwissen vorweisen. Der/die Untersuchungsbeauftragte/n werden gegebenenfalls Änderungsvorschläge machen, um das Risiko für zukünftiges Fehlverhalten zu minimieren. 5.3 Obwohl wir nicht immer das von Ihnen gewünschte Ergebnis garantieren können, werden wir versuchen, gerecht und angemessen mit Ihren Bedenken umzugehen. Durch die Nutzung dieser Richtlinie helfen Sie uns dabei, dies zu erreichen. 6. PUBLIC CONCERN AT WORK Falls von Ihnen gewünscht, können Sie sich weiteren Rat und Unterstützung von der unabhängigen Wohltätigkeitsorganisation für Whistleblowing Public Concern at Work einholen, welche eine vertrauliche Telefonhilfe anbietet. Ihre Kontaktdaten finden Sie in Abschnitt SCHUTZ UND UNTERSTÜTZUNG FÜR WHISTLEBLOWER 7.1 Es ist verständlich, dass sich Whistleblower von Zeit zu Zeit wegen möglicher Nachwirkungen besorgt zeigen. Wir wollen Offenheit fördern und unterstützen Personen, die ernsthafte Bedenken unter dieser Richtlinie äußern, selbst wenn sich diese als falsch herausstellen sollten. 7.2 Die Personen sollen versichert sein, dass ernsthafte Whistleblowing-Berichte, die ohne Arglist, ohne die Absicht persönlicher Bereicherung und ohne die Absicht, Störungen und Schäden an Rotork hervorzurufen hervorgebracht werden, zu keiner nachteiligen Behandlung des Whistleblowers führen, selbst wenn sich die Bedenken als falsch herausstellen sollten. Nachteilige Behandlung beinhaltet Degradierung, Kündigung, Disziplinarmaßnahmen, Drohungen oder andere Formen von Benachteiligungen, die mit der Äußerung von Bedenken in Verbindung stehen. Sollten Sie der Meinung sein, dass Sie eine solche Behandlung erfahren haben, sollten Sie umgehend einen der Whistleblowing-Verantwortlichen darüber informieren. Sollte der Missstand nicht behoben werden, sollten Sie die Angelegenheit formell unter Nutzung Ihres örtlichen Beschwerdeverfahrens klären. 7.3 Es steht niemandem zu, Whistleblower in irgendeiner Art und Weise zu bedrohen oder sich an ihnen zu rächen. Gegen jede Person, die an einem solchen Verhalten beteiligt ist, werden Disziplinarmaßnahmen eingeleitet. 8. KONTAKTE Whistleblowing-Verantwortliche Name: Karen Leigh Telefon: +44 (0) Name: Stephen R. Jones Group Company Secretary Telefon: +44 (0) Safecall Whistleblowing Hotline (24 Stunden) Telefon: Siehe Anhang 1 Online-Bericht: Public Concern At Work Rotork@safecall.co.uk Telefonhilfe: +44 (0) Webseite: whistle@pcaw.co.uk Beratung für Übersee: Keeping the World Flowing 3

4 Anhang 1 Telefonnummern Safecall Land Telefonnummer Land Telefonnummer AUSTRALIEN BAHRAIN BRASILIEN KANADA CHILE TSCHECHISCHE REPUBLIK CHINA Nord Süd FRANKREICH DEUTSCHLAND HONG KONG INDIEN INDONESIEN ISRAEL (Golden Lines) (Barak) (Bezeg) ITALIEN JAPAN POLEN PORTUGAL RUSSLAND SÜDAFRIKA SAUDI-ARABIEN SINGAPUR SINGTEL: (M1) (Start Hub) SPANIEN SCHWEDEN SCHWEIZ THAILAND CAT: TÜRKEI VEREINIGTE ARABISCHE EMIRATE GROSSBRITANNIEN USA VENEZUELA KOREA Korea Telecom DACOM LIBYEN MALAYSIA MEXIKO NIEDERLANDE NORWEGEN NEUSEELAND

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