Datenschutz- und Cookie-Erklärung

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1 Richtlinie: DSGVO Version: Juni Einleitung Formula Air verarbeitet täglich Informationen zu Personen und entspricht dabei den gesetzlichen Bestimmungen. Formula Air respektiert die Privatsphäre von Personen, von denen sie Informationen erhält und behandelt die Informationen streng vertraulich. In dieser Datenschutzerklärung erläutern wir, welche personenbezogenen Daten wir für welche Zwecke verarbeiten. Wir empfehlen Ihnen, diese Datenschutzerklärung sorgfältig zu lesen. Die Aufbewahrungsfrist für personenbezogene Daten beträgt in der Regel 2 Jahre, sofern wir nicht aufgrund gesetzlicher Bestimmungen diesen Zeitraum verkürzen müssen (z. B. personenbezogene Daten von Anmeldern maximal 4 Wochen, sofern nicht anders vereinbart) oder verlängern (z.b. für Basisdaten zur Lohnbuchhaltung beträgt die gesetzliche Aufbewahrungsfrist 7 Jahre). Formula Air ist verantwortlich für die Verarbeitung und Speicherung Ihrer persönlichen Daten. Wenn Sie Fragen zum Inhalt der Datenschutzerklärung haben, wenden Sie sich bitte an unseren Datenschutzbeauftragten, Herr Bartmann, unter oliver.bartmann@formula-air.com. 2. Personenbezogene Daten Formula Air (Bosscheweg 36, 5741 SX Beek en Donk, info-nl@formula-air.com, ) verarbeitet verschiedene Arten von personenbezogenen Daten für verschiedene Zwecke. Im Folgenden erläutern wir, welche personenbezogenen Daten und Zwecke diese sind. Formula Air versucht, nur die minimal erforderlichen persönlichen Daten von Ihnen zu verarbeiten. Dienstleistungen Um unsere Dienstleistungen erbringen zu können, benötigen wir folgende Daten von Ihnen: Firmenname, Rechtsform, Rechnungsadresse, Lieferanschrift, -Adressen (Allgemein, Rechnungsstellung, Ansprechpartner), Firmenwebseite, Name des Ansprechpartners, Telefonnummer des Kontakts Person, Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, CoC-Nummer, Kreditauskünfte, Segmentierung von Unternehmen und Art der Branche des Unternehmens. Auf diese Weise können wir Ihre Bewerbung bearbeiten, Sie kontaktieren, unsere Dienstleistungen anbieten und Sie über den Prozess auf dem Laufenden halten. Wenn es für unseren Service erforderlich ist, werden wir Ihre persönlichen Daten an Dritte weitergeben. Kommerzielles und (Direkt-) Marketing Für die Bereitstellung und Akquisition neuer Aufträge sammeln wir wirtschaftlich interessante Informationen über Unternehmen, wie z.b. die Position eines Unternehmens auf dem Markt, mögliche (weitere) Interessen eines Unternehmens an unseren Produkten und die Personen innerhalb des Unternehmens, mit denen wir in Kontakt treten wollen oder Kontakt aufgenommen haben. Von diesen Personen erfassen wir Kontaktdaten, Informationen zu Besuchen an Börsen, Notizen zu (Telefon-) Gesprächen und Besuchsberichte. Diese Informationen werden sorgfältig organisiert und in einer Datenbank gespeichert, die nur autorisierten Mitarbeitern zugänglich ist. Wir tun dies auf der Grundlage unserer berechtigten Geschäftsinteressen. 1

2 Cookies Formula Air kümmert sich um optimale Funktionalitäten ihrer Webseite. Um sicherzustellen, dass die Webseite ordnungsgemäß funktioniert, verwendet Formula Air Techniken, welche die Verarbeitung personenbezogener Daten wie Cookies beinhalten. Ein Cookie ist eine kleine Textdatei, die beim ersten Besuch einer Webseite auf dem Gerät (elektronisches Gerät) des Besuchers gespeichert wird. Cookies sollen Informationen über jemanden, die Webseite oder Statistiken sammeln. Einige Cookies dienen auch dazu, die Benutzerfreundlichkeit der Webseite zu verbessern. Arten von Cookies: Wir unterscheiden zwischen funktionalen und nicht-funktionalen Cookies. Funktionelle Cookies werden immer platziert, da diese notwendig sind, damit eine Webseite ordnungsgemäß funktioniert und keine anderen persönlichen Daten verarbeitet werden als für den Zweck, für den diese persönlichen Daten bereitgestellt werden. Nicht-funktionale Cookies verarbeiten Daten außerhalb Ihres Sichtfelds. Aus diesem Grund bitten wir Sie immer um Erlaubnis, bevor Sie die Cookies platzieren. Nicht-funktionale Cookies enthalten analytische Cookies. Diese Cookies sind nicht erforderlich, damit die Webseite ordnungsgemäß funktioniert. Analytische Cookies informieren uns darüber, welche Teile der Webseite verbessert werden können und messen beispielsweise die Beliebtheit bestimmter Seiten. Nicht-funktionale Cookies haben verschiedene Zwecke, vor allem aber ermöglichen sie uns, unseren Service zu verbessern. Sie ermöglichen uns beispielsweise zu messen, wie oft unsere Webseite genutzt wird und welche Informationen die Besucher suchen. Wir verwenden folgende nicht-funktionale Cookies: Analytische Cookies, Tracking-Cookies und Werbe-Cookies. Analytische Cookies Mit analytischen Cookies sammeln wir Statistiken über die Nutzung der Webseite durch die Nutzer. Durch die Messung der Webseite-Nutzung können wir die Webseite zum Vorteil der Nutzer verbessern. Die gespeicherten Daten umfassen: Die IP-Adresse, die anonymisiert ist, und Technische Merkmale einschließlich des von Ihnen verwendeten Browsers. 2

3 Tracking-Cookies Dies sind Cookies, die platziert werden, um einen Internetbenutzer auf der Webseite zu identifizieren. Durch das Setzen von Tracking-Cookies können wir überwachen, welche Internetseiten Sie besuchen. Aus den Informationen von diesen Webseitenbesuchen können wir ableiten, was Ihre Präferenzen und Interessen sind. Auf dieser Grundlage können wir Ihnen persönliche Angebote machen. Werbe-Cookies Wir verwenden Werbe-Cookies, um personalisierte Werbung zu zeigen und die Effektivität einer Werbekampagne zu messen. Werbe-Cookies sind notwendig, um Werbung anzeigen zu können. Cookies blockieren und entfernen Wenn Sie nicht möchten, dass unsere Webseite Cookies auf Ihrem Computer speichert, können Sie dies in der Cookie-Benachrichtigung angeben, die bei Ihrem ersten Besuch auf unserer Webseite angezeigt wird. Haben Sie unsere Cookies bereits akzeptiert? Dann wird diese Benachrichtigung nicht mehr angezeigt und Sie müssen die Cookies selbst entfernen (falls gewünscht). Sie können sich auch dafür entscheiden, die Platzierung von Cookies über Ihren Browser zu blockieren. Wenn Sie alle Cookies blockieren, funktioniert unsere Webseite weniger gut. Wir empfehlen Ihnen, alle unerwünschten Cookies selektiv zu deaktivieren. Sie können dies in Ihren Browsereinstellungen tun. Google Analytics Durch unsere Website werden Cookies der amerikanischen Firma Google als Teil des Analytics - Dienstes platziert. Wir nutzen diesen Service, um die Webseitenbesuche zu überwachen und Berichte darüber zu erhalten, wie Besucher unsere Webseite nutzen. Diese Informationen, einschließlich der Adresse Ihres Computers (IP-Adresse), werden an Google auf Servern in den USA übertragen und dort gespeichert. Lesen Sie die Datenschutzerklärung von Google für weitere Informationen sowie die spezifischen Datenschutzrichtlinien von Google Analytics. Google verwendet diese Informationen, um zu überwachen, wie unsere Webseite genutzt wird, und um Berichte und deren Werbetreibende über die Wirksamkeit ihrer Kampagnen zu informieren. Google kann diese Informationen an Dritte weitergeben, sofern Google dazu gesetzlich verpflichtet ist, oder soweit diese Dritten die Informationen im Auftrag von Google verarbeiten. Wir können das nicht beeinflussen. Wir erlauben Google nicht, die Analytics-Informationen anderer Google-Dienste zu verwenden. Soziale Medien Formula Air kann in sozialen Netzwerken, einschließlich LinkedIn, gefunden werden. Wir können Ihre persönlichen Daten verwenden, wenn Sie Funktionen auf unserer Webseite und/oder Apps nutzen, wie zum Beispiel ein Gefällt mir. Wenn Sie eine solche Funktion nutzen, können wir Ihre personenbezogenen Daten über die betreffenden sozialen Medien beziehen, einschließlich Ihrer IP- Nummer, Browser-Details und Registrierungsdetails von LinkedIn. 3

4 Bewerbungsverfahren Formula Air sammelt und verarbeitet Daten von Bewerbern durch persönliche Kontakte, per Post, E- Mail und/oder Telefonanrufe. Wir erfassen unter anderem: Name, Geschlecht, Kontaktdaten, Motivationsschreiben, Angaben zum Bildungsstand und zur Erwerbstätigkeit. Diese Daten sind für das Bewerbungsverfahren relevant und werden spätestens 4 Wochen nach dem Verfahren entfernt. Wenn Sie die Erlaubnis erteilen, kann Formula Air Ihre persönlichen Daten für einen längeren Zeitraum in seiner Verwaltung speichern, damit Sie in Zukunft wieder kontaktiert werden können. Mitarbeiter Formula Air verarbeitet auch personenbezogene Daten von Mitarbeitern im Rahmen des Arbeitsvertrags und auf Rechtsgrundlagen. Für die Verarbeitung personenbezogener Daten von Mitarbeitern verweisen wir auf das Personalwesen. 3. Empfänger Wir geben Ihre personenbezogenen Daten nicht an andere Unternehmen, Organisationen und Einzelpersonen als Formula Air weiter, außer wenn dies für die Durchführung des Vertrags erforderlich ist. Ihre Daten werden innerhalb der Formula Air Group innerhalb der EU verarbeitet. Dies ist teilweise auf den Standort unseres internationalen Distributionszentrums in Perwez, Belgien, zurückzuführen. Umsetzung der Vereinbarung Die Weitergabe Ihrer persönlichen Daten an Dritte ist zulässig, soweit dies zur Erfüllung unserer vertraglichen Verpflichtungen Ihnen gegenüber erforderlich ist. Ein Teil davon ist die Bearbeitung von - sofern zutreffend - der Lieferung Ihrer Bestellung. Mit Ihrer Erlaubnis Mit Ihrer Zustimmung können wir Ihre persönlichen Daten an Dritte weitergeben. Diese Erlaubnis gilt nur, wenn klar ist, wofür Sie die Erlaubnis erteilen und welche Konsequenzen dies hat. Für die externe Verarbeitung Wir stellen unseren Partnern personenbezogene Daten zur Verfügung, damit diese Daten auf Grundlage unserer Anweisungen und in Übereinstimmung mit unserer Datenschutzerklärung und anderen angemessenen Vertraulichkeits- und Sicherheitsmaßnahmen für uns verarbeiten können. Unter unseren Partnern verstehen wir unter anderem unsere IT-Lieferanten und Manager des CRM- Systems. 4

5 Aus rechtlichen Gründen Wir teilen personenbezogene Daten, wenn wir der Ansicht sind, dass die Veröffentlichung der Daten erforderlich ist, um die geltenden Gesetze und Vorschriften, rechtlichen Verfahren oder Anfragen von Regierungsbehörden zu erfüllen. Rechtliche Verpflichtung Wenn eine gesetzliche Verpflichtung dies von uns verlangt, werden wir Ihre persönlichen Daten zur Verfügung stellen. So kann es beispielsweise sein, dass die Polizei im Rahmen einer Betrugsuntersuchung Daten von uns anfordert. Ein anderes Beispiel ist, dass der Steuerinspektor alle Daten verlangen kann, die zur Erhebung von Steuern auf der Grundlage von Artikel 47 des Allgemeinen Steuergesetzes erforderlich sind. Formula Air trifft Vereinbarungen mit den Empfängern Ihrer persönlichen Daten, um sicherzustellen, dass die persönlichen Daten vertraulich behandelt und geschützt werden. Aufbewahrungsfrist Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten nicht länger als nötig: in der Regel für 2 Jahre, sofern nichts anderes vereinbart ist, es sei denn, wir haben eine gesetzliche Verpflichtung, Ihre personenbezogenen Daten länger zu speichern. Daten von Antragstellern werden für maximal 4 Wochen aufbewahrt, sofern nicht anders vereinbart. Unser Grundprinzip besteht darin, dass wir personenbezogene Daten nur insoweit speichern, wie dies zur Erbringung unserer Dienstleistungen für Sie erforderlich ist. Danach werden wir unsere persönlichen Daten entfernen. Wenn Sie beispielsweise Ihre -Adresse angegeben haben, damit wir Sie über unsere Dienstleistungen auf dem Laufenden halten können, behalten wir Ihre Daten zu diesem Zweck bei. 4. Übertragung von personenbezogenen Daten außerhalb der EU Formula Air kann Ihre persönlichen Daten von den Niederlanden in ein fremdes Land weitergeben. Länder im Europäischen Wirtschaftsraum (EES) haben ein ähnliches Datenschutzniveau wie die Niederlande. Unter Beachtung der allgemeinen datenschutzrechtlichen Bestimmungen können wir Ihre personenbezogenen Daten weitergeben. Wir können dies in unserem Interesse tun, zum Beispiel, um gute Geschäfte zu machen. Außerhalb der EES geben wir Ihre persönlichen Daten nur weiter, wenn ein angemessenes Schutzniveau besteht. Formula Air verwendet hierzu Musterverträge, die von der Europäischen Kommission genehmigt wurden. Wir werden Ihre persönlichen Daten hauptsächlich an interne Geschäftsstellen für interne Geschäftszwecke weitergeben. 5. Ihre Rechte Sie haben eine Reihe von gesetzlichen Schutzrechten gegen uns: Einsichtnahme, Berichtigung oder Ergänzung, Löschung von Daten, Einschränkung der Verarbeitung, Weitergabe von digitalen Daten und Widerspruchsrecht. Im Folgenden erläutern wir diese Rechte. Wir erklären Ihnen auch, wie Sie diese Rechte gegen uns ausüben können. 5

6 Recht auf Einsichtnahme Auf Ihre Anfrage werden wir Sie schriftlich informieren, wenn wir Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten. Bei Ihrer Anfrage müssen Sie sich mit einer Kopie Ihres Führerscheins oder Identitätsdokuments identifizieren. In unserer Antwort erklären wir, welche personenbezogenen Daten von Ihnen verarbeitet oder verarbeitet werden. Wir erklären auch, zu welchen Zwecken die Daten verarbeitet wurden oder werden, mit wem die Daten geteilt werden, wie lange wir davon ausgehen, dass sie gespeichert bleiben und welche anderen Rechte Sie geltend machen können. Korrektur oder Ergänzung Wenn Sie die Einsichtnahme in Ihre persönlichen Daten erhalten haben, können Sie uns bitten, Fehler oder Unvollständigkeiten zu korrigieren. Wir werden unsere Antwort motivieren. Wenn wir Korrekturen vornehmen, erhalten Sie von uns eine zusätzliche Erklärung. Alle Empfänger von Ihnen falsche oder unvollständige Daten erhalten auch diese Erklärung. Löschung von Daten Sie können uns auffordern, Ihre persönlichen Daten in unseren Systemen in einem oder mehreren der folgenden Fälle zu löschen: Die personenbezogenen Daten sind für die Zwecke, für die sie verarbeitet wurden, nicht mehr erforderlich; Sie entziehen Ihre Erlaubnis für (weitere) Verarbeitung und es gibt keine andere Grundlage für die Verarbeitung; Sie geben einen begründeten Einwand, und es gibt keine zwingenden Gründe, Ihrem Widerspruch nicht nachzukommen. die personenbezogenen Daten wurden von uns rechtswidrig verarbeitet; Wir müssen Ihre persönlichen Daten auf der Grundlage einer gesetzlichen Verpflichtung löschen. Einschränkung der Verarbeitung Wenn Sie uns einen Fehler oder eine Unvollständigkeit Ihrer personenbezogenen Daten gemeldet haben, können Sie uns auffordern, die Verarbeitung so lange zu beschränken, wie wir Ihre Anfrage geprüft haben. Sie können uns auch zur Einschränkung der Verarbeitung Ihrer Daten auffordern, wenn Sie der Ansicht sind, dass wir Ihre Daten rechtswidrig verarbeiten oder nicht mehr benötigen oder wenn Sie Einwände gegen deren (weitere) Verarbeitung haben. Nach Eingang Ihrer Beschränkungsanfrage werden wir die Daten nur nach Erlangung der Einwilligung oder aus schwerwiegenden Gründen (z. B. ein rechtliches Verfahren) bearbeiten. Übertragung von digitalen Daten Wenn Sie uns personenbezogene Daten in einem strukturierten, normalen digitalen Dateiformat zur Verfügung gestellt haben und wir Ihre Daten mit Ihrer Erlaubnis oder bei der Durchführung einer Vereinbarung verarbeitet haben, haben Sie das Recht, uns um eine Kopie dieser Daten zu bitten. In diesen Fällen können Sie uns auch bitten, Ihre Daten direkt an einen anderen Dienstleister zu senden. 6

7 Richtlinie: GDPR Version: juni 2018 Widerspruch Sie können der Verarbeitung personenbezogener Daten, die Sie betreffen, jederzeit widersprechen. Dies gilt insbesondere für Profile, die wir auf Basis Ihrer personenbezogenen Daten erstellt haben. Wir werden die Bearbeitung nach Erhalt Ihres Widerspruchs einstellen, es sei denn, wir können zwingende Gründe vorbringen, die Ihre persönlichen Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen. Wenn wir Ihre personenbezogenen Daten für unmittelbare Marketingzwecke verarbeiten, können Sie dem jederzeit widersprechen und wir werden die Verarbeitung sofort einstellen. Ausübung von Rechten Wenn Sie eines oder mehrere der aufgeführten Rechte ausüben möchten, können Sie uns über die E- Mail-Adresse kontaktieren. Auf Ihre Anfrage wird sich Formula Air innerhalb von 4 Wochen entscheiden, es sei denn, wir teilen Ihnen innerhalb dieser Frist mit, dass wir etwas mehr Zeit benötigen. Werden Ihre personenbezogenen Daten auf der Grundlage Ihrer Zustimmung verarbeitet? Dann haben Sie das Recht, Ihre Einwilligung zu widerrufen. Ein Widerruf Ihrer Einwilligung lässt die vorherige Verarbeitung auf dieser Grundlage unberührt. 6. Beschwerden Haben Sie eine Beschwerde über die Verwendung Ihrer persönlichen Daten? Dann verweisen wir Sie auf das Beschwerdeverfahren bei der Datenschutzbehörde. Dieses Institut ist berechtigt, Ihre Beschwerde zur Kenntnis zu nehmen. 7. Haben Sie Fragen? Haben Sie irgendwelche Fragen? Sie können eine mit Ihrer Frage an oliver.bartmann@formula-air.com senden. Diese Datenschutzerklärung entspricht der Datenschutz- Grundverordnung. Wir behalten uns das Recht vor, diese Datenschutzerklärung regelmäßig zu aktualisieren. Die neueste Version wird auf dieser Seite veröffentlicht. 7