BEDINGUNGEN DER VERARBEITUNG PERSONENBEZOGENER DATEN FÜR DIE KUNDEN DES HOTELS ST. FLORIAN (im Folgenden Bedingungen )

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1 BEDINGUNGEN DER VERARBEITUNG PERSONENBEZOGENER DATEN FÜR DIE KUNDEN DES HOTELS ST. FLORIAN (im Folgenden Bedingungen ) VERWENDETE BEGRIFFE: Verantwortlicher: St. Florian GmbH, mit Sitz in Feldstraße 4, 5710 Kaprun, Österreich (im Folgenden Hotel ) Kunde: Natürliche oder juristische Person, die die Dienstleistungen des Hotels nutzt Verordnung: Verordnung (EU) 2016/679 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 27. April 2016 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten, zum freien Datenverkehr und zur Aufhebung der Richtlinie 95/46/EG (Datenschutz-Grundverordnung) ALLGEMEINE BESTIMMUNGEN 1. Gegenstand dieser Bedingungen ist die Sicherstellung der Verarbeitung personenbezogener Daten der Kunden, die im Rahmen der Geschäftstätigkeit des Hotels gewonnen werden, und ferner die Verankerung der Verpflichtung, Verschwiegenheit über diese erhaltenen Informationen in dem Umfang und zu den Bedingungen, die in diesen Bedingungen festgelegt sind, zu wahren. 2. Im Einklang mit diesen Bestimmungen verpflichtet sich das Hotel, die personenbezogenen Daten der Kunden zu verarbeiten. Diese Bedingungen ergeben sich aus den Rechten und Pflichten, die sich bei der Verarbeitung personenbezogener Daten gemäß dem vorstehenden Absatz aus den einschlägigen Rechtsvorschriften, insbesondere der vorgenannten Verordnung, ergeben. RECHTE, PFLICHTEN UND VERSCHWIEGENHEIT 1. Das Hotel verpflichtet sich, solche technische, personale und sonstige erforderliche Maßnahmen zu ergreifen, um unbefugten oder zufälligen Zugriff auf die personenbezogenen Daten der Kunden, deren Veränderung, Vernichtung oder Verlust, unbefugte Übermittlung, sonstige unbefugte Verarbeitung oder sonstigen Missbrauch personenbezogener Daten zu verhindern. 2. Im Zusammenhang mit der Bereitstellung von Unterkunftsdienstleistungen ist das Hotel verpflichtet, die folgenden personenbezogenen Daten der Kunden zu verarbeiten: Identifikations- und Kontaktdaten (Vor- und Nachname, ständiger Wohnsitz, Nummer des Personalausweises oder eines ähnlichen Dokuments, gegebenenfalls auch - Adresse und Telefonnummer),

2 bei unternehmerisch tätigen natürlichen Personen auch der Firmenname der natürlichen Person, Sitz, Identifikationsnummer, Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, Angabe über die Umsatzsteuerpflicht, bei Dienstreisen nicht unternehmerisch tätiger Personen auch Angaben über die Organisation, die den Aufenthalt bestellt oder bezahlt hat), Angaben zum Aufenthalt des Kunden und zu den in Anspruch genommenen Dienstleistungen sowie zum Betrag und zur Zahlungsmethode für die erbrachten Dienstleistungen (bei Überweisungen auch die Bankkontonummer oder Informationen zur Zahlkarte), im Falle von ausländischen Staatsangehörigen zusätzlich zu den oben genannten Angaben auch Geburtsdatum, Staatsangehörigkeit, Nummer des Reisedokuments, Nummer des Visums, Wohnsitz im Ausland, 3. Mit diesen Angaben arbeiten hauptsächlich die Mitarbeiter des Hotels. 4. Wir können aus den organisierten Veranstaltungen im Hotel Fotodokumentationen (Event- Shots) in einem angemessenen Umfang anfertigen, um anschließend ausgewählte Fotos auf unserer Website oder auf Facebook zu Werbezwecken zu veröffentlichen. Auf diese Weise werden primär nicht die Besucher einer konkreten Veranstaltung gezeigt, sondern die Gesamtatmosphäre der Veranstaltung. Wir fügen auch keine Beschreibungen der einzelnen Besucher der Veranstaltung bei. Nach Ansicht der Datenschutzbehörde handelt es sich in diesem Fall nicht primär um die Problematik des Schutzes personenbezogener Daten, sondern um den Schutz der Privatsphäre nach dem Bürgerlichen Gesetzbuch. Daher ist keine Zustimmung zur Verarbeitung personenbezogener Daten für Illustrationsbilder erforderlich. 5. Alle Mitarbeiter, die mit den personenbezogenen Daten der Kunden arbeiten, wurden über die Sensibilität der personenbezogenen Daten aufgeklärt. Die personenbezogenen Daten der Kunden werden von den Mitarbeitern lediglich im Rahmen der vom Hotel zu erbringenden Leistungen verarbeitet. Weder das Hotel noch das Personal übermittelt die personenbezogenen Daten der Gäste an andere Subjekte. Weitere Auftragsverarbeiter der personenbezogenen Daten der Gäste sind: a. AWT Kitzbühel (Buchhaltung und Steuerberatung); und b. Gemeinde Kaprun (Gemeindeamt der Gemeinde Kaprun, dem das Hotel gesetzlich verpflichtet ist, personenbezogene Daten zu übermitteln). 6. Die Bereitstellung und Verarbeitung aller vorstehend genannten personenbezogenen Daten, mit Ausnahme der -Adresse und der Telefonnummer, ist zur Erfüllung unserer gesetzlichen Verpflichtungen sowie der Buchhaltungs- und Steuervorschriften erforderlich. 7. Die Verarbeitung der Kundenidentifikationsdaten und der Angaben zum Aufenthalt des Kunden und zu den erbrachten Dienstleistungen sowie zum Betrag und zur Zahlungsweise ist erforderlich, um das auf den Aufenthalt des Kunden bezogene Vertragsverhältnis zu erfüllen, d. h. Bestellungen und Reservierungen sicherzustellen, die Verträge über die von uns 2

3 angebotenen und geleisteten Unterkunfts-, Verpflegungs- und sonstigen damit verbundenen Dienstleistungen abzuschließen und zu erfüllen. 8. Ohne die oben genannten Daten können wir unseren Kunden keine Unterkunftsdienstleistungen anbieten. Für die Bereitstellung von Verpflegungs- und anderen Dienstleistungen benötigen wir keine personenbezogenen Daten und daher werden diese von uns zu diesem Zweck nicht angefordert und verarbeitet. 9. Wir verarbeiten personenbezogene Daten wie Vor- und Nachname, -Adresse und Wohnsitzinformationen aufgrund unseres berechtigten Interesses für Zwecke des Direktmarketings, wobei der Zweck der Verarbeitung ausschließlich in der Möglichkeit besteht, Marketing- und Handelsinformationen an unsere Kunden zu senden, wie interessante Neuigkeiten, Rabatte usw. Sie haben anschließend jederzeit die Möglichkeit, Ihre Nichtzustimmung mit der Versendung weiterer Marketingmitteilungen zu äußern. 10. Wir verarbeiten personenbezogene Daten in gleichem Ausmaß für die Versendung von Fragebögen zur Zufriedenheit nach dem Aufenthalt in unseren Hotels, um die Zufriedenheit der Kunden mit unseren Dienstleistungen zu überprüfen und die Qualität unserer Dienstleistungen für die Kunden kontinuierlich zu verbessern. 11. Der Kunde kann seine Einwilligung jederzeit durch eine ausdrückliche Mitteilung an die Adresse des Hotels oder die -Adresse widerrufen. Der Widerruf der Einwilligung ist ab der Zustellung einer solchen Mitteilung an das Hotel wirksam. Gemäß der Verordnung berührt der Widerruf der Einwilligung nicht die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung, die auf der Grundlage der vor ihrem Widerruf erteilten Einwilligung begründet ist. 12. Wir führen keine automatisierte Entscheidungsfindung oder sonstige automatisierte Verarbeitung personenbezogener Daten des Kunden durch. 13. Sämtliche oben genannten Daten erheben wir direkt vom Kunden oder der Person, die die Reservierung unserer Dienstleistungen im Zusammenhang mit der Verhandlung über den Abschluss des Vertrags über die Erbringung von Unterkunfts- und Verpflegungsdienstleistungen besorgt hat. Für Reservierungen, die über Reservierungsportale eingegeben werden, werden die grundlegenden Identifikations- und Kontaktdaten des Kunden (Vor- und Nachname, Telefonnummer oder -Adresse) vom Reservierungsportal bereitgestellt. 14. Wir verarbeiten die personenbezogenen Daten des Kunden für einen Zeitraum von 7 Jahren ab seinem Aufenthalt im Hotel. 3

4 DSB, DATENSCHUTZBEAUFTRAGTER 1. Da es sich bei der Haupttätigkeit des Hotels nicht um eine umfassende, regelmäßige und systematische Überwachung der betroffenen Personen oder um die Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten handelt, ist das Hotel gemäß der Verordnung nicht verpflichtet, einen Verantwortlichen oder Auftragsverarbeiter für den Schutz personenbezogener Daten zu bestellen. KUNDENINFORMATIONEN 1. Der Kunde ist jederzeit berechtigt, vom Hotel eine Übersicht über die personenbezogenen Daten, die ihn betreffen, zu verlangen. Diese Informationen werden (i) im Hotelsystem und (ii) im Gästebuch gespeichert, das in gedruckter Form in einem verschlossenen Raum aufbewahrt wird. Im Falle eines Antrags auf Löschung personenbezogener Daten löscht das Hotel die Daten aus dem Hotelsystem und vernichtet die Daten aus dem Gästebuch. Das Hotel muss jedoch den gesetzlichen Anforderungen nachkommen. Die aufgezählten personenbezogenen Daten können nur nach Ablauf der gesetzlichen Frist gelöscht werden. 2. Die personenbezogenen Daten des Kunden werden von uns nicht an Dritte übermittelt oder für diese zugänglich gemacht, ausgenommen der in diesen Bedingungen angeführten Ausnahmen und Ausnahmen, die von den Behörden der öffentlichen Gewalt festgelegt sind, bei denen sich die Verpflichtung zur Bereitstellung von Daten aus den geltenden und wirksamen gesetzlichen Bestimmungen ergibt. 3. Gemäß der geltenden gesetzlichen Regelung zum Schutz personenbezogener Daten haben die Kunden unter anderem folgende Rechte: das Recht auf Zugriff auf die personenbezogenen Daten, die wir verarbeiten, das Recht auf Berichtigung personenbezogener Daten für den Fall, dass sie in irgendeiner Weise unrichtig, ungenau oder unvollständig wären, das Recht, die Löschung personenbezogener Daten in den in der Verordnung vorgesehenen Fällen zu verlangen, z. B. bei Widerruf der Zustimmung zur Verarbeitung oder bei Widerspruch gegen die Verarbeitung, bei rechtswidriger Verarbeitung personenbezogener Daten, wenn personenbezogene Daten nicht mehr für die Zwecke benötigt werden, für die sie verarbeitet wurden u. Ä., kann also der Kunde die Löschung seiner personenbezogenen Daten beantragen. Diese Möglichkeit gilt jedoch nicht, wenn die Verarbeitung zur Erfüllung einer gesetzlichen Verpflichtung erforderlich ist, und in einigen anderen durch die Verordnung festgelegten Fällen. das Recht, eine Beschränkung der Verarbeitung personenbezogener Daten in den in der Verordnung vorgesehenen Fällen zu verlangen, das Recht, gegen die Verarbeitung personenbezogener Daten des Kunden, die auf der Notwendigkeit des berechtigten Interesses, einschließlich der Verarbeitung für Direktmarketingzwecke, Widerspruch einzulegen, 4

5 das Recht, die Einwilligung zur Verarbeitung personenbezogener Daten jederzeit durch Versendung einer ausdrücklichen Mitteilung zu widerrufen. TECHNISCHE UND ORGANISATORISCHE SICHERHEIT DES SCHUTZES PERSONENBEZOGENER DATEN 1. Das Hotel verpflichtet sich, den Schutz der verarbeiteten personenbezogenen Daten technisch und organisatorisch so zu gewährleisten, dass ein unbefugter oder versehentlicher Zugriff auf die Daten, deren Veränderung, Vernichtung oder Verlust, unerlaubte Übermittlung, sonstige unbefugte Verarbeitung sowie sonstiger Missbrauch verhindert werden können, dass sämtliche Pflichten des Verantwortlichen, die sich aus den Rechtsvorschriften, insbesondere der Verordnung, ergeben, personal und organisatorisch kontinuierlich während der Verarbeitung der Daten gewährleistet sind. 2. Das Hotel verpflichtet sich, die Verarbeitung der Daten insbesondere wie folgt sicherzustellen: Nur befugte Personen des Hotels, für die die Bedingungen und der Umfang der Verarbeitung der Daten festgelegt sind, haben Zugriff auf die personenbezogenen Daten; personenbezogene Daten werden in den Räumlichkeiten des Hotels verarbeitet, zu denen nur befugte Personen oder deren Lieferanten (Zulieferer) Zugang haben, die denselben Verpflichtungen unterliegen; Das Hotel verhindert das unbefugte Lesen, Erstellen, Kopieren, Übertragen, Bearbeiten oder Löschen von Aufzeichnungen, die personenbezogene Daten enthalten; ergreift Maßnahmen, um zu ermitteln und zu überprüfen, an wen die personenbezogenen Daten übermittelt wurden, von wem sie verarbeitet, geändert oder gelöscht wurden. 3. Das Hotel verpflichtet sich sicherzustellen, dass seine Mitarbeiter und andere Personen, die die personenbezogenen Daten verarbeiten werden, dies nur unter den Bedingungen und im Umfang der vom Hotel festgelegten und entsprechenden Anweisungen tun. Insbesondere wird das Hotel selbst (wobei es diese Verpflichtung auch diesen genannten Personen auferlegt) Verschwiegenheit über die personenbezogenen Daten und über die Sicherheitsmaßnahmen, deren Offenlegung die Sicherheit der personenbezogenen Daten gefährden würde, wahren, dies auch nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses oder der entsprechenden Arbeiten im Hotel. 5