Satzung für das Archiv der Gemeinde Schipkau

Transkript

1 Satzung für das Archiv der Gemeinde Schipkau Auf Grund des 28 Absatz 2 Ziffer 9. der Kommunalverfassung des Landes Brandenburg (BbgKVerf) vom 18.Dezember 2007 (GVBl. S. 286) geändert durch Artikel 15 des Gesetzes vom 23. September 2008 (GVBl. I S. 202) und 16 des Gesetzes über die Sicherung und Nutzung von öffentlichem Archivgut im Land Brandenburg (Brandenburgisches Archivgesetz) vom 07.April 1994 (GVBl. I S. 94) hat die Gemeindevertretung Schipkau in ihrer Sitzung am folgende Satzung beschlossen: 1 Rechtsstellung und Zuständigkeit (1) Das Archiv der Gemeinde Schipkau ist eine von der Gemeinde getragene öffentliche Einrichtung. (2) Diese Satzung regelt die Sicherung und Nutzung des kommunalen Archivgutes der Gemeinde. 2 Begriffsbestimmungen (1) Kommunales Archivgut sind alle archivwürdigen Unterlagen, die bei der Verwaltung der Gemeinde Schipkau oder den ehemaligen Gemeinden des Amtes Schipkau entstanden sind und zur dauernden Aufbewahrung dem Gemeindearchiv Schipkau überlassen wurden / werden. Kommunales Archivgut sind auch archivwürdige Unterlagen, die das Archiv der Gemeinde Schipkau zur Ergänzung seines Archivgutes übernommen hat, erwirbt oder übernimmt. (2) Als anbietungspflichtige Stellen werden die Ämter und Einrichtungen der Gemeinde bezeichnet. (3) Unterlagen sind insbesondere Akten, Amtsbücher, Urkunden, Handschriften und andere Schriftstücke, Dateien, amtliche Druckschriften, Pläne, Karten, Siegel, Petschafte, Bild-, Film-, Tondokumente, maschinenlesbare sowie sonstige Informationsträger einschließlich der zu ihrer Auswertung, Sicherung und Nutzung erforderlichen Hilfsmittel und Programme. (4) Archivwürdig sind Unterlagen, die aufgrund ihrer rechtlichen, politischen, wirtschaftlichen, sozialen oder kulturellen Bedeutung als authentische Quelle für die Erforschung und das Verständnis von Geschichte und Gegenwart, für Gesetzgebung, Rechtsprechung und Verwaltung oder für die Sicherung berechtigter Belange Betroffener oder Dritter von bleibendem Wert sind. (5) Zwischenarchivgut sind die von einem öffentlichen Archiv zur vorläufigen Aufbewahrung in ein Zwischenarchiv übernommenen Unterlagen, deren Aufbewahrungsfrist noch nicht abgelaufen und aus denen das Archivgut noch nicht ausgewählt worden ist. (6) Archivfachliche Voraussetzungen für die Errichtung und Unterhaltung des Archivs der Gemeinde Schipkau sind: 1. die Betreuung durch hauptamtlich tätiges Personal, das fachlich geeignet ist 2. das Vorhandensein geeigneter und ausreichender Diensträume, die dem Brandschutz und den Sicherheitsvorschriften entsprechen 3 Aufgaben (1) Das Archiv der Gemeinde Schipkau hat die Aufgabe, das kommunale Archivgut festzustellen, zu erfassen, zu übernehmen, auf Dauer zu verwahren, zu sichern und zu erhalten, zu erschließen, allgemein nutzbar zu machen, für die Benutzung bereitzustellen und auszuwerten. (2) Das Archiv der Gemeinde Schipkau berät die anbietungspflichtigen Stellen bei der Verwaltung und Sicherung der Unterlagen. Seite 1 von 3

2 (3) Das Archiv der Gemeinde Schipkau wirkt an der Auswertung des von ihm verwahrten Archivgutes sowie an der Erforschung und Vermittlung der Regional- und Ortsgeschichte mit. 4 Erfassung (1) Die anbietungspflichtigen Stellen sind verpflichtet, alle Unterlagen, die zur Erfüllung ihrer Aufgaben nicht mehr benötigt werden, dem Archiv der Gemeinde Schipkau unverändert anzubieten und, soweit sie archivwürdig sind, zu übergeben. Unterlagen sind spätestens dreißig Jahre nach ihrer Entstehung anzubieten, soweit nicht Rechtsvorschriften oder Verwaltungsvorschriften oberster Landesbehörden längere Aufbewahrungsfristen festlegen. (2) Zur Übernahme anzubieten und abzuliefern sind auch Unterlagen, die 1. personenbezogene Daten enthalten, welche nach einer Rechtsvorschrift des Landes gelöscht oder vernichtet werden müssten oder nach Rechtsvorschriften des Bundes oder des Landes gelöscht werden könnten, sofern die Speicherung der Daten nicht zulässig war oder 2. personenbezogene Daten im Sinne des 37 Abs. 1 des Brandenburgischen Datenschutzgesetzes enthalten oder 3. einem Berufs- oder Amtsgeheimnis oder sonstigen Rechtsvorschriften über die Geheimhaltung unterliegen. Die nach 203 Abs. 1 Nr. 1, 4 und 4a des Strafgesetzbuches geschützten Unterlagen einer Beratungsstelle dürfen nur in anonymisierter Form angeboten und übergeben werden. (3) Von einer Anbietungspflicht ausgenommen sind Unterlagen, deren Offenbarung gegen das Brief-, Post- oder Fernmeldegeheimnis verstoßen würde. (4) Durch Vereinbarung zwischen dem Archiv der Gemeinde Schipkau und der anbietenden Stelle kann Art und Umfang der anzubietenden Unterlagen vorab festgelegt werden, 1. auf die Anbietung von Unterlagen von offensichtlich geringer Bedeutung verzichtet werden, 2. der Umfang der anzubietenden gleichförmigen Unterlagen, die in großer Zahl erwachsen, im einzelnen festgelegt werden. (5) Juristische Personen des privaten Rechts, private Unternehmen und natürliche Personen können die bei ihnen angefallenen Unterlagen zur Übernahme an das Archiv der Gemeinde Schipkau anbieten. (6) Für maschinenlesbare Datenbestände sind Art und Umfang sowie die Form der Übermittlung der anzubietenden Daten vorab zwischen der anbietenden Stelle und dem Archiv der Gemeinde Schipkau festzulegen. Datenbestände, die aus verarbeitungstechnischen Gründen vorübergehend vorgehalten werden, sind nicht anzubieten. (7) Die anbietenden Stellen haben dem Archiv der Gemeinde Schipkau auch Exemplare aller von ihnen herausgegebenen oder in ihrem Auftrag erscheinenden amtlichen Drucksachen und anderen Veröffentlichungen zur Übernahme anzubieten. 5 Bewertung und Übernahme (1) Das Archiv der Gemeinde Schipkau entscheidet über die Archivwürdigkeit der angebotenen Unterlagen und über deren Übernahme in das Archiv. (2) Wenn das Archiv der Gemeinde Schipkau die Archivwürdigkeit verneint oder innerhalb eines halben Jahres nach Anbietung die Archivwürdigkeit der angebotenen Unterlagen nicht beurteilt hat, können die Unterlagen durch die anbietende Stelle vernichtet werden. Seite 2 von 3

3 6 Verwahrung und Sicherung (1) Die als archivwürdig bewerteten Unterlagen sind im Archiv der Gemeinde Schipkau aufzubewahren: (2) Das im Archiv der Gemeinde Schipkau verwahrte kommunale Archivgut ist unveräußerlich. Unterlagen, bei denen keine Archivwürdigkeit besteht, sind zu vernichten. (3) Das Archiv der Gemeinde Schipkau hat die notwendigen organisatorischen, technischen und personellen Maßnahmen zu treffen, um die dauernde Aufbewahrung, Erhaltung und Benutzbarkeit des Archivgutes zu gewährleisten sowie seinen Schutz vor unbefugter Benutzung, vor Beschädigung oder Vernichtung sicherzustellen. Insbesondere sind geeignete Maßnahmen zu treffen, um vom Zeitpunkt der Übernahme an solche Unterlagen zu sichern, die personenbezogene Daten enthalten oder Rechtsvorschriften über Geheimhaltung unterliegen. (4) Für die Erfüllung der Aufgaben des Archivs der Gemeinde Schipkau darf das Archivgut nach 6 Abs. 4 des Brandenburgischen Archivgesetzes mittels maschinenlesbarer Datenträger erfasst und gespeichert werden. Die Auswertung der gespeicherten Informationen ist nur zur Erfüllung der in diesem Gesetz genannten Zwecke zulässig. (5) Die Verknüpfung personenbezogener Daten durch das Archiv der Gemeinde Schipkau ist innerhalb der in 10 des Brandenburgischen Archivgesetzes genannten Schutzfristen nur zulässig, wenn die schutzwürdigen Belange Betroffener oder Dritter angemessen berücksichtigt werden. 7 Benutzung und Gebühren (1) Die Benutzung der Bestände des Archivs der Gemeinde Schipkau regelt die Benutzungsordnung, die Anlage dieser Satzung ist. (6) Die Gebührenerhebung bei Benutzungen regelt die Gebührenordnung, die Anlage dieser Satzung ist. 8 Inkrafttreten Diese Satzung tritt mit dem Tage nach der öffentlichen Bekanntmachung in Kraft. Schipkau/ OT Klettwitz, den gez. H e i n z e Bürgermeister (Siegel) Seite 3 von 3

4 Anlage zur Satzung für das Archiv der Gemeinde Schipkau Gebührenordnung für die Benutzung des Gemeindearchivs Schipkau 1 Gegenstand der Benutzungsgebühr Für Leistungen des Archivs der Gemeinde Schipkau, die auf Antrag des Beteiligten vorgenommen werden sind nach Maßgabe dieser Gebührenordnung und des dazugehörigen Tarifs zu erheben. 2 Höhe der Gebühr (1) Die Höhe der Gebühr richtet sich nach dem anliegenden Tarif, der Bestandteil dieser Gebührenordnung ist. (2) Werden mehrere gebührenpflichtige Leistungen nebeneinander vorgenommen, so sind die Gebühren nach den verschiedenen Tarifstellen nebeneinander zu erheben, auch wenn die Leistungen im zeitlichen oder sachlichen Zusammenhang stehen. (3) Wird ein Antrag auf eine gebührenpflichtige Leistung abgelehnt oder vor ihrer Beendigung zurückgenommen, so sind 10 bis 75 v.h. der Gebühr unter Berücksichtigung des bereits entstandenen Verwaltungsaufwandes zu erheben, die bei ihrer Vornahme zu erheben wäre. (4) Sind Gebühren nach Zeitaufwand zu bemessen, werden je angefangene halbe Stunde für Angestellte in vergleichbaren Vergütungsgruppen 12,50 Euro erhoben, soweit für Gebühren einzelner Tarifstellen der Anlage kein Gebührensatz bestimmt ist. 3 Auslagen Auslagen werden in der Höhe wie sie anfallen in Rechnung gestellt. 4 Gebührenfreiheit Gebühren werden nicht erhoben: 1. für mündliche einfache Auskünfte 2. für Leistungen, die durch die im 1 Absatz 1 der Benutzerordnung für das Archiv der Gemeinde Schipkau genannten Stellen veranlasst werden 3. für Leistungen die überwiegend im öffentlichen Interesse erfolgen 4. vom Kirchen und öffentlich rechtlichen Religionsgemeinschaften sofern die Leistungen unmittelbar der Durchführung kirchlicher Zwecke dient 5. Von der Erhebung der Gebühr kann abgesehen werden, wenn die Inanspruchnahme des Archivs wissenschaftlichen Zwecken dient. 5 Gebührenpflichtiger (1) 1. Zur Zahlung der Gebühr ist verpflichtet, wer die Leistungen veranlasst oder zu dessen Gunsten sie vorgenommen wird. 2. Wer die Gebühr durch eine entsprechende Erklärung übernommen hat. (2) Mehrere Gebührenpflichtige haften als Gesamtschuldner.

5 6 Entstehung, Fälligkeit und Erhebung der Gebühren (1) Die Gebührenschuld entsteht bei persönlicher Benutzung des Archivs mit Beendigung der gebührenpflichtigen Leistung. Die Gebühr wird ohne förmlichen Bescheid fällig, wenn die Leistung vorgenommen ist. Die Gebühr ist als Barzahlung in der Gemeindekasse Zug um Zug mit der Herausgabe der Leistung zu entrichten. (2) Bei schriftlichem Antrag an das Archiv wird im Sinne des 16 Gebührengesetz für das Land Brandenburg (GebG Bbg) vom 18. Oktober 1991 (GVBl. S. 452) in der jeweils geltenden Fassung die Leistung von der Zahlung eines angemessenen Vorschusses in der voraussichtlichen Höhe der Kosten abhängig gemacht. (3) Die Gebührenpflicht für Negativergebnisse richtet sich nach den Absätzen (1) und (2). Schipkau/Ortsteil Klettwitz, den gez. Heinze Bürgermeister

6 Gebührentarif zur Gebührenordnung für das Archiv der Gemeinde Schipkau Tarif stelle Gegenstand Gebühr 1. Ausfertigung von Abschriften und Auszügen aus dem Archivgut 1.1 DIN A4 einfacher Zeilenabstand je Seite 5, DIN A4 doppelter Zeilenabstand 3, DIN A5 einfacher oder doppelter Zeilenabstand 3, DIN A4 Exceltabelle 7, DIN A5 Exceltabelle 3,00 2. Fotokopien aus dem Archivgut 2.1 DIN A3 einseitig je Seite 2, DIN A3 doppelseitig 4, DIN A4 einseitig 1, DIN A4 doppelseitig 2, DIN A5 einseitig 0, DIN A5 doppelseitig 1, DIN A4 Farbkopien einseitig 2, DIN A4 Farbkopien doppelseitig 4, DIN A5 Farbkopien einseitig 1, DIN A5 Farbkopien doppelseitig 2,00 3. Kopien aus Lageplänen 3.1 Auszug A4 10, Auszug A3 15, Auszug A2 20, Auszug A1 30, Auszug A0 40,00 4. Einsichtnahme in Findhilfsmittel und Archivalien, Recherche 4.1. Persönliche Einsichtnahme Tag 4, Tage 16, Tage 55, Schriftliche Auskünfte, die Nachforschungen in Archivbeständen und Findhilfsmittel oder in der Literatur erfordern je angefangene ½ Stunde 20, Ermittlung von Archivalien oder Literatur für die Durchführung von Verfilmungs- und Kopieraufträgen oder für sonstige Nutzungszwecke je angefangene ½ Stunde 20,00 Anmerkung zu Tarifstellen 4.1, 4.2, 4.3: Auf Antrag kann eine Gebührenermäßigung bzw. befreiung gewährt werden, wenn die Benutzung wissenschaftlichen oder orts- und heimatkundlichen Forschungen dient und nicht in überwiegend privatem oder gewerblichem Interesse liegt Beglaubigungen je Dokument 3, Bearbeitungs- und Ermittlungsgebühren für Nachforschungen zur Festlegung zuständiger bzw. verantwortlicher Personen, Vereine, Ermittlung von Angehörigen bis 30 Minuten 5, ab 30 Minuten 10,00 5. Reprografische Arbeiten 5.1. Grundgebühr je Einheit (Akte, Urkunde, Plan, Karte, Buch usw.) aus der Aufnahmen gefertigt werden 1,00

7 5.2 Papierkopien schwarz weiß (Readerprinterkopien, Scannerkopien) DIN A4 (Readerprinterkopie, Scannerkopie) 0, DIN A4 Readerprinter in Selbstbedienung 0, DIN - A3 ((Readerprinterkopie, Scannerkopie) 0, Mirkofilm: Negativ Format 35mm Halbformat 0, Vollformat 0, Schwarz-Weiß-Fotoarbeiten Kleinbild mm Negativ/Dia 2, Rollfilm 6-7 cm Negativ/ Dia 6, Planfilm 9*12 cm Negativ 8, Vergrößerungen Fotopapier 10x15 cm 3, Vergrößerungen Fotopapier 13x18 cm 5, Vergrößerungen Fotopapier 18x24 cm 7, Vergrößerungen Fotopapier 24x30 cm 9, Vergrößerungen Fotopapier 30x40 cm 11, Color Fotoarbeiten Kleinbild Negativ/Dia 4, Rollfilm 6x7 cm Negativ/Dia 5.6 Kopierung auf digitale Medien (Speicherung) erste Datei einer Medieneinheit 10, jede weitere Datei einer Medieneinheit (Eine Datei entspricht einer digitalen Aufnahme) Scannerkopie 0, Digitalaufnahme (Spezialaufnahme) 3, Vorbereitungsarbeiten bei aufwändigen oder schwierigen Aufnahmen 5.8. je angefangene ½ Stunde 20,00 Für Spezialaufnahmen, soweit sie entsprechend den Möglichkeiten vorgenommen werden können, kann eine dem Aufwand an Arbeitszeit und Material entsprechende Gebühr vereinbart werden. 6. Einräumung von Nutzungsrechten 6.1 Film, Fernsehen, Tonwiedergabe Verwendung einer zur Verfügung gestellten Vorlage je angefangene Sendeminute 25,00 250, Wiederholungssendung 50 % der Erstberechnung 6.2 Wiedergabe im Druck oder auf elektronischen Speichermedien Auflage bis 150 Stück 5,00-25, Auflage 151 bis Stück 25,00-250, Auflage über 5000 Stück je verwendete Vorlage 60,00-500, Neuauflagen je verwendete Vorlage wie Erstauflage 6.3 Verwendung von Einzelaufnahmen für gewerbliche Zwecke Verwendung für Werbezwecke je verwendete Vorlage 25,00-75, Verwendung für Baugutachten je verwendete Vorlage 25,00-75,00 Online Publikation je verwendete Vorlage 25,00-500, Anmerkung zu Tarifstellen 6: Auf Antrag kann eine Gebührenermäßigung bzw. befreiung gewährt werden, wenn die Benutzung wissenschaftlichen oder orts- und heimatkundlichen Forschungen dient und nicht in überwiegend privatem oder gewerblichem Interesse liegt.

8 7. Besondere Leistungen Vorbereitung und Beaufsichtigung von Foto- und Filmaufnahmen von Archivalien in den Räumen des Archivs je angefangene ½ Stunde 20,00 Vorbereitung von Archivalien oder Filmen zur Verfilmung oder Duplizierung außerhalb des Archivs je angefangene ½ Stunde 20,00

9 Anlage zur Satzung für das Archiv der Gemeinde Schipkau Benutzungsordnung für das Archiv der Gemeinde Schipkau 1 Benutzerkreis (1) Das Archiv steht der Verwaltung der Gemeinde Schipkau, der Gemeindvertretung der Gemeinde Schipkau, den Behörden des Bundes, der Länder, der Gemeinden und Gemeindeverbänden, sowie Gerichten zur dienstlichen Benutzung zur Verfügung. (2) Die abgebende Stelle hat das Recht, Archivgut, das aus ihren Unterlagen ausgewählt worden ist, jederzeit zu benutzten, wenn sie es zur Erfüllung ihrer Aufgaben benötigt. (3) Die Benutzung des Archivs der Gemeinde Schipkau ist jedermann gestattet, wenn ein berechtigtes Interesse geltend gemacht wird. (4) Der Bürgermeister kann für die Art und Weise der Benutzung zusätzliche Bestimmungen treffen. 2 Benutzungsgenehmigung (1) Die Benutzung des Archivs der Gemeinde Schipkau ist schriftlich beim Bürgermeister zu beantragen. Der Name, der Vorname und die Anschrift der/des Benutzers/in, gegebenenfalls der Name und die Anschrift des Auftraggebers sowie das Benutzungsvorhaben, der überwiegende Benutzungszweck und die Art der Auswertung sind anzugeben. (2) Nach der ordnungsgemäßen Anmeldung und Anerkennung eines berechtigten Interesses wird die Genehmigung zur Benutzung erteilt. Der Benutzer bestätigt bei persönlicher Einsichtnahme durch seine Unterschrift die Kenntnis der Benutzungsordnung und der getroffenen Anordnungen des Bürgermeisters. Der Antragsteller hat sich auf Verlangen auszuweisen. Ein berechtigtes Interesse ist insbesondere gegeben, wenn die Benutzung zur amtlichen, wissenschaftlichen, heimatkundlichen, familiengeschichtlichen, publizistischen, unterrichtlichen oder Bildungszwecken sowie zur Wahrnehmung berechtigter persönlicher Belange beantragt wird. Der Benutzer verpflichtet sich, bei der Verwertung der aus dem Archivgut gewonnenen Erkenntnisse die Rechte Dritter, insbesondere Urheber- und Persönlichkeitsrechte, sowie die Bestimmungen des Datenschutzgesetztes zu beachten. Der Benutzer hat für die Verletzung solcher Rechte einzustehen und stellt das Archiv der Gemeinde Schipkau durch schriftliche Erklärung von jeder Haftung frei. (3) Die Genehmigung zur Benutzung von Archivgut kann von der Zustimmung eines Dritten oder seines Rechtsnachfolgers abhängig gemacht werden, wenn Rechte oder berechtigte Interessen dieses Dritten berührt werden. (4) Die Benutzungsgenehmigung gilt jeweils nur für den angegebenen Zweck und Gegenstand. Wechselt der Benutzer sein Thema, so hat er dies dem Archiv mitzuteilen. (5) Die Benutzungsgenehmigung kann von der Erfüllung von Bedingungen abhängig gemacht sowie mit Auflagen versehen werden. (6) Bei schriftlichen oder mündlichen Anfragen kann auf einen schriftlichen Benutzungsantrag verzichtet werden. (7) Die Benutzungserlaubnis ist auf andere Personen nicht übertragbar und gilt nur für das angegebene Arbeitsthema. (8) Die Mitwirkung von Hilfskräften der/des Benutzers/in ist besonders zu beantragen, Abs. 1 und 2 gelten entsprechend. 3 Art der Benutzung, Benutzungsbeschränkungen (1) Die Benutzung von Archivgut kann erfolgen: a. durch persönliche Einsichtnahme b. durch schriftliche Anfragen Seite 1 von 5

10 c. durch mündliche Anfragen d. durch elektronische Auskunftserteilung e. durch Abforderung von Reproduktion von Archivgut und / oder in Ausnahmefällen f. durch Versendung von Archivgut Zur Benutzung können nach Ermessen des Archivs - Archivalien im Original - Abschriften oder Kopien, auch von Teilen der Archivalien vorgelegt oder - Auskünfte aus den Archivalien gegeben werden. (2) Im Rahmen der persönlichen Benutzungsberechtigung wird Archivgut in den dafür vorgesehenen Diensträumen der Verwaltung der Gemeinde Schipkau unentgeltlich vorgelegt. Eine Ausgabe von Archivgut zur Benutzung außerhalb der vorgeschriebenen Räume findet grundsätzlich nicht statt. (3) Archivalien sind von der Benutzung ausgeschlossen, wenn a. gesetzliche Bestimmungen oder Anordnungen der abgebenden Stellen entgegenstehen oder sie Geheimhaltungsvorschriften unterliegen, b. mit Eigentümern oder Vorbesitzern von Archivalien entgegenstehende Vereinbarungen getroffen worden sind. (4) Der Bürgermeister kann die Benutzung von Archivgut aus wichtigem Grund ausschließen oder beschränken. Ein wichtiger Grund liegt insbesondere dann vor, wenn a. öffentliche Interessen oder berechtigte Interessen Dritter der Benutzung entgegenstehen, b. aufgrund des Alters oder der besonderen Beschaffenheit des Archivgutes oder aus konservatorischen Gründen die Gefahr besteht, dass das Archivgut durch die beabsichtigte Benutzung Schaden nimmt, c. das Forschungsziel anderweitig erreicht werden kann, als durch Benutzung des Originalstückes d. das Archivgut zu dienstlichen Zwecken benötigt wird, e. Grund zur Annahme besteht, dass dem Wohl der Bundesrepublik Deutschland oder eines Landes wesentliche Nachteile entstehen, f. schutzwürdige Belange Dritter entgegenstehen, g. Rechtsvorschriften über Geheimhaltung verletzt würden und h. durch die Benutzung ein nicht vertretbarer Verwaltungsaufwand entstehen würde. (5) Das Archiv der Gemeinde Schipkau ist verpflichtet, den zum Archivgut gehörenden Unterlagen eine Gegendarstellung der betroffenen Person auf deren Verlangen beizufügen, wenn diese durch eine in den Unterlagen enthaltene Tatsachenbehauptung betroffen ist und ein berechtigtes Interesse an der Gegendarstellung glaubhaft macht. Nach ihrem Tod steht das Gegendarstellungsrecht deren Ehegatten, deren Partner einer auf Dauer angelegten Lebensgemeinschaft, Kindern oder Eltern zu. Die Gegendarstellung bedarf der Schriftform und muss von der betroffenen Person oder einer der oben genannten Personen unterzeichnet sein. Sie muss sich auf Angaben über Tatsachen beschränken und darf keinen strafbaren Inhalt haben. (6) Die Benutzung von Archivgut, das aus der öffentlichen Verwaltung und wenn auch nur teilweise aus einer weniger als dreißig Jahre zurückliegender Zeit stammt, bedarf der Einwilligung des Bürgermeisters. Dies gilt nicht für solche Teile des betreffenden Archivstücks, die keinen eigenen archivischen Wert besitzen. Der Benutzer richtet den Antrag auf Genehmigung der Benutzung an den Bürgermeister und macht hierin sein besonderes Interesse an der Benutzung glaubhaft. (7) Die Benutzung von Archivgut, das aus der Tätigkeit der Gemeindevertretung, einer ihrer Fraktionen oder einer politischen Partei und wenn auch nur teilweise aus einer weniger als dreißig Jahre zurückliegenden Zeit stammt, bedarf der Einwilligung des Betroffenen. Die Bestimmungen des Absatzes 5 finden entsprechende Anwendung. Seite 2 von 5

11 4 Verkürzung von Schutzfristen (1) Die Verkürzung von Schutzfristen gemäß 10 und 12 des Brandenburgischen Archivgesetzes ist schriftlich und unter Angabe von Gründen zu beantragen. Sie kann lediglich für einzelne Archivalieneinheiten oder fest umgrenzte Gruppen beantragt werden. (2) Über die Verkürzung entscheidet der Bürgermeister der Gemeinde Schipkau. Die Entscheidung ist dem Antragsteller schriftlich, bei Ablehnung unter Angabe der Gründe, mitzuteilen. (3) Wird im Falle des 10 Abs 9 Nr. 1 des Brandenburgischen Archivgesetzes die schriftliche Einwilligung einer der zur Einwilligung berechtigten Person vorgelegt, so kann auf die Schriftform des Antrages und bei positiver Entscheidung auch des Bescheides verzichtet werden. 5 Reproduktion (1) Das Archiv stellt auf Antrag des Benutzers von dem uneingeschränkt zur Benutzung freigegebenen Archivgut im Rahmen der bestehenden Möglichkeiten Reproduktionen (z.b. Ablichtungen, Kopien) her oder veranlasst ihre Herstellung, sofern dadurch das Archivgut nicht gefährdet oder berechtigte Interessen des Archivs oder Dritter nicht verletzt werden. (2) Die für die Reproduktion zu entrichtenden Gebühren bestimmen sich nach der zur Satzung für das Archiv der Gemeinde Schipkau gehörenden Gebührenordnung. (3) Fertigt ein Benutzer Reproduktion ohne Genehmigung oder bereitet er solche vor, so ist das Archiv berechtigt, diese und/ oder die Vorstufe der Reproduktion ohne Entschädigung herauszuverlangen. (4) Die ausgehändigten Reproduktionen dürfen nur mit Zustimmung des Archivs der Gemeinde Schipkau unter Wahrung der Urheberrechte der Gemeinde Schipkau veröffentlicht, vervielfältigt oder an Dritte weitergegeben werden. Bei Veröffentlichungen jeder Art, die unter Benutzung der Bestände des Archivs erfolgen, sind Urheberrechte der Gemeinde Schipkau zu wahren, die verwendeten Quellen des Archivs sind mit Herkunftsund Lagerungsbezeichnungen anzugeben. 6 Versendung von Archivgut (1) Eine Versendung von Archivgut findet grundsätzlich nicht statt. Über Ausnahmen entscheidet der Bürgermeister. (2) Wird eine Versendung ausnahmsweise gestattet, so erfolgt diese gegen Kostenersatz. Dabei sollte auf Kosten des Benutzers eine Transportversicherung abgeschlossen werden. (3) Die Versendung von Archivgut zur amtlichen Nutzung erfolgt im Rahmen der Amtshilfe. (4) Die Versendung von Archivgut ist nur im begrenzten Umfang möglich und erfolgt befristet. (5) Versandtes Archivgut kann aus dienstlichen Gründen jederzeit zurückgefordert werden. (6) Die Benutzung des versandten Archivgutes richtet sich nach den Vorschriften dieser Benutzungsordnung (7) Vor der Versendung verpflichtet sich der Entleiher das Archivgut a. Dritten nur in den unter ständiger Aufsicht stehenden Diensträumen der Gemeinde Schipkau zur Benutzung vorzulegen und es nicht an Dritte zur Benutzung außerhalb dieser Räume weiterzugeben b. Diebes- und feuersicher aufzubewahren, c. Nach Ablauf einer vom Archiv zu bestimmenden angemessen Frist zurückzusenden. (8) Von versandtem Archivgut dürfen Reproduktionen nur mit Zustimmung des Archivs der Gemeinde Schipkau hergestellt werden. Seite 3 von 5

12 7 Behandlung des Archivgutes/ Haftungsausschluss (1) Das Archivgut kann nur während der Öffnungszeiten der Gemeinde Schipkau in den dafür vorgesehenen Diensträumen nach vorheriger Terminvereinbarung unter Aufsicht eingesehen werden. Während der Benutzung ist das Essen und Trinken nicht zulässig. Taschen, Kameras und Mäntel sind in den dafür vorgesehenen Schränken abzulegen. (2) Das Archivpersonal kann den Umfang des gleichzeitig vorzulegenden Archivgutes beschränken und die Benutzungsdauer zeitlich begrenzen. (3) Der Benutzer ist verpflichtet, das Archivgut mit äußerster Sorgfalt zu behandeln und es vor Beschmutzung, Beschädigung und jeglicher Veränderung zu bewahren. Bei Entgegennahme des Archivgutes soll der Benutzer auf erkennbare Mängel hinweisen. Eine schuldhafte Beschädigung oder Veränderung des Archivgutes verpflichtet den Benutzer zum Schadensersatz. (4) Es ist vor allem untersagt das Archivgut zu verändern insbesondere: a. Bemerkungen und Striche anzubringen b. verblasste Stellen nachzuziehen c. darauf zu radieren, es als Schreibunterlage zu verwenden d. Veränderungen der inneren Ordnung vorzunehmen e. das Schneiden und Durchpausen des Archivgutes sowie f. sämtliche andere zustandsbeeinflussende Tätigkeiten vorzunehmen (5) Das Archiv der Gemeinde Schipkau übernimmt keine Haftung für die Folgen, die sich aus einem Irrtum bei der Vorlage von Archivstücken ergeben. Auch für Schäden durch falsche Auskünfte oder sonstige Mängel bei der Benutzung des Archivs ist die Haftung ausgeschlossen, es sei denn, die Herbeiführung des Schadens beruht auf einer vorsätzlichen Handlung. (6) Die/der Benutzer wird durch das Archivpersonal beraten, hat aber keinen Anspruch darauf, im Lesen alter Schriftstücke oder in der eigentlichen Bearbeitung der Archivalien über Gebühr unterstützt zu werden. (7) Kopien des Archivgutes werden nur angefertigt, wenn der Erhaltungszustand der Originale ein Kopieren zulässt. Kopierarbeiten werden nur vom Archivpersonal durchgeführt. 8 Belegexemplare (1) Der Benutzer ist verpflichtet, die Arbeiten, die unter nicht unwesentlicher Verwendung von Archivgut oder Reproduktionen von Archivgut des Archivs der Gemeinde Schipkau verfasst worden sind, dem Archiv sofort nach Erscheinen unaufgefordert ein Belegexemplar kostenlos zu überlassen. Das gilt auch für maschinenschriftlich vervielfältigte Arbeiten (z.b. Examensarbeiten). (2) Kommt der Benutzer trotz Erinnerung seiner Verpflichtung gemäß Absatz 1 nicht nach, so hat er dem Archiv die Kosten zu erstatten, die durch einen Erwerb oder eine Reproduktion der Veröffentlichung bzw. durch Mahnung entstehen. 9 Findmittel, Reproduktion, Druckwerke Die Bestimmungen über Archivgut finden auf die im Archiv der Gemeinde Schipkau vorhandenen Fundmittel, Reproduktionen und Druckwerke entsprechende Anwendung. 10 Hausrecht, Ausschluss von der Benutzung (1) Dem Bürgermeister der Gemeinde Schipkau steht das Hausrecht zu; seine Ausübung kann übertragen werden. (2) Benutzer, die fällige Gebühren nicht zahlen, Archivgut beschädigen, aus dem Archiv der Gemeinde Schipkau entfernen oder sonst in grober Weise gegen Vorschriften des Brandenburgischen Archivgesetzes und/oder der Satzung für das Archiv der Gemeinde Seite 4 von 5

13 Schipkau mit ihrer Benutzungsordnung verstoßen, können zeitweise oder auf Dauer von der Benutzung ausgeschlossen werden. 11 Gemeinnützigkeit Das Archiv ist Eigentum der Gemeinde Schipkau. Es verfolgt ausschließlich und unmittelbar gemeinnützige Zwecke und zwar insbesondere die wissenschaftliche Erforschung der Schipkauer Gemeindegeschichte. Schipkau/ OT Klettwitz, den gez. H e i n z e Bürgermeister (Siegel) Seite 5 von 5

14 Bürgermeister der Gemeinde Schipkau Archiv Benutzungsantrag Nr. Antragsteller/in (Angaben zur Person) Name, Vorname Staatsangehörigkeit Straße und Hausnummer Telefon, Telefax Postleitzahl, Wohnort Beruf Anschrift des Auftraggebers, wenn Benutzung nicht in eigener Sache erfolgt, bzw. oder Zweitanschrift Thema bzw. Gegenstand der Nachforschungen, ggf. genaue Bezeichnung des Archivbestandes Zweck der Benutzung: Zutreffendes bitte ankreuzen privat heimatkundlich gewerblich/beruflich wissenschaftlich Schülerarbeit Seminararbeit Fachhochschularbeit Diplomarbeit amtlich Wird eine Veröffentlichung oder Vervielfältigung geplant? Art der Benutzung Es wird beantragt: anderer Zweck: JA die persönliche Einsichtnahme im Archiv NEIN die schriftliche Beantwortung der Anfrage/n zum Archivgut die Erstellung von Reproduktionen vom Archivgut die Zusendung der persönliche Empfang des Archivguts Ist die Verwendung in Vortragsoder Lehrtätigkeit geplant? JA NEIN und die Mitwirkung einer Hilfskraft Ich verpflichte mich bei der Auswertung des Archivguts die Rechte und schutzwürdigen Interessen der Gemeinde Schipkau, die Urheber- und Persönlichkeitsrechte Dritter und deren schutzwürdige Interessen zu wahren, die Vorschriften der Benutzerordnung zu beachten in meiner Arbeit das Archiv der Gemeinde Schipkau als Belegstelle anzugeben, die Gemeinde Schipkau wird von jedes Haftens freigestellt dem Archiv im Falle der Veröffentlichung oder Vervielfältigung meiner Arbeit ein Belegexemplar unaufgefordert und kostenlos zu überlassen, sofern die Arbeit unter Verwendung von Archivalien oder Reproduktion des Gemeindearchivs verfasst ist, die bei der Benutzung des Archivs fälligen Gebühren entsprechend des Gebührentarifs der Verwaltungsgebührensatzung zu entrichten. Ich willige ein, dass Name, Vorname, Anschrift(en) sowie ggf. Thema und Art der Forschungsarbeit auf Datenträger gespeichert werden, damit das Archiv Benutzer/innen mit ähnlichen Forschungsinteressen beraten und entsprechend Ort, Datum, Unterschrift Antragsteller/in (bei persönlicher Beantragung) Datum, Unterschrift Bürgermeister