Anwenderbericht: 1. FSV Mainz 05 e.v. Steilvorlage mit ERP-complete. Stand: Februar 2013

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1 Anwenderbericht: 1. FSV Mainz 05 e.v. Steilvorlage mit ERP-complete Stand: Februar

2 Erfolgreiche ERP-Software-Einführung beim Fußball-Erstligisten 1. FSV Mainz 05 e.v. Anbieter: ERP-System: Kunde: Branche: Ansprechpartner: Internet: microtech GmbH - Kaufmännische Software, Bad Kreuznach ERP-complete 1. FSV Mainz 05 e.v. Sport Christopher Blümlein/1. FSV Mainz 05 e.v. Mehr als nur ein Karnevalsverein Der 1. FSV Mainz 05 e.v. gehört mittlerweile so fest zu Mainz wie die bunte Meenzer Fassenacht. In seiner über 100jährigen Vereinsgeschichte hat der Mainzer Fußballverein seine ganz eigene Erfolgsgeschichte geschrieben: Dem langjährigen Zweitligisten gelang 2004 erstmals der Aufstieg in die Bundesliga. Nach drei Jahren im fußballerischen Oberhaus folgte ein schmerzhafter Abstieg. Zwei Saisons später stiegen die Nullfünfer wieder auf. Während der ganzen Zeit standen die Mainzer hinter ihrem Verein und machten die Mainzer Fußballer mit ihren Fangesängen Wir sind nur ein Karnevalsverein deutschlandweit bekannt. Seit 2009 gelingt der Klassenerhalt und Mainz 05 hat sich als sympathischer Proficlub etabliert. Dem sportlichen Aufschwung folgten weitere Tendenzen nach oben: Dem Verein sind mittlerweile über Mitglieder treu, von Plätzen im Bruchwegstadion wuchs die Anzahl der Plätze durch den Bau der Coface-Arena sprunghaft auf an und die Verfügbarkeit von ca. 600 Fanartikeln lässt viele Fanherzen höher schlagen. So stiegen die Notwendigkeit und der Anspruch, die zunehmenden Prozesse und steigenden Anforderungen effizient und transparent zu verwalten. Die immer größer werdende Anzahl an Transaktionen innerhalb der Bereiche Mitgliederservice, Merchandising und Finanzbuchhaltung machte den Einsatz eines flexiblen und skalierbaren ERP-Systems erforderlich. Denn die Erfolgsgeschichte soll sich auch hinter den Kulissen fortführen. 2

3 Herausforderung: Vielschichtigkeit der Prozesse Für den Technologie-Partner des Mainzer Erstligisten, das IT-Systemhaus URANO Informationssysteme GmbH aus Bad Kreuznach mit Senior Consultant Karsten Lippert, stellte sich die Situation wie folgt dar: Das bisher eingesetzte OpenSource-ERP-System deckte lediglich den Bereich Auftragsverwaltung ab, sodass viele Arbeitsprozesse manuell und somit zeitaufwändig und fehleranfällig bearbeitet werden mussten. Folglich war die Zielsetzung einer neuen ERP-Software, möglichst alle kaufmännischen Prozesse in der Warenwirtschaft und in der Finanzbuchhaltung abzubilden und angrenzende Arbeitsprozesse so zu optimieren, dass zukünftig von vielen automatisierten Abläufen profitiert werden kann. Sukzessive sollen alle büroorganisatorischen Prozesse über die Software abgewickelt werden. Erfolgreiche Spieltage erfordern gute Grundlagen - auch hinter den Kulissen Der 1. FSV Mainz 05 e.v. mit seinen Sportarten Fußball, Handball und Tischtennis, die über den Mitgliederservice betreut werden, sowie die Media Sportservice Mainz 05 GmbH (MSM), die den kompletten Merchandising-Bereich verwaltet, sollten innerhalb des ERP-Systems eingebunden werden. Ein Großteil der Arbeitsabläufe entfällt auf den Bereich Mitgliederservice des Vereins, der hauptsächlich die über Mitglieder betreut. Die Mitglieder genießen diverse Vorteile wie z.b. Stimmberechtigung bei der Mitgliederversammlung, Kartenvorverkäufe bei Heimund Auswärtsspielen, Willkommensgeschenk, Rabattgewährung bei verschiedenen Käufen, Geburtstagsüberraschung und Zusendung des Fanartikelkatalogs. Diese vielfältigen individuellen und somit unterschiedlichen Anforderungen in der Verwaltung der Mitglieder sollten im Sinne eines professionellen Kundenbindungsmanagement zeitnah und korrekt abgewickelt werden. Im Bereich Merchandising sind ca. 600 Artikel im Fanshop und im Onlineshop gelistet. Während der Spieltage, hauptsächlich vor dem Spiel und in der Halbzeitpause, erfolgen bis zu Verkäufe an bis zu 14 bargeldlosen Kassen. Im Onlineshop werden bis zu Bestellungen im Monat abgewickelt. Im Bereich Onlinehandel sollte zudem eine Anbindung zwischen Shop und Versanddienstleister geschaffen werden. 3

4 Christopher Blümlein, Geschäftsführer Finanzen/ Controlling des 1. FSV Mainz 05 e.v., sah sich so folgenden Herausforderungen gegenübergestellt: Auf der einen Seite war die Abbildung und Umsetzung der Vielschichtigkeit der Prozesse in der ERP-Software eine Herausforderung. Andererseits galt es, die zukünftige Inhouse-Buchhaltung zeitgleich zu implementieren. Beide Projekte waren wichtige Schritte in Richtung eines effizienteren kaufmännischen Vereins-Managements. Christopher Blümlein, Geschäftsführer Finanzen/ Controlling des 1. FSV Mainz 05 e.v. Eine Software, die komplexe Prozesse abbildet Benötigt wurde somit eine ERP-Software, die eine hohe Funktionalität und Flexibilität bietet. Christopher Blümlein legte großen Wert auf eine Software, die zu uns und unseren Anforderungen passt und für unsere speziellen Bedürfnisse erweitert werden kann. Ein umfassender Support war uns sehr wichtig, genauso wie die solide Entwicklung der Software. Das ERP-System sollte zudem zukunftsfähig aufgestellt und bereits deutschlandweit häufig eingesetzt sein. Auch sollte eine Anbindung zwischen der kontaktlosen Bezahlmöglichkeit mit der 05er-Fankarte in den Fanshops und dem ERP- System geschaffen werden. Es wurde also eine vertrauenswürdige und anpassbare ERP- Software gesucht, die gut am Markt positioniert ist. So konnte sich die microtech GmbH mit ihrer Software ERP-complete gegen ein großes amerikanisches Softwarehaus durchsetzen. Die URANO Informationssysteme GmbH, ihres Zeichens betreuendes IT-Systemhaus des Fußball-Clubs, empfahl das Bad Kreuznacher Unternehmen neben der für den Mainzer Erstligisten optimal geeigneten Funktionsweise der Software auch aufgrund der räumlichen Nähe zu Mainz. 4

5 Erfolgsfaktoren: umfangreiche Informationen im Vorfeld Von der ersten Präsentation der ERP-Software bis zum Go-Live von ERP-complete der microtech GmbH lagen nur vier Monate. Für die Projektsteuerung der erfolgreichen ERP- Einführung wurde ein Team installiert, das aus Experten der URANO Informationssysteme GmbH und microtech GmbH sowie aus Verantwortlichen der einzelnen Fachbereiche von Mainz 05 bestand. Dieser Personenkreis stimmte sich wöchentlich zum Projektstatus ab. In der Projektfindungsphase wurden die Lasten- und Pflichtenhefte umfangreich und detailliert erarbeitet. Neben einer leistungsfähigen Software, die komplexe Prozesse abbildet und die auf spezifische Anforderungen adaptierbar ist, stellte sich für Christopher Blümlein ein weiterer und wesentlicher Erfolgsfaktor wie folgt dar: Essentiell wichtig für unsere erfolgreiche ERP-Einführung war Strukturierte Abbildung komplexer Vorgänge in ERP-complete die frühe Einbeziehung und enge Zusammenarbeit aller Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sämtlicher Bereiche und Abteilungen, die zukünftig mit der ERP-Software der microtech GmbH arbeiten werden. Infolgedessen war von Anfang an klar, welchen Umfang und welche Auswirkungen einzelne Arbeitsprozesse hatten, die in der Software abgebildet und umgesetzt werden mussten. Alle involvierten Mitarbeiter des 1. FSV Mainz 05 e.v. und der MSM wurden frühzeitig auf das ERP-System in den Schulungszentren der URANO Informationssysteme GmbH und der microtech GmbH geschult. Jeder Mitarbeiter besuchte Grundlagenschulungen sowie für seinen jeweiligen Fachbereich vertiefende Aufbauschulungen. Infolge der frühzeitigen und umfassenden Vorbereitung wurde die leistungsstarke microtech-software ERP-complete erfolgreich implementiert. Der geplante Kostenrahmen und der gesetzte Zeitplan wurden so eingehalten. 5

6 Hoher Zielerreichungsgrad in allen Bereichen Für die Einbindung der einzelnen Bereiche und Abbildung der komplexen Prozesse wurde die Software ERP-complete mit den Modulen Warenwirtschaft und Finanzbuchhaltung installiert. Insgesamt können nun 45 User zeitgleich - bei Bedarf auch Remote - auf das System zugreifen. Im Bereich Mitgliederservice wurde ein hoher Level an Automatisation erreicht. Mitarbeiter werden nun systemseitig in der ERP-Software z.b. auf Geburtstage der Mitglieder hingewiesen sowie auch neue Mitglieder mit einem Begrüßungspaket Solide und erfolgreiche Arbeitsprozesse hinter den bedacht werden oder alle Mitglieder Kulissen sorgen auch für zufriedene Fans automatisiert ihre monatliche oder quartalsweise Beitragsrechnung erhalten. Im Bereich Merchandising sind Arbeitsabläufe nun effizient gestaltet und tragen so zu einer besseren Planungssicherheit für Bestände und darauf aufbauenden Marketing- Maßnahmen bei. Alle Bereiche sind nun an die microtech-erp-software angebunden und daher arbeiten der Merchandising-Bereich mit Fan- und Onlineshop und angeschlossenem Versand, die Vereinsverwaltung mit dem Mitgliederservice und die Finanzbuchhaltung effizient innerhalb einer Anwendung. Im Januar 2014 soll darüber hinaus noch der Bereich Lohn- und Gehaltsabrechnungen folgen. Christopher Blümlein bewertet den Erfolg des ERP-Projekts positiv: Insgesamt profitieren alle beteiligten Bereiche von einer allgemein gültigen Struktur, die hauptsächlich durch das ERP-System vorgegeben ist, sowie von einer größeren Transparenz in den darauf basierenden Arbeitsprozessen. In puncto Auswertungen liefert ERP-complete der microtech GmbH schnelle und umfassende Auswertungen z.b. nach den Spieltagen, was zu einer deutlichen Zeitersparnis und Qualitätssicherung in weiteren Abläufen führt. Für die Zukunft ist der Mainzer Erstligist auch hinter den Kulissen bestens aufgestellt. Für Effizienz, Transparenz und Wirtschaftlichkeit ist gesorgt. Beste Voraussetzungen also für einen langfristigen Klassenerhalt im fußballerischen Oberhaus. 6

7 Über die URANO Informationssysteme GmbH: Die URANO Informationssysteme GmbH ist seit 1990 als verlässlicher und innovativer Anbieter von Hardware, Software sowie maßgeschneiderter IT-Infrastruktur-Services und Value-Added-Services etabliert. Kunden schätzen die fachliche Betreuung, kompetente Beratung und schnelle Hilfestellung bei komplexen IT-Lösungen aller Art. Als inhabergeführtes Unternehmen mit Hauptsitz in Bad Kreuznach beschäftigt URANO heute über 370 Mitarbeiter an mittlerweile 14 Standorten. Über die microtech GmbH: Die microtech GmbH entwickelt seit mehr als 25 Jahren kaufmännische Software für kleine und mittlere Unternehmen (KMUs). Die Produkte büro + und ERP-complete bieten für die Auftragsbearbeitung (Warenwirtschaft), Finanzbuchhaltung und Lohn-/ Gehaltsabrechnung eine überzeugende Leistungsvielfalt, hohe Individualität und ein bestechendes Preis- Leistungsverhältnis. Der modulare Aufbau und die Skalierbarkeit der Software ermöglichen die einfache Anpassung an Unternehmensgröße und Anforderung. Seit 2004 gehört die microtech GmbH zur Buhl Data Service GmbH. Für die Buhl Data Service GmbH stellt microtech auch den WISO Kaufmann der ZDF WISO-Software Reihe her. An ihrem Standort in Bad Kreuznach beschäftigt microtech mehr als 55 Mitarbeiter. Kontakt: microtech GmbH Kaufmännische Software PR/Öffentlichkeitsarbeit Riegelgrube 5a Bad Kreuznach Tel.: +49 (0) Fax: +49 (0) presse@microtech.de microtech GmbH, Stand Februar 2013 Bilder, Grafiken und Abbildungen mit freundlicher Genehmigung des 1. FSV Mainz 05 e.v. 7