AVW Immobilien AG. Einladung zur ordentlichen Hauptversammlung

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1 Hamburg-Rothenburgsort ISIN DE WKN Einladung zur ordentlichen Hauptversammlung Wir laden unsere Aktionäre zu der am 19. Dezember 2013, 10:00 Uhr, im The Rilano Hotel Hein-Saß-Weg 40, Hamburg, stattfindenden ordentlichen Hauptversammlung ein. I. Tagesordnung 1. Vorlage des festgestellten Jahresabschlusses und des gebilligten Konzernabschlusses sowie des Lageberichts und des Konzernlageberichts jeweils für das Geschäftsjahr vom 1. Mai 2012 bis 30. April 2013 mit dem Bericht des Aufsichtsrats 2. Beschlussfassung über die Entlastung der Mitglieder des Vorstands für das Geschäftsjahr vom 1. Mai 2012 bis 30. April 2013 Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, folgende Beschlüsse zu fassen: a) Dem im Geschäftsjahr vom 1. Mai 2012 bis 30. April 2013 amtierenden Mitglied des Vorstands, Herrn Willy Koch, wird für diesen Zeitraum Entlastung erteilt. b) Dem im Geschäftsjahr vom 1. Mai 2012 bis 30. April 2013 amtierenden Mitglied des Vorstands, Herrn Ulrich Borchert, wird für diesen Zeitraum Entlastung erteilt. 1

2 c) Dem im Geschäftsjahr vom 1. Mai 2012 bis 30. April 2013 amtierenden Mitglied des Vorstands, Herrn Stefan Strubelt, wird für diesen Zeitraum keine Entlastung erteilt. 3. Beschlussfassung über die Entlastung der Mitglieder des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr vom 1. Mai 2012 bis 30. April 2013 Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, folgenden Beschluss zu fassen: Den im Geschäftsjahr vom 1. Mai 2012 bis 30. April 2013 amtierenden Mitgliedern des Aufsichtsrats wird für diesen Zeitraum Entlastung erteilt. 4. Wahl des Abschlussprüfers und des Konzernabschlussprüfers für das Geschäftsjahr vom 1. Mai 2013 bis 30. April 2014 Der Aufsichtsrat schlägt vor, folgenden Beschluss zu fassen: Die Nörenberg Schröder GmbH Wirtschaftsprüfungsgesellschaft, Hamburg, wird zum Abschlussprüfer und Konzernabschlussprüfer für das Geschäftsjahr vom 1. Mai 2013 bis 30. April 2014 bestellt. 5. Wahl der Aufsichtsratsmitglieder Der Aufsichtsrat setzt sich nach 96 Abs. 1, 101 Abs. 1 AktG, 4 DrittelbG und 9 Abs. 1 der Satzung aus sechs Mitgliedern, davon ein Drittel Arbeitnehmervertreter, zusammen. Die Hauptversammlung ist an Wahlvorschläge nicht gebunden. Die Amtszeiten sämtlicher von der Hauptversammlung gewählten Aufsichtsratsmitglieder der Anteilseigner, der Herren Kurt Lindemann, Andreas Dethleffsen, Hans-Albert Kusserow und Dr. Hans-Jürgen Hiekel enden mit Ablauf der Hauptversammlung vom 19. Dezember 2013, so dass sämtliche Aufsichtsratsmitglieder der Anteilseignervertreter neu zu wählen sind. Der Aufsichtsrat schlägt vor, folgende Anteilseignervertreter jeweils für die Zeit bis zur Beendigung der Hauptversammlung, die über die Entlastung für das Geschäftsjahr 2017/2018 Beschluss fasst, als Aufsichtsratsmitglieder der Anteilseigner in den Aufsichtsrat der Gesellschaft zu wählen: a) Herrn Frank Albrecht, Hamburg, Kaufmann Herr Albrecht hat sein Amt als Mitglied des Vorstands der Gesellschaft zum Ablauf dieser Hauptversammlung niedergelegt. Herr Albrecht übt folgende anderweitigen Mandate in gesetzlich zu und ausländischen Wirtschaftsunternehmen aus: 2

3 - Mitglied des Aufsichtsrats der AVW Grund AG, Hamburg b) Herrn Gunther Bonz, Hamburg, Generalbevollmächtigter der EUROGATE GmbH & Co. KGaA, KG Herr Bonz übt folgende anderweitige Mandate in gesetzlich zu und ausländischen Wirtschaftsunternehmen aus: - Mitglied des Aufsichtsrats der Lloyd Fonds AG, Hamburg - Mitglied im Beirat der Heinkel Group, Hamburg - Mitglied im Beirat der Donner & Reuschel Bank (Hamburg/München) - Präsident des Unternehmensverbandes Hafen Hamburg e.v. - Präsident FEPORT (Federation European Ports) - Mitglied im Kuratorium der Logistik Initiative Hamburg e.v. - Mitglied im Beirat der Fraunhofer Gesellschaft/Logistik Hamburg c) Herr Hans-Albert Kusserow, Buxtehude, Dipl.-Ingenieur und Gesellschafter bei KFP Ingenieure Kusserow, Frenzel und Partner Herr Kusserow übt folgende anderweitigen Mandate in gesetzlich zu und ausländischen Wirtschaftsunternehmen aus: - Mitglied des Aufsichtsgremiums der Elbe Kliniken Stade- Buxtehude GmbH, Stade d) Herr Dr. Hans-Jürgen Hiekel, Bielefeld, Rechtsanwalt in der Sozietät BRANDI Rechtsanwälte Partnerschaft Herr Dr. Hiekel übt keine anderweitigen Mandate in gesetzlich zu und ausländischen Wirtschaftsunternehmen aus. Es ist beabsichtigt, Herrn Frank Albrecht zum Vorsitzenden des Aufsichtsrats zu wählen. Der, Hamburg, ist am ein Tagesordnungsergänzungsverlangen gemäß 122 Abs. 2 AktG des Aktionärs Frank Albrecht, Hamburg, dessen Anteil während der letzten drei Monate vor diesem Verlangen mehr als den zwanzigsten Teil des Grundkapitals betrug, über den folgenden Tagesordnungspunkt zugegangen. 6. Beschlussfassung über die Verkleinerung des Aufsichtsrats der Gesellschaft, Satzungsänderung 3

4 Herr Albrecht schlägt vor, folgenden Beschluss zu fassen: a) Die Anzahl der Mitglieder des Aufsichtsrats wird von derzeit 6 (sechs) auf 3 (drei) verringert, wobei ein Drittel der Mitglieder weiterhin Arbeitnehmervertreter sind. b) 9 (Zusammensetzung, Amtsdauer, Amtsniederlegung und Abberufung) der Satzung wird in Absatz 1 entsprechend geändert. 9 Abs. 1 der Satzung lautet künftig wie folgt: (1) Der Aufsichtsrat besteht aus drei Mitgliedern und davon zu einem Drittel aus Arbeitnehmervertretern. Begründung: Mit einer Besetzung mit sechs Mitgliedern, d.h. doppelt so vielen Personen, wie gesetzlich vorgeschrieben, sind nicht unerhebliche Kosten verbunden, die gespart werden können. In einem verkleinerten Aufsichtsrat können die Aufgaben effizient gelöst und erfüllt werden, ohne dass dies die Qualität beeinträchtigt. Vorstand und Aufsichtsrat schlagen ebenfalls vor, diesen von Herrn Albrecht vorgeschlagenen Beschluss zu fassen. II. Zugängliche Unterlagen Von dem Tage der Einberufung der ordentlichen Hauptversammlung an sind folgende Unterlagen auf der Internetseite der unter unter der Rubrik Investors Relations, dort unter Hauptversammlungen zusammen mit dieser Einladung den Aktionären zur Einsichtnahme zugänglich. - der Jahresabschluss der, der Konzernabschluss sowie der Lagebericht und der Konzernlagebericht jeweils für das Geschäftsjahr vom 1. Mai 2012 bis zum 30. April 2013 und der Bericht des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr vom 1. Mai 2012 bis zum 30. April Alle vorstehend genannten Unterlagen werden auf Verlangen den Aktionären zugesandt und liegen vom Tage der Einberufung der Hauptversammlung an in den Geschäftsräumen der, Rothenburgsorter Marktplatz 1, Hamburg, zur Einsichtnahme aus. Diese Unterlagen werden auch in der Hauptversammlung zugänglich sein. III. Gesamtzahl der Aktien Zum Zeitpunkt der Einberufung der Hauptversammlung beträgt das Grundkapital der Gesellschaft EUR ,00 und ist in auf den Inhaber lautende Stückaktien eingeteilt. Jede Aktie gewährt in der Hauptversammlung eine Stimme, mit 4

5 Ausnahme eigener Aktien. Die Gesellschaft hält Stück eigene Aktien, so dass die Gesamtzahl der Stimmrechte beträgt. IV. Teilnahmevoraussetzungen Zur Teilnahme an der Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts sind nach 15 Abs. 1 der Satzung diejenigen Aktionäre berechtigt, die sich bis spätestens Donnerstag, 12. Dezember 2013, 24:00 Uhr, bei der Gesellschaft anmelden und ihre Berechtigung nachweisen. Als Berechtigungsnachweis ist ein in Textform ( 126b BGB) in deutscher oder englischer Sprache erstellter besonderer Nachweis des Anteilsbesitzes durch ein depotführendes Kredit- oder Finanzdienstleistungsinstitut zu erbringen. Der Nachweis des Anteilsbesitzes hat sich auf den Beginn des einundzwanzigsten Tages vor der Hauptversammlung (der Nachweisstichtag ), d.h. Donnerstag, 28. November 2013, 00:00 Uhr, zu beziehen. Die Anmeldung und der Nachweis des Anteilsbesitzes müssen der AVW Immobilien AG unter der folgenden Adresse bis spätestens Donnerstag, 12. Dezember 2013, 24:00 Uhr, zugehen: c/o Bankhaus Gebr. Martin AG Wertpapierabwicklung Kirchstraße Göppingen Telefax: bgross@martinbank.de Im Verhältnis zur gilt für die Teilnahme an der Hauptversammlung oder die Ausübung des Stimmrechts als Aktionär nur, wer den Nachweis des Anteilsbesitzes zum Nachweisstichtag erbracht hat. V. Stimmrechtsvertretung Aktionäre, die nicht selbst an der Hauptversammlung teilnehmen möchten, können ihr Stimmrecht und/oder ihre sonstigen Rechte unter entsprechender Vollmachtserteilung durch einen Bevollmächtigten, auch durch eine Vereinigung von Aktionären oder ein Kreditinstitut, ausüben lassen. Die Erteilung der Vollmacht, ihr Widerruf sowie der Nachweis der Bevollmächtigung gegenüber der bedürfen der Schriftform. Ein Vollmachtsvordruck befindet sich auf der Rückseite der Eintrittskarte. Soweit die Vollmacht an ein Kreditinstitut, eine Aktionärsvereinigung oder eine andere der in 135 AktG gleich gestellten Personen erteilt wird, können abweichende Formerfordernisse bestehen, die durch den Aktionär bei dem jeweiligen Kreditinstitut, der Aktionärsvereinigung oder den in 135 AktG gleichgestellten Personen zu erfragen sind. 5

6 Als Service bieten wir unseren Aktionären an, den von der benannten weisungsgebundenen Stimmrechtsvertreter (der benannte Stimmrechtsvertreter ) bereits vor der Hauptversammlung zu bevollmächtigen. In diesem Fall kann die Vollmacht auch per Telefax oder per erteilt werden. Der benannte Stimmrechtsvertreter steht nur für die Stimmrechtsvertretung, nicht für die Ausübung sonstiger Rechte zur Verfügung. Die Aktionäre, die dem benannten Stimmrechtsvertreter eine Vollmacht erteilen möchten, müssen sich ebenfalls nach Maßgabe der oben unter IV. genannten Teilnahmevoraussetzungen zur Hauptversammlung anmelden. Aktionäre, die den benannten Stimmrechtsvertreter bevollmächtigen möchten, müssen diesem in jedem Fall Weisungen für die Ausübung des Stimmrechts mit Hilfe des vorbereiteten Vollmachts- und Weisungsformulars erteilen. Vollmachten und Weisungen an den benannten Stimmrechtsvertreter, die vor der Hauptversammlung erteilt werden, müssen der aus organisatorischen Gründen zusammen mit der Eintrittskarte zur Hauptversammlung bis spätestens Dienstag, 17. Dezember 2013, 18:00 Uhr, unter der folgenden Anschrift zugehen: c/o UBJ. GmbH AVW HV 2013 Kapstadtring Hamburg Telefax: hv@ubj.de Dies gilt auch für einen Widerruf oder die Änderung von an den benannten Stimmrechtsvertreter erteilten Vollmachten und Weisungen. Das Recht zum Widerruf oder der Änderung der an den benannten Stimmrechtsvertreter erteilten Vollmachten und Weisungen durch den persönlich an der Hauptversammlung teilnehmenden Aktionär bleibt unberührt. Eine Übergabe von Vollmachten und Weisungen an den benannten Stimmrechtsvertreter ist auch während der Hauptversammlung möglich. Ein Formular zur Vollmachts- und Weisungserteilung steht den Aktionären unter der Internetadresse unter der Rubrik Investor Relations und dort unter Hauptversammlungen zum Download zur Verfügung oder kann zu den üblichen Geschäftszeiten unter der Telefon-Nummer angefordert werden. VI. Ergänzungsanträge zur Tagesordnung auf Verlangen einer Minderheit gemäß 122 Abs. 2 AktG Aktionäre, deren Anteile zusammen den anteiligen Betrag von EUR am Grundkapital erreichen, das entspricht mindestens Stückaktien, können schriftlich ( 126 BGB) verlangen, dass Gegenstände auf die Tagesordnung gesetzt und bekannt gemacht werden. Jedem neuen Gegenstand muss eine Begründung oder eine Beschlussvorlage beiliegen. Das schriftliche Verlangen muss der bis 6

7 spätestens Sonntag, 24. November 2013, 24:00 Uhr, unter der folgenden Anschrift zugehen: Frau Gerlind Hankel Rothenburgsorter Marktplatz Hamburg Eine etwaige bekanntmachungspflichtige Ergänzung der Tagesordnung wird unverzüglich nach Zugang des Verlangens bei der Gesellschaft im Bundesanzeiger bekannt gemacht. Sie wird auch auf der Internetseite der Gesellschaft unter unter der Rubrik Investors Relations, dort unter Hauptversammlungen zugänglich gemacht. VII. Anträge und Wahlvorschläge von Aktionären Anträge von Aktionären gegen einen Vorschlag der Verwaltung zu einem bestimmten Tagesordnungspunkt gemäß 126 AktG oder Wahlvorschläge gemäß 127 AktG sind schriftlich, per Telefax oder per ausschließlich an folgende Adresse zu übersenden: Rothenburgsorter Marktplatz Hamburg Telefax: hankel@avw-ag.de Gegenanträge müssen mit einer Begründung versehen werden. Ordnungsgemäße Anträge von Aktionären oder Wahlvorschläge von Aktionären, die unter vorstehender Adresse bis Mittwoch, 4. Dezember 2013, 24:00 Uhr, eingegangen sind sowie etwaige Stellungnahmen der Verwaltung werden unter den Voraussetzungen der 126, 127 AktG unter der Internetadresse: unter der Rubrik Investors Relations, dort unter Hauptversammlungen zugänglich gemacht. Hamburg, im November 2013 Der Vorstand 7