BESCHLUSS NR. 1044/99 DES GENERALSEKRETÄRS DES RATES ÜBER DIE FREIGABE DER HISTORISCHEN ARCHIVE DES RATES

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1 BESCHLUSS NR. 1044/99 DES GENERALSEKRETÄRS DES RATES ÜBER DIE FREIGABE DER HISTORISCHEN ARCHIVE DES RATES DER GENERALSEKRETÄR DES RATES DER EUROPÄISCHEN UNION - gestützt auf die Verordnung (EWG, Euratom) Nr. 354/83 des Rates vom 1. Februar über die Freigabe der historischen Archive der Europäischen Wirtschaftsgemeinschaft und der Europäischen Atomgemeinschaft, insbesondere auf Artikel 9, gestützt auf die Entscheidung Nr. 359/83/EGKS der Kommission vom 8. Februar über die Freigabe der historischen Archive der Europäischen Gemeinschaft für Kohle und Stahl, insbesondere auf Artikel 9, gestützt auf den Beschluß Nr. 1999/385/EG, EGKS, Euratom des Rates vom 31. Mai 1999 zur Festlegung seiner Geschäftsordnung, insbesondere auf Artikel 20 Absatz 2 Unterabsatz 2, 3 in der Erwägung, daß Vorschriften zu erlassen sind, mit denen die Bedingungen für den Zugang zu den historischen Archiven des Rates der Europäischen Union festgelegt werden - HAT FOLGENDEN BESCHLUSS ERLASSEN: ABl. L 43 vom , S. 1. ABl. L 43 vom , S Berichtigung ABl. L 55 vom , S. 16. ABl. L 147 vom , S. 13.

2 Artikel 1 Der Zugang zu den historischen Archiven der Europäischen Wirtschaftsgemeinschaft, der Europäischen Atomgemeinschaft und der Europäischen Gemeinschaft für Kohle und Stahl wird wie folgt geregelt: "Benutzungsordnung für die historischen Archive Artikel 1 Der Lesesaal der historischen Archive ist der Öffentlichkeit an Werktagen von 9.00 Uhr bis Uhr zugänglich. Artikel 2 Der vom Generalsekretär ermächtigte zuständige stellvertretende Generaldirektor und der vom zuständigen stellvertretenden Generaldirektor ermächtigte Archivar können erforderlichenfalls anordnen, daß während der Öffnungszeiten der Lesesaal teilweise oder vollständig geschlossen oder der Archivdienst in anderer Weise eingeschränkt wird. Ferner kann der Archivar zu von ihm festgelegten Zeiten andere Räumlichkeiten öffnen. Artikel 3 Die Benutzer erhalten ausschließlich zu den vom Archivar bestimmten Räumlichkeiten Zugang.

3 Artikel 4 Die Benutzer müssen sich bei jedem Besuch bei dem zuständigen Beamten melden und ein Formular ausfüllen, in dem sie Namen, Adresse und die Gründe ihrer Nachforschungen angeben. Artikel 5 Es dürfen keine Gegenstände mitgeführt werden, mit denen nach Auffassung des Archivars archivierte Schriftstücke beschädigt oder die Ordnung gestört werden könnte. Artikel 6 a) Der Antrag auf Einsichtnahme in archivierte Schriftstücke ist an den Verantwortlichen des Lesesaals oder den zuständigen Beamten zu richten. b) Zur Beantragung von archivierten Schriftstücken muß das hierfür vorgesehene Antragsformular ausgefüllt werden. Mit einem Formular können höchstens drei Inventarnummern beantragt werden. c) Der Verantwortliche des Lesesaals kann die Anzahl der archivierten Schriftstücke, die ein Benutzer gleichzeitig einsehen kann, beschränken. d) Die Einsichtnahme in archivierte Schriftstücke ist kostenlos. Artikel 7 Für die Anfertigung von Kopien der archivierten Schriftstücke auf Papier oder elektronischem Datenträger muß die Zustimmung des Verantwortlichen des Lesesaals oder des zuständigen Beamten eingeholt werden.

4 Artikel 8 a) Der Antrag auf Anfertigung von Kopien ist schriftlich mittels des entsprechenden Antragsformulars an den Verantwortlichen des Lesesaals oder den zuständigen Beamten zu richten. b) Der Verantwortliche oder ein von ihm bestimmter Beamter kann es ablehnen, bestimmte archivierte Schriftstücke kopieren zu lassen, wenn er der Auffassung ist, daß dies nicht mit dem Zustand oder der Art der Schriftstücke vereinbar ist. Artikel 9 a) Die archivierten Schriftstücke und Kopien müssen spätestens eine halbe Stunde vor Schließung beantragt werden. b) Zwischen Uhr und Uhr werden keine archivierten Schriftstücke und Kopien ausgehändigt. Artikel 10 a) Die archivierten Schriftstücke, die eingesehen werden, sind mit größter Sorgfalt zu behandeln. b) Die bereitgestellten archivierten Schriftstücke müssen unmittelbar nach Einsichtnahme im ursprünglichen Zustand und in der Reihenfolge geordnet, in der sie ausgehändigt wurden, zurückgegeben werden. c) Ebenso ist die im Lesesaal zur freien Einsichtnahme bereitgestellte Dokumentation unmittelbar nach der Benutzung im ursprünglichen Zustand und in der Reihenfolge geordnet, in der sie vorgefunden wurde, zurückzustellen.

5 Artikel 11 a) Ein Benutzer, der Schriftstücke einsehen möchte, die in einem anderen Archivlager aufbewahrt werden, kann den Archivar ersuchen, sie zum Sitz des Archivs verbringen zu lassen, damit er sie im Lesesaal einsehen kann. b) Der Archivar teilt dem Benutzer so bald wie möglich mit, ob seinem Antrag entsprochen werden kann. Artikel 12 Benutzern, die sich nicht an diese Benutzungsordnung und/oder an die Weisungen halten, die vom Archivar bzw. in seinem Namen im Interesse der Ordnung und Sicherheit gegeben werden, kann der Zugang zu den Räumlichkeiten verweigert werden. Artikel 13 Der Beschluß Nr. 682/96 des Generalsekretärs des Rates wird mit Wirkung vom 1. Juli 1999 aufgehoben. Artikel 14 Ein Exemplar dieser Benutzungsordnung ist am Eingang des Lesesaals auszulegen."

6 Artikel 2 Dieser Beschluß wird am 1. Juli 1999 wirksam. Geschehen zu Brüssel am 25. Juni 1999 gez. Jürgen TRUMPF Generalsekretär