SEMINAR- & BANKETTDOKUMENTATION 2015

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1 SEMINAR- & BANKETTDOKUMENTATION 2015

2 HERZLICH WILLKOMMEN im arcona LIVING SCHAFFHAUSEN Sehr geehrte Damen und Herren, liebe Gäste! Wir freuen uns über Ihr Interesse an unserem Hotel in Schaffhausen. In den 130 modern ausgestatteten Zimmern und Apartments mit hohem Wohnkomfort werden Sie sich bei einem herrlichen Blick über die Stadt Schaffhausen einfach wohlfühlen. Ob individuelles Führungstraining, Tagung oder festliches Bankett im kleinen oder grossen Rahmen der Veranstaltungsbereich bietet auf einer Gesamtfläche von 500m² vielfältige Möglichkeiten. Modernes Interieur, neueste Tagungstechnik, Tageslicht und eine professionelle, persönliche Tagungsbetreuung garantieren eine erfolgreiche Veranstaltung. Auf den folgenden Seiten erhalten Sie die ersten Informationen über unser Haus. Das gesamte Team vom arcona LIVING SCHAFFHAUSEN sorgt durch eine professionelle und individuelle Betreuung für einen erfolgreichen und inspirierenden Aufenthalt. Das moderne und unkomplizierte Ambiente der Räumlichkeiten bietet den perfekten Rahmen für Ihre Veranstaltung. Haben Sie noch Fragen? Rufen Sie uns unter der Telefonnummer: an, wenn Sie mehr Informationen oder kreativen Input brauchen. Wir freuen uns auf Sie! Oder schauen Sie doch einfach nach vorheriger Terminabsprache persönlich bei uns vorbei und holen sich einen Vorgeschmack, was wir für unsere Gäste auf die Beine stellen können. Sie sind herzlich eingeladen! Freundliche Grüsse arcona LIVING SCHAFFHAUSEN Michael Weber Food & Beverage Manager Stephan Heller Veranstaltungskoordinator 2

3 Kontaktdaten Bleicheplatz 1 CH-8201 Schaffhausen Tel: +41 (0) Fax: +41 (0) info@schaffhausen.arcona.ch Lage Kategorie Anzahl der Zimmer Ausstattung Fitness / Wellness Gastronomie Parkplätze Hinter dem Bahnhof, mit direktem Zugang zu den Gleisen. 200 Meter zur wunderschönen und historischen Altstadt von Schaffhausen und zum Rhein. 4-Sterne Kongress-Hotel 130 Zimmer 112 Doppelzimmer in 2 Kategorien 6 Junior-Suiten / Apartments zum Teil mit Kitchenette 12 Grand Suiten / Apartments zum Teil mit Kitchenette Fön, Telefon, W-LAN, Radio, Kabelfernsehen, Minibar, Schreibtisch, Zimmersafe, schallisolierte Fenster, Wellness Bad/Dusche, Rauchfrei, Lift, Klimaanlage, Zimmer für Allergiker. 2 behindertengerechte Comfort Doppelzimmer Direkt im Hotel lädt das asia spa zum Erholen und Entspannen ein. Dank einer engen Kooperation profitieren unsere Hotelgäste von der 1200m² grossen Wellness- und Fitnessanlage. Restaurant <Weinwirtschaft> mit vielfältiger Auswahl an leichten, modernen Gerichten. Das umfangreiche Weinangebot aus lokalen und internationalen Gewächsen kann zum grossen Teil im offenen Ausschank genossen werden. Dazu servieren wir gerne auch kleine Köstlichkeiten. Unsere Bar / Lounge ist ein beliebter Treffpunkt für Einheimische und internationale Gäste. Tiefgarage mit 483 Parkplätzen à CHF / Tag Entfernungen Zürich City / Zürich Flughafen 51 km / 40.2 km Winterthur 29 km St. Gallen 82 km Basel / Basel Flughafen 96 km / 103 km Bern / Bern Flughafen 172 km / 184 km Genf / Genf Flughafen 326 km / 321 Km Lugano / Lugano Airport 263 km / 264 km Kreuzlingen / Konstanz 48 km Singen / DE 20 km Stuttgart / DE 160 km München / DE 280 km Frankfurt / DE 353 km Mailand / IT 338 km 3

4 INHALT HERZLICH WILLKOMMEN 2 ALLGEMEINE INFOMATIONEN 3 INHALTSVERZEICHNIS 4 SEMINARPAUSCHALE MIT ÜBERNACHTUNG 5 TAGESPAUSCHALE & HALBTAGESPAUSCHALE PRIVATE MEETING PACKAGE RAUMÜBERSICHT 8-9 Restaurant Weinwirtschaft Bar & Lounge Boardroom Munot I - II Seminarraum Bleiche I -V RAUMMIETEN & GRUNDRISSPLAN 10 Raummieten Grundriss Erdgeschoss BESTUHLUNG 11 Bestuhlungsarten TECHNISCHE AUSSTATTUNG 12 Zusätzliches Equipment DEKORATION 12 Blumenarrangements Menükarten AGB Allgemeine Geschäftsbedingungen 4

5 SEMINARPAUSCHALEN & RAUMMIETEN SEMINARPAUSCHALE MIT ÜBERNACHTUNG Eine Übernachtung im Doppelzimmer zur Einzelnutzung Reichhaltiges LIVING Frühstücksbuffet Saalmiete für den ganzen Tag inkl. Bestuhlung und Bereitstellungskosten Zwei Kaffeepausen Kaffeepause Vormittag: Kaffee, Tee, Säfte, Mineralwasser mit und ohne Kohlensäure, Gipfeli und abwechslungsreiche Snacks Kaffeepause Nachmittag: Kaffee, Tee, Säfte, Mineralwasser mit und ohne Kohlensäure, Süssgebäck und abwechslungsreiche Snacks 3-Gang Business Lunch als Menü oder Büffet serviert (Menu gemäss Empfehlung des Küchenchef, Menü bis 19 Personen - Buffet ab 20 Personen) Mineralwasser à discretion und 1 Kaffee pro Person zum Lunch Mineralwasser à discretion (mit und ohne Kohlensäure) im Hauptseminarraum Technische Standard Ausrüstung: 1 Beamer, 1 Leinwand, 1 Pinnwand, 1 Flipchart, Schreibblöcke, Stifte und Schreibunterlagen sowie kostenfreies W-Lan für alle Tagungsteilnehmer Pauschalpreis Preis CHF pro Person / Nacht Der Preis versteht sich inklusive W-Lan, gesetzlich gültiger MwSt. und Service. Preis exklusive Citytax von CHF 2.00 pro Person und Nacht. Buchbar ab 8 Zimmern / Auf Anfrage und nach Verfügbarkeit Zusatznächte auf Anfrage buchbar. 5

6 TAGESPAUSCHALE All Inklusive Saalmiete für den ganzen Tag inkl. Bestuhlung und Bereitstellungskosten Zwei Kaffeepausen Kaffeepause Vormittag: Kaffee, Tee, Säfte, Mineralwasser mit und ohne Kohlensäure, Gipfeli und abwechslungsreiche Snacks Kaffeepause Nachmittag: Kaffee, Tee, Säfte, Mineralwasser mit und ohne Kohlensäure, Süssgebäck und abwechslungsreiche Snacks 3-Gang Business Lunch inklusive Mineralwasser und Kaffee (Menu gemäss Empfehlung des Küchenchef, Menü bis 19 Personen - Buffet ab 20 Personen) Mineralwasser à discretion und 1 Kaffee pro Person zum Lunch Mineralwasser (mit und ohne Kohlensäure) im Hauptseminarraum Technische Standard Ausrüstung: 1 Beamer, 1 Leinwand, 1 Pinnwand, 1 Flipchart, Schreibblöcke, Stifte und Schreibunterlagen sowie kostenfreies W-Lan für alle Tagungsteilnehmer Pauschalpreis inklusive MwSt. CHF pro Person Buchbar ab 8 Teilnehmer / Auf Anfrage und nach Verfügbarkeit HALBTAGESPAUSCHALE Saalmiete für den halben Tag inkl. Bestuhlung und Bereitstellungskosten ( :30 Uhr oder 13:30 18:00 Uhr) Eine Kaffeepause (vormittags oder nachmittags) Kaffee, Tee, Säfte, Mineralwasser mit und ohne Kohlensäure, Früchten und abwechslungsreiche Snacks 3-Gang Business Lunch inklusive Mineralwasser und Kaffee (Menu gemäss Empfehlung des Küchenchef, Menü bis 19 Personen - Buffet ab 20 Personen) Mineralwasser à discretion und 1 Kaffee pro Person zum Lunch Mineralwasser à discretion (mit und ohne Kohlensäure) im Hauptseminarraum Technische Standard Ausrüstung: 1 Beamer, 1 Leinwand, 1 Pinnwand, 1 Flipchart, Schreibblöcke, Stifte und Schreibunterlagen sowie kostenfreies W-Lan für alle Teilnehmer Pauschalpreis inklusive MwSt. CHF pro Person Buchbar ab 8 Teilnehmer / Auf Anfrage und nach Verfügbarkeit 6

7 <PRIVATE MEETING> PAUSCHALEN 2015 MEET & BREAKFAST PACKAGE Privater Meetingraum von Uhr Technisches Standard Equipment : 1 Beamer, Leinwand und kostenfreies W-Lan LIVING Breakfast Buffet auf Etageren im Raum serviert mit Kaffee und Tee, Aufschnitt, Käse, Joghurt, Birchermüsli, Brot, Konfitüre, Brot & Butter Pauschalpreis inklusive MwSt. CHF pro Person Buchbar von 6-16 Teilnehmer / Auf Anfrage und nach Verfügbarkeit MEET & LUNCH PACKAGE Privater Meetingraum von Uhr Technisches Standard Equipment : 1 Beamer, Leinwand und kostenfreies W-Lan Saisonales 2 Gang Business Lunch Menü inkl. Mineralwasser, Kaffee & Tee im Raum serviert Pauschalpreis inklusive MwSt. CHF pro Person Buchbar von 6-16 Teilnehmer / Auf Anfrage und nach Verfügbarkeit MEET & DINE PACKAGE Privater Meetingraum von Uhr Technisches Standard Equipment : 1 Beamer, Leinwand und kostenfreies W-Lan Saisonales 3 Gang Menü Dinner Menü inkl. Mineralwasser, Kaffee & Tee im Raum serviert Pauschalpreis inklusive MwSt. CHF pro Person Buchbar von 6-16 Teilnehmer / Auf Anfrage und nach Verfügbarkeit 7

8 RAUMÜBERSICHT <WEINWIRTSCHAFT> Unser à la carte Restaurant Weinwirtschaft mit viel Tageslicht, können Sie für spezielle Anlässe exklusiv mieten. Verfügbarkeit auf Anfrage. Im Sommer begrüssen wir Sie gerne auf unserer sonnigen Aussenterrasse. Plätze Höhe 3.80 m <Lounge & BAR> Unsere Lounge & Bar ist integriert in unseren Lobbybereich und geht über in unser Restaurant. Ideal für einen Kaffee am Nachmittag, einen Apéro vor Ihrem Dinner oder einem Schlummertrunk. Plätze Höhe 3.80 m 8

9 RAUMÜBERSICHT Munot I - II Der Boardroom Munot mit Tageslicht ist ein idealer Sitzungs- und Meetingraum, aber auch kleine private Bankette (private Dining) in gediegener, privater Atmosphäre finden in diesem klimatisierten Raum Platz. Der Raum Munot ist in zwei identische Räume von je qm teilbar. Grundriss x 6.84 m (37, 5m2) Höhe 3.80 m Bleiche I - V Die Räume Bleiche I V, alle mit Tageslicht, sind die idealen Seminar- und Tagungsräume, aber auch für grosse Bankette in gediegener, privater Atmosphäre finden in diesen klimatisierten Räumen Platz. Die Räume sind variable in verschiedenen Grössen aufteilbar. Grundriss und Grössen: Bleiche I x 8.10 m (92.76 m2) Bleiche II x 8.62 m (92.32 m2) Bleiche III 4.36 x 4.57 m (19.93 m2) Bleiche IV 6.47 x 4.57 m (29.57 m2) Bleiche V x 6.10 m (64.60 m2) Bleiche I-V x m (300 m2) Höhe 3.80 m 9

10 MIETPREISE (Raummiete exklusiv Pauschalen) ½ Tagesmiete Tagesmiete Restaurant Weinwirtschaft auf Anfrage auf Anfrage - Terrasse auf Anfrage auf Anfrage Bar & Lounge CHF 1700 CHF 3000 Boardroom Munot I CHF 200 CHF 400 Boardroom Munot II CHF 200 CHF 400 Bleiche I CHF 450 CHF 950 Bleiche II CHF 500 CHF 1000 Bleiche III CHF 110 CHF 225 Bleiche IV CHF 210 CHF 425 Bleiche V CHF 330 CHF 675 Bleiche I II CHF 950 CHF 1900 Bleiche III IV CHF 250 CHF 500 Bleiche III V CHF 665 CHF 1325 Bleiche I IV CHF 1275 CHF 2550 Bleiche I V CHF 1500 CHF 3000 In den Tagungspauschalen ist die Raummiete bereits inklusive. Gruppenraummieten auf Anfrage Stundenmieten auf Anfrage Bei Bankettanlässe entfällt die Raummiete GRUNDRISS ERDGESCHOSS & SEMINARRÄUME 10

11 BESTUHLUNG Munot I / II Munot I & II Bleiche I Blocktisch Bankett Cocktail/Empfang Theaterbestuhlung Parlamentarisch U-Form Bleiche II Bleiche III Bleiche IV Blocktisch Bankett Cocktail/Empfang Theaterbestuhlung Parlamentarisch U-Form Bleiche V Bleiche III-IV Bleiche I- V Blocktisch Bankett Cocktail/Empfang Theaterbestuhlung Parlamentarisch U-Form Theaterbestuhlung Parlamentarische Sitzordnung U-Form Blocktafel Bankettbestuhlung Cocktailempfang 11

12 TECHNISCHE AUSSTATTUNG & MITARBEITER Zusätzliches Equipment (Preis pro Tag) CHF Beamer 200 Flatscreen 150 Konferenztelefon (ohne Gebühren) 100 Laptop 250 Laserpointer Kostenfrei (Depogebühr) Leinwand 30 Mikrofon (Hand) 50 Moderationskoffer 30 Namensschild Referent 6 pro Stück Pinnwand 30 Rednerpult ohne Mikrofon 50 Schreibblöcke Kostenfrei Schreibstifte Kostenfrei Tanzfläche 20 pro m2 W- Lan Kostenfrei Nachtzuschlag Service- / Küchenmitarbeiter 30 pro Mitarbeiter / Stunde Konferenztechniker auf Anfrage pro Stunde Die Standardtechnik 1 Beamer, 1 Leinwand, 1 Pinnwand, 1 Flipchart, Schreibblöcke und Stifte sowie kostenfreien W-Lan sind in den Tagungspauschalen inklusive. Zusätzliches Equipment auf Anfrage DEKORATION Namenskarten / Tischnummern Teelichter Kerzen und Servietten bei Banketten CHF 2.20 pro Stück Kostenfrei Kostenfrei Blumenarrangements Gerne dekorieren wir Ihre Räumlichkeiten und Tische nach Ihren Wünschen. Blumen und Preis auf Anfrage. Menükarten Gerne drucken wir kostenlos Ihre Menükarten. Bitte geben Sie vorgängig die Details wie Ihr Firmenlogo, Überschriften, Schriftarten und Farben oder Fremdsprachen bekannt 12

13 ALLGEMEINE GESCHÄFTSBEDINGUNGEN 1. Geltungsbereich Diese Geschäftsbedingungen gelten für Verträge über die Vermietung von Seminar- und Tagungsräumen sowie für alle damit zusammenhängenden weiteren Leistungen und Lieferungen des Hotels. Die Grösse des Raumes hängt von der Personenanzahl und der Vereinbarung der Vertragspartner ab. Für Zimmerreservationen gelten die Geschäftsbedingungen für Einzel- oder Gruppenreisende. 2. Vertragsabschluss Für das Zustandekommen des Vertrages gelten die Bestimmungen des Schweizerischen Obligationenrechtes. In der Regel kommt der Vertrag durch eine von beiden Vertragsparteien unterzeichnete Bestätigung zustande. Wünscht der Veranstalter Leistungen, die nicht vom Hotel selbst erbracht werden, so handelt das Hotel lediglich als Vermittler. Diese Leistungen werden separat abgerechnet. 3. Teilnehmerzahl Der Veranstalter muss die endgültige Teilnehmerzahl (Garantiezahl) mindestens 3 Werktage vor dem Veranstaltungstermin mitteilen. Andernfalls ist die in der Bestätigung (Vertragsabschluss) genannte Teilnehmerzahl für die Rechnungsstellung massgebend. Bei Abweichung der Teilnehmerzahl um mehr als 10% ist das Hotel berechtigt, die vereinbarten Preise neu festzusetzen sowie die bestätigten Räume zu tauschen. Bei der Überschreitung der bestätigten Personenzahl wird die effektive Teilnehmerzahl berechnet. 4. Preise Die Preise ergeben sich aus dem Vertragsabschluss (Bestätigung) respektive der zugrunde liegenden Preisliste und sind in Schweizer Franken angegeben. Ohne gegenteilige Vereinbarung verstehen sich die Preise exklusive Kurtaxen und inklusive Service und Mehrwertsteuer. Das Hotel behält sich allfällige Preisänderungen vor. 5. Anzahlungen Das Hotel behält sich das Recht vor, eine Vorauszahlung zu verlangen. Werden vom Hotel verlangte Vorauszahlungen nicht zum vereinbarten Termin bezahlt, kann das Hotel ohne Entschädigungsfolge vom Vertrag zurücktreten. Bei Firmen mit Sitz im Ausland wird eine 100% Vorauszahlung verlangt, bei kleineren Veranstaltungen wird auch eine Garantie durch Kreditkarte (leserliche Kopie) akzeptiert. 6. Rechnungsstellung Der Rechnungsbetrag ist ohne jeden Abzug innerhalb von 20 Tagen nach Rechnungsstellung zu begleichen. Ein allfälliger Verzugszins beträgt 5.25 %. 7. Annullationsbestimmungen Kann die Veranstaltung aus Gründen, die beim Veranstalter liegen, nicht durchgeführt werden, behält sich das arcona LIVING Schaffhausen den Anspruch auf Zahlung der Vergütung vor, entsprechend dem Eingang der schriftlichen Absage: Zimmer 0 bis 49 Zimmer 3 bis 4 Wochen vor Anreise bis 50% der Zimmer sind kostenlos stornierbar 2 bis 3 Wochen vor Anreise bis 25 % der Zimmer sind kostenlos stornierbar 1 bis 2 Wochen vor Anreise bis 10 % der Zimmer sind kostenlos stornierbar 4 bis 7 Tage vor Anreise bis 5 % der Zimmer sind kostenlos stornierbar 0 bis 3 Tage vor der Anreise 100 % der Zimmer werden verrechnet Ab 50 Zimmer 4 bis 6 Wochen vor Anreise bis 50% der Zimmer sind kostenlos stornierbar 3 bis 4 Wochen vor Anreise bis 25 % der Zimmer sind kostenlos stornierbar 2 bis 3 Wochen vor Anreise bis 10 % der Zimmer sind kostenlos stornierbar 4 Tage bis 2 Wochen vor Anreise bis 5 % der Zimmer sind kostenlos stornierbar 0 bis 3 Tage vor der Anreise 100 % der Zimmer werden verrechnet 13

14 Veranstaltungen Bis 41 Tage vor Veranstaltungsbeginn Verrechnung von Raummiete, Tagungspauschalen und entgangenem Gastronomieumsatz entfällt 40 Tage 31 Tage vor Veranstaltungsbeginn 80 % der vereinbarten Raummiete und 50 % der Tagungspauschale oder des entgangenen Gastronomieumsatzes 30 Tage 08 Tage vor Veranstaltungsbeginn 100 % der vereinbarten Raummiete und 80 % der Tagungspauschale oder des entgangenen Gastronomieumsatzes 07 Tage 00 Tage vor Veranstaltungsbeginn 100 % der vereinbarten Raummiete und 100 % der Tagungspauschale oder des entgangenen Gastronomieumsatzes Allfällige Annullationskosten für Zusatzleistungen Dritter, die vom Hotel in Rechnung gestellt werden, sind zu 100% durch den Veranstalter zu übernehmen. Das Hotel behält sich das Recht vor, anderweitige Annullationsbedingungen zu vereinbaren. Diese bedürfen jedoch der Schriftform. Verstösst der Veranstalter gegen den Vertrag oder hat das Hotel Grund zur Annahme, dass die Veranstaltung den Geschäftsbetrieb, die Sicherheit oder den Ruf des Hotels gefährdet, kann das Hotel ohne Entschädigungsfolge vom Vertrag zurücktreten. 8. Freinacht Bei Veranstaltungen die über 0.30 Uhr hinausgehen, wird ein Freinachts-/Nachtzuschlag gemäss der jeweiligen kantonalen Gesetzgebung berechnet. 09. Speisen und Getränke Wenn keine anderweitig schriftliche Vereinbarung getroffen wurde, bezieht der Veranstalter alle Speisen und Getränke vom Hotel. 10. Zeitungsanzeigen / Werbung Anzeigen mit Hinweis auf das Hotel bedürfen grundsätzlich vorheriger schriftlicher Zustimmung. 11. Haftung des Hotels Stellt das Hotel bestellte und zugesicherte Leistungen nicht zur Verfügung, so hat der Kunde, soweit ein Schaden nachgewiesen werden kann, Anspruch auf Schadenersatz. Das Hotel haftet für mitgebrachte Gegenstände und Garderobe nur im Umfang der gesetzlichen Bestimmung. Das Hotel haftet nicht für Leistungen Dritter. 12. Haftung des Kunden Im Falle einer Beschädigung der Einrichtung oder der Infrastruktur des Hotels durch den Kunden kann das Hotel den entstandenen Schaden dem Kunden in Rechnung stellen. Eingebrachtes Dekorationsmaterial muss feuerpolizeilichen Bestimmungen entsprechen und darf nicht, ohne vorherige schriftliche Zustimmung durch das Hotel, angebracht werden. Es ist Sache des Veranstalters, eine Versicherung für mitgebrachte Gegenstände oder im Hotel ausgestellt Objekte abzuschliessen. 13. Verschiedenes Der Veranstalter ist für die unbezahlten Zimmerrechnungen der Teilnehmer verantwortlich. Das Hotel geht grundsätzlich davon aus, dass alle Rechnungen zu Lasten des Veranstalters gehen; wünscht der Veranstalter spezielle Abrechnungsformen oder eine bestimmte Aufteilung der Rechnung, muss er dies dem arcona LIVING Schaffhausen spätestens 15 Tage vor dem Anlass bekannt geben. Das Hotel behält sich das Recht vor, Raumänderungen vorzunehmen. 14. Geltendes Recht und Gerichtsstand Sämtliche Verträge des Hotels unterstehen ausschliesslich schweizerischem Recht. 15. Bestätigung Mit der Unterschrift des Vertrages, erklärt der Veranstalter, dass er die allgemeinen Geschäftsbedingungen des arcona LIVING Schaffhausen erhalten und zur Kenntnis genommen hat. 14