Qualitätskatalog für Tagungshotels

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1 Sehr geehrte Tagungs-Partner, die Thüringer Tourismus GmbH (TTG) hat in den letzten Jahren mit Erfolg Qualitätskriterien in verschiedenen touristischen Themenbereichen eingeführt und damit dem Gast sowohl Orientierung als auch ein Qualitätsversprechen gegeben. Da eine hohe Produkt- und Servicequalität bei Ihnen zu den täglichen Kundenversprechen gehört, werden die Qualitätskriterien für alle Partner des Thüringer Tagungspools regelmäßig überarbeitet und an die aktuellen Anforderungen des MICE-Marktes angepasst. Dadurch wird die Kommunikation für die Thüringer Themenmarke noch konsequenter in Richtung Qualität ausgerichtet. Mit diesem Selbstbewertungsbogen, entstanden aus den Qualitätskriterien, bitten wir Sie um eine Einschätzung zu Ihrem Hause, die wir in einem zweiten Schritt gemeinsam mit Ihnen vor Ort überprüfen möchten. Gegebenenfalls finden zusätzlich Mystery Checks statt. Ziel ist es, fortan durch ein konstantes Qualitätsmanagement eine hohe Kundenzufriedenheit zu gewährleisten. Der erfolgreiche Abschluss dieses Qualitätsprozesses ist das Kriterium für die Aufnahme in den Thüringer Tagungspool. Wir freuen uns sehr, dass Sie mit uns zusammen diesen Qualitätsweg gehen und wir gemeinsam unseren Gästen attraktive Tagungs-Qualität aus Thüringen anbieten können. Unternehmen Telefon Straße, Hausnummer Fax Postleitzahl, Stadt -Adresse Ansprechpartner Ihre Ansprechpartner: Carolina von Stojentin Thüringer Tourismus GmbH Willy-Brandt-Platz Erfurt Tel. +49 (0) Fax. +49 (0) stojentin@thueringen-tourismus.de Christiane Lögering Thüringer Tourismus GmbH Willy-Brandt-Platz Erfurt Tel. +49 (0) Fax. +49 (0) loegering@thueringen-tourismus.de 1

2 Block 1: Beherbergung und Gastronomie 1. Klassifizierung der Beherbergung nach der Deutschen Hotelklassifizierung mit mindestens 3 Sternen ( 2. Thüringer Einfluss durch regionale Küche (kulinarische Events). 3. Das Tagungshotel muss in Ausstattung und Dienstleistung für Geschäftsreisen geeignet sein (Internet, Fax, Büroeinrichtung etc.). 4. Ein drahtloser Internetzugang (WLAN) ist im Empfangsbereich/der Lobby des Hotels verfügbar. 5. Öffentlich zugängliches Internetterminal oder Business Center ist im Hotel vorhanden. 6. Das Haus ist aktuell mit dem Siegel ServiceQualität Deutschland zertifiziert ( Block 2: Standardisiertes Informationsmaterial Für den Tagungs-, Übernachtungs- und Gastronomiebereich ist eine Tagungs- bzw. Bankettmappe vorhanden. (Mappe bitte zusenden, Sprachfassung Deutsch.) 7. Die Mappe sollte folgende Elemente beinhalten: > Kontaktdaten und Ansprechpartner > Hinweis zur Erreichbarkeit (z. B. Bahn, ÖPNV) oder Shuttleservice zum Veranstaltungsort > Angaben zu den Kapazitäten des Hauses (z. B. Zimmerzahl, Anzahl Parkplätze Pkw/Bus am Veranstaltungsort oder in unmittelbarer Nähe; detaillierte Anfahrtsbeschreibung in schriftlicher und bildlicher Form inkl. Entfernungsangaben zur nächsten Autobahnauffahrt, zum nächstgelegenen ICE/IC/EC-Bahnhof bzw. Flughafen) > Anzahl der Tagungsräume/Hallen > Kapazitäten im größten und kleinsten Raum in Plätzen (min./max.) > Plätze im Restaurant > Vorschläge für Rahmenprogramme/Incentives > Technische Ausstattung > Preislisten 8. Vorhandensein einer professionellen sowie aktuellen Internetseite inklusive der Darstellung des Tagungsbereichs auf der Startseite. 9. Die Tagungs- bzw. Bankettmappe (siehe oben) ist in englischer Sprachfassung verfügbar. 10. Internetauftritt des Kongress- und Tagungssegments in Englisch. 2

3 Block 3: Angebots- bzw. Buchungsabwicklung 11. Angebot wird werktags innerhalb von 24 Stunden erstellt und versendet (Fax, Mail). Dieses Angebot sollte folgende Elemente enthalten: > Kontaktdaten und persönlicher Ansprechpartner > AGBs und Stornoregelungen > individuelles Anschreiben > Tagungs- bzw. Bankettmappe 12. Individuelle, persönliche Vertragsgestaltung mit folgenden Elementen: > persönlicher Ansprechpartner > schriftliche Bestätigung > Detailabsprache > Budgetabsprache > Kostenübernahme 13. Nachfassaktion bis Ablauf der Optionsfrist des jeweiligen Angebots. 14. Ein strukturierter Verkaufsleitfaden oder eine Checkliste für die Abwicklung der Anfrage ist im Unternehmen vorhanden. Block 4: Service und professionelle Betreuung 15. Angebot einer Tagungspauschale mit folgenden Leistungsbestandteilen: > Bereitstellung des Tagungsraumes > Standardtagungstechnik (Flipchart, Projektionsfläche/Leinwand, Pinnwand oder Magnettafel bzw. -wand) > zwei Kaffeepausen > Business-Lunch im Rahmen eines 2-Gänge-Menüs > Softgetränke im Tagungsraum > dabei Beachtung eines guten Preis-Leistungs-Verhältnisses zwischen 35,00 und 55,00 p. P. Angebot sowie Organisation und Begleitung von Rahmenprogrammen, wovon mindestens eines speziell auf Thüringen zugeschnitten ist, z. B. durch spezielle Aktivangebote (wie Biathlon oder Baumkronenpfad) oder Kulturgeschichte etc. Bitte nennen Sie uns hier Ihre Top-3-Angebote: Überprüfung vor der Veranstaltung, ob geforderte vertragliche Leistungen übereinstimmen. 18. In der Tagungsstätte steht während der gesamten Tagung ein kompetenter und entscheidungsbefugter Ansprechpartner zur Verfügung. 3

4 19. Es steht von Anfang bis Ende möglichst der gleiche Ansprechpartner zur Verfügung. Im Falle eines Ansprechpartnerwechsels muss eine adäquate Vertretung zur Verfügung stehen. Diese Person muss über alle veranstaltungsrelevanten Inhalte informiert sein und muss in der Lage sein, alle Aufgaben kompetent und entscheidungsbefugt zu übernehmen. 20. Räumlichkeiten stehen dem Veranstaltungsleiter > bei halbtägiger Veranstaltungsdauer mindestens 30 Minuten > bei ganztägiger Veranstaltungsdauer mindestens 60 Minuten vor Veranstaltungsbeginn zur Verfügung. 21. Einholen eines Feedbacks innerhalb einer Woche nach der Veranstaltung durch Kontaktierung der Veranstaltungsleitung. (Nachweis, z. B. Feedbackbogen, bitte zusenden.) 22. Sekretariatsservice und auf Wunsch Namensetiketten und/oder Namenstischschilder für Tagungsteilnehmer und Ausweisung der Tagungsräume, z. B. mit Firmenlogo, in Absprache mit den Tagungsveranstaltern. 23. Information zur Nutzung von Werbemöglichkeiten am Veranstaltungsort, z. B. Fahnenmasten, Plakatrahmen, Präsentationsflächen vor und im Tagungsbereich. 24. Begrüßung und Verabschiedung des Veranstaltungsleiters durch Betreuer des Hauses. 25. VIP-Service für den Veranstatlungsleiter, z. B. Upgrade, Parkplatz, Präsent. 26. Regelmäßige Teilnahme des Personals an tagungsspezifischen Schulungen und Weiterbildungen. (Wir bitten um Zusendung eines Nachweises.) Block 5: Abrechnungsprozess 27. Zustellung eines Kostenüberblicks sowie Überprüfung der Abrechnung am Ende der Veranstaltung. 28. Nach maximal 1 Woche Rechnungsstellung inklusive aller gesetzlich erforderlichen Belege und steuerlichen Notwendigkeiten. 29. Beachtung der Wünsche von individuellen Selbstzahlern und deren Anforderungen im Hinblick auf die Firmenreisepolitik, d. h. auch die Möglichkeit der Buchung von Kosten auf das Zimmerkonto. 30. Das Hotel akzeptiert bei Selbstzahlern mindestens zwei der international gängigen Kreditkarten. 31. Auf Wunsch Angebot und Rechnungslegung aus einer Hand. 4

5 Block 6: Kriterien für Kongress- und Tagungsstätten 32. Vorhandensein eines eigenen, professionellen Tagungsbereichs mit mindestens 3 Tagungsräumen. 33. Vorhandensein von Gruppenarbeitsräumen mit einer Mindestgröße von 25 m 2 bei: > Veranstaltungen bis 100 Teilnehmern mindestens 2 weitere Räume > Veranstaltungen mit mehr als 100 Teilnehmern mindestens 3 Räume 34. Professionelle Tagungsräume verfügen über eine tagungsgeeignete, zeitgemäße und mängelfreie Einrichtung. (Seminartische und -stühle, keine Restaurants oder Foyers) 35. Tagungsräume müssen verschließbar sein. 36. Tagungsräume müssen mit Stromanschlüssen ausgestattet sein, mindestens 3 Steckdosen auf 30 m 2. Bei größeren Räumen im Verhältnis 1: Eine Internetverbindung (z. B. DSL, ISDN, WLAN) muss in allen Tagungsräumen gewährleistet sein. 38. Fenster müssen für Frischluftzufuhr zu öffnen sein, ansonsten muss Be- und Entlüftung oder eine Klimaanlage verfügbar sein. 39. Beleuchtungskörper mit entsprechend ausreichender Beleuchtungskraft müssen in den Tagungsräumen fest installiert sein. 40. Eine Basiseinrichtung (ohne Berechnung) muss in den Tagungsräumen verfügbar sein, z. B. Arbeitstische, gepolsterte Stühle, Papierkorb, Telefon, Schreibblöcke/Schreibgeräte. 41. Für Beleuchtung und Abdunklungsmöglichkeiten sind Bedienmöglichkeiten im Tagungsraum vorhanden. 42. Die Beleuchtung in Tagungsräumen ab 100 m 2 ist dimm- oder segmentweise schaltbar. 43. Tagungsräume bis 100 m 2 verfügen über direktes Tageslicht. 44. Vorhandensein von barrierefreien Zugängen und Einrichtungen. 45. Ein Leitsystem zur Orientierung und Wegweisung der Teilnehmer zu den Einrichtungen der Tagungsstätten ist vorgegeben. 46. Möglichkeit der Befahrbarkeit der Tagungsräume mit Pkws. 47. Es muss eine der Teilnehmeranzahl entsprechende Garderobe- oder Aufbewahrungsmöglichkeit gegeben sein. 5

6 Block 7: Tagungstechnik 48. Technik muss zeitgemäß sein und regelmäßig auf Mängel und Funktionstüchtigkeit überprüft werden. 49. Kurzfristige Erreichbarkeit eines Technikers während der Veranstaltung. 50. Die folgende Grundausstattung muss in der Tagungsstätte vorhanden sein (gegen Gebühr oder inkludiert): > Flipchart pro Tagungsraum > mobile Pinnwand oder Magnettafel bzw. -wand > Projektionsfläche/Leinwand transportabel oder fest installiert (mindestens 2 x 2 m) > Beamer mit Laserpointer, Beamertisch und Tageslichtprojektor > Moderatorenkoffer mit Material 51. Weitere technische Ausstattung steht auf Bestellung innerhalb von 24 Stunden zur Verfügung: > Mikrofonanlage mit Handmikrofon, Headset und Tischmikrofon > Beschallungsanlage > Farbdrucker und -kopierer > leistungsstarker (Tageslicht-)Beamer > Smart Board > TV-Gerät inklusive DVD-Player > bei Bedarf zusätzliche Ausstattung (Flipcharts, Pinnwände oder Magnettafeln, ) > Videokamera oder Digitalkamera mit Stativ > CD-Spieler > Laptop mit Standardsoftware 6

7 Block 8: Tagungsgastronomie 52. Die F&B-Versorgung ist im Tagungsgebäude, aber außerhalb des Tagungsraums gewährleistet. 53. Mittagessen in Form eines 2-Gänge-Menüs bzw. Büfetts, auf Wunsch auch Abendessen unter Einbeziehung der regionalen Thüringer Küche. 54. Auffrischung des Tagungsraums in den Pausen, z. B. Erneuerung der Getränke und Gläser im Raum. 55. Kaffeepausen in Verbindung mit regionalen Spezialitäten und Produkten. 56. Vegetarische Kost oder Allergikerkost als Auswahlmöglichkeit. 57. Lunchpakete für Ausflüge/Rahmenprogramme unter regionalem Einfluss. 58. Angebot von regionalen Produkten und saisonalen Lebensmitteln, beispielsweise aus biologischer Herstellung. 59. Separater Raucherbereich im Rahmen der gesetzlichen Bestimmungen ist gegeben. 60. Reichung von kleinen Aufmerksamkeiten, z. B. Traubenzucker, Obst. Hiermit bestätigen wir die Richtigkeit der Angaben. Ort /Datum Firmenstempel /Unterschrift 7