Praxisbuch IT-Dokumentation

Transkript

1

2 Praxisbuch IT-Dokumentation Manuela Reiss Georg Reiss An imprint of Pearson Education München Boston San Francisco Harlow, England Don Mills, Ontario Sydney Mexico City Madrid Amsterdam

3 Praxisbuch-IT-Dokumentation - PDF Inhaltsverzeichnis Praxisbuch IT-Dokumentation - Betriebshandbuch, Systemdokumentation und Notfallhandbuch im Griff Inhaltsverzeichnis Vorwort 1 Anforderungen an die IT-Dokumentation 2 Bausteine einer IT-Dokumentation 3 Rahmendokumente 4 Dokumentation des IT-Betriebs 5 Dokumentation für den Notfall 6 Dokumentation von IT-Projekten 7 Dokumente erstellen und verwalten in der Praxis 8 Beispiele, Muster und Checklisten für die Praxis A Abkürzungsverzeichnis B Glossar C Literatur und Links D Steckbriefe der vorgestellten Programme Index Vorwort Über die Autoren 1 Anforderungen an die IT-Dokumentation 1.1 Gesetzliche Regelungen Unternehmensbezogene Gesetze Aktiengesetz Handelsgesetzbuch (HGB) Abgabenordnung (AO) Abgeleitete Gesetze KonTraG GoBS GDPdU Fachspezifische Gesetze Bundesdatenschutzgesetz MaRisk Internationale Gesetze Sarbanes-Oxley Act (SOX) EU-Richtlinie 1.2 Normen und Standards Wichtige Normen und Standards im Überblick ISO-Normen

4 ISO ISO ISO BSI-Standards Standard Standard Standard Standard Prüfungsstandards Institut der Wirtschaftsprüfer in Deutschland (IDW) Deutsches Institut für Interne Revision e. V. (DIIR) 1.3 Modelle ITIL COBIT 1.4 Fazit 2 Bausteine einer IT-Dokumentation 2.1 Die Rolle der IT in einem prozessorientierten Unternehmen 2.2 Struktur der IT-Dokumentation Handbuch für den IT-Betrieb Prozessorientierter versus systemorientierter Aufbau Inhalt eines prozessorientierten Betriebshandbuches Notfallhandbuch Projektdokumentation Inhalte der Projektdokumentation Systemeinführungen ohne Projekt 2.3 Fazit 3 Rahmendokumente 3.1 Rahmendokumente bilden die Klammer Einordnung der Rahmendokumente Begriffschaos nicht nur bei den Rahmendokumenten 3.2 Die Rahmendokumente im Überblick IT-Konzept IT-Sicherheitsrichtlinie IT-Sicherheitskonzept Inhalt des IT-Sicherheitskonzepts Zusammenspiel mit dem Notfallhandbuch IT-Risikohandbuch IT-Notfallkonzept IT-Verfahrensverzeichnis IT-Rollenkonzept IT-Betriebsmatrix IT-Gruppenkonzept

5 IT-Namenskonventionen IT-Projektmanagement-Handbuch IT-Dokumentationsrichtlinie Rahmendokumente und ihre Abhängigkeiten 3.3 Fazit 4 Dokumentation des IT-Betriebs 4.1 Aufbau eines prozessorientierten Betriebshandbuches 4.2 IT-Systemdokumentation Strukturierung der Systemakten Systemakten für Server- und Clientsysteme Systemakten für Betriebssysteme, Serverrollen und Anwendungen Systemakten für andere IT-Systeme Systemakten für Netzwerkinfrastruktursysteme Weitere zu dokumentierende Systeme Inhalt der Systemakten Pflege der Verlaufsdokumentation Wichtige Abgrenzungen Zusammenspiel zwischen Bestandsdatenbank und Dokumentation Toolunterstützte Inventarisierung am Beispiel von DocuSnap Einsatzmöglichkeiten und Arbeitsweise von DocuSnap Dateninventarisierung Rechteanalyse und Lizenzverwaltung Facility-Dokumentation mit FaciPlan 4.3 IT-Prozessdokumentation Struktur der IT-Prozessdokumentation Das PDCA-Modell Aufbau der IT-Prozessdokumentation Zusammenspiel zwischen Änderungen in Betrieb und in Projekten Anforderungen an die Prozessdokumentation Formale Anforderungen Inhaltliche Anforderungen Inhalte einer Prozessbeschreibung Prozesssteckbrief Beschreibung der Haupt- und Unterprozesse Arbeitshilfen Toolunterstützte Prozessmodellierung am Beispiel von SemTalk SemTalk im Überblick Arbeitsweise und wichtige Funktionen 4.4 Fazit 5 Dokumentation für den Notfall 5.1 IT-Notfallmanagement im Überblick Definition eines Notfalls Vorgaben für das Notfallmanagement

6 Notfallmanagement gemäß BSI Notfallmanagement gemäß ITIL Notfallmanagement gemäß ISO Dokumente für die Notfallvorsorge Business Impact-Analyse und Risikoanalyse IT-Notfallkonzept 5.2 Aufbau des IT-Notfallhandbuches Organisatorische Vorgaben Organisatorische Abwicklung Aufnahme der Arbeit des Krisenstabs Sofortmaßnahmen Überwachung und Steuerung Deeskalation und Notfallabschluss Wiederanlaufpläne für spezifische Notfälle Geschäftsfortführungspläne (Notbetrieb) Systemdokumentation 5.3 Organisation und Pflege des IT-Notfallhandbuches Sicherstellung der Qualität Sicherstellung der Aktualität und Verfügbarkeit Erforderliche Änderungen Einsatzmöglichkeiten von Tools zur Erstellung eines Notfallhandbuches 5.4 Fazit 6 Dokumentation von IT-Projekten 6.1 Bestandteile der Projektdokumentation IT-Projektmanagement-Handbuch Projektakten 6.2 Projektakten entstehen im Projektverlauf Projektphasen Die Dokumentation im Verlauf der Phasen Dokumente der Projektinitialisierungsphase Dokumente der Planungsphase Dokumente der Entwicklungs- und Realisierungsphase Dokumente der Implementierungsphase 6.3 Wichtige Ergebnisdokumente im Detail Lastenheft und Pflichtenheft Lastenheft Pflichtenheft Änderungsanforderungen Entscheidungsvorlagen Testdokumentation Testkonzept Dokumente für die Testdurchführung Test-Ergebnisdokumente

7 Hinweise zur Testumgebung Konzepte Aufbau und Inhalt technischer Konzepte Freigabeprozess für ein technisches Konzept Dokumente für den IT-Betrieb 6.4 Die Organisation der Projektdokumentation Anforderungen an die Projektdokumentation Typische Problemfelder der Projektdokumentationen Herausforderungen der täglichen Projektarbeit Mögliche Lösungsansätze 6.5 Fazit 7 Dokumente erstellen und verwalten in der Praxis 7.1 Einführung von Dokumentationsstandards Richtlinien für alle Dokumente Festlegung von Dokumentenklassen Eindeutige Dokumentennummer Bearbeitungsstatus Versionierung Vertraulichkeitsstufen Regelungen für Dokumentenformate Formaler Aufbau der Einzeldokumente Gliederung der Basis-Dokumentvorlage für alle Dokumente Bereitstellung von Dokumentvorlagen Regelungen für Dokumentationsprozesse 7.2 Empfehlungen für die Dokumentenerstellung mit Microsoft Office Eine Dokumentvorlage erstellen Masterlayout festlegen Dokumenteigenschaften sinnvoll nutzen Formatvorlagen erleichtern die Standardisierung Abbildungs- und Tabellenverzeichnisse einfügen Indexverzeichnis einfügen Word-Funktionen sinnvoll bei der Dokumentenerstellung nutzen Ohne Querverweise geht es nicht Arbeiten mit Überschriftenformatvorlagen Tabellen und Abbildungen richtig beschriften Einen Index erstellen Daten aus anderen Anwendungen einfügen Einfügen ist nicht gleich Einfügen Textauszeichnungen sparsam einsetzen 7.3 Die Erstellung von Dokumenten optimieren Planung und Vorbereitung der Erstellung Recherche und Aufbereitung von Informationen Vorgaben und Dokumentenumfeld klären Erstellung des Dokuments

8 Gliederung festlegen Inhaltliche Dokumentenerstellung Dokumentationsunterstützung mit MindManager Einsatzmöglichkeiten und Arbeitsweise von MindManager Mind Maps bereitstellen 7.4 Dokumente sinnvoll organisieren Aufgaben der Dokumentenverwaltung Dokumentenerstellung Dokumentenablage und Dokumentenbereitstellung Dokumentennutzung Lesen und Suchen Dokumentenänderung Dokumentenarchivierung und Entsorgung Erforderliche Regelungen Einführung eines Dokumentenmanagement-Systems Nutzen und Einsatzmöglichkeiten eines DMS Rechtliche Aspekte beim DMS-Einsatz DMS am Beispiel der Windows SharePoint Services Windows SharePoint Services 3.0 im Überblick Arbeitsweise und wichtige Funktionen 8 Beispiele, Muster und Checklisten für die Praxis 8.1 Beispiel Rollenbeschreibung 8.2 Beispiel Betriebsmatrix 8.3 Beispiel Berechtigungsmatrix 8.4 Beispiel Hardware-Systemakte 8.5 Beispiel Prozessbeschreibung Prozesssteckbrief Prozessdiagramme und tabellarische Beschreibungen Beispiel: Hauptprozess Umzug eines IT-Mitarbeiters Beispiel: Arbeitsablauf Umzug und Anpassung des Benutzerkontos Beispiel: Arbeitsablauf Bereitstellung eines Client- Arbeitsplatzes Beispiel: Arbeitsablauf Einrichtung der administrativen Zugriffe Arbeitshilfen Arbeitsanweisung zum Erstellen neuer Benutzerkonten Formular: Mitarbeiterumzug Checkliste: Mitarbeiterumzug 8.6 Muster Basisdokumentvorlage 8.7 Checkliste Erstellen einer Dokumentvorlage 8.8 Checkliste Qualitätssicherung eines Dokuments 8.9 Muster Änderungsanforderung (Change Request) 8.10 Muster Entscheidungsvorlage 8.11 Muster Testfallbeschreibung 8.12 Muster Testprotokoll

9 Abkürzungsverzeichnis A B C D E G H I K M N O P Q R S T U V W X Glossar Literatur und Links Steckbriefe der vorgestellten Programme D.1 Steckbrief: GSTOOL D.2 Steckbrief: DocuSnap D.3 Steckbrief: SemTalk D.4 Steckbrief: FaciPlan D.5 Steckbrief: Mindjet MindManager D.6 Steckbrief: Windows SharePoint Services Index Numerics A B C D

10 E F G H I K L M N O P Q R S T U V W Z Ins Internet: Weitere Infos zum Buch, Downloads, etc. Copyright

11 Copyright Daten, Texte, Design und Grafiken dieses ebooks, sowie die eventuell angebotenen ebook-zusatzdaten sind urheberrechtlich geschützt. Dieses ebook stellen wir lediglich als persönliche Einzelplatz-Lizenz zur Verfügung! Jede andere Verwendung dieses ebooks oder zugehöriger Materialien und Informationen, einschliesslich der Reproduktion, der Weitergabe, des Weitervertriebs, der Platzierung im Internet, in Intranets, in Extranets, der Veränderung, des Weiterverkaufs und der Veröffentlichung bedarf der schriftlichen Genehmigung des Verlags. Insbesondere ist die Entfernung oder Änderung des vom Verlag vergebenen Passwortschutzes ausdrücklich untersagt! Bei Fragen zu diesem Thema wenden Sie sich bitte an: Zusatzdaten Möglicherweise liegt dem gedruckten Buch eine CD-ROM mit Zusatzdaten bei. Die Zurverfügungstellung dieser Daten auf unseren Websites ist eine freiwillige Leistung des Verlags. Der Rechtsweg ist ausgeschlossen. Hinweis Dieses und viele weitere ebooks können Sie rund um die Uhr und legal auf unserer Website herunterladen