Bayerischer Radsportverband e.v.

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1 Entwurf Stand: Bayerischer Radsportverband e.v. Finanzordnung Ausgabe 01/2012 BRV-Finanzordnung Seite 1

2 BRV-Finanzordnung Seite 2

3 Inhaltsverzeichnis Seite Ä 1 Geltungsbereich 3 Ä 2 Haushaltsplan 3 Ä 3 RÅcklagen 3 Ä 4 Bilanz, Gewinn und Verlustrechnung 3 Ä 5 VizeprÇsident (VP) Wirtschaft, Finanzen und Marketing 3 Ä 6 GeschÇftsstelle 4 Ä 7 Zahlungsverkehr, Spenden 4 Ä 8 Revisionen 4 Ä 9 Kostenerstattungen, AufwandsentschÇdigungen 5 Ä 10 Zahlungen an die Bezirke, Bezirksanteile 5 Ä 11 Schlussbestimmungen 5 Änderungshistorie Ausgabe 01/2012 Erstausgabe der Finanzordnung (FinO) Die Finanzordnung wurde beim Verbandstag des Bayerischen Radsportverbandes e.v. am 10. MÅrz 2012 beschlossen. BRV-Finanzordnung Seite 3

4 Ç 1 Ç 2 Ç 3 Ç 4 Geltungsbereich 1. Diese Finanzordnung regelt die WirtschaftsfÅhrung sowie das Haushalts-, Kassen-, Rechnungsund PrÅfungswesen des Bayerischen Radsportverbandes e.v. 2. Bestandteil dieser Finanzordnung sind die jçhrlich im Januar vom VP Wirtschaft, Finanzen und Marketing im Einvernehmen mit dem PrÇsidium festgelegten ErgÇnzungen zur Finanzordnung (FinO). 3. Werden Mittel får den BRV eingesetzt, får die andere Åbergeordnete BewirtschaftungsgrundsÇtze oder -richtlinien bestehen, so gelten diese abweichend von dieser Finanzordnung. Haushaltsplan, Budgets 1. Grundlage får die WirtschaftsfÅhrung des BRV bildet der vom VT verabschiedete Haushaltsplan. 2. Er wird får jedes GeschÇftsjahr vom VP Wirtschaft, Finanzen und Marketing aufgestellt. 3. Der Haushaltsplan muss alle voraussehbaren ErtrÇge und Aufwendungen des kommenden GeschÇftsjahres enthalten. Er ist in Anlehnung an den Kontenplan des BRV zu gliedern. 4. Der Haushaltsplan muss in ErtrÇgen und Aufwendungen ausgeglichen sein. 5. Die im Haushalt zur VerfÅgung stehenden Mittel sind sparsam und wirtschaftlich zu verwenden, vor allem ist auf die Einhaltung der AnsÇtze in den Aufwendungspositionen besonders hinzuwirken. 6. Sollte sich dennoch im Verlauf des GeschÇftsjahres herausstellen, dass einzelne AufwendungsansÇtze nicht ausreichen, kann das PrÇsidium HaushaltsÅberschreitungen im Rahmen der Deckung mit anderen Ausgabepositionen des Kontenplanes bzw. in WÅrdigung der GesamtertrÇge beschlieéen. 7. Sollte erkennbar werden, dass die Aufwendungen die ErtrÇge insgesamt Åbersteigen, oder sollten auéerplanmçéige Aufwendungen notwendig werden, kann der VP Wirtschaft, Finanzen und Marketing einen Nachtragshaushalt ins PrÇsidium einbringen oder eine Haushaltssperre erlassen. 8. AuÉerplanmÇÉige ausgabenwirksame RechtsgeschÇfte kann nur das PrÇsidium abschlieéen. In eiligen FÇllen kann der VP Wirtschaft, Finanzen und Marketing bis zu 5.000,00 EUR vorab entscheiden. 9. Die Budgets, insbesondere får die Mitglieder des PrÇsidiums und die Fachwarte, werden zum Jahresanfang vom VP Wirtschaft, Finanzen und Marketing im Einvernehmen mit dem PrÇsidium festgelegt. Die notwendigen Planungsunterlagen sind von den Fachwarten spçtesten am 15. November bei VP Wirtschaft, Finanzen, vorzulegen RÉcklagen Der Verband soll RÅcklagen bilden: zur Bereitstellung der notwendigen LiquiditÇt får die Abwicklung des laufenden GeschÇftsbetriebes, zur Deckung unvorhergesehener Mehraufwendungen oder MinderertrÇgen, zur Finanzierung geplanter und genehmigter Veranstaltungen bzw. JubilÇen und Investitionen. Die gesetzlichen Vorgaben zur Erhaltung der GemeinnÅtzigkeit sind einzuhalten Bilanz, Gewinn- und Verlustrechnung 1. Am Ende eines jeden Rechnungsjahres sind die Konten des Haushaltes abzuschlieéen und in der Bilanz zu erfassen. 2. Der VP Wirtschaft, Finanzen und Marketing erstellt am Ende eines jeden GeschÇftsjahres unter BerÅcksichtigung des Handelsgesetzbuch (HGB) und der Abgabenordnung (AO) die Gewinn- und Verlustrechnung sowie die Bilanz. Er kann dabei einen WirtschaftprÅfer oder Steuerberater hinzuziehen. 3. Der VP Wirtschaft, Finanzen und Marketing legt dem PrÇsidium die Bilanz und die Gewinn- und Verlustrechnung vor, macht VorschlÇge zur Deckung von eventuell. entstehenden Verlusten bzw. får die Verwendung eines Ñberschusses. Die um die Ergebnisverwendung ergçnzte Bilanz sowie die Gewinn- und Verlustrechnung wird dem VT zugeleitet. BRV-Finanzordnung Seite 4

5 4. Vor jedem VT ist jeweils eine abschlieéende Revision vorzunehmen gemçé Satzung Ä 18 Ziffer Alle ErtrÇge und Aufwendungen, soweit sie zum Abschlussstichtag bekannt sind, sind in dem betreffenden GeschÇftsjahr zu erfassen. 6. ErtrÇge und Aufwendungen, die sich auf ein folgendes GeschÇftsjahr beziehen, sind als Rechnungsabgrenzungspostenauszuweisen. Ç 5 Ç 6 Ç 7 VizeprÅsident Wirtschaft, Finanzen und Marketing Der VP Wirtschaft, Finanzen und Marketing ist får alle Angelegenheiten der Finanz- und WirtschaftsfÅhrung gemçé Ä 5 VewO verantwortlich. GeschÅftsstelle des Bayerischen Radsportverbandes 1. Die GeschÇftsstelle des BRV ist får alle Finanz- und Wirtschaftsangelegenheiten verantwortlich, die durch bzw. Åber die GeschÇftsstelle abgewickelt werden. Dies sind vor allem die ordnungsgemçée BuchfÅhrung, die Ñberwachung des Zahlungsverkehrs und die Abwicklung der KassengeschÇfte sowie die Information des VP Wirtschaft, Finanzen und Marketing Åber den Stand der Realisierung des Haushaltsplanes. 2. In Angelegenheiten der laufenden GeschÇftsfÅhrung kann die GeschÇftsstelle RechtsgeschÇfte im Rahmen des Haushaltsplans bis zu 300,00 Euro abwickeln. Bei höheren BetrÇgen ist die Zustimmung des VP Wirtschaft, Finanzen und Marketing einzuholen. 3. Die BuchfÅhrung ist gemçé dem HGB und der AO zu organisieren. Die GrundsÇtze einer ordnungsgemçéen BuchfÅhrung sind einzuhalten. 4. Alle Verwendungsnachweise, die Mittel vom BLSV, oder sonstige Mittel von der Öffentlichen Hand betreffen, sind vor Buchung und Zahlung durch den GeschÇftsstelle auf Richtigkeit gemçé den zutreffenden Richtlinien zu pråfen. FÅr jede Buchung muss ein Beleg vorhanden sein. 5. Die GeschÇftsstelle des BRV ist får die ordnungsgemçée Rechnungsstellung der MitgliedsbeitrÇge, GebÅhren sowie sonstigen Zahlungen verantwortlich. Sie Åberwacht die fristgemçéen Zahlungen der MitgliedsbeitrÇge, GebÅhren sowie sonstigen Zahlungen und das Mahnwesen. 6. Die Reisekostenabrechnungen werden von der GeschÇftsstelle auf Richtigkeit und VollstÇndigkeit ÅberprÅft und dem PrÇsidenten zur Genehmigung vorgelegt. 7. Die GeschÇftsstelle des BRV fåhrt får laufende Einnahmen und Ausgaben eine Barkasse. Der Barbestand soll mindestens 100,00 und höchstens 300,00 betragen. Ein höherer Bestand ist umgehend auf ein Bankkonto des BRV einzuzahlen. Die Kassenbewegungen sind unverzåglich und zeitnah in das Kassenkonto einzutragen. Zahlungsverkehr, Spenden 1. Der Zahlungsverkehr ist nach MÖglichkeit bargeldlos Åber die Bankkonten des BRV abzuwickeln. 2. Jede Rechnung ist vor Anweisung auf ihre sachliche und rechnerische Richtigkeit zu pråfen und mit dem entsprechenden Vermerk zu versehen. Dazu ist eine Anerkennungsmatrix zu erstellen. 3. Die VerfÅgungsberechtigungen Åber die Konten regelt der VP Wirtschaft, Finanzen und Marketing im Einvernehmen mit dem PrÇsidenten. 4. VorschÅsse måssen beim VP Wirtschaft, Finanzen und Marketing rechtzeitig beantragt, oder in seinem Auftrag genehmigt sein und måssen im selben GeschÇftsjahr abgerechnet werden. Als rechtzeitig ist ein Zeitraum von zwei Wochen anzusehen. 5. Spendenbescheinigungen werden vom PrÇsidenten und vom VP Wirtschaft, Finanzen und Marketing gemeinsam, oder im Verhinderungsfall vom PrÇsidenten oder vom VizeprÇsidenten Wirtschaft, Finanzen und Marketing gemeinsam mit einem weiteren PrÇsidiumsmitglied unterschrieben. BRV-Finanzordnung Seite 5

6 Ç 8 Ç 9 Revisionen 1. Die Revisoren nehmen ihre Aufgaben grundsçtzlich zu zweit wahr. Scheidet mehr als ein Revisor bzw. Ersatzrevisor wçhrend der vierjçhrigen Amtszeit aus, kann der HA bis zur nçchsten MV einen neuen Ersatzrevisor berufen. Mit dem VizeprÇsident Wirtschaft, Finanzen und Marketing sind die in der Satzung vorgegebenen Revisionstermine abzustimmen. 2. Den Revisoren obliegt die PrÅfung: der vorhandenen Barkassen der Bankkonten, der Einhaltung des Haushaltsplanes nach HÖhe und sachgerechter Verwendung, der Richtigkeit und VollstÇndigkeit der Belege, der ordnungsgemçéen Buchung aller GeschÇftsvorfÇlle, der Gewinn- und Verlustrechnung, der Bilanz, des Inventars. 3. Zur DurchfÅhrung der in Ziffer 2 aufgefåhrten Aufgaben sind den Revisoren jederzeit Einblick in alle erbetenen Unterlagen zu gewçhren, sowie die gewånschten måndlichen ErlÇuterungen zu geben. 4. Die Revisoren können bei der Wahrnehmung ihrer Aufgaben alle Belege, KontenstÇnde und sonstigen Unterlagen vollstçndig oder in Stichproben pråfen. Der Umfang ihrer PrÅfungstÇtigkeit ist in den PrÅfberichten darzustellen. 5. Ñber jede durchgefåhrte PrÅfung ist von den Revisoren eine Niederschrift zu fertigen und dem VP Wirtschaft, Finanzen und Marketing sowie dem PrÇsidenten zuzuleiten. 6. Die Revisoren erstatten dem VT ihren schriftlichen PrÅfbericht selbststçndig und schlagen die Entlastung des VP Wirtschaft, Finanzen und Marketing vor. Kostenerstattung, AufwandsentschÅdigungen 1. FÅr Reisen im Auftrage des BRV gelten die festgelegten Reisekostenrichtlinien. Die Reisekostenrichtlinien sind Bestandteile der GebÅhrenordnung. 2. AufwandsentschÇdigungen, Pauschalen und Sitzungsgelder sowie Entgelte får spezielle TÇtigkeitsbereiche sind vom PrÇsidium festzusetzen und zu beschlieéen. Ç 10 Zahlungen an die Bezirke Die Bezirke erhalten einen Beitragsanteil aus den MitgliederbeitrÇgen gemçé Ä 8 Abs. 6 der Satzung. Mitte des Jahres soll ein Abschlag in HÖhe von ca. 70 % Åberwiesen werden. Die Abrechnung erfolgt zum jeden Jahres. Diese Mittel sind ausschlieélich får sportliche Zwecke zu verwenden und durch Vorlage der Jahresrechnung nachzuweisen. Grundlage sind die jeweils geltenden staatlichen SportfÖrderrichtlinien Ñber die HÖhe der Beitragsanteile entscheidet jeweils der Verbandstag im Rahmen der Haushaltsgenehmigung Ç 11 Schlussbestimmungen Ñber alle Finanz-, Haushalts- und Wirtschaftsfragen, die in dieser Finanzordnung nicht geregelt sind, entscheidet das PrÇsidium auf Vorschlag des VP Wirtschaft, Finanzen und Marketing. MÅnchen, den 10. MÇrz 2012 Barbara Wilfurth (PrÇsidentin) BRV-Finanzordnung Seite 6