Finanzordnung. des American Football und Cheerleading Verbandes Schleswig- Holstein (AFCVSH) e.v. Präambel. 1 Haushaltswesen

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1 Finanzordnung des American Football und Cheerleading Verbandes Schleswig- Holstein (AFCVSH) e.v. Präambel 1. Die Finanzordnung des Verbandes soll einheitliche Richtlinien für die Verwaltung der Finanz- und Kassenangelegenheiten des Verbandes schaffen. 2. Die dem Verband für seine Aufgaben zur Verfügung stehenden finanziellen Mittel sind nach den Grundsätzen der Sparsamkeit und der Wirtschaftlichkeit zu verwalten 1 Haushaltswesen 1. Für jedes Haushaltsjahr ist für den AFCVSH e.v. durch sein Präsidium ein einheitlicher Haushaltsplan aufzustellen. 2. Der Haushaltsplan enthält alle im kommenden Geschäftsjahr zu erwartenden Einnahmen und alle voraussichtlich zu leistenden Ausgaben. Er ist Grundlage für die Haushalts- und Wirtschaftsführung des AFCVSH e.v. und wird durch den Verbandstag für das laufende Haushaltsjahr beschlossen. 3. Über- oder außerplanmäßige Ausgaben sollen nicht gemacht werden. Mehrausgaben zwangsläufiger Art müssen durch Beschluss des Gesamtvorstandes anerkannt werden und durch den nächsten Verbandstag genehmigt werden. 4. Der Haushaltsplan gilt als genehmigt, wenn er mit einfacher Mehrheit angenommen wird. 5. Haushaltsjahr ist das jeweilige Kalenderjahr 6. Der Haushaltsplan ist in den Einnahmen und Ausgaben getrennt nach einzelnen Maßnahmen und Projekten zu gliedern und muss alle im Rechnungsjahr für die Erfüllung der Aufgaben des Verbandes voraussichtlich eingehenden Einnahmen und zu leistenden Ausgaben enthalten. Ferner müssen die Ansätze des laufenden Jahres und die Vorjahresansätze dargestellt sein. 7. Die Einnahmen sind nach ihrem Entstehungsgrund, die Ausgaben nach Einzelzwecken getrennt zu veranschlagen. Für den gleichen Zweck dürfen Ausgaben nicht an verschiedenen Stellen des Haushaltsplanes veranschlagt werden 8. Die Ausgaben sind in ihrer Höhe so zu bemessen, dass sie von den voraussichtlichen Einnahmen gedeckt werden. Auf einen Ausgleich der Einnahmen und Ausgaben ist in besonderem Maße hinzuwirken.

2 2 Vorläufige Haushaltsführung 1. Liegt zu Beginn des Rechnungsjahres ausnahmsweise ein rechtswirksamer Haushaltsplan nicht vor, so dürfen nur Ausgaben geleistet werden, zu deren Zahlung eine rechtliche Verpflichtung besteht oder die für die Weiterführung notwendiger Aufgaben unaufschiebbar sind. Ausgaben dürfen nur im Rahmen der Ansätze des Vorjahres geleistet werden. 3 Kassenführung 1. Kassenführende Stelle im AFCVSH e.v. ist jenes Präsidiumsmitglied, welches per Geschäftsverteilungsplan das Finanzresort zugewiesen wurde. Dieses Präsidiumsmitglied soll hier im Folgenden als Präsidiumsmitglied Resort Finanzen bezeichnet werden. 2. Mit Ausnahme von Bargeldzahlungen durch eine Bargeldkasse, unter Verwaltung des Vizepräsidenten Jugend, hat sich der Zahlungsverkehr bargeldlos abzuwickeln. 3. Jedes Präsidiumsmitglied mit Verfügungsberechtigung über die Giro- und Sparkonten des AFCVSH e.v. kann bis zu einem Beitrag von 200 alleinvertretend Geschäfte tätigen. Abhebungen von Geldautomaten, um eventuell kurzfristig notwendige Bargeschäfte zu tätigen, sowie Online-Banking eingeschlossen. 4. Zur Verfügung über Beträge die 200 übersteigen ist im Vorfeld die Zustimmung eines zweiten Präsidiumsmitgliedes per einzuholen. Davon ausgenommen sind Beträge, die im Haushaltsplan eindeutig benannt und beschlossen wurden. 5. Unterschriftsberechtigt sind der Präsident und alle Vizepräsidenten des AFCVSH e.v. und zwar jeweils zwei gemeinsam. 6. Ein etwaiger Bargeldbestand in der Bargeldkasse soll dem planbaren Bedarf der kommenden 14 Tage entsprechen und soll den Betrag von 200 nicht unterschreiten. 4 Zuständigkeit 1. Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesen werden unter Leitung des Präsidiumsmitglieds Ressort Finanzen bzw. der AFCVSH-Geschäftsstelle abgewickelt. 2. Das Präsidiumsmitglied Resort Finanzen überwacht die Einhaltung des Zahlungsverkehrs und hat ständig eine Kontrolle über die Kassengeschäfte (Buchhaltung) auszuüben. Sämtliche Buchungsbelege sind vom Präsidiumsmitglied Resort Finanzen zu prüfen und abzuzeichnen.

3 3. Über die Erfüllung des Haushaltsplanes hat das Präsidiumsmitglied Resort Finanzen vierteljährlich dem Gesamtvorstand zu berichten. 4. Vereine und sonstige Mitglieder, die ihren Zahlungsverpflichtungen gegenüber dem AFCVSH e.v. nicht oder nicht rechtzeitig nachkommen, hat der Vizepräsident Finanzen nach erfolgloser Mahnung dem Präsidium anzuzeigen 5 Buchführung 1. Die Geschäftsvorfälle sind unter den Gesichtspunkten der kaufmännischen Buchführung vollständig zu erfassen. 2. Über jeden Geschäftsvorfall muss ein Beleg vorhanden sein. Es darf keine Buchung ohne Beleg vorgenommen werden. 3. Die Aufzeichnungen in den Büchern müssen richtig, klar, übersichtlich und nachprüfbar sein. Sie sind zeitnah vorzunehmen. 6 Rechnungslegung 1. Das Präsidiumsmitglied Resort Finanzen hat am Ende des Rechnungsjahres die Konten abzuschließen und den Jahresabschluss in Form eines Jahresrechnung zu erstellen. 2. Alle Einnahmen und Ausgaben sind in der Rechnung des Jahres zu erfassen, im dem sie eingegangen oder geleistet worden sind. 3. Einnahmen und Ausgaben im Folgejahr, die sich auf einen zum abgelaufenen Rechnungsjahr gehörigen Zeitraum beziehen, sind rechnungsmäßig abzugrenzen. Einnahmen und Ausgaben im laufenden Jahr, die sich auf einen zum folgenden Rechnungsjahr gehörigen Zeitraum beziehen, sind ebenfalls abzugrenzen. 4. Das Präsidiumsmitglied Resort Finanzen hat spätestens 2 Monate nach Ablauf des Rechnungsjahres dem Gesamtvorstand den Jahresabschluss in Form einer Einnahmen- und Ausgaberechnung vorzulegen. 5. Das Präsidium hat nach Ablauf des Rechnungsjahres den Jahresabschluss der Mitgliederversammlung zur Genehmigung vorzulegen. 6. Dem Verbandstag obliegt nach Anerkennung des Jahresabschlusses die Entlastung des Präsidiums durch Beschluss.

4 7 Prüfungswesen 1. Zur Rechnungs- und Kassenprüfung werden gemäß 16 der Satzung 2 Prüfer gewählt. Sie sollten in Wirtschafts- und Buchungsaufgaben erfahren sein. 2. Diese Prüfer haben ihre Aufgabe gemeinsam rechtzeitig vor dem jährlichen Verbandstag wahrzunehmen. 3. Die Prüfung erstreckt sich mindestens auf Einhaltung des Haushaltsplanes und der Finanzordnung und die sachliche und rechnerische Richtigkeit der Belege. 4. Zur Durchführung der in 7 (2) aufgeführten Aufgaben ist den Prüfern jederzeit Einblick in die Konten sowie in sämtliche Belege zu gewähren. 5. Über jede durchgeführte Prüfung ist eine Niederschrift zu fertigen. 6. Die Prüfer berichten dem Verbandstag vom Ergebnis ihrer Prüfung. 8 Inventar 1. Zur Erfassung des Verbandsinventars ist vom für Finanzen zuständigem Präsidiumsmitglied eine Inventarliste anzufertigen und zu führen. 2. Es sind alle Gegenstände aufzuführen, welche nicht zum Verbrauch bestimmt sind. 3. Die Inventarliste muss enthalten: a. Bezeichnung des Gegenstands mit kurzer Beschreibung oder Inventarnummer, b. Anschaffungsdatum, c. Bezeichnung des Gegenstandswerts, d. Anschaffungsdatum e. Aufbewahrungsort Gegenstände, die ausgesondert werden, sind mit einer kurzen Begründung anzuzeigen. 4. Jährlich jeweils zum Verbandstag ist dem Präsidium eine aktualisierte Inventarliste vorzulegen. 5. Sämtliche vorhandene Werte (Barvermögen, Inventar, Sportgeräte, etc.) sind alleiniges Vermögen des Verbandes. Dabei ist es gleichgültig, ob sie erworben wurden oder durch Schenkung zufielen. 6. Unbrauchbares bzw. überzähliges Gerät und Inventar sind möglichst gewinnbringend zu veräußern. Der Erlös muss je nach Zuordnung des Gerätes bzw. Inventars gemäß Inventarliste dem Konto des Verbandes unter Vorlage eines Belegs zugeführt werden. Über verschenkte Gegenstände ist ein Beleg vorzulegen.

5 9 Erstattungen von Auslagen und Aufwandsentschädigungen 1. Das Präsidium erhält ausschließlich Auslagenersatz. Aufwandsentschädigungen sind durch die Mitgliederversammlung festzulegen. 2. Für weitere Mitglieder des Gesamtvorstands und der Ausschüsse/Vereinigungen sind ebenfalls nur Zahlungen zulässig, die im von der Mitgliederversammlung genehmigten Haushaltsplan vorgesehen sind. 3. Erstattungen und Aufwandsentschädigungen für sonstige Funktionsträger die nicht unter Punkt 1 oder 2 genannt sind werden vom Präsidium festgelegt. 10 Hauptamtliche Kräfte 1. Über die Einstellung und Entlassung von Angestellten entscheidet das Präsidium. 11 Schlussbestimmung 1. Über alle Finanz-, Kassen- und Buchhaltungsfragen, die in dieser Finanzordnung nicht geregelt sind, entscheidet der Gesamtvorstand.