Protokoll der 10. Sitzung Dienstag, 4. Juni 2013, Rathaus Schaffhausen

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1 ARBEITSGRUPPE BEWERTUNG Protokoll der 10. Sitzung Dienstag, 4. Juni 2013, Rathaus Schaffhausen Anwesend: Patrick Moser (Präsident StABL), Martin Akeret (StASH), Franziska Brunner (BAR), André Buob (StABS), André Heinzer (StALU), Marc Hofer (SAOL), Marcel Müller (StASG), Thomas Neukom (StAZH), Karin Schleifer (StANW), Daniel Schwane (StAAG) Entschuldigt: Jérôme Guisolan (ACV) 1. Begrüssung, Übernahme des Protokolls Patrick Moser begrüsst um 13 Uhr die Anwesenden zur Sitzung. Besonders begrüsst er Franziska Brunner vom Bundesarchiv, die als vorübergehende Nachfolgerin von Miriam Shergold in der AG mitwirkt. Franziska Brunner stellt sich kurz vor und weist darauf hin, dass sie in absehbarer Zeit durch die neue BARMitarbeiterin Kathrin Utz Radermacher abgelöst werden wird. Das Protokoll übernimmt Thomas Neukom 2. Protokoll der 9. Sitzung vom 4. Dezember 2012 Das Protokoll wird genehmigt und Marc Hofer bestens verdankt. 3. Mitteilungen Patrick Moser berichtet aus der Sitzung des erweiterten VSAVorstands: Der Vorstand hat das neue Informationskonzept vorgestellt. Auf der Website soll pro Arbeitsgruppe ein Bild platziert werden. Zudem soll jede AG A5Karten mit QRCodes erhalten, die direkt auf die entsprechende Website verweisen. Für alle AG s wird auf der Website künftig die gleiche Grundstruktur vorgegeben. Die AG Archive der privaten Wirtschaft hat an den letzten Schweizerischen Geschichtstagen ein Panel organisiert. Patrick schlägt vor, dass unsere AG einmal ein Panel zum Thema Bewertung organisiert, um mit Historikerinnen und Historikern ins Gespräch zu kommen. Die AG Records Management & Digitale Archivierung will auf die nächste Jahresversammlung hin einen Baukasten mit Unterlagen zu Records Management veröffentlichen.

2 Zudem hatte diese AG die Idee, mit uns eine gemeinsame Veranstaltung zu digitalen Unterlagen zu machen. Da im nächsten Zyklus Archivpraxis Schweiz aber drei Module zu diesem Thema angeboten werden, ist so etwas nächstes Jahr sicher nicht ideal. Am 20. Juni 2013 hält Frank M. Bischoff (Leiter der Abteilung Rheinland, Landesarchiv NRW) an der Uni Bern einen Vortrag zum Thema Bewertung elektronischer Unterlagen und die Auswirkung archivarischer Eingriffe auf die Typologie zukünftiger Quellen. 4. Gemeinsame Tagung mit der AG Stadt und Gemeindearchive Bewertung aus kommunaler Sicht Patrick Moser stellt das provisorische Programm vor und erläutert das Ziel der einzelnen Teile. Ein Thema soll jeweils aus der Sicht eines Staatsarchivs und eines kommunalen Archivs beleuchtet werden. Es findet eine Diskussion über den Inhalt der vorgeschlagenen Teile statt. Dabei zeigt sich, dass einiges noch sehr offen ist. Es braucht deshalb noch einmal eine genauere Absprache zwischen den beiden Arbeitsgruppen, und die beiden Referate zum gleichen Thema müssen aufeinander abgestimmt werden. Es werden noch zahlreiche Referentinnen und Referenten gesucht. André Heinzer fragt Max Huber für den Teil Zuständigkeiten I, Thomas Neukom fragt Bernhard Rieder oder Rebekka Wyler zum Thema Zweckverbände und Daniel Schwane fragt Marcel Giger für den Teil Privatarchive. 5. Projekte der Arbeitsgruppe 5.1. Bewertungsentscheide im Internet (M. Akeret) Ohne konkreten Aufruf kommen praktisch keine neuen Entscheide herein. Das StASG (das bereits die Mehrheit der Entscheide geliefert hat) wird wieder einmal ein Update machen. Das StAZG will Ende Jahr etwas liefern. Das StATG findet die Idee interessant, will selber aber nichts liefern. Das BAR wollte zuerst auf seine neue Website warten, auf der auch Bewertungsentscheide publiziert werden sollen. Da die Website nun aber erst 2014 kommt, soll noch diese Jahr etwas geliefert werden. Patrick Moser schlägt für nächstes Jahr eine Nutzeranalyse vor, um zu sehen, ob die entsprechende Website überhaupt verwendet wird. Karin Schleifers Vorschlag, dass alle von uns bis im November wieder je zwei Entscheide liefern, wird angenommen. Es folgt eine längere Diskussion off the topic über konkrete Bewertungsfragen (Patientendossiers, Musterauswahl, Polizeifotos usw.)

3 5.2. Gemeinsame Datenbanken Bund/Kantone (P. Moser) Die ADK hat auf den Brief der VSAPräsidentin nicht reagiert. Wir werden also weitermachen, wie das letzte Mal besprochen wurde. Es wird diskutiert, ob die Übersicht als GesamtPDF publiziert werden soll oder ob auf der Website eine Struktur analog den Vereinbarungen oder den Bewertungsentscheiden aufgebaut werden soll. Patrick wird mit dem Webmaster sprechen. Tendenziell sind wir aber für die zweite Variante. Im übrigen halten alle die Augen offen, wo es Änderungen, neue Systeme oder Bewertungsentscheide gibt, die in der Übersicht nachgeführt werden müssen Generisches Bewertungsmodell (M. Hofer) Patrick Moser hat im VSAVorstand kurz erwähnt, dass Marc Hofer den Vorschlag eines generischen Bewertungsmodells gemacht hat. Der Vorstand ist sehr interessiert daran und fragt bereits nach dem Fertigstellungsdatum. Insbesondere die AG Archive der privaten Wirtschaft, die 2014 eine Fachtagung zum Thema Bewertung in Archiven der privaten Wirtschaft durchführt, wollte wissen, ob das Modell bis dann fertig ist. Zum jetzigen Zeitpunkt kann dazu noch gar nichts gesagt werden. Marc Hofer stellt sein Projekt kurz vor. Ziel ist ein Modell mit mehreren Dimensionen und dazugehörigen Bewertungskriterien, das als Werkzeugkasten für die Bewertung verwendet werden kann. Erster Vorschlag für fünf Dimensionen und die dazugehörigen Fragestellungen: Rechtlicher Wert: Administrativer Wert: Historischer Wert: Wissenschaftlicher Wert: Kultureller Wert: Wie lange ist die gesetzliche Aufbewahrungsfrist? Welche Informationen braucht der Aktenbildner für seine Rechenschaftsfähigkeit und sein Funktionieren (organisationelles Gedächtnis)? (klar zu unterscheiden vom wissenschaftlichen Wert) Was wollen wir der Zukunft überliefern (im Sinn eines Werturteils aus heutiger Sicht, nicht: Was könnte spätere Generationen interessieren?)? Welche Daten sind für künftige wissenschaftliche Auswertungen relevant? Welche Bedeutung haben Gegenstände als Orte der Erinnerung (z.b. alte Verfassungen: der Inhalt ist auch sonst noch greifbar, trotzdem hat das Originaldokument eine Bedeutung)? Auch: künstlerischer Wert. Die Grundidee findet breite Zustimmung. Marc Hofer wird den Vorschlag noch etwas verfeinern

4 und der AG für ein erstes Feedback wieder vorlegen. Dann soll eine Untergruppe der AG Bewertung zur weiteren Bearbeitung des Modells gebildet werden. Anschliessend wird eine Expertenumfrage gestartet. Die entsprechenden Rückmeldungen werden in die Schlussfassung des Modells einfliessen. Ziel ist ein breiter Konsens. Ein Abschlusstermin kann noch nicht festgelegt werden. 6. Rolle der AG bei regionalen Zusammenschlüssen/Vereinbarungen 6.1. Beispiel Unterlagen der Ostschweizer Gesundheitsdirektorenkonferenz (T. Neukom) In einem Aktenangebot der Zürcher Gesundheitsdirektion sind Unterlagen der Ostschweizer Gesundheitsdirektorenkonferenz aufgetaucht. Dabei stellte sich die Frage, wer eigentlich für solche Regionalkonferenzen zuständig ist und ob solche Absprachen durch die AG Bewertung koordiniert werden sollen. Zuerst einigen wir uns darauf, keine systematischen Abklärungen zu machen. Wenn ein Fall auftaucht, sollen sich die betroffenen Archive untereinander absprechen. Der Entscheid kann durchaus auf der Website der AG Bewertung publiziert werden. Schliesslich ändern wir aber unsere Meinung: Thomas Neukom wird die Ausgangslage besser abklären: Gibt es zu jeder gesamtschweizerischen Konferenz auch Regionalkonferenzen? Sind die Regionen immer deckungsgleich? Produzieren die Regionalkonferenzen überhaupt überlieferungswürdige Unterlagen oder reicht es, die Akten der gesamtschweizerischen Konferenzen zu archivieren, weil der wesentliche Beitrag der regionalen Konferenzen darin auch enthalten ist? 6.2. Beispiel Konkordat betr. die Schürfung und Ausbeutung von Erdöl (M. Akeret) Angesichts der Meldung, dass das genannte Konkordat aufgelöst wurde, wird Martin Akeret einige Abklärungen treffen, welche Unterlagen wo vorhanden sind. 7. Archivierungsempfehlungen 7.1. Militärwesen Bund/Kantone (Überblick) (J. Guisolan, P. Moser) 7.2. Unterlagen zur Quellensteuer (P. Moser)

5 7.3. Patientendossiers (A. Buob) 7.4. Geoinformationsdaten (F. Brunner) Der Bericht zum Projekt ellipse wird im Juli publiziert. Das BAR wird an der nächsten Sitzung über die Umsetzung informieren Zivilstandswesen (A. Heinzer) 8. Vorschläge für neue Themen Marcel Müller wird sich evtl. mit Baurekursentscheiden befassen. Das StAZH hat mit Akten der Baurekurskommissionen zum ersten Mal eine Stichprobe nach statistischen Kriterien durchgeführt und kann hier allenfalls etwas beisteuern. 9. Aufgaben und Terminkalender Die nächste Sitzung wird am 3. Dezember 2013 im BAR stattfinden. 10. Varia Thomas Neukom fragt nach Ideen, wo ein im StAZH verfasster Artikel zum Thema Buchstabensampling sinnvollerweise publiziert werden könnte. Vorschläge: Arbido, Archivar, Schriftenreihe der Archivschule Marburg. Zürich, 13. Juni 2013 Thomas Neukom