ABRECHNUNG SOFTWARE QUALITÄTSMANAGEMENT MARKETING

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1 Die opta data Gruppe ABRECHNUNG SOFTWARE QUALITÄTSMANAGEMENT MARKETING ABRECHNUNG opta data Abrechnungs GmbH Bamlerstraße 114 Tel.: (0201) Fax: (0201) Gesamtvertrieb Bamlerstraße 100 Tel.: (0201) Fax: (0201) Niederlassung Oldenburg Rohdenweg Oldenburg Tel.: (0441) Fax: (0441) Niederlassung Erfurt Gustav-Weißkopf-Straße Erfurt Tel.: (0361) Fax: (0361) Niederlassung Chemnitz Salzstraße Chemnitz Tel.: (0371) Fax: (0371) Niederlassung Genthin Berliner Chaussee Genthin Tel.: (03933) Fax: (03933) opta data Abrechnungs GmbH Salzburger Straße Linz, Österreich Tel.: +43 (0) Fax: +43 (0) opta data medizin Dienstleistungszentrum für das Gesundheitswesen GmbH - Privatliquidation - Manderscheidtstraße 60 Tel.: (0201) Fax: (0201) DZH GmbH Dienstleistungszentrale für Heil- und Hilfsmittelanbieter Wendenstraße Hamburg Tel.: (040) Fax: (040) DZH Niederlassung München Leopoldstraße München Tel.: (089) Fax: (089) SOFTWARE opta data hard- und software GmbH Grabenstraße Tel.: (0201) Fax: (0201) optadata.com Entwicklung moderner System-Software GmbH Bamlerstraße 112 Tel.: (0201) Fax: (0201) www. optadata.com QUALITÄTSMANAGEMENT opta data gesundheitsmanagement GmbH Bersonstraße 13 Tel.: (0201) Fax: (0201) MARKETING opta data marktforschung & marketing GmbH Bamlerstraße 114 Tel.: (0201) Fax: (0201) TeleConcept Telefonmarketing GmbH Feilenstraße 5 Tel.: (0201) Fax: (0201) opta data Abrechnungs GmbH. Alle Rechte vorbehalten. Lösungen, die verbinden.

2 Externes Forderungsmanagement für Anwälte ABRECHNUNG Lösungen, die verbinden.

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4 Inhalt 3 Herzlich willkommen bei opta data! 4 Die opta data Gruppe 5 So erhalten Sie sicher Ihr Honorar 7 Die Rechnungseinreichung 8 Die Summenabrechnung 9 Externer Service interner Nutzen! 10 Auf den Punkt gebracht 11

5 Herzlich willkommen bei opta data! 4 Haben auch Sie kürzlich bei der Kontrolle Ihres Bankkontos wieder feststellen müssen, dass viele Rechnungen immer noch nicht ausgeglichen sind? Ist auch bei Ihnen die Verschlechterung der Zahlungs- moral Ihrer Mandanten spürbar? Wie hoch waren in den vergangenen Jahren Ihre Forderungsausfälle in Euro? Wenn Sie nicht länger bereit sind, einen großen Teil Ihrer Arbeit ohne Bezahlung zu erbringen, dann nutzen Sie die Vorteile, die Ihnen das externe Forderungsmanagement bietet. Denn unser Ziel ist es, Ihnen mehr Zeit für das Wesentliche zu verschaffen! Auf den folgenden Seiten erfahren Sie mehr zur opta data Gruppe, dem Factoring als modernem Finanzinstrument und zusätzlichen exklusiven Serviceangeboten. Profitieren Sie von einer starken und effektiven Partnerschaft mit opta data.

6 Die opta data Gruppe Das Essener Familienunternehmen zählt heute mit über Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern zu einem der größten mittelständischen Unternehmen des Ruhrgebietes. Unter der Dachmarke opta data bieten neun rechtlich eigenständige Gesellschaften in Deutschland und in Österreich eine breite Produktpalette im Bereich der Abrechnung, des Qualitätsmanagements und der Hard- und Softwarelösungen an. 5 Die opta data Abrechnungs GmbH wurde 1970 als erstes Unternehmen der Gruppe gegründet und rechnet heute an fünf Standorten innerhalb Deutschlands ein jährliches Forderungsvolumen in Höhe von 3,2 Mrd. gegenüber den Debitoren ab. Ein einwandfreies Rating, beste Bewertung im Rahmen der Basel II Richtlinien und zertifizierte Arbeitsprozesse nach DIN EN ISO 9001:2000 gewährleisten die Sicherheit und Zuverlässigkeit eines Geldinstitutes. Das wissen über Kunden zu schätzen und vertrauen deshalb jeden Monat der opta data Abrechnungs GmbH ihre monatlichen Forderungen in der Gewissheit an, pünktlich zum vertraglich vereinbarten Termin ihr Geld zu erhalten.

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8 So erhalten Sie sicher Ihr Honorar Minimieren Sie zukünftig die Ausfallquote* Ihre Honorarforderungen! Wir möchten Ihnen in 10 Schritten zeigen, wie Sie zusammen mit opta data sicher und unkompliziert Ihr volles Honorar erhalten. 1. Sie schließen zusammen mit der opta data Abrechnungs GmbH einen Dienstleistungsvertrag ab, der die Abtretung Ihrer Honorarforderungen zur Grundlage hat. 2. Nach Abschluss des Vertrages erhalten Sie den opta data Vordruck Einwilligungserklärung für den Mandanten deren Unterzeichnung durch Ihren Mandanten aus datenschutzrechtlichen Gründen vorgeschrieben ist und in Ihrer Mandantenakte verbleibt. 3. Ihr Mandant beauftragt wie gewohnt Ihre Kanzlei und unterzeichnet neben der Vollmacht und einer eventuellen Vergütungsvereinbarung die Einwilligungserklärung. 4. Sie bearbeiten das Mandat wie gewohnt und senden die Honorarrechnung (Zwischen- bzw. Abschlussrechnung) zusammen mit dem Formular Rechnungseinreichung per Fax oder Schnittstelle an die opta data Abrechnungs GmbH. 6. Grundsätzlich erhalten Sie aber für jede angebotene Honorarforderung eine Ankaufszusage (ausgenommen sind lediglich Ansprüche, bei denen Sie beigeordnet sind, wie PKH, Beratungshilfe, Betreuung, etc. und die somit gesetzlich nicht abtretbar sind). 7. Wir überweisen Ihnen das Honorar in voller Höhe nach fünf Werktagen auf Ihr Konto und senden Ihnen kostenlos einen Kontoauszug nebst einer detaillierten Abrechnungsaufstellung für Ihre Steuerberaterunterlagen. 8. Ihr Mandant erhält eine ordnungsgemäße Honorarrechnung inklusive Überweisungsträger; die einschlägige Rechtsschutzversicherung eine entsprechende Zahlungsaufforderung. Als Rechnungssteller tritt die opta data Abrechnungs GmbH in Ihrem Auftrag auf. 9. Bleibt die Zahlung aus, betreibt die opta data Abrechnungs GmbH zweimal das außergerichtliche Mahnverfahren und behält sich eine Rückgabe der Honorarforderung nach erfolgloser Durchführung vor. Sie erhalten dann alle notwendigen Unterlagen für das weitere Vorgehen. 10. Verspätete Zahlungseingänge haben keine Auswirkung auf die volle Auszahlung Ihrer Honorarforderungen Selbstverständlich haben Sie auch weiterhin die Möglichkeit zu entscheiden, ob Sie die Forderung an uns weiterreichen oder, wie bisher, selbst in Rechnung stellen. * Nach einer Erhebung des Soldan Institutes, Essen, liegt der geschätzte Anteil der Forderungsausfälle bei Rechtsanwälten bei 8 %, während z.b. in der Bauindustrie nur 2 % aller Forderungen abgeschrieben werden müssen.

9 Die Rechnungseinreichung 68 An die opta data Abrechnungs GmbH per Telefax an 0201/ , den Rechnungseinreichung opta data-kundennummer: Sehr geehrte Damen und Herren, hiermit reichen wir die nachfolgend bezeichnete, als Anlage beigefügte Honorarrechnung zum Ankauf ein. Unser Aktenzeichen (wie bei Anmeldung): Es wurde folgende Zahlungsweise vereinbart: Der Mandant zahlt die Honorarrechnung selbst. Für die Honorarrechnung haftet folgender Drittschuldner: Name, Vorname oder Firma Straße/Hausnummer PLZ/Ort Geburtsdatum/ HR-Nr. und Sitz Ggf. Versicherungsnummer Ggf. Schadensnummer Unterschrift: Anlage Honorarrechnung

10 Die Summenabrechnung 9 SUMMENABRECHNUNG Rechtsanwalt Volker Schmidt Palandtstr Düsseldorf Ihre Referenz : Rechnungsnummer : Posteingangsnummer : Rechnungsdatum : Seite : 1 Mandant opta data Rechnungsnummer Eingangsdatum Ihre Rechnungsnummer MwSt. Brutto Rechnungsbetrag Meier Otto /06 0, , ,00 Fiedler GmbH Schmidt Sabine Schneider Simon /06 0, , , /06 0,00 523,00 523, /06 0,00 150,00 150,00 Data AG /06 0,00 150,00 150,00 Kinkel Stefan Jakobs Gerda /06 0,00 988,00 988, /06 0, , ,66 Gesamt 0, , ,66 Diese Unterlagen wurden für Sie erstellt von der opta data Abrechnungs GmbH,, Postfach , Tel. 0201/3196-0, Fax 0201/

11 Externer Service interner Nutzen! 10 Wir bieten Ihnen mit dem externen Forderungsmanagement eine Dienstleistung an, die bereits seit vielen Jahrzehnten von Ärzten, Zahnärzten und anderen selbstständigen Berufsgruppen zur effektiven Liquiditätssteigerung genutzt wird. Wir finanzieren Ihre Beträge vor zusätzlich zu unseren Standardauszahlungsterminen können Sie sich sogar aussuchen, wie schnell Sie Ihr Geld bekommen möchten. Als unser Kunde können Sie immer wieder aufs Neue den Wunsch-Termin für Ihre Auszahlung bestimmen. Einfacher geht es nicht! Datenschutz Was viele Kolleginnen und Kollegen nicht wissen oder geflissentlich übersehen: Das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) ist auch für Rechtsanwälte einschlägig. Betroffen hiervon ist jede Kanzlei, die mehr als vier Personen mit der Datenverarbeitung beschäftigt. Dazu zählen neben den Anwälten (Sozius, Partner und angestellte Anwälte) z.b. auch die Sekretariate. Dabei hat der Datenschutzbeauftragte die Einhaltung der Regelungen des BDSG zu überwachen und alle Mitarbeiter in die Regelungen des BDSG einzuweisen. Die Nichtberufung eines Datenschutzbeauftragten kann mit einer Geldbuße bis zu geahndet werden. Profitieren Sie von unserer kostenlosen Servicehotline, unter der Sie zum Thema Datenschutz rundum beraten werden. Darüber hinaus helfen wir Ihnen gerne bei der Vermittlung eines Datenschutzbeauftragten. Unsere qualifizierte Rückläuferbearbeitung Nicht immer sind Rechnungsempfänger unter ihrer angegebenen Adresse anzutreffen. Das kann unbeabsichtigt durch z.b. einen zwischenzeitlichen Umzug passieren, aber auch, wenn sich der Debitor der Rechnungszustellung vorsätzlich entziehen möchte. Deshalb bietet opta data jedem Kunden die qualifizierte Rückläuferbearbeitung an. Unsere Spezialisten machen sich für Sie auf die Suche nach der Adresse, unter der der Debitor tatsächlich wohnt. Hier erfolgt dann die Zustellung der Rechnung bzw. der Mahnungen. Das spart Ihnen kostbare Zeit und ihr Mandant weiß, dass er nicht vergessen wird. Qualität gewinnt Zukünftig wird sich der Rechtsanwalt in einem Umfeld wachsender Zulassungszahlen und weiterer Deregulierung behaupten müssen. Diesem Konkurrenzdruck wird jene Kanzlei am besten gewachsen sein, die die richtigen Strategien und notwendigen Qualitätsziele in Bezug auf Mandanten und Dienstleistung entwickelt hat. Die Einführung eines Qualitätsmanagement-Systems (QMS), also die betriebswirtschaftliche Überprüfung der Büroorganisation, kann Ihre Kanzlei bei der Bewältigung der an sie gestellten Anforderungen unterstützen und hebt Sie gleichzeitig von anderen Kanzleien ab. Entspricht das Qualitätsmanagement allen Anforderungen der DIN EN ISO 9001:2000, kann die Kanzlei das QMS zertifizieren lassen und mit diesem Zertifikat werben. opta data steht Ihnen bei der Optimierung Ihrer internen Kanzleiabläufe gerne beratend zur Seite. Sprechen Sie uns einfach an!

12 Auf den Punkt gebracht Ihre Vorteile durch das externe Forderungsmanagement mit opta data : 11 Sie reduzieren deutlich Ihre Verwaltungskosten (Arbeitskosten, Porto, Schreibwaren, etc.). Über 36 Jahre Erfahrung im Gesundheitswesen garantieren Ihnen die gebotene Rücksichtnahme und Sensibilität gegenüber jedem Ihrer Mandanten. Sie minimieren kostengünstig die Ausfallquote Ihrer Honorarforderungen. Sie erhalten von uns sicher und pünktlich Ihr volles Anwaltshonorar zum gewünschten Zeitpunkt. Keine Vorkasse und damit verbundenen unangenehmen Mandantengespräche mehr. Sie sparen Zeit und benennen mit uns einen kompetenten Ansprechpartner für Ihren Mandanten. Sie können die Kosten der externen Abrechnung steuerlich voll geltend machen. Sie reduzieren Ihre Steuerberaterkosten deutlich durch lediglich eine Eingangs- und eine Ausgangsbuchung je eingereichter Sammelrechnung. Nicht Sie, sondern die opta data Abrechnungs GmbH wird zukünftig von Ihrem Mandanten als negativer Kostenfaktor wahrgenommen. Sie profitieren von unserer kostenlosen Hotline zum Thema Datenschutz.