Informationsbroschüre für die Teilnahme an Europäischen Hochschulmeisterschaften (EUC) und EUSA-Games (EUG)

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1 Informationsbroschüre für die Teilnahme an Europäischen Hochschulmeisterschaften (EUC) und EUSA-Games (EUG) Inhaltsverzeichnis: Seite 1. EUSA-Sportarten 1 2. Qualifikation/Teilnahmeberechtigung 2 3. Kosten/Kostenverteilung 2 4. Meldeverfahren/Meldefristen 3 5. Einkleidung 4 6. Versicherung 4 7. Erklärungen 5 8. Übersicht der Fristen 5 1. EUSA-Sportarten Die EUSA-Games finden in den geraden Jahren statt und werden in der Regel zwischen Mitte Juli und Mitte August mit zehn Sportarten aus dem EUSA-Sportartenkanon an einem zentralen Ausrichtungsort ausgetragen. Weitere Europäische Hochschulmeisterschaften sind in den Jahren in welchen die EUSA- Games ausgetragen werden, nicht vorgesehen. In den ungeraden Jahren finden die EUC in 19 Sportarten statt: Badminton Basketball Basketball 3x3 Beach Volleyball Bridge Fußball Futsal Golf Handball Judo Karate Rudern Rugby 7 s Schach Sportklettern Tischtennis Taekwondo Tennis Volleyball (Stand 2015)

2 Allgemeiner Deutscher Hochschulsportverband Seite 2 2. Qualifikation/Teilnahmeberechtigung Qualifikation Die sportfachliche Qualifikation erfolgt auf Grundlage der Platzierung bei den jeweiligen Deutschen Hochschulmeisterschaften (DHM) des Vorjahres. In der Regel hat der DHM-Sieger des Vorjahres das Erstmelderecht. Nimmt der DHM-Sieger seine Option nicht wahr oder können mehrere Teams einer Nation bei einer EUC/EUG starten, erhalten auch die Zweit- und Drittplatzierten der Vorjahres DHM eine Startoption. Neben der DHM-Platzierung ist die Benennung durch den/die adh-dc der jeweiligen Sportart zwingend erforderlich. Die anschließende Nominierung erfolgt durch die Hochschule. Die an der EUC/EUG teilnehmenden Mannschaften und Einzelstarter starten für ihre jeweiligen Hochschulen und werden darum auch von dieser nominiert. Teilnahmeberechtigung Für die einzelnen Starter gilt, dass nur Aktive an der EUG teilnehmen dürfen, die entweder zum Zeitpunkt der Veranstaltung an der Hochschule immatrikuliert sind, für die sie starten wollen oder an dieser im laufenden oder letzten Kalenderjahr ihren akademischen Abschluss erlangt haben. Im Gegensatz zu nationalen Hochschulmeisterschaften sind Bedienstete oder sonstige Mitglieder der Hochschule bei der EUG/EUC nicht startberechtigt. Der Nachweis dieser Startvoraussetzungen erfolgt über den Studentenausweis bzw. das Abschlusszeugnis und das Certificate of Academic Eligibility im Original. Darüber hinaus besteht für Wettbewerbe der EUSA eine Altersbeschränkung. Das Alter der Teilnehmenden ist auf 17 bis 30 Jahre begrenzt (z.b. Altersgrenze 2015: Jahrgänge ). 3. Kosten/Kostenverteilung Die Entsendekosten setzen sich aus den fünf Kostengruppen Participation Fee, EUSA Fee, Reisekosten, Schiedsrichterpauschale, Organisationspauschale und sonstigen Kosten zusammen. 3.1 Der Participation Fee beträgt 65 pro Person und Nacht. Mit diesem Betrag sind folgende Kosten abgedeckt: Übernachtung, Vollverpflegung, lokale Transfers (Shuttleservice zwischen nächstgelegenem internationalem Flughafen/Bahnhof, Unterkünften und Wettkampfstätten), Rahmenprogramm sowie Kosten für die ausrichterseitige Organisation. Dieser Betrag ist von der entsendenden Hochschule bzw. den Teilnehmenden oder Dritten zu tragen. 3.2 Der EUSA Fee ist eine separate Meldegebühr an die europäische Dachorganisation EUSA. Er beträgt einmalig 30 pro teilnehmende Person. Dieser Betrag wird vom adh übernommen. 3.3 Alle Reisekosten sind durch die entsendende Hochschule bzw. den Teilnehmenden oder Dritten zu tragen. 3.4 In den klassischen Teamsportarten sind alle teilnehmenden Hochschulen in der Regel dazu verpflichtet, einen Schiedsrichter pro Team und Sportart auf eigene Kosten zum Turnier zu entsenden. Für die Sportarten Basketball (m/w), Futsal (m/w), Fußball (m) und Volleyball (m/w) ist dies in der Regel verpflichtend. Genaueres Regelt die jeweilige Ausschreibung des Wettbewerbs. Die Schiedsrichterpauschale setzt sich aus den Reisekosten sowie einem eventuell anfallenden Honorar für den Schiedsrichter zusammen. Die Schiedsrichterpauschale ist von den nationalen Teams/Hochschulen bzw. Dritten zu tragen.

3 Allgemeiner Deutscher Hochschulsportverband Seite 3 Die Schiedsrichter sollten die höchste nationale Qualifikation aufweisen. Falls die Hochschulen bei der Berufung derart qualifizierter Schieds-/Kampfrichter Probleme haben, sollte frühzeitig mit der adh-geschäftsstelle Kontakt zur Einzelabsprache aufgenommen werden. Der adh ist bei der Vermittlung von Schiedsrichten über die nationalen Fachverbände behilflich. Die Kosten der Schiedsrichter für Unterbringung, Verpflegung und Transport vor Ort trägt der lokale Ausrichter. 3.5 Bei den EUSA Games ist aufgrund der Größe des gesamtdeutschen Teams die Bereitstellung eines kleinen Supportteams vor Ort unerlässlich. Das Supportteam übernimmt übergeordnete administrative Aufgaben. Die entstehenden Kosten für die Entsendung des Supportteams werden über eine Umlage pro Teilnehmenden durch die entsendenden Hochschulen/Teilnehmenden/externe Dritte getragen. Die Umlage beträgt maximal 40 pro Teilnehmendem. Sollten die Kosten höher sein, wird dies rechtzeitig vorher mit den entsendenden Hochschulen abgestimmt. Die Umlage ist verpflichtend und Voraussetzung für die Meldung des jeweiligen Teams durch den adh an die EUSA (Beschluss der 107. adh-vollversammlung 2012). Zum Teil koordiniert die adh-geschäftsstelle zusammen mit den zuständigen Fachverbänden auch die zentrale Betreuung für einzelne EUC. Dies sind in der Regel Physiotherapeuten, die bei Bedarf vor allem in den Kampfsportarten eingesetzt werden. Die entsendenden Hochschulen werden in der Regel vor Meldung der Aktiven über die entstehenden Kosten (Umlage) informiert. 3.6 Die entsendenden Hochschulen/Teilnehmenden sollten berücksichtigen, dass noch weitere Kosten entstehen, die in der Summe durchaus nennenswerte Beträge verursachen können. Dies sind zum Beispiel: - Wettkampfkleidung (Trikots) - Reinigungskosten - Visagebühren - Zusatzverpflegung - Physiotherapeutische Materialien Kostenverteilung Wie in den Punkten 3.1. bis 3.6 dargestellt empfiehlt der adh den entsendenden Hochschulen die Teilnehmenden an den Entsendungskosten zu beteiligen. Der Eigenanteil für die Aktiven sollte jedoch einen Gesamtbetrag von Euro nicht überschreiten. Der adh übernimmt aus Mitteln des ordentlichen Haushaltes die Kosten für: - EUSA-Fee (siehe 3.2) - Hilfskraftstelle zur Unterstützung der entsendenden Hochschulen (Meldevorgänge) - Entsendungskosten der DC bei Individualsportarten. Die DCs übernehmen dabei die zentrale Koordination sowie die Vertretung des gesamtdeutschen Teams vor Ort. In der Anlage zu dieser Informationsbroschüre befindet sich eine Übersicht des Britischen Hochschulsportverbandes (BUCS), der eine gute Übersicht über die einzelnen Kostenstellen gibt. 4. Meldeverfahren/Meldefristen 4.1 Nationale Meldung (ca. 8 Monate vor Veranstaltung) Nach Abschluss der DHM des Vorjahres versendet die adh-geschäftsstelle in Abstimmung mit dem/der zuständigen DC ein Informationsschreiben an die sportfachlich qualifizierten Hochschulen/ Wettkampfgemeinschaften. Hierin werden die sportfachlich qualifizierten Hochschulen/ Wettkampfgemeinschaften aufgefordert, sich bis zu einer vorgegebenen Frist (Diese orientiert sich an der General Entry der EUSA.) verbindlich zu erklären.

4 Allgemeiner Deutscher Hochschulsportverband Seite 4 Nur die Hochschulen/Wettkampfgemeinschaften, die sich verbindlich erklären, werden durch den adh an die EUSA gemeldet (General Entry). Falls eine Wettkampfgemeinschaft qualifiziert ist, wird die Meldung an die EUSA sowie die Kommunikation mit der adh-geschäftsstelle über eine Hochschulsporteinrichtung vorgenommen. Die an der Wettkampfgemeinschaft beteiligten Hochschulen teilen der adh-geschäftsstelle dazu die betreffenden Personen und Kontakte der zuständigen Hochschulsporteinrichtung mit. 4.2 General Entry (6 Monate vor Veranstaltung) Das Meldeverfahren der EUSA durchläuft insgesamt drei Stufen. Ca. 6 Monate vor der EUG/EUC ist die Deadline für die erste Meldung, der sog. General Entry. Durch die General Entry werden alle Hochschulteams zur EUG/EUC gemeldet. Die Regularien der EUSA sehen an dieser Stelle ein Deposit in Höhe von 2000 für die Sportarten Basketball, Handball, Fußball, Futsal, Rugby und Volleyball und ein Deposit in Höhe von 400 für die Sportarten Badminton Einzel, Ruder 8er, Tennis und Tischtennis durch die teilnehmende Hochschule vor. Dieses Deposit ist eine Kaution und dient sowohl dem Ausrichter als auch der EUSA als Sicherheit, dass gemeldete Mannschaften auch tatsächlich teilnehmen werden. Der Betrag wird später mit den Teilnahmegebühren verrechnet. Eine Rechnung über diesen Betrag wird der Hochschule von der EUSA zugeschickt. Die adh-geschäftsstelle bittet die Hochschulen, eine Kopie des Einzahlungs- oder Überweisungsbelegs zur Kenntnis an die adh-geschäftsstelle zu senden, damit diese bei Rückfragen der EUSA informiert ist. 4.3 Quantitative Entry (3 Monate vor Veranstaltung) Die nächste Meldung (Quantitative Entry) wird ca. 3 Monate vor der EUG/EUC fällig. In dieser fragt der Ausrichter Informationen zur Größe des Teams, Anzahl der begleitenden Betreuer sowie den Reisedaten ab. Zu diesem Zeitpunkt ist eine Anzahlung von 50% des fälligen Participation Fee (s. Kosten) zu leisten. 4.4 Individual Entry (1 Monat vor Veranstaltung) Eine detaillierte Namensliste aller Delegationsmitglieder wird im letzten Schritt, bei der sog. Individual Entry abgefragt. Diese Information ist dem Ausrichter ca. 1 Monat vor Beginn der Meisterschaft durch die teilnehmende Hochschule mitzuteilen. Während die General Entry durch den adh ausgeführt wird, sind die übrigen Anmeldeschritte vom jeweiligen Hochschulsport der teilnehmenden Hochschule zu tätigen. 5. Einkleidung In der Regel stellt die ausrichtende Hochschule den eigenen Teams ausreichend Wettkampfkleidung zur Verfügung. Dabei ist zu berücksichtigen, dass die Teamsportarten täglich Spiele absolvieren müssen und daher mindestens zwei Trikotsätze mitführen sollten. In den Individualsportarten tragen die Aktiven in der Regel selber Sorge für ihre Wettkampfkleidung. Neben der Sport- und Wettkampfkleidung bietet der adh in der Regel eine einheitliche Teamkleidung (z.b. Short, Polo, Hoody) an, die von den teilnehmenden Hochschulen kostengünstig erworben werden kann. Der adh informiert in der Regel schon vor der General Entry (6 Monate vor Veranstaltung) über das Einkleidungspacket. 6. Versicherung Teilnehmende an der EUG/EUC sind im Rahmen der vom adh abgeschlossenen Gruppenunfallversicherung versichert. Es wird jedoch darauf hingewiesen, dass, dass dies nur ein Grundversicherungsschutz ist und der adh eine weitergehende Haftung für Schäden, die durch die Teilnahme an der EUG/EUC entstehen können, nicht übernehmen kann. Der adh empfiehlt daher allen Teilnehmenden dringend, eine zusätzliche Auslandsreisekrankenversicherung sowie eine eigene Reisegepäck- und Unfallversicherung abzuschließen.

5 Allgemeiner Deutscher Hochschulsportverband Seite 5 7. Erklärungen Der adh empfiehlt den entsendenden Hochschulen, von den einzelnen Teilnehmenden entsprechende Erklärungen einzuholen. Relevante Bereiche zu denen sich die Teilnehmenden erklären sollten sind zum Beispiel: Teilnahmebestätigung, Haftungsausschuss, Bild- und Vermarktungsrechte, Anti-Doping, Anti- Korruption, Freigabeerteilung für angegebenen Daten. 8. Fristen Nachfolgend werden die wichtigsten Melde- und Zahlungsfristen, die durch die jeweilige Hochschule einzuhalten sind, in der Übersicht dargestellt: To Do Bis spätestens verantwortlich Überweisen/ senden an Nationale Qualifikation Sportfachliche Eignungsbestätigung Nominierung (Teilnahmebestätigung mittels Formblatt des adh) Bei DHM des Vorjahres Nach Abschluss des Sommersemesters des Vorjahres (August des Vorjahres) DC/adh 8 Monate vor Veranstaltung jeweilige Hochschule adh jeweilige Hochschule General Entry 6 Monate vor EUG/EUC adh EUSA Überweisung des Deposit 6 Monate vor EUG/EUC jeweilige Hochschule EUSA (nach Rechnungserhalt) Quantitative Entry 3 Monate vor EUG/EUC jeweilige Hochschule Ausrichter Überweisung 50% des Participation Fees 3 Monate vor EUG/EUC jeweilige Hochschule Ausrichter (nach Rechnungserhalt) Individual Entry 1 Monat vor EUG/EUC jeweilige Hochschule Ausrichter Überweisung der restlichen Participation Fee 1 Monat vor EUG/EUC jeweilige Hochschule Ausrichter Reiseplan 1 Monat vor EUG jeweilige Hochschule Ausrichter, adh Certificate of Academic Eligibility (Original) Vorlage bei Akkreditierung jeweilige Hochschule Ausrichter Alle Angaben in dieser Informationsbroschüre beziehen sich auf die EUSA-Regularien Version Änderungen sind vorbehalten. Weitere Informationen: 1. Rene Wolf: wolf@adh.de oder Thorsten Hütsch: huetsch@adh.de oder Jeannette Rau: europameisterschaften@adh.de oder Disziplinchefs der jeweiligen adh-sportarten Dieburg, März 2015 gez. Thorsten Hütsch Sportdirektor

6 Allgemeiner Deutscher Hochschulsportverband Seite 6 Anlage zu Punkt 3 THIS TEMPLATE IS STRICTLY TO BE USED AS A GUIDE ONLY EUSA Championships 2014 Sport University Venue Rotterdam, Netherlands Dates (check sport-specific competition dates) Athletes Team Manager(s) Coach(es) Referee Physio Medic Number of nights Required in most sports - check regulations (Propose is a requisite for at least one staff member to have previous experience of supporting teams in competition abroad) Required in team sports (Propose is a requisite for tournament; BUCS can help locate suitably qualified/ experienced volunteers) (Check sports-specific training/ competition dates on event website; include acclimitisation period and training) Euro exchange rate 1,15 Income Athlete Personal Contribution 0 0 Sponsorship 0 Grant Funding 0 Students' Union funding 0 Sports Department funding 0 Club account funding 0 0 Notes Expenditure Flights/ train 0 0 Extra baggage 0 Including team kit/ equipment, and physio equipment Visas 0 0 Not required in Europe for GB nationals EUSA Particpation Fee 65 0 Participation Fee should include : accommodation, food, sports competition, event transport EUSA Entry Fee 30 0 EUSA Contribution for Umpire/ Referee 0 If not required to take as part of delegation Assembly costs to point of departure 0 Incidentals & event expenses 0 Teamwear kit 0 0 Competition Kit 0 0 Equipment 0 Pins/ pennants/ flags 0 Insurance 0 Hydration/ Recovery supplements/ Water Bottles 0 Contingency 5,0% 0 0 Balance 0