HANDBUCH BÖE ABRECHNUNGEN

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1 HANDBUCH BÖE ABRECHNUNGEN 2013 Stand: 10. März 2013 Finanzreferent des BÖE

2 VORWORT Der BÖE ist ein gemeinnütziger Sportverein, der hauptsächlich von öffentlichen Geldern (Bundesministerium und Bundessportorganisation) lebt. Der BÖE muss die Ausgaben korrekt und exakt nach den gegebenen Vorschriften ab- bzw. gegenrechnen: dabei ist genau festgelegt, für welche Kosten (Reise-, Nächtigungs- und Verpflegungskosten) von den Fördergeldern abgedeckt werden und vom BÖE abgerechnet werden können. Für die übrigen Ausgaben, die nicht gegen die Förderungen abrechenbar sind, muss der BÖE selbst aufkommen (diese Kosten unterliegen den steuerpflichtigen- und sozialversicherungsrechtlichen Bestimmungen). Aus diesem Grund kommen mehrere Formulare zum Einsatz, wie in diesem Handbuch des BÖE erklärt. Daher müssen auch Sie unbedingt dazu beitragen, diese Abrechnungsrichtlinien einzuhalten denn sonst kann keine Auszahlung erfolgen! Seite 2 von 10

3 1. FORMULARE, DIE ZUR VERWENDUNG STEHEN PRAE (Aufzeichnung über Einsätze und Bestätigungen über den Erhalt von Reiseaufwandsentschädigungen) Reisekostenrechnung BÖE LEL Letztempfängerliste Honorarbestätigung Diese Formulare werden auf der Homepage vom BÖE zum herunterladen bereitgestellt. Seite 3 von 10

4 2. FORMULARE IM DETAIL PRAE (pauschale Reiseaufwandsentschädigung) Dieses Formular gilt für die Personengruppen Sportler/innen, Schiedsrichter/innen und Sportbetreuer/Innen wie Trainer, Lehrwart/Instruktor, Übungsleiter, Masseur, Sportarzt, Zeugwart, Wettbewerbsleiter (Rennleiter), Hilfskräfte (Delegationsleiter, Bahnrichter etc.) bei Veranstaltungen. Für Hilfskräfte ist die PRAE zwar steuer- aber nicht sozialversicherungsfrei. Es gilt nicht für Selbständige (Honorarnote), Funktionäre und Hilfskräfte außerhalb von Veranstaltungen (Vereinsrichtlinien). Funktionäre sind keine Sportbetreuer. Funktionäre können jedoch Tätigkeiten der oben genannten Personengruppen ausüben und ebenfalls nach PRAE ausbezahlt werden, jedoch können in demselben Monat keine LEL ausbezahlt werden. Abgerechnet werden pauschale Reiseaufwandsentschädigungen in der Höhe von 60,- Tageshöchstsatz bzw. 540,- monatliche Höchstgrenze (seit 2010), die steuer- und sozialversicherungsfrei sind (wenn die Vorraussetzungen des BMF bzw. der GKK erfüllt sind). Neben der PRAE dürfen zusätzlich keine Kosten steuer- und sozialversicherungsfrei ersetzt werden. Bis zur Höchstgrenze fallen für den BÖE keine Lohnnebenkosten (Dienstgeberbeitrag zum Familienlastenausgleichsfonds und Kommunalsteuer) an und er muss weder Lohnkonto führen noch Lohnzettel abgeben. Bei Beträgen, die über diese steuerfreien Höchstgrenzen hinausgehen, sind die entsprechenden steuer- sowie sozialversicherungsrechtlichen Bestimmungen zu berücksichtigen und der BÖE muss ein Lohnkonto führen. Wird in einem Monat die PRAE ausbezahlt, können in diesem Monat keine anderen Aufwendungen verrechnet werden. Der BÖE kann neben der PRAE Nächtigungs- und Fahrtkosten (Bus-/Bahn-/Flugtickets- /Mietauto) übernehmen, wenn die Rechnungen direkt auf den BÖE ausgestellt sind. Die Auszahlung dieser zusätzlichen Kosten kann nicht an den Begünstigten erfolgen. Speziell wird hier festgehalten, dass kein km-geld an den Begünstigten ausbezahlt werden kann. Seite 4 von 10

5 Bei freien Dienstverträgen: ist die Person, die PRAE abrechnet, für die Versteuerung selbst verantwortlich, sofern der ausbezahlte Betrag die steuerfreie Aufwandsentschädigung überschreitet. Zusätzlich ist der BÖE verpflichtet, falls der ausbezahlte Betrag die gesetzlichen Freigrenzen übersteigt, Sozialversicherungsbeiträge einzubehalten und abzuführen. Nur bei echten Dienstverträgen liegt die steuerliche und sozialversicherungsmäßige Verantwortung beim BÖE, der Lohnsteuer und Sozialversicherungsbeiträge einbehalten und abführen muss, wenn der ausbezahlte Betrag die gesetzlichen Freigrenzen übersteigt. PRAE max. 60,00 pro Einsatztag bzw. max. 540,00 pro Monat steuer- und sozialversicherungsfreie Reiseaufwands-entschädigungen für Sportler/Innen, Schiedsrichter/Innen, Sportbetreuer/Innen. Alle anderen für den Verein tätigen Personen sind nach Vereinsrichtlinien (außer bei echtem Dienstverhältnis) abzurechnen für diese gibt es im Sozialversicherungsrecht keine Sonderregelungen oder Begünstigungen. Grundsätzlich gilt für Tätigkeiten pro Einsatztag: Bis 4 Stunden max. 30,00 Über 4 Stunden max. 60,00 Seite 5 von 10

6 LEL (Letztempfängerliste) Das Formular gilt für Funktionäre, mitarbeitende Vereinsmitglieder und dem Verein nahe stehende Personen wie: Präsident, Vizepräsident, Finanzreferent, Sportdirektor, Fachwarte etc. ohne echtes Dienstverhältnis mit dem BÖE. Dieses Formular ist zu verwenden, wenn tatsächliche Vergütungen für Fahrtkosten, Verpflegung, Nächtigungskosten per Überweisung ausbezahlt werden. Abgerechnet werden: KM 2. Klasse Zug und die festgelegten Beträge für Reisekostenausgleich (gilt nur für öffentliche Verkehrsmittel) und Verpflegung (ohne sonst. Belege): Bei mehrtägigen Aufenthalt wird der Reisekostenausgleich nur am An- und Abreisetag ausbezahlt. (bei unter 4 h Tätigkeit Reisekostenausgleich 1,50 + Taggeld 13,20 = 14,70) (bei über 4 h Tätigkeit Reisekostenausgleich 3,00 + Taggeld 26,40 = 29,40). Bei Nächtigungen mit Frühstück kann 100 % Verpflegungsgeld in der LEL abgerechnet werden ( 26,40) Bei Nächtigung mit Halbpension kann 50 % Verpflegungsgeld in der LEL abgerechnet werden ( 13,20) Bei Nächtigung mit Vollpension kann kein Verpflegungsgeld in der LEL abgerechnet werden In Ausnahmefällen, welche einen Präsidiumsbeschluss bedürfen, können auch km-geld bis max. 0,25 verrechnet werden. Wenn Materialtransporte notwendig sind können max. 0,32 pro km bezahlt werden. Für eine mitgenommene Person können max. 0,30 pro km bezahlt werden. Für mehrere mitgenommene Personen können max. 0,32 pro km bezahlt werden. LEL Pauschalen für Taggeld und Reisekostenausgleich werden für Funktionäre und mitarbeitende Vereinsmitglieder und Vereinsfreunde, die nebenberuflich geringfügig steuerfrei für den BÖE tätig sind, sowie sonstige Teilnehmer von Veranstaltungen abgerechnet. Seite 6 von 10

7 BÖE REISEKOSTENRECHNUNG (Abrechnung nach BÖE Vereinsrichtlinien) Das Formular gilt für Funktionäre, mitarbeitende Vereinsmitglieder und dem Verein nahe stehende Personen wie: Mitglieder, Präsident, Vizepräsident, Finanzreferent, Sportdirektor, etc. ohne echtes Dienstverhältnis mit dem BÖE. Abgerechnet werden: Taggeld, Nächtigung und Kilometergeld KM-Geld 0,25, sonstige Ausgaben, die mit Rechnungen (Rechnungen müssen auf den BÖE oder d. LV lauten) zu belegen sind. Die Beträge sind sozialversicherungspflichtig und über der Geringfügigkeitsgrenze von 374,02 pro Monat auch steuerpflichtig. BÖE REISEKOSTEN in Form von KM-Geld 0,25 und belegbaren Rechnungen werden für Funktionäre und mitarbeitende Vereinsmitglieder und Vereinsfreunde die nebenberuflich geringfügig steuerfrei für den BÖE tätig sind, abgerechnet. Ist die Abrechnung via LEL nicht ausreichend um die Kosten zu decken, kann zusätzlich via BÖE Reisekostenrechnung der Differenzbetrag geltend gemacht werden. HONORARBESTÄDIGUNG Das Formular ist für Honorare aller Art zu verwenden. Abgerechnet werden Honorarnoten von Selbständigen lt. vertraglicher Vereinbarung mit dem BÖE. Die Höhe der Honorare werden in vertraglichen Vereinbarungen mit den entsprechenden Personengruppen festgelegt. Seite 7 von 10

8 3. ABRECHNUNG NACH PERSONENGRUPPEN SportlerInnen, SchiedsrichterInnen, SportbetreuerInnen (Sportler, Trainer, Lehrwart/ Instruktor, Übungsleiter, Masseur, Sportarzt, Zeugwart, Schiedsrichter, Wettbewerbsleiter, Delegationsleiter, Hilfskraft bei Veranstaltungen Personen, die dem BÖE nebenberuflich Dienste verrechnen) sowie Funktionäre in diesen Funktionen werden über die PRAE abgerechnet. Selbständige SportbetreuerInnen und SportwissenschaftlerInnen (wie Masseur, Mentaltrainer etc.) welche einen Vertrag mit dem BÖE haben müssen, verrechnen dem BÖE hauptberuflich ihre Dienste und stellen eine Honorarnote. Sie dürfen nicht über die anderen Formulare abgerechnet werden. Rechtlich handelt es sich dabei um Werkverträge. Selbständige Sportärzte verrechnen dem BÖE hauptberuflich ihre Dienste und stellen eine Honorarnote nach Auftrag vom BÖE. Funktionäre, mitarbeitende Vereinsmitglieder und dem BÖE nahe stehende Personen werden über die LEL abgerechnet. Seite 8 von 10

9 4. Abrechnung für BÖE Funktionäre und Mitarbeiter Funktionäre, mitarbeitende Vereinsmitglieder und dem Verein nahestehende Personen. Bei Veranstaltungen und Sitzungen: Abrechnung nach LEL gemäß Punkt 2. Nächtigungskosten: Rechnung vom Hotel direkt an den BÖE. Sonstige Aufwendungen: Rechnung direkt an den BÖE. Sportler und Sportlerinnen Bei Veranstaltungen nach Einsatztagen: Abrechnung nach PRAE gemäß Punkt 2. Nächtigungskosten: wie unter Punkt 2 beschrieben Fahrtkosten: wie unter Punkt 2 beschrieben Verpflegungskosten sind selbst zu tragen. Betreuer, Zeugwart, Fachwart, Delegierter Abrechnung wie Sportler und Sportlerinnen. TrainerInnen Abrechnung wie Sportler und Sportlerinnen. Sondervereinbarungen mit dem BÖE sind möglich. Mit Vertrag nach Honorarbestätigung oder Rechnung. Seite 9 von 10

10 MasseurInnen, MentaltrainerInnen, SportarztInnen Können wie Sportler und Sportlerinnen abgerechnet werden, Sondervereinbarungen mit dem BÖE sind möglich. Mit Vertrag nach Honorarbestätigung oder Rechnung. Schiedsrichter, Wettbewerbsleiter Abrechnung wie Sportler und Sportlerinnen. Allgemein Auf Honorarbestätigung können keine Materialkosten abgerechnet werden. Materialkosten sind direkt mit Rechnung an den BÖE zu stellen. Weiters sind unterschriebene Teilnehmerlisten beizulegen. Für die Abrechnung bei Veranstaltungen (Meisterschaft) sind auf jeden Fall unterschriebene Teilnehmerlisten beizulegen. Seite 10 von 10