ERASMUS- Checkliste

Transkript

1 ERASMUS- Checkliste Behalten Sie den Überblick während der Planung Ihres Auslandsaufenthaltes. Tragen Sie Fristen und Erledigungen in die Checkliste ein! Hilfreiche Informationen rund um die Organisation des ERASMUS- Aufenthaltes und notwendige Formulare finden Sie auf der ERASMUS- Website des Fachbereichs unter Beachten Sie insbesondere die FAQs auf der Seite des ERASMUS-Büros und auf den Seiten des Referats für Europäische Bildungsprogramme Wintersemester Kontaktieren Sie bei Fragen das ERASMUS-Büro des Fachbereichs 03: Mareike Stolley Wilhelm-Röpke-Str. 6 F, 03F Marburg Tel.: +49 (0) Fax: +49 (0) [email protected] Sprechstunde: Mo Uhr, Mi Uhr und nach Vereinbarung

2 Seite 2/6 ERASMUS im Wintersemester 2015/16 November 2014 Bewerbung am Fachbereich um einen ERAS- MUS-Platz Online-Bewerbung Lebenslauf Motivationsschreiben (max. eine Seite auf Deutsch) Bewerbungsfrist: 1. Dezember 2014 Diese Frist gilt nur für die erste Bewerbungsrunde, auf Restplätze kann sich immer beworben werden. Bewerbung eingereicht Anmeldung an der Gastuniversität März - Juni 2015 Ihre ERASMUS-Koordination in Marburg nominiert Sie bei Ihrer Gastuniversität. Trotzdem müssen Sie sich nach der Zusage selbst dort anmelden/bewerben. Die einzelnen Anmeldeverfahren sind von Universität zu Universität unterschiedlich. Sie können auf den ERASMUS-Seiten Ihrer Gastuniversität detaillierte Informationen zur Anmeldeprozedur finden. Beachten Sie, welche Dokumente Ihre Gastuniversität von Ihnen verlangt und bis wann die Unterlagen bei der Gastuniversität eingetroffen sein müssen. Beginnen Sie frühzeitig mit der Organisation der Unterlagen, ein Transcript of Records z. B. erfordert einigen Beschaffungsaufwand und Zeit! Falls Ihre Gastuniversität ein Transcript verlangt, gehen Sie wie folgt vor: 1. Reichen Sie beim für Sie zuständigen Prüfungsbüro eine ausgefüllte Studiengangscheckliste und ggf. Ihre Scheine ein. Nach ca. zwei Wochen können Sie sich das Transcript abholen. 2. Achten Sie darauf, dass Sie beim Prüfungsbüro ein englisches Transcript beantragen (entfällt bei Aufenthalten in der Schweiz). Bewerbungsunterlagen bei der Gastuniversität einreichen bis: Meine Gastuniversität benötigt von mir: Anmeldeformular Transcript of Records Auflistung laufender Module/Seminare Learning Agreement (schickt das ERASMUS- Büro) Nachweis über Krankenversicherung Kopie des Ausweises Passbild(er) Antrag für Wohnheimplatz Visum (Unzutreffendes streichen) Mai/Juni 2015 Info-Paket Das Referat für Europäische Bildungsprogramme sendet Ihnen einige Monate vor Ihrer Abreise ein Info-Paket per zu. Es beinhaltet eine offizielle Bescheinigung (z. B. für die Beantragung von Auslands-BAföG) und einige Formulare, die Sie im Laufe Ihres Auslandsstudiums an das Referat zurücksenden müssen. Bitte lesen Sie die beigelegten Informationen aufmerksam durch und beachten Sie die Fristen! Dokumente des Info-Pakets, die Sie beim Referat für Europäische Bildungsprogramme einreichen müssen: Zuwendungsvertrag/Grant Agreement Certificate of Arrival (oberer Teil der Confirmation of Stay) Certificate of Departure (unterer Teil der Confirmation of Stay) Erfahrungsbericht Bescheinigungen: BAföG-Bescheinigung ERASMUS-Teilnahmebescheinigung Antrag auf Beurlaubung

3 Seite 3/6 ERASMUS im Wintersemester 2015/16 Learning Agreement April - Juni 2015 Um Ihr Learning Agreement (LA) zu erstellen, gehen Sie in Ihrem Mobility-Online Workflow einfach auf "Learning Agreement: Kurse erfassen" und tragen dort nacheinander alle Kurse ein, die Sie im Ausland belegen möchten (sollte noch kein aktuelles Vorlesungsverzeichnis zur Verfügung stehen, orientieren Sie sich gerne an dem aus dem Jahr zuvor - vor Ort sind in der Regel sowieso noch einmal Changes zu erstellen). Bitte achten Sie auf eine ausreichende Gesamt-ECTS-Zahl (pro Semester sind 30 ECTS-Punkte zu erbringen, davon können maximal 10 Credits durch Sprachkurse oder ähnliche nicht-studienrelevante Veranstaltungen erbracht werden) und geben, wenn möglich, einen Link zum Online-Kursangebot der Gasthochschule an. Erst wenn Sie alle (!) Kurse erfasst haben, gehen Sie in Ihrem Workflow auf "LA einreichen". Daraufhin wird Ihr ECTS-Koordinator Markus Weber (bei EIGL: Florian Neumeier) die Kurse im System prüfen und Ihr LA entweder akzeptieren oder ablehnen. In beiden Fällen werden Sie über die Entscheidung per Mail informiert. Wenn Ihr LA akzeptiert wurde, müssen Sie es im nächsten Schritt ausdrucken, selbst unterschreiben, ggf. Unterschriften aus anderen Fachbereichen einholen (z. B. wenn Sie sich Kurse für Exportmodule an anderen Fachbereichen o. ä. anrechnen lassen möchten) und das LA dann bei Markus Weber (EIGL: siehe oben) oder Ihrer ERASMUS-Koordination einreichen, damit es auch hier noch einmal unterschrieben werden kann. Es wird daraufhin automatisch an Ihre Gasthochschule geschickt und, sobald die vollständig unterschriebene Version zurückgekommen ist, Online hochgeladen. Erstellen bis: LA Online erstellt LA wurde akzeptiert LA gedruckt & alle nötigen Unterschriften organisiert LA bei ERASMUS- Koordination abgegeben LA vollständig unterschrieben Sollte das LA in seiner ersten Form abgelehnt werden, erfahren Sie per Mail die genauen Gründe für die Ablehnung (z. B. zu wenig ECTS-Punkte, Passgenauigkeit der Anrechnung etc.) und haben die Möglichkeit, Ihre Kurswahl noch einmal zu verändern und das LA dann erneut einzureichen. Daraufhin startet der oben beschriebene Prozess aufs Neue.

4 Seite 4/6 ERASMUS im Wintersemester 2015/16 Sprachkurs, BAföG, Wohnung etc. Kümmern Sie sich rechtzeitig (!) um Sprachkurse (z. B. ERASMUS Intensive Language Courses (EILC) oder an der Gastuniversität), Auslands-BAföG, Versicherungsschutz, Wohnung und die Reise. EILC-Antragsfrist: EILC-Bewerbung BAföG-Antrag ggf. Online-Sprachtest Mai 2015 Für die Organisation sind Sie selbst verantwortlich! Sollten Sie im Ausland überwiegend auf Englisch, Französisch, Spanisch, Italienisch oder Niederländisch studieren, müssen Sie an einem Online- Sprachtest teilnehmen (ausgenommen sind Muttersprachler) Sie erhalten eine entsprechende Aufforderung automatisch per . Rückmeldung Juli/August 2015 Während Ihres Auslandsaufenthaltes müssen Sie weiter an der Philipps-Universität eingeschrieben bleiben. Sie können sich jedoch beurlauben lassen, dann wird die Fachsemesterzahl angehalten und Sie können vom AStA den Betrag des Semestertickets zurückerstattet bekommen (funktioniert auch ohne Beurlaubung). Bitte beachten Sie, dass Sie keine Prüfungen in Marburg ablegen können, wenn Sie beurlaubt sind; die im Ausland erbrachten Leistungen werden jedoch (im Nachhinein) angerechnet! Rückmeldezeitraum WS 2015/16: Reihenfolge Beurlaubung: Antrag aus Info-Paket an Studierendensekretariat Semesterbeitrag überweisen Mit neuem Studi- Ausweis vom AStA ggf. den Betrag fürs Semesterticket erstatten lassen Vor Ihrer Abreise August - Oktober 2015 Spätestens zwei Wochen vor Ihrer Abreise müssen dem Referat für Europäische Bildungsprogramme der Zuwendungsvertrag aus dem Info-Paket und das vollständig unterschriebene (!) Learning Agreement vorliegen. Bitte achten Sie darauf, das LA rechtzeitig Online hochzuladen. (Trifft das LA beim ERASMUS-Büro ein, wird das LA automatisch bei Mobility-. Kontrollieren Sie sporadisch Ihren Workflow um zu überprüfen, ob das Dokument bereits vorliegt, und ggf. selbst noch mal aktiv werden zu können.) Hochladen spätestens zwei Wochen vor Studienbeginn im Ausland, d. h.: Zuwendungsvertrag im Referat für Europäische Bildungsprogramme eingereicht (im Original) LA vollständig unterschrieben

5 Seite 5/6 ERASMUS im Wintersemester 2015/16 Nach Ihrer Ankunft September/Oktober 2015 Lassen Sie sich innerhalb der ersten Tage Ihre Ankunft im Certificate of Arrival (aus dem Info- Paket) von der Gastuniversität bestätigen und schicken/faxen Sie es ans Referat für Europäische Bildungsprogramme (falls Ihr erstes Learning Agreement nicht vor Ihrer Abreise in Marburg vorgelegen haben sollte, schicken Sie das LA auf jeden Fall mit). Nur wenn der Zuwendungsvertrag, das erste Learning Agreement und das Certificate of Arrival dem Referat für Europäische Bildungsprogramme vorliegen, wird die erste Rate des Mobilitätszuschuss ausgezahlt! Abgabe spätestens zwei Wochen nach Ankunft, bis: Certificate of Arrival ans Referat für Europäische Bildungsprogramme geschickt Changes September/Oktober 2015 Wenn Sie Änderungen an Ihrem ursprünglichen Learning Agreement vornehmen müssen, weil sich Ihre Kurswahl verändert hat, nutzen Sie dafür analog zum Original-LA Mobility-Online. Über den Link "Learning Agreement Changes: Kurse hinzufügen/löschen" gelangen Sie zu Ihren Kursen, die Sie dann entweder löschen oder neue Kurse hinzufügen können. Erst nachdem all Ihre tatsächlichen Kurse feststehen und Online eingepflegt wurden, reichen Sie diese Changes über den entsprechenden Link ein, damit die Kurse von Markus Weber (bzw. F. Neumeier) überprüft und akzeptiert werden können. Sobald dies geschehen ist, können Sie Ihre Changes ausdrucken, selbst unterschreiben, von den zuständigen Personen an Ihrer Gastuniversität unterschreiben lassen und am besten gescannt per Mail an Ihren zuständigen ECTS-Koordinator schicken. Sobald dann auch die Marburger Unterschrift auf dem Dokument ist, laden wir die Changes in Ihrem Mobility-Online Account hoch. Changes innerhalb der ersten vier Wochen nach Vorlesungsbeginn erstellen: Changes Online erstellt Changes wurden akzeptiert Changes gedruckt & alle nötigen Unterschriften vor Ort organisiert Changes an ERASMUS- Koordination geschickt Changes vollständig unterschrieben Sollten Sie sich Kurse an anderen Fachbereichen anrechnen lassen wollen, klären Sie die Anerkennung bitte vor Erstellen der Changes bilateral mit den zuständigen KollegInnen ab und weisen bei Verschicken der Changes darauf hin, welche Unterschriften zusätzlich noch benötigt werden. Wir leiten das Dokument dann intern weiter, damit es nur vollständig unterschrieben Online hochgeladen wird.

6 Seite 6/6 ERASMUS im Wintersemester 2015/16 Rückkehr Dezember Februar 2016 Lassen Sie das Certificate of Departure (aus dem Info-Paket) von Ihrem ERASMUS-Koordinator der Gastuniversität unterschreiben und reichen es im Original beim Referat für Europäische Bildungsprogramme ein. Laden Sie den Erfahrungsbericht aus dem Info- Paket Online hoch und füllen zusätzlich den Fragebogen im Mobility-Tool der Europäischen Kommission aus. Geben Sie Tipps und wichtige Informationen an die nächste ERASMUS-Generation weiter! Schicken Sie einen Erfahrungsbericht (max. 2 Seiten) per ans ERASMUS-Büro ([email protected]) des Fachbereichs. Einen Leitfaden finden Sie auf der ERASMUS-Download-Seite des FB 03. Abgabe spätestens zwei Wochen nach Ihrer Rückkehr: Certificate of Departure (im Original) ans Referat für Europäische Bildungsprogramme Ausführlicher Erfahrungsbericht Fragebogen im Mobility- Tool ausgefüllt Formloser Erfahrungsbericht ans ERASMUS- Büro ggf. Online-Sprachtest Sollten Sie vor Ihrem Aufenthalt einen Online- Sprachtest absolviert haben, müssen Sie nach Ihrer Rückkehr einen weiteren Online-Sprachtest absolvieren Sie erhalten erneut eine entsprechende Aufforderung per . Anerkennung Januar - März 2016 Ihre Gastuniversität wird Ihnen mit einem Transcript of Records (ToR) Ihre im Ausland erbrachten Leistungen bestätigen. Meistens senden die Partneruniversitäten dieses an die Universität Marburg und Sie werden informiert, sobald es eingetroffen ist. In einigen Fällen händigen die Universitäten das ToR direkt den Studierenden aus. Dann müssen Sie einen Scan dieses Transcripts Online hochladen. Mit Ihrem Transcript of Records lassen Sie sich Ihre im Ausland erbrachten Leistungen bei Ihrem ECTS- Koordinator (Herrn Weber; MA EIGL bei Herrn Neumeier) anerkennen. Eine Vorlage zur Anerkennung bei Herrn Weber finden Sie auf der ERASMUS-Download-Seite des FB 03. Schicken Sie das Dokument ausgefüllt an Herrn Weber und gehen Sie dann mit Ihrem Original-ToR sowie mit dem aus Mobility-Online heruntergeladenen LA After the Mobility in seine Sprechstunde. Transcript of Records spätestens hochladen bis: 31. Juli 2016 Transcript of Records wurde LA After the Mobility in Mobility-Online heruntergeladen und ausgefüllt Anerkennung erledigt Unterschriebenes LA After the Mobility sowie Äquivalenzbescheinigung Online hochgeladen Nach der konkreten Anrechnung durch Herrn Weber (respektive Herrn Neumeier) laden Sie das unterschriebene LA After the Mobility sowie die ausgestellte Äquivalenzbescheinigung Online hoch.