Berufsfeld: Internationale Auftragsabwicklung

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1 Berufsfeld: Internationale Auftragsabwicklung Berufsbilder: Sachbearbeiter/in internationale Auftragsabwicklung Spezialist/in internationale Auftragsabwicklung Manager/in internationale Auftragsabwicklung Aufgabe der Funktion: Internationale Auftragsabwicklung Die internationale Auftragsabwicklung stellt eine Sonderform der Auftragsabwicklung dar, da sie sich wesentlich von der Auftragsabwicklung im nationalen Geschäft unterscheidet. Das Auslandsengagement birgt Risiken, die den Unternehmen in dieser Weise vom Inlandsengagement her nicht bekannt sind, beziehungsweise im nationalen Geschäft anders bewältigt werden. Aufgrund fehlender Fachkompetenz werden so zum Teil Risiken eingegangen, die bei Risikoeintritt zu exorbitanten, unvorhergesehenen Kosten bis hin zur Existenzbedrohung für das Aussenhandelsunternehmen führen können. Im Exportgeschäft ist es die Aufgabe der internationalen Auftragsabwicklung dafür zu sorgen, dass Aufträge von ausländischen Käufern möglichst vertragskonform vom Verkäufer (Exporteur) abgewickelt werden. Jede Abweichung zum vertraglich gegebenen Leistungsversprechen (Lieferung, Lieferbedingungen und Zahlungsbedingungen) im Rahmen der Auftragsabwicklung bedeutet juristisch gesehen ein Vertragsbruch, der zu einer rechtlich gestützten Schadenersatzforderung des Käufers führen kann. Im Importgeschäft ist es die Aufgabe der internationalen Auftragsabwicklung des Importeurs dafür zu sorgen, dass Beschaffungsaufträge von ausländischen Lieferanten möglichst vertragskonform abgewickelt werden. Dies um selbst nicht in Lieferschwierigkeiten zu kommen oder eigene Produktionsengpässe zu vermeiden. Zudem gilt es den selbstverantwortlichen Teil der Beschaffungslogistik effizient und die Einfuhr (Verzollung) zollrechtlich legal vorzunehmen. 1

2 Berufsbild: Sachbearbeiter/in internationale Auftragsabwicklung Der/die Sachbearbeiter/in in der internationalen Auftragsabwicklung übernimmt verschiedenartige Tätigkeiten, die sich in allen Aussenhandelsunternehmen mehr oder weniger gleich gestalten. Dabei erledigt er/sie in ausführender Funktion Aufgaben der internationalen Auftragsabwicklung. Exportbezogen sind dies je nach Situation Tätigkeiten, insbesondere im Rahmen der/des: Prüfung der Übereinstimmung des Angebotes (der Offerte) mit dem Auftrag des ausländischen Kunden, Datenerfassung im ERP-System des Exporteurs, operative Planung der Exportabwicklung, Sicherstellung der Erfüllung des Leistungsversprechens des Verkäufers (Exporteur), Sicherstellung der Erfüllung des Leistungsversprechens des Käufers (ausländischer Kunde), Auftragsbestätigung, Versandbereitstellung, Erstellung der Handelspapiere, Disposition der Absatzlogistik, Beschaffung der Versandpapiere, Disposition der Zollabfertigungen, Zahlungsaufforderung und Zahlungsauslösung, Zahlungseingangsprüfung, Importbezogen sind dies situationsbezogen Tätigkeiten, insbesondere im Rahmen der/des: Prüfung der Auftragsbestätigung des ausländischen Lieferanten, operative Planung der Importabwicklung, Sicherstellung der Erfüllung des Leistungsversprechens des Verkäufers (ausländischer Lieferant), Sicherstellung der Erfüllung des Leistungsversprechens des Käufers (Importeur), Disposition der Beschaffungslogistik, Wareneingangskontrolle, Zahlungsauslösung, 2

3 Klar ist, dass sich diese Aufgaben je nach Arbeitsstelle, Betriebsgrösse und Branche unterscheiden. Es geht dabei vor allem um die Erledigung verschiedenartiger Korrespondenz in Mutter- und Fremdsprache sowie um den direkten Kontakt mit Kunden, Lieferanten und Transaktionspartnern wie Banken, Spediteuren/Transporteuren und mit in- respektive ausländischen Behörden. Für viele Arbeiten setzt der Sachbearbeiter, die Sachbearbeiterin internationale Auftragsabwicklung dabei den Computer ein. Als Voraussetzung dazu benötigt er/sie jedoch aussenhandelsrelevante Verfahrens- und Fachkompetenz, welche weder mit der kaufmännischen Grundausbildung (KV-Lehre), noch sonstigen Berufslehren vermittelt werden. Kontinuierliche Weiterbildung ist aufgrund der sich laufend verändernden Anforderungen und Abläufe unabdingbar. HFA-Weiterbildungsmöglichkeiten für Sachbearbeiter/in internationale Auftragsabwicklung: Zertifikatskurs: Einstieg in den Aussenhandel, Zertifikatskurs: Sachbearbeiter/in Export/Import Auftragsabwicklung, Seminar: Internationale Handelsklauseln (INCOTERMS), Seminar: Zoll/Ursprungsrecht, Seminar: Internationale Mehrwertsteuer, Seminar: Compliance im Aussenhandel. 3

4 Berufsbild: Spezialist/in internationale Auftragsabwicklung Die Spezialisten internationale Auftragsabwicklung übernehmen die Verantwortung für die fachgerechte Ausführung von Aufgaben im Rahmen der Export-, respektive Importabwicklung der Aussenhandelsunternehmen. Exportbezogen sind dies je nach Situation Tätigkeiten, insbesondere im Rahmen der/des: Prüfung der Übereinstimmung des Angebotes (der Offerte) mit dem Auftrag des ausländischen Kunden, Datenerfassung im ERP-System des Exporteurs, operative Planung der Exportabwicklung, Sicherstellung der Erfüllung des Leistungsversprechens des Verkäufers (Exporteur), Sicherstellung der Erfüllung des Leistungsversprechens des Käufers (ausländischer Kunde), Auftragsbestätigung, Ausfuhr- und Einfuhrbewilligungsverfahren, Versandbereitstellung, Erstellung der Handelspapiere, Disposition der Absatzlogistik, Beschaffung der Versandpapiere, Zahlungsaufforderung und Zahlungsauslösung, Zahlungseingangsprüfung, Importbezogen sind dies situationsbezogen Tätigkeiten, insbesondere im Rahmen der/des: Prüfung der Auftragsbestätigung des ausländischen Lieferanten, operative Planung der Importabwicklung, Sicherstellung der Erfüllung des Leistungsversprechens des Verkäufers (ausländischer Lieferant), Sicherstellung der Erfüllung des Leistungsversprechens des Käufers (Importeur), Disposition der Beschaffungslogistik, Wareneingangskontrolle, Zahlungsauslösung, Klar ist, dass sich diese Aufgaben je nach Arbeitsstelle, Betriebsgrösse und Branche unterscheiden. 4

5 Im Zuge ihrer Führungsfunktion als Fachverantwortliche erledigen Sie die Aufgaben selbständig oder erteilen den Sachbearbeiter/innen entsprechende Aufträge zur Erledigung einzelner Tätigkeiten. Die Spezialisten der internationalen Auftragsabwicklung beherrschen die Kommunikation in Wort und Schrift (Fremdsprachenkompetenz) und den Umgang mit fremden Geschäftskulturen (interkulturelle Kompetenz). Sie sind in der Lage, die Aufträge im Rahmen der Kostenvorgaben abzuwickeln und damit nicht vorhergesehene Kosten zu vermeiden. Auch überblicken die Spezialisten der internationalen Auftragsabwicklung alle, im Export- wie im Importgeschäft zu berücksichtigenden Risiken sowie die Fachkompetenz diese so zu steuern, damit bei Risikoeintritt keine existenzielle Bedrohung für das Aussenhandelsunternehmen entsteht. Ebenfalls verfügen die Spezialisten der internationalen Auftragsabwicklung über die notwendige Fachkompetenz, um sich als Aussenhandelsunternehmen in Sachen schweizerische Mehrwertsteuer und allenfalls im Ausland geschuldeter Mehrwertsteuer, sowie Ursprungs- und Zolldeklaration richtig (legal) zu verhalten. Kontinuierliche Weiterbildung ist aufgrund der sich laufend verändernden Anforderungen und Abläufe unabdingbar. HFA-Weiterbildungsmöglichkeiten für Spezialist/in internationale Auftragsabwicklung: Zertifikatskurs: Sachbearbeiter/in Export/Import Auftragsabwicklung, Zertifikatskurs: Grundlagen des Aussenhandelsrechts, Lehrgang: Aussenhandelsfachfrau/-mann HFA zur Vorbereitung der eidg. Berufsprüfung, Seminar: Internationale Handelsklauseln (INCOTERMS), Seminar: Zoll/Ursprungsrecht, Seminar: Internationale Mehrwertsteuer, Seminar: Compliance im Aussenhandel. Seminar: Die rechtlichen Einschränkungen des Aussenhandels. Aufgrund der absolvierten Weiterbildung verfügen die Spezialisten internationale Auftragsabwicklung über Verfahrens- und Fachkompetenzen, welche weder mit der kaufmännischen Grundausbildung (KV-Lehre), noch sonstigen Berufslehren und technischen Ausund Weiterbildungen vermittelt werden. 5

6 Berufsbild: Manager/in internationale Auftragsabwicklung Die Manager/innen internationale Auftragsabwicklung übernehmen die komplette Führungsverantwortung für die Export- respektive Importabwicklung der Aussenhandelsunternehmen. Die Führungsaufgabe umfasst nicht nur die Verantwortung für fachgerechte Ausführung sämtlicher Aufgaben der internationalen Auftragsabwicklung, sondern auch die Mitarbeiterführung sowie die Führung und Steuerung der involvierten Transaktionspartner, wie Banken, Spediteure und Transporteure. Zudem sind Sie im Zusammenhange mit der internationalen Auftragsabwicklung mit in- und ausländischen Behörden in Kontakt. Exportbezogen sind dies je nach Situation Tätigkeiten, insbesondere im Rahmen der/des: Prüfung der Übereinstimmung des Angebotes (der Offerte) mit dem Auftrag des ausländischen Kunden, Datenerfassung im ERP-System des Exporteurs, operative Planung der Exportabwicklung, Sicherstellung der Erfüllung des Leistungsversprechens des Verkäufers (Exporteur), Sicherstellung der Erfüllung des Leistungsversprechens des Käufers (ausländischer Kunde), Auftragsbestätigung, Ausfuhr- und Einfuhrbewilligungsverfahren, Versandbereitstellung, Erstellung der Handelspapiere, Disposition der Absatzlogistik, Beschaffung der Versandpapiere, Zahlungsaufforderung und Zahlungsauslösung, Zahlungseingangsprüfung, Administrativen Schlussarbeiten der internationalen Auftragsabwicklung. Importbezogen sind dies je nach Situation Tätigkeiten, insbesondere im Rahmen der/des: Prüfung der Auftragsbestätigung des ausländischen Lieferanten, operative Planung der Importabwicklung, Sicherstellung der Erfüllung des Leistungsversprechens des Verkäufers (ausländischer Lieferant), Sicherstellung der Erfüllung des Leistungsversprechens des Käufers (Importeur), Disposition der Beschaffungslogistik, Wareneingangskontrolle, Zahlungsauslösung, 6

7 Räumlich verrichten die Manager/innen der internationalen Auftragsabwicklung ihre Aufgaben in der Schweiz (bei ihrem Arbeitgeber), wie auch im Ausland (Exportabwicklung: im Land des ausländischen Kunden, Importabwicklung: im Land des ausländischen Lieferanten mit entsprechender Reisetätigkeit). Klar ist, dass sich diese Aufgaben je nach Arbeitsstelle, Betriebsgrösse und Branche unterscheiden. Im Zuge ihrer Führungsfunktion erledigen sie die Aufgaben selbständig oder erteilen den Spezialisten und Sachbearbeiter/innen entsprechende Aufträge zur Erledigung einzelner Aufgaben respektive Tätigkeiten. Der/die Manager/in internationale Auftragsabwicklung ist für die vertragskonforme Auftragsabwicklung verantwortlich. Er/sie ist in der Lage alle Entscheidungen zu treffen und alle Systeme bereit zu stellen, welche garantieren, dass die Aufträge gemäss vorkalkulierten Kosten und im Rahmen der Abmachun-gen im Vertrag ausgeführt werden. Kontinuierliche Weiterbildung ist aufgrund der sich laufend verändernden Anforderungen und Abläufe unabdingbar. HFA-Weiterbildungsmöglichkeiten für Manarger/in internationale Auftragsabwicklung: Lehrgang: Aussenhandelsleiter/in HFA zur Vorbereitung der eidg. höheren Fachprüfung, Seminar: Internationale Handelsklauseln (INCOTERMS), Seminar: Zoll/Ursprungsrecht, Seminar: Internationale Mehrwertsteuer, Seminar: Compliance im Aussenhandel, Seminar: Die rechtlichen Einschränkungen des Aussenhandels. Aufgrund der absolvierten Weiterbildung verfügen die Manager/innen internationale Auftragsabwicklung über Verfahrens- und Fachkompetenzen, welche weder mit der kaufmännischen Grundausbildung (KV-Lehre), noch sonstigen Berufslehren und technischen Aus- und Weiterbildungen, selbst Bachelor- und Masterstudienlehrgänge der Fachhochschulen und Universitäten vermittelt werden. 7