Arbeiten mit dem CMS in der UB Marburg

Transkript

1 Arbeiten mit dem CMS in der UB Marburg A. Anmelden im CMS-System: Starten Sie den Browser Mozilla Firefox (bitte möglichst nicht mit dem Internet- Explorer arbeiten) und loggen Sie sich unter der folgenden Adresse ein: Login: Name (HRZ-Kennung) Passwort Abb. 1 Nach erfolgreicher Anmeldung erhalten Sie die Startseite der Universität Marburg: Abb. 2 Rufen Sie über das Menü die Startseite der Universitätsbibliothek auf ( Einrichtungen Serviceeinrichtungen Universitätsbibliothek) 1

2 Tipp: Sie können sich natürlich auch ausgehend von der Startseite der UB im CMS anmelden oder n Wichtig ist in jedem Fall, dass Sie statt des normalen eingeben. Nur dann sehen Sie rechts unten am Bildschirmrand den Login- bzw. Logout-Link. Abb. 3 Da Sie nur für die Seiten der UB Autorenrechte erhalten haben, befinden Sie sich frühestens von jetzt an im Bearbeitungsmodus. Allerdings können Sie nur die Seite / Seiten bearbeiten, für die Sie als Berechtigte / Berechtigter eingetragen sind. Sehen Sie weiterhin nur die beiden Reiter Inhalte und Anzeigen, sind Sie bisher nicht für die Bearbeitung frei geschaltet. Sollten Sie zukünftig die Bearbeitung übernehmen, dann melden Sie sich bitte bei der CMS-Redaktion der UB-Marburg. Über Anzeigen erhalten sie eine Vorschau, wie die Seiten im Internet erscheinen werden. 2

3 B. Aufrufen des Ordners, in dem eine Seite bearbeitet bzw. eingefügt werden soll Über Inhalte erhalten Sie einen Überblick über die Ordner- und Dateistruktur, die hinter unserer neuen Internetpräsenz steht. Abb. 4 An der Spalte status können Sie erkennen, ob ein Ordner bzw. eine Datei - im Internet aufrufbar ist (= sichtbar ) - im Internet aufrufbar und in der linken oder rechten Navigationsleiste eingebunden ist (= veröffentlicht ) - noch nicht fürs Internet freigegeben ist (= privat ) Für Übungszwecke arbeiten Sie bitte im Ordner spielw (Spielwiese) 3

4 C. Einrichten eines neuen Ordners in der Spielwiese 1. Spielwiese in der Ansicht Inhalte anklicken (s. Abb.4) den aktuellen Schulungsordner oder den Ordner Spielwiese für alle auswählen (s. Abb. 5a) Abb. 5a 2. Über das Pulldown-Menü den Artikeltyp ordner auswählen und neuen artikel hinzufügen anklicken Ordner werden immer dann erstellt, wenn zu einer Thematik mehr als ein Artikel erstellt werden soll. Abb. 5b 4

5 3. Es öffnet sich automatisch das Fenster Ordner bearbeiten Abb. 6 Kurzname, Titel und Beschreibung ausfüllen, Speichern: Kurzname: Ein Kurzname muss vergeben werden. (Genau wie wir auch sonst jeder Datei einen Namen geben müssen.) Wenn wir ihn nicht selbst benennen, generiert das System eine kryptische Variante. Da der Kurzname Teil der Webadresse wird, sollte die automatische Generierung vermieden werden. Bitte nur Kleinbuchstaben und keine Sonderzeichen verwenden. Um die URL nicht zu lang zu gestalten, sollte der Kurzname auf das kürzeste, sprechende Minimum reduziert sein und Zeichen nicht überschreiten. Eine Liste üblicher Kürzel finden Sie in der Datei M:\UB11\CMS\Abkürzungen.doc. Kurznamen können auch nachträglich noch geändert werden. Hier: testord Titel: Der Titel ist die Bezeichnung des Artikels, die in den jeweiligen Links verwendet wird und sollte dementsprechend gestaltet werden (Pflichtfeld!). Jedes Wort im Titel darf nicht länger als ca. 25 Zeichen lang sein, sonst muss ein Trennungs- oder Leerzeichen eingefügt werden. Für Bilder ist dies der alternative Text, der ausgegeben wird, wenn das Bild nicht angezeigt werden kann und sollte daher eine Kurzbeschreibung des Bildes enthalten. Hier: Testordner Beschreibung: Das Feld Beschreibung sollte ausgefüllt werden. Es wird bei Suchanfragen als Kurztext ausgegeben. Hier: Testordner für die aktuelle Schulung 5

6 Nach dem Speichern wird der folgende Hinweis angezeigt: Dieser Ordner hat zur Zeit keinen Inhalt. Abb. 7 6

7 D. Ordner füllen Abb Über Inhalte den Ordner aufrufen / anklicken (s. Abb. 7) Sie sehen eine vergleichbare Ansicht (s. Abb. 8): Abb Standardseite (= Eingangseite / Startseite) des Ordners erstellen Soll beim Aufrufen eines Ordners nicht nur eine Auflistung der vorhandenen Artikel (Dokumente etc.) sondern eine Startseite angezeigt werden, muss eine sogenannte Standardseite (index_html) angelegt werden. erzeuge eine Standardseite anklicken Sie erhalten den Hinweis: Dieses Dokument hat noch keinen Haupttext... (s. Abb. 9) 7

8 Abb. 10 Klicken Sie auf bearbeiten, so sehen Sie ein Formular, mit dem Sie den Inhalt der Startseite eingeben können. Abb. 11 Das Feld für den Kurznamen ist bei der Startseite schon mit einem Namen belegt (index_html), den Sie nicht verändern dürfen. Die anderen Pflichtfelder müssen wieder wie oben erläutert ausgefüllt werden. Im Haupttext können Sie mit Hilfe des Editors o einen Text erstellen, o einige Layout-Funktionen dabei verwenden, o Bilder einfügen, o interne und externe Links anlegen. 8

9 3. Texte erstellen: Der Cursor befindet sich standardmäßig zunächst im Haupttextfeld. Bitte nicht vergessen, auch die anderen Felder auszufüllen! Der Haupttext kann mithilfe des Editors Kupu (vorinstalliert) bearbeitet werden. Die Symbole entsprechen in etwa den gewohnten Symbolen von Texteditoren. Formatierung von Schriftart und -größe ist nicht vom Benutzer durchführbar, damit die Einheitlichkeit der Website gewährleistet ist. An Formatierungen stehen zur Verfügung: Standard: für normale Textstellen Kompakt (kleinere Schrift) Zitat (eingerückt) Überschrift 1: größte Schriftart Überschrift 2: kleiner als Überschrift 1, fett Überschrift 3: kleiner als Überschrift 2, fett Vorformatierter Text: behält Umbrüche und Mehrfachleerzeichen bei Die Funktionen x 2 und x² werden zum Hoch- und Tiefstellen von Zeichen verwendet. 4. Links einfügen Interne Links: Interne Links sind Links auf Dokumente, die sich im CMS-System befinden. Sie werden mit Identnummern verwaltet. Die Identnummer ändert sich auch dann nicht, wenn ein Dokument verschoben wird, so dass auf interne Dokumente gesetzte Links stets erhalten bleiben. Dokumente findet man, indem man sie in der Verzeichnisstruktur sucht, die sich öffnet, wenn man auf interner Link klickt. Abb. 12 9

10 Externe Links: Bei externen Links muss die URL angegeben werden. Auch -Adressen werden als externe Links eingegeben. Vor die -Adresse wird mailto: eingefügt, z.b. Abb

11 E : Eigenschaften Haben Sie einen Artikel verfasst oder einen Ordner angelegt, sollten Sie anschließend unter Eigenschaften diesem Dokument eine Beschreibung geben. o Stichworte / Schlagwörter können bei gedrückter STRG-Taste auch zu mehreren vergegeben werden. Es wird empfohlen, die Schlagwörter aus der SWD zu übernehmen. Schlagwörter können für den Artikel gelöscht werden, indem bei gedrückter STRG-Taste auf das Schlagwort geklickt wird. o Beitragende zu Artikeln sollten ihre Namen eintragen. Der Ersteller des Artikels wird automatisch genannt und muss sich hier nicht zusätzlich eintragen. o Sperrfrist legt fest, ab wann ein Artikel öffentlich erscheinen soll. o Löschdatum legt fest, bis wann ein Artikel öffentlich erscheinen soll. o Für fremdsprachige Texte muss unter Eigenschaften die entsprechende Sprache angegeben werden, so dass das System die jeweiligen Portlets in der entsprechenden Sprache anzeigen kann. Abb

12 F. Einreichen Neu erstellte Artikel bzw. Artikel, die veröffentlicht werden sollen, um in der linken bzw. rechten Spalte als Navigationspunkte zu erscheinen, müssen von Ihnen an das Redaktionsteam eingereicht werden. Da es sich hierbei letztendlich um eine Statusveränderung Ihres Artikel (privat sichtbar bzw. privat veröffentlicht) handelt, finden Sie diese Funktion unter status : einreichen bzw. erweitert (s. Abb. 14) Abb. 15 Bitte nutzen Sie möglichst die erweiterte Funktionalität, da Sie hier im Bemerkungsfeld Kommentare für die Redakteure / Redakteurinnen vermerken können, z.b. Artikel bitte veröffentlichen! Artikel soll in der linken Navi-leiste an 2. Position stehen u.v.m.... (s. Abb. 16) 12

13 Abb

14 G. Bilder oder Dateien einbinden: 1. Bilder Bilder, die eingefügt werden sollen, müssen zuvor im CMS als neuer Artikel angelegt werden. Dazu muss im Ordner Bilder (Hauptordner Universitätsbibliothek) oder in einem vergleichbaren Verzeichnis ein Artikel mit dem Dokumenttyp Bild erstellt werden. (Für die dezentralen Bibliotheken ist im Ordner der jeweiligen Bibliothek ein Unterordner Bilder angelegt.) Damit wird das Bild auf den CMS-Server hochgeladen. Auf diese bereitgestellten Bilder kann dann zugegriffen werden. Abb. 17 Auswahl des Ordners Bilder Abb. 18 Ein neues Bild oder wenn mehrere Bilder eingefügt werden sollen evtl. einen Unterordner - in den Bilderordner einfügen : 14

15 Abb. 19 Bilddatei bearbeiten: Abb. 20 o Kurzname o Titel o Beschreibung o Datei aufrufen: Über den Button Durchsuchen öffnet sich ein Fenster mit der Verzeichnisstruktur des Computers. Dort kann die Datei, bzw. das Bild heraus gesucht werden. Es wird dann auf den Server hochgeladen und steht zur weiteren Einbindung in Dokumente zur Verfügung. 15

16 Einfügen von Bildern: In das zuvor erstellte Dokument kann nun das neu angelegte Bild eingefügt werden. o Öffnen des Dokuments im Bearbeitungsmodus o Symbol für Bild einfügen anklicken o Bilder werden z.b. aus dem Haupt-Verzeichnis Bilder der UB geladen. Die entsprechende Bilddatei auswählen und Abb. 21 o falls gewünscht Bildbeschreibungstext als Bildunterschrift anzeigen lassen o überprüfen, ob der Alternativ-Text sinnvoll ist (wird standardmässig aus dem Titel erzeugt, wird angezeigt, wenn das Laden von Graphiken deaktiviert ist sollte auch für Sehbehinderte eine gute / treffende Beschreibung des eingefügten Bildes geben) o Bildposition mit Links, Textfluss oder Rechts definieren. o Bildgrösse als Normal, Large (max. 768 px x 768 px), Vorschaubild (max. 400 px x 400 px), Mini (max. 200 px x 200 px), Minibild (max. 128 px x 128 px), Tile (max. 64 px x 64 px), 16

17 Icon (max. 32 px x 32 px) oder Listing (max. 16 px x 16 px) festlegen. o Falls gewünscht automatische Vollbildansicht aktivieren (Bild ist anklickbar und öffnet sich in eigenem Fenster). Das Ergebnis könnte dann z.b. folgendermaßen aussehen: Abb

18 2. Dateien Das Einbinden von Dateien funktioniert nach dem gleichen Schema. Möchten Sie z.b. eine PDF- Datei einbinden, müssen Sie zunächst die gewünschte Datei auf den CMS-Server laden und dann z.b. als Siehe-auch-link verknüpfen. D.h. Sie fügen an passender Stelle eine Datei ein, füllen die Felder Kurzname, Titel und Beschreibung aus, laden mit Hilfe der Durchsuchen-Funktion die Datei aus Ihrem Verzeichnis ins CMS und speichern ab. Abb. 23 Möchten Sie die Datei nur aus dem Text heraus verlinken, markieren Sie die Textstelle und legen einen internen Link auf die besagte Datei (vgl. D. 4). Möchten Sie sie als Siehe-auch-link verlinken, müssen Sie zusätzlich einen weiteren Artikel einen internen Siehe-auch-link einfügen und diesen dann mit der Datei verknüpfen. (s. Abb. 24) o D.h. Sie füllen wieder Kurzname und Titel aus, o klicken auf durchsuchen, o wählen in dem sich öffnenden Fenster die Datei aus, die Sie verknüpfen möchten, o schließen das Extra-Fenster und speichern die Angaben zum Siehe-auch-link ab. Wenn Sie sowohl den Siehe-Auch-Link als auch die verlinkte Datei im gleichen Verzeichnis abspeichern, müssen Sie in der Namensgebung leicht variieren, da Sie anderenfalls eine Fehlermeldung erhalten. Alternativ können Sie die Orginaldateien natürlich auch in einem Unterordner PDFs / Dateien o.ä. abspeichern. 18

19 Abb. 24 o Dann reichen Sie den Artikel bei der Redaktion ein, bitten um Veröffentlichung und sehen zu guter Letzt Ihren Link an der richtigen Stelle. Abb. 25 CMS-Team der UB Marburg Stand: November 2011 Weiterführende Informationen des HRZ finden Sie unter 19