Inhalt. Inhalt Voraussetzungen Liegenschaften und Adressen auswählen Abgleich mit Internet-Office Dokumente...

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1 Erstellt: Geändert am: Autor: Matthias Frey Version: Kunden Package plus 2.1 Anleitung für UNO Inhalt Inhalt Voraussetzungen Liegenschaften und Adressen auswählen Abgleich mit Internet-Office Dokumente Einstellungen Erzeugen von Dokumenten Vorbereiten alter Dokumente Auswahlmöglichkeiten bei Dokumenten Eigene Dokumente (Verknüpfungen) übertragen Zusammenfassung Dokumente Feuerstättenbescheide Ansicht Ordner Gedruckt anzeigen / ausblenden Kundeliste mit IO-Kunden Hinweis Seite 1/14

2 1. Voraussetzungen UNO ist installiert Version Adressen sind bereits angelegt Online-Vereinbarung liegt vor mit -Adresse 2. Liegenschaften und Adressen auswählen Ggf. UNO öffnen In der Kundenverwaltung Liegenschaft mit der Adresse auswählen. Fenster weitere Angaben öffnen Seite 2/14

3 Felder die rechts die Markierung IO haben, sind für das Internet Office relevant. Dabei bedeutet: Rot: Das Feld muss noch (richtig) ausgefüllt werden Grün: Feld ist ausgefüllt Grau: Feld ist relevant aber nicht unbedingt nötig Seite 3/14

4 Füllen Sie nun die fehlenden Felder aus Und markieren am Ende oben das Markierungsfeld Online-Vereinbarung Nun Schließen Sie das Fenster. An dem gelben Symbol sehen Sie, dass die Adresse für Internet-Office vorgemerkt ist: Folgende Farben gibt es: Weiß: nicht für Internet-Office vorgemerkt Gelb: für Internet-Office vorgemerkt Grün: im Internet-Office drin Rot: Fehler sind aufgetreten Seite 4/14

5 3. Abgleich mit Internet-Office Wählen Sie im Menü Online den Punkt Abgleich mit Internet-Office Es öffnet sich das Fenster Abgleich Internet-Office Drücken Sie Start Nach Beendigung erscheint der Hinweis: Abgleich beendet Nun können Sie das Fenster schließen Seite 5/14

6 4. Dokumente Um Dokumente in Internet-Office sichtbar zu haben muss UNO entsprechend eingestellt und die Dokumente vorbereitet werden. Generell können nur Dokumente im PDF-Format im Internet-Office veröffentlicht werden. Aufruf der Einstellungen 4.1. Einstellungen Hier kann man einstellen, welche Dokumente im Internet-Office erscheinen sollen. Nach dem nächsten Abgleich sind die Dokumente entsprechend den Einstellungen sichtbar oder nicht. Wichtig: Mit diesen Einstellungen wird also nicht festgelegt welche Dokumente übertragen werden sondern welche Dokumente erscheinen sollen. Beispiel: - Option Rechnungen markiert; Abgleich durchgeführt; Rechnungen sind nun sichtbar. - Option Rechnungen deaktiviert; Abgleich durchgeführt; alle Rechnungen sind nun weg. An Messbescheinigungen ist derzeit das Kombiprotokoll verfügbar. Mit Bauordnung lassen sich die Dokumente im Bereich Druck / Berichte (Bundesweit) anzeigen. Bitte beachten Sie hierzu auch die Einstellungen, die direkt im Datenbaum durchgeführt werden können. Seite 6/14

7 4.2. Erzeugen von Dokumenten Vorher: Starten Sie den Druck einer Rechnung. Wie gewohnt erscheint das Optionsfenster: Neu ist jedoch nun die zweite Option Internet-Office. Mit dieser können Sie steuern, ob die Rechnungen nur für Internet-Office-Kunden gedruckt werden, nur für solche die es nicht sind oder für beide Gruppen. Nachdem Sie die Schaltfläche für das Drucken betätigen erscheint die Druckvorschau: Wenn Sie Dokumente drucken wollen, gehen Sie vor wie bisher. Um die Dokumente nur für Internet-Office vorzubereiten, betätigen Sie die IO-Schaltfläche. (Auch beim normalen Drucken werden die Dokumente vorbereitet) Nun können Sie die Rechnung im Bereich der Liegenschaft sehen: Seite 7/14

8 Es gibt dort den Ordner Gedruckt. Hier liegen die Dokumente die in das Internet-Office übertragen werden können Vorbereiten alter Dokumente Sie können alte Dokumente vorbereiten, indem Sie diese nochmals Drucken und dann in dem Fenster Druckvorschau statt die Schaltfläche Drucken die Schaltfläche IO wählen Auswahlmöglichkeiten bei Dokumenten Sie können gezielt auswählen, welche Dokumente in Ihr Internet Office übertragen werden sollen oder nicht. Dies ist natürlich nur bei PDFs möglich, die Sie bereits für Internet Office vorbereitet haben. Folgende Kennzeichnung gibt es für die Dokumente: Rot Dokument wird NICHT übertragen Grün Dokument wird übertragen Blau Dokument ist auf automatisch gestellt übernimmt die Einstellungen von Erste Einstellungen Seite 8/14

9 Automatisch ist zu Beginn immer eingestellt. Das Zeichen erscheint blau. Die automatischen Einstellungen beziehen sich hierbei auf die Erste Einstellungen / IO Geändert werden kann die Einstellung, indem auf das Dokument geklickt wird und durch einen anschließenden Rechtsklick die Optionen Internet Office geändert werden. Klickt der Anwender nun auf Dokument Nein, ändert sich die Farbe am PDF auf rot, das Dokument erscheint beim nächsten Abgleich nicht (mehr) im Internet-Office Eigene Dokumente (Verknüpfungen) übertragen Es ist möglich, Verknüpfungen in Internet Office zu übertragen. Voraussetzung hierfür ist, dass die Dokumente als PDF abgelegt und für IO vorbereitet sind. Beispiel: Ein Mängelbericht wurde erstellt und soll dem Kunden nun zugehen. Er wurde bei der Liegenschaft verknüpft. Seite 9/14

10 Mit einem Rechtsklick gelangen Sie ganz unten zur Auswahl Internet Office. Wählen Sie hier nun Dokument für Internet Office. Das Dokument verschwindet nun bei Verknüpfung und landet im Ordner Gedruckt. Seite 10/14

11 4.6. Zusammenfassung Dokumente Dokumente sind nach einem Abgleich im Internet-Office wenn: - Die Dokumente im Ordner Gedruckt liegen - Die Einstellungen am Dokument so gewählt sind, dass es übertragen wird - Der Kunde für das Internet-Office vorgesehen ist 4.7. Feuerstättenbescheide Es gibt einen Lauf, mit dem Sie die existierenden Feuerstättenbescheide für das Internet-Office übernehmen können. Sie sind dann nicht mehr im Ordner Verknüpfungen sondern im Ordner Gedruckt. Seite 11/14

12 5. Ansicht 5.1. Ordner Gedruckt anzeigen / ausblenden Der Ordner Gedruckt ist voreingestellt immer ausgeklappt im Datenbaum sichtbar. Er kann komplett ausgeblendet werden. Dies gilt dann für alle Liegenschaften! Dafür macht der Anwender einen Rechtsklick in den Datenbaum und wählt Baumoptionen. Hier erhält der Anwender nun folgenden Überblick: Entfernt der Anwender nun das Häkchen bei Option 10 Ordner Gedruckt anzeigen, wird dieser ausgeblendet. Nach dem Schließen ist nun ist der Ordner verschwunden. Seite 12/14

13 Ist der Ordner Gedruckt sichtbar, wird die letzte Einstellung weitergeführt. Sprich, ist über das plus oder minus links vom Ordner dieser ein- oder ausgeklappt, wird dies für alle Liegenschaften übernommen. Wird der Ordner über das minus eingeklappt, bleibt dies auch in den anderen Liegenschaften so bestehen. 6. Kundeliste mit IO-Kunden Hier eine kurze Anleitung wie Sie eine Liste aller IO-Kunden drucken können. Starten Sie wie gewohnt die Kundenliste: Bei den Optionen gibt es nun die Zeile mit Internet-Office: Seite 13/14

14 Wählen Sie dort den Eintrag Nur diese, rechts sinnvollerweise Bezirk komplett und starten den Druck. Dann erscheint die Liste Hinweis Diese Option gibt es auch bei anderen Drucken wie z.b. Rechnungen. Seite 14/14