Programm GArtenlisten. Computerhinweise

Transkript

1 Programm GArtenlisten Computerhinweise Liebe/r Vogelbeobachter/in, anbei haben wir Ihnen ein paar wichtige Tipps für ein reibungsloses Funktionieren der mitgelieferten Ergebnisdatei auf Ihrem Computer zusammengestellt. Diese Datei für die Eingabe Ihrer Beobachtungen vereint mehrere Funktionen, stellt Ihnen ein einfach zu bedienendes Formular zur Verfügung, stellt Ihre Daten nach jeder Eingabe an der richtigen Stelle zusammen, zeigt Ihnen eine Vorschau Ihrer Daten und ein paar zusammenfassende Auswertungen, und mit einem Mausklick können Sie alle Ihre Daten in eine eigenen Tabelle exportieren. Die Datei wurde im.xls Format erstellt und ist somit auch mit älteren MS Office Versionen ausführbar. Damit dies alles reibungslos funktioniert, müssen Sie für diese Datei die Einstellung in Ihrem EXCEL Programm kontrollieren und ggf. ändern. Am Ende dieses Dokuments finden Sie eine Schritt für Schritt Anleitung für zwei verschiedene Office Versionen. Bitte nehmen Sie keine strukturellen Änderungen an der Ergebnisdatei vor. Auch Auswertungen, Umstellungen von Zeilen, Spalten etc. sollten nicht in der Datentabelle der Ergebnisdatei vorgenommen werden. Nach dem Export der Daten durch Klicken auf die Schaltfläche Datentabelle als separate Datei speichern können Sie Ihre Daten in dieser neuen Datei gerne für eigene Auswertungen weiterverarbeiten. Bitte schicken Sie uns jedoch immer die unveränderte Originaltabelle, die durch die Exportfunktion auf Ihrem Desktop abgespeichert wird. Sollten Sie Probleme mit der Ergebnisdatei auf Ihrem Computer haben, die mit den oben genannten Tipps nicht behoben werden konnten, dann melden Sie sich bitte unter: oder telefonisch unter Wir wünschen Ihnen einen reibungslosen Ablauf und freuen uns auf Ihre Beobachtungen! Vielen Dank und mit den besten Grüßen, Ihr LBV-Team

2 Die Ergebnisdatei, die Sie von uns zur Eingabe Ihrer Beobachtungen bekommen, beinhaltet mehrere Tabellen, die am unteren Rand des Programmfenster angezeigt werden und die Sie einzeln anklicken können: 1.) In der Tabelle Beobachtungen eingeben finden Sie auf der linken Seite ein Formular, in dem Sie Ihre Daten eingeben können. Auf der rechten Seite sehen Sie oben ein Diagramm mit Ihren Beobachtungen des ganzen Jahres und eine Liste der Beobachtungen für die zuletzt bearbeitete Woche. Ganz unten links (unter 3) in dieser Eingabetabelle können Sie mit einem Mausklick alle bisher eingegebenen Daten exportieren. Eine EXCEL-Datei wird dabei auf ihrem Desktop erstellt. Diese schicken Sie uns bitte jeweils am Monatsende an die adresse Falls Sie mit dieser Exportdatei weiterarbeiten wollen, müssen Sie sie umbenennen oder in einen anderen Ordner kopieren, da sie sonst beim nächsten Export überschrieben wird. Es ist wichtig, dass Sie keine strukturellen Veränderungen an den Daten in der Ergebnisdatei vornehmen und auch nicht in der Exportdatei, die Sie uns schicken. Nachdem Sie uns diese Datei schickten, können Sie die Daten dieser separaten Exportdatei nach Belieben weiterverarbeiten, auswerten, oder umstrukturieren. 2.) In der zweiten Tabelle -Beispiele- finden Sie Erläuterungen zur Dateneingabe 3.) In der dritten Tabelle finden Sie alle Ihre Daten aus den verschiedenen Wochen in einer Datentabelle. Dies ist die Tabelle, die durch Betätigen des Schalters im Eingabeformular exportiert wird (s. 1.). Falls Sie FEHLEINGABEN KORRIGIEREN wollen, können Sie dies hier in der Datentabelle tun. Bitte ändern Sie jedoch nichts an der Struktur der Tabelle und nehmen Sie auch keine Umstellungen vor, dies könnte das Funktionieren der gesamten Datei gefährden. Änderungen können Sie nach dem Export der Beobachtungen in einer eigenen Datei vornehmen (s.o.). 4.) In der vierten und fünften Tabelle (Zusammenfassungen ) finden Sie Auswertungen Ihrer Daten der verschiedenen Wochen ( Wochenindex ). Auch diese werden automatisch generiert und nach neuen Dateneingaben jeweils angepasst.

3 1.) Wichtige Einstellungen für EXCEL 2010 (Office 2010): Die praktischen Funktionen der Ergebnisdatei funktionieren nur richtig, wenn Ihr EXCEL Programm Makros zulässt. Dies können Sie folgendermaßen einstellen: Gehen Sie unter dem Reiter <Datei> auf <Optionen>: und im nächsten Fenster wählen Sie das Sicherheitscenter und die Einstellungen dazu:

4 Im nächsten Fenster wählen Sie bitte <Einstellungen für Makros> und klicken dort auf Alle Makros mit Benachrichtigung deaktivieren. Mit einem Klick auf <OK> rechts unten schließen Sie diese Einstellungen ab. Wenn Sie nun die Ergebnisdatei aufrufen, bekommen Sie eine Meldung in einem gelben Band am oberen Rand: klicken Sie hier bitte auf Bearbeitung aktivieren : Nun sollte alles reibungslos funktionieren. Falls Ihre Einstellung auf Alle Makros aktivieren stand, funktioniert die Datei selbstverständlich auch und Sie bekommen beim Öffnen der Datei auch keine Abfrage. Sie können diese Einstellung so lassen, aber beachten Sie in diesem Fall: bekommen, ist es ratsam, Ihre Einstellungen für das Ausführen von Makros wieder auf eine der oberen, sicheren Optionen umzustellen.

5 2.) Computer Einstellungen für EXCEL 2007: Die praktischen Funktionen der Ergebnisdatei funktionieren nur richtig, wenn Ihr EXCEL Programm Makros zulässt. Dies funktioniert unter EXCEL 2007 ganz ähnlich, wie in EXCEL 2010: Alle Makros aktivieren Bitte beachten Sie dabei: bekommen, sollten Sie zur Sicherheit unbedingt Ihre Einstellungen für das Ausführen von Makros wieder auf eine der sicheren Optionen umstellen! 3.) Computer Einstellungen für EXCEL 2003: In noch älteren EXCEL Versionen, wie EXCEL 2003 ermöglichen Sie die Ausführung von Makros im Menü <Extras> dann <Makro> dann <Sicherheit>. Gehen Sie im Dialogfeld auf die Registerkarte Sicherheitsstufe und wählen dort die Sicherheitsstufe Mittel. Bitte beachten Sie dabei: bekommen, ist es ratsam, die Einstellungen für das Ausführen von Makros wieder auf die Sicherheitsstufe Hoch umzustellen.