Bedienungsanleitung Anlassteilnehmer (Vereinslisten)

Transkript

1 Bedienungsanleitung Anlassteilnehmer Dieses Programm ist speziell für Vereine entworfen. Es ist lizenzfrei verwendbar und gratis. Das Programm ist mit Excel 2010 erstellt worden und enthält VBA Programmierungen, also Typ.xlm, deshalb werden Sie beim Öffnen darauf aufmerksam gemacht und müssen bestätigen, dass Sie dies zulassen wollen. Ihr PC muss Windows 7 oder Windows 8 haben und Office 2010 installiert haben, damit alle Funktionen ausgeführt werden können. Dieses Excel ist als Zusatz zum Personen Master gedacht, dabei kann die Personenliste AktivM aus dem Personen Master in die Anlassteilnehmer importiert werden. Inhalt Bedienungsanleitung Anlassteilnehmer... 1 Bedienungspanel auf der Tabelle Control... 2 Neue Liste erstellen... 2 Zu Liste gehen... 4 Statistik einer Liste... 4 Liste drucken... 5 Liste als PDF per versenden... 5 Aktivmitglieder einlesen... 7 Info... 9 Tabelle löschen... 9 Version von 9 Martin Küttel

2 Bedienungspanel auf der Tabelle Control Das Bedienungspanel enthält die ausführbaren Befehle. Diese Befehle sind in den folgenden Kapiteln beschrieben. Neue Liste erstellen Mit der Taste [Neue Liste erstellen] öffnet man den Dialog für die Spaltendefinition der Liste. Der Dialog ist unterteilt in Spalten die aus der Personen-Tabelle AktivM generiert werden, also von dort eingelesen werden und in Spalten die zusätzlich generiert werden können. Version von 9 Martin Küttel

3 Als erstes muss aber der Titel der neuen Liste (Tabelle) eingetragen werden, hier als Beispiel ReiseAt. Um die Spalten zu definieren müssen Sie nur die Häkchen setzen und die Spalten werden automatisch generiert. Bei diesen Spalten können Sie zusätzlich den Titel festlegen in dem Sie im Feld Spaltentitel, nach dem setzen des Häkchens, den Default Wert durch Ihren Titeltext ersetzen. Diese Kategorie von Spalten bietet Ihnen pro Zelle eine Auswahlliste an (zur schnellen Eingabe von Texten) an. zum Beispiel die Ja, Nein,? Spalte oder die Zimmerspalte Wenn Sie alle Spalten definiert haben, müssen Sie lediglich noch die Taste [erstellen] anklicken und die Tabelle wird erstellt. Version von 9 Martin Küttel

4 Natürlich sind unten alle Mitglieder aufgelistet, die hier aber aus Datenschutz nicht gezeigt werden. Ganz rechts befindet sich jeweils eine Zelle die dem Rücksprung zur Tabelle Control dient. Zu Liste gehen Mit diesem Befehl wird die Listenauswahl gezeigt, in der Sie die gewünschte Tabelle anklicken und zu dieser navigieren. Statistik einer Liste Dieser Befehl erzeugt eine Statistik (wer, hat wie, sich eintragen lassen). Wieder wird die Listenauswahl gezeigt, in der Sie die gewünschte Tabelle anklicken können. Nun erscheint der Statistikdialog der ausgewählten Liste. Sie sehen darin nun die Statistik der Spalten mit Listeauswahl. Falls eine dieser Spalten nicht in der Tabelle vorhanden ist, wird dieser Teil ausgelassen. Version von 9 Martin Küttel

5 Sie können diesen Dialog drucken oder wieder schliessen. Liste drucken Dazu müssen Sie die Taste [Liste drucken] anklicken. Es erscheint der Auswahldialog für die druckbaren Listen. Sie können auswählen was Sie drucken möchten. Die Funktion selektiert automatisch den aktuell benutzten Druckbereich und setzt die Kopf- und Fusszeile fest. Dann wird die Druckvorschau gezeigt. Sie können nun ansehen was gedruckt wird (Druckvorschau). Gedruckt wird erst wenn Sie im Menü die Taste [Drucken] betätigen. Sie können die Seitenansicht mit der roten X Taste auch schliessen ohne dass gedruckt wird. Liste als PDF per versenden Dieser Befehl dient dem Versenden von Listen im Pdf Format per . Zum Versenden wird Outlook benötigt. Es erscheint der Auswahldialog für die versendbaren Listen. Version von 9 Martin Küttel

6 Im weitern können Sie die Mailadresse eingeben und den Namen der PDF Datei bestimmen. Damit der Versand erfolgreich ist, müssen Sie eine gültige adresse eingeben. Die Backbone Kennzeichnung (hier.ch) kann auch anders lauten z.b..com oder.de etc. Der Dateiname geben Sie ohne Pfad und Extension ein. Auch dürfen kein Sonderzeichen verwendet werden. Als Vorgabe wird der Tabellenname eingeben, meist ist dieser auch gleich geeignet. Nun wird Ihnen das gezeigt. Version von 9 Martin Küttel

7 Falls Sie es nicht versenden wollen, können Sie auch das Outlook wieder schliessen. Dazu hier die Taste [ Nein ] betätigen. Aktivmitglieder einlesen Dieser Befehl dient dem Importieren von der Tabellen AktivM. Als Erstes muss der Dateiname angegeben werden, in der die zu importierende Tabelle zu finden ist. Bem. Wenn die Datei ursprünglich mit dem Personen Master exportiert wurde, ist die im folgenden Dialog angezeigte Datei genau die richtige Wahl und kann mit Ok bestätigt werden. Ansonsten müssten Sie den richtigen Dateiname manuell eingeben. Wichtig! Die Datei muss im selben Ordner sein wie der Personen Master und sie muss dieselbe Struktur aufweise( gleiche Feldbezeichnung und gleiche Reihenfolge der Felder ). Version von 9 Martin Küttel

8 Wenn Sie die Taste [Abrechen] betätigen wird keine Aktion ausgeführt. Wenn Sie nun die Taste OK betätigen wird die Tabelle eingelesen und am Ende der Prozedur wird eine Bestätigungsmeldung angezeigt. Programmeinstellungen Im Dialog Programmeinstellungen können Sie einige Daten selber festlegen. Nach erfolgter Eingabe die Taste [Änderungen speichern] anklicken. Version von 9 Martin Küttel

9 Info Mit der Taste [Info] erhalten Sie Informationen in einem Dialog über das Programm und können die Bedienungsanleitung zum Programm öffnen, dazu muss diese Datei im selben Ordner wie das Excel abgelegt sein. Das Fenster wird durch Anklicken der Startfahne oder durch Anklicken der x-taste geschlossen. Tabelle löschen Dazu benützen Sie die in Excel üblichen Befehle. z.b. rechter Mausklick auf das Register >> es erscheint das Drop-Down-Menü dort löschen anklicken. Mit freundlichen Grüßen der Autor Martin Küttel Version von 9 Martin Küttel