Durchführung der Datenübernahme nach Reisekosten 2011

Transkript

1 Durchführung der Datenübernahme nach Reisekosten Starten Sie QuickSteuer Deluxe Rufen Sie anschließend über den Menüpunkt /Extras/Reisekosten Rechner den QuickSteuer Deluxe 2010 Reisekosten-Rechner, Version 16.11, auf. Sofern Sie mit der Benutzerverwaltung arbeiten, melden Sie sich als Supervisor an. Hinweis: In einzelnen Fällen kann es vorkommen, dass der Reisekosten-Rechner sich nicht starten lässt. In diesem Fall beenden Sie bitte alle offenen Anwendungen und starten Ihren Computer neu. 2. Erstellen Sie mit dem Reisekosten-Rechner über den Menüpunkt Datei Datensicherung - Sicherung eine Datensicherung! - 1 -

2 3. Rufen Sie anschließend den Menüpunkt Datei Übergabe nach Lexware professional... auf. Hinweis: Auch wenn Sie die Daten nach Lexware reisekosten 2011 oder Lexware reisekosten plus 2011 übergeben möchten, wählen Sie diesen Menüpunkt aus. 4. Jetzt erscheint automatisch eine Archivierungsabfrage. Diese kann - abhängig von Ihrer installierten Reisekosten Version und dem Betriebssystem - unterschiedlich aussehen

3 Bestätigen Sie die Archivierungsabfrage mit Ja. Hinweis: Durch die Archivierung können ältere Bewegungsdaten aus dem aktuellen Datenbestand in ein Archiv ausgegliedert werden. Gleichzeitig wird eine Reorganisation der aktuellen Daten durchgeführt, was für die Durchführung der Datenübergabe wichtig ist. 5. Bestätigen Sie den folgenden Hinweis zur Archivierung mit OK. Wichtig: Falls dieser Hinweis nicht erscheint und sich der Datenübergabe-Assistent direkt öffnet (siehe Punkt 14), klicken Sie auf Abbrechen und rufen Sie die Archivierung über den Menüpunkt Datei - Archivierung auf

4 6. Je nach Programmeinstellungen erscheint jetzt eine Abfrage zum Erstellen einer Datensicherung. Sofern Sie eben schon eine Datensicherung erstellt haben (siehe Punkt 3), können Sie mit Nein antworten. Andernfalls führen Sie jetzt eine Datensicherung durch und klicken Ja. 7. Das Reisekostenprogramm wird geschlossen und der Archivierungsdialog öffnet sich. 8. Hier rufen Sie den Menüpunkt Erstellen Archiv auf

5 9. Anschließend wählen Sie Ihre Firma aus. Hinweis: Sollten Sie mehrere Firmen angelegt haben, führen Sie diese Aktion für jede Firma einmal aus. 10. Sofern Sie für den Benutzer SUPERVISOR ein Passwort hinterlegt haben, geben Sie dieses hier ein. Ansonsten direkt weiter mit OK

6 11. Der Archivierungsdialog öffnet sich. Wir empfehlen ein weit zurückliegendes Archivierungsdatum, z. B. den Dadurch verbleiben alle Reisen und Fahrten in Ihrem aktuellen Datenbestand. Es wird jedoch eine Reorganisation des Datenbestandes durchgeführt. Anschließend klicken Sie auf Start. 12. Schließen Sie die aktuell nicht benötigten anderen Programme und klicken Sie auf Weiter. Die Archivierung wird nun gestartet

7 13. Nach erfolgreichem Abschluss der Archivierung erscheint diese Meldung. Bestätigen Sie diese mit OK. Hinweis: In seltenen Fällen kann es bei der Erstellung des Archivs zu Fehlermeldungen kommen. In diesem Fall bestätigen Sie diese Fehlermeldung(en) mit Schließen. Die Archivierung wird danach fortgesetzt. Sollte der Dialog Lexware reisekosten Archivierung noch geöffnet sein, beenden Sie diesen bitte über den Menüpunkt /Datei/Beenden - 7 -

8 14. Starten Sie nach der Archivierung QuickSteuer Deluxe 2010 Reisekosten-Rechner erneut. Anschließend rufen Sie nochmals den Menüpunkt Datei Übergabe nach Lexware Professional auf. Eine anschließende Archivierungsabfrage beantworten Sie diesmal mit Nein. 15. Jetzt öffnet sich die Willkommen Seite des Datenübergabe-Assistenten mit ein paar kurzen Informationen. Klicken Sie auf Weiter

9 16. Auf der nächsten Seite setzen Sie den Haken bei Prüfen bzw. Alle Prüfen sofern mehrere Firmen vorhanden sind. Anschließend klicken Sie auf Weiter. 17. Jetzt werden Ihre Daten überprüft (validiert). Nach Klick auf Weiter erscheint die Seite Ergebnisbericht. Auf dieser Seite wählen Sie Bericht Speichern... Nach dem Abspeichern des Ergebnisberichtes wieder Weiter anklicken

10 18. Auf der Seite Daten komprimieren wählen Sie das Verzeichnis aus, in welches Sie die Übergabedatei speichern wollen (z. B. auf dem Desktop). Anschließend Weiter. 19. Jetzt wird die Übergabedatei erzeugt und in dem zuvor angegebenen Verzeichnis gespeichert. Schließen Sie anschließend den Assistenten mit Beenden

11 20. Starten Sie QuickSteuer Deluxe 2011 und rufen dort über den Menüpunkt /Extras/Reisekosten Rechner den QuickSteuer Deluxe 2011 Reisekosten-Rechner, Version 11.0, auf. Melden Sie sich als Supervisor an (kein Kennwort eingeben), indem Sie auf OK klicken. Sollte der Reisekosten-Rechner nicht starten, beenden Sie bitte alle offenen Anwendungen und starten Ihren Computer neu. Das Programm startet und Sie sehen die folgende Abfrage: Rufen Sie hier Datenübernahme starten auf

12 Sie können aber auch zu jedem späteren Zeitpunkt die Datenübernahme im Programm direkt über das Menü Datei Datenübernahme starten. Hinweis: Dieser Menüpunkt ist nur in dem Programm Modus Zentrale sichtbar. Falls Sie also schon die Reisekostenapplikation gestartet haben - in der Titelzeile steht dann rechts [Reisekosten] statt [Zentrale] - wechseln Sie über die Hauptnavigation im Bereich Zentrale auf die Startseite. 21. Nun öffnet sich der Datenübernahme-Assistent. Klicken Sie auf Weiter

13 22. Jetzt wählen Sie mit Klick auf Durchsuchen das Verzeichnis aus, in dem Sie die zuvor erstellte Datenübergabedatei gespeichert haben. Alternativ können Sie auch Ihre Festplatte - Laufwerk C oder D - durchsuchen lassen. Anschließend klicken Sie auf Weiter. 23. Das Programm sucht jetzt nach der Datenübergabedatei. Wenn das Archiv gefunden wurde, klicken Sie auf Weiter

14 24. Die gefundene Datenübergabedatei und die in ihr enthaltenen Firmen werden angezeigt. Klicken Sie die Datei in der Spalte Auswahl an und klicken Sie auf Weiter. 25. Um alle Firmen zu übernehmen, markieren Sie bitte alle angezeigten Firmen in der Spalte OK und klicken Sie dann auf Weiter

15 26. Die selektierten Firmen werden mit ihren Firmennamen nochmals angezeigt. Im Beispiel erhält die Musterfirma nach der Übernahme die Bezeichnung Musterfirma 1, da im Datenbestand von Lexware reisekosten 2011 bereits eine Firma mit der Bezeichnung Musterfirma vorhanden ist. Kontrollieren Sie die Angaben und klicken Sie dann auf Weiter. 27. Zum Starten der Datenübernahme klicken Sie bitte auf Start

16 28. Für jede übernommene Firma erscheint jetzt ein Dialog Auswahl Datenübernahme. Hier haben Sie die Möglichkeit, die Auswahl der zu übernehmenden Daten nochmals einzuschränken. Bei Verwendung der Standardeinstellung werden alle Reisen ab 2009 in die neue Datenbank überführt. Sie haben aber auch die Möglichkeit hier ein beliebiges Datum einzugeben, so dass nur die Reisen übernommen werden, welche nach diesem Datum begonnen wurden. Es ist auch möglich, lediglich die Stammdaten ohne Reisen zu übernehmen. Hinweis: Das eingegebene Datum beschränkt nur die Auswahl der Reisen für die Datenübernahme, gilt aber nicht für Fahrten. Sofern Fahrten erfasst wurden, werden diese immer komplett in den neuen Datenbestand übernommen. Anschließend klicken Sie auf Weiter

17 29. Jetzt startet die eigentliche Datenübernahme. Je nach Datenvolumen kann dies einige Minuten dauern. 30. Wenn die Datenübernahme erfolgreich abgeschlossen ist, erscheint der Ergebnisbericht. Sofern der Status bei einer Firma nicht OK sein sollte, klicken Sie auf Speichern, um den Ergebnisbericht lokal abzuspeichern. Diesen Ergebnisbericht benötigen wir für eine spätere Fehleranalyse. Anschließend beenden Sie den Assistenten. Ihre Daten wurden erfolgreich in die neue Datenbank übernommen!