Datenübernahme in ein Produkt der Lexware premium, professional oder plus line

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1 Datenübernahme in ein Produkt der Lexware premium, professional oder plus line Sie möchten vorhandene Lexware-Daten in Ihr Lexware premium, professional oder plus Programm übernehmen? Was müssen Sie dabei beachten und wie gehen Sie dazu am besten vor? Inhalt 1. Welche Daten können übernommen werden? Sonderfälle... 2 Lexware anlagenverwaltung... 2 Mehrere Einzelkomponenten als Ausgangsprogramme Datensicherung Pflege und Aufbereitung der Daten Firmenauswahl, Datenprüfung und Übergabe Übernahme in Lexware premium, professional oder plus... 4 Vorbereitungen... 4 Versionen ab Versionen bis Anhang... 7 Mandanten in Lexware financial office zusammenfassen Welche Daten können übernommen werden? Aus diesen Programmen der Lexware financial line können alle relevanten Stamm- und Bewegungsdaten übernommen werden: buchhalter faktura+auftrag financial office anlagenverwaltung Aus lohn+gehalt können Sie Daten des aktuellen und des vorhergehenden Abrechnungsjahrs übernehmen. Das Ausgangsprogramm der financial line darf höchstens ein Jahr älter sein als das Zielprogramm aus der premium, professional oder plus line. Ein Beispiel: 1

2 Ausgangsprogramm: lohn+gehalt in Version Zielprogramm: financial office pro oder lohn+gehalt pro in Version Abrechnungsjahre, die übernommen werden können: und 2012 oder nur und 2011 oder nur Keine Übernahme möglich 2. Sonderfälle Lexware anlagenverwaltung Daten aus Lexware anlagenverwaltung können nicht direkt mit Datenbeständen von buchhalter, faktura+auftrag, lohn+gehalt oder financial office zusammengeführt werden. Solche Bestände können nur als eigenständiger Mandant in ein Produkt der Lexware premium, professional oder plus line übernommen werden. Sie haben aber die Möglichkeit, Bewegungsdaten per Export- und Import-Funktion in bestehende / übernommene Mandanten zu integrieren. Mehrere Einzelkomponenten als Ausgangsprogramme Identische Firmen aus den Einzelprogrammen Lexware buchhalter, faktura+auftrag und / oder lohn+gehalt können Sie vorab in financial office zu einem Mandanten zusammenführen. Von financial office aus haben Sie die Möglichkeit, den Mandanten als Ganzes zu übergeben. Der Ablauf ist im Anhang beschrieben. Gerne stellen wir Ihnen auf Anfrage Lexware financial office kostenlos als Zwischenversion zur Verfügung. Wenden Sie sich an die Installationshotline, die für Ihr premium, professional oder plus-produkt zuständig ist. 3. Datensicherung Wenn Sie mit Lexware lohn+gehalt arbeiten, erstellen Sie zuerst eine Datensicherung. Bei den anderen Programmen ist das nicht notwendig, da die Datensicherung bei der Übergabe automatisch erstellt wird. 4. Pflege und Aufbereitung der Daten Prüfen und übernehmen Sie nur aktuelle Mandanten, die Sie auch benötigen. Folgende Firmen sollten Sie nicht übernehmen: Musterfirmen Testfirmen Alte Firmen, die nicht mehr bearbeitet werden. Für eine reibungslose Übernahme Ihrer Daten ist es notwendig, dass Ihre aktuellen Daten gepflegt sind. Soweit relevant, prüfen Sie folgende Punkte für jede Firma, bevor Sie die Datenübernahme starten: 2

3 1. Wichtig: Führen Sie in jedem Programm und in jedem Mandanten eine Prüfung mit dem Lexware scout durch (Menü Extras - Lexware Scout ). Beheben Sie alle Probleme und Hinweise, die Sie durch den Lexware scout angezeigt bekommen. 2. Prüfen und vervollständigen Sie Ihre Stammdaten. 3. Vergewissern Sie sich, dass keine doppelten Krankenkassen vorhanden sind. 4. Buchen Sie alle Buchungsstapel aus. 5. Fehlzeiten, die über den Jahreswechsel gehen, teilen Sie in zwei Fehlzeiten auf. Die erste Fehlzeit soll vor dem Jahreswechsel enden, die zweite Fehlzeit nach dem Jahreswechsel beginnen. 6. Speichern Sie für einen späteren Vergleich das Personalstammblatt aus Lexware lohn+gehalt. Öffnen Sie dazu: Datei - Drucken - Personalstammblatt. Wählen Sie bei Einstellungen als Zielgerät Export - Excel- (oder PDF-)Datei. Bei identischen Firmen zu beachten: 7. Wichtig ist, dass Firmennamen, Anschriften, Finanzamtsnummern usw. identisch sind. 8. Stellen Sie sicher, dass Sie in Lexware lohn+gehalt und buchhalter denselben Kontenrahmen verwenden. Die Kontenzuordnung der Lohnarten muss mit den Konten der Buchhaltung abgestimmt sein. 5. Firmenauswahl, Datenprüfung und Übergabe Führen Sie eine automatische Prüfung Ihrer Daten durch. 1. Das geht in Ihrem Lexware financial Programm über den Menüpunkt Datei - Übergabe an Lexware Programme. 2. Nach einer Datensicherung startet der Übergabeassistent. Bei Firmenauswahl legen sie Sie fest, welche Mandanten geprüft werden sollen. Wichtig: Firmen, die Sie hier nicht auswählen, werden nicht übergeben. 3

4 3. Wählen Sie alle zu übergebenden Mandanten aus und führen Sie die Prüfung durch. Anschließend sehen Sie einen Ergebnisbericht. Einige Unstimmigkeiten in Ihren Daten werden vom Assistenten automatisch bereinigt. Wenn im Bereich Lexware lohn+gehalt Fehler gemeldet werden, können diese Fehler bei einem zweiten Durchlauf des Assistenten möglicherweise behoben sein. 4. Stellen Sie sicher, dass in lohn+gehalt das Abrechnungsjahr dem Jahr der Programmversion entspricht, wenn Sie diese Meldung erhalten: 5. Es gibt Fehler, die von der Automatik nicht beseitigt werden können. Beheben Sie diese Fehler manuell, nach dem Sie die Übergabe abgebrochen haben. Ein Beispiel: 6. Führen Sie auf Seite 5 die Datenübergabe durch. Dazu wählen Sie bei Daten komprimieren ein Verzeichnis, das leicht wiederzufinden ist. Empfehlenswert ist, die Datei(en) lokal zu speichern und erst nach Abschluss der Übergabe z.b. auf einen USB-Stick zu kopieren. Der Dateinamen endet immer auf _DUE.zip. 7. Wenn in dem Bericht Fehler angezeigt werden, müssen diese Fehler zuerst behoben werden. Erst dann kann die im nächsten Kapitel vorgestellte Übernahme erfolgen. Die Übergabedatei wird zwar immer erstellt, fehlerhafte Firmen können später aber nicht ausgewählt werden. 6. Übernahme in Lexware premium, professional oder plus Vorbereitungen Führen Sie die Übernahme an einem beliebigen Client durch, wenn Lexware premium oder professional im Netzwerk installiert ist. Kopieren Sie die Übergabedatei(en) in ein Verzeichnis auf der lokalen Festplatte. Halten Sie während der Datenübernahme den Virenscanner an, um Störungen zu vermeiden. Öffnen Sie für die Übernahme Ihrer Daten den Assistenten über das Menü Datei Datenübernahme. Der Ablauf hängt von der Version Ihres Lexware premium, professional oder plus ab. Versionen ab Zuerst wird Ihr Programm auf Aktualität geprüft. Der neueste Stand ist Voraussetzung für eine Übernahme. 2. Suchen Sie auf Seite 2 die gewünschte Übergabedatei. 4

5 3. Bestimmen Sie auf Seite 3, welche Mandanten Sie übernehmen wollen. Hinweis: Nicht geprüfte oder fehlerhafte Mandanten werden nicht angeboten. Ein Beispiel für die Seite Firmenauswahl : Die Mandanten, die übernommen werden können, stehen in der Liste Neue Firmen. Wenn ein Mandant schon namensgleich in Lexware premium, professional oder plus existiert, dann wird er bei Vorhandene Firmen aufgeführt. Im Beispiel würden die Müller GmbH übernommen, sowie die Maier AG als Maier AG 1. Um den vorhandenen Mandanten nicht zu überschreiben, wird die Maier AG automatisch umbenannt. 4. Starten Sie die Datenübernahme mit Weiter. 5. Wichtig: Prüfen Sie nach der Übernahme Ihre Daten auf Vollständigkeit. Versionen bis Geben Sie auf Seite 2 das Laufwerk oder den Pfad mit der / den Übergabedatei(en) an. 2. Auf Seite 4 kann genau eine Datei ausgewählt werden. Bedingung ist, dass sie mindestens einen fehlerfreien Mandanten enthält. 3. Bestimmen Sie auf Seite 5, welche Mandanten Sie übernehmen wollen. Hinweis: Nicht geprüfte oder fehlerhafte Mandanten werden nicht angeboten. 4. Wenn Sie Daten aus Lexware financial office übernehmen, erhalten Sie eine solche Zusammenfassung: 5

6 Änderungen in der Zuordnung können Sie über den Button Zurück vornehmen. 5. Starten Sie die Datenübernahme mit Weiter. 6. Wichtig: Prüfen Sie nach der Übernahme Ihre Daten auf Vollständigkeit. 6

7 7. Anhang Mandanten in Lexware financial office zusammenfassen Szenario: Sie setzen mindestens zwei der Einzelprogramme Lexware buchhalter, faktura+ auftrag und / oder lohn+gehalt ein. Es existiert dort mindestens eine identische Firma, die Sie übernehmen möchten. Die Übergabe erfolgt mit Hilfe von Lexware financial office (financial line) als Zwischenversion. Voraussetzung für die Zusammenführung Ihrer Daten ist, dass die Einzelprogramme, aus denen Sie die Daten übergeben möchten, alle auf einem Rechner installiert sind. Schritt 1: financial office installieren 1. Führen Sie in allen Einzelprogrammen eine Datensicherung durch. 2. Legen Sie die financial office Installations-CD in das CD / DVD-Laufwerk. Die Installation startet automatisch. 3. Folgen Sie den Anweisungen des Installationsassistenten. Die vorgeschlagenen Standardeinstellungen sollen beibehalten werden. 4. Suchen Sie nach Abschluss der Installation zunächst nach Aktualisierungen. Installieren alle angebotenen Aktualisierungen. Schritt 2: Daten synchronisieren 1. Starten Sie Lexware financial office (Ihre Einzelprogramme wurden deinstalliert). 2. Eine Firmensynchronisierung startet. Beachten Sie die Hinweise und klicken Sie dann auf Weiter. 3. Prüfen Sie die vorgeschlagene Zuordnung der Mandanten. Über den Button Zuordnung ändern können Sie Anpassungen vorzunehmen. Wenn die Zuordnungen korrekt sind, klicken sie auf Beenden. 4. Evtl. werden Sie aufgefordert, eine Datensicherung zu erstellen, bevor ein Datenbankupdate erfolgt. 5. Wichtig: Stellen Sie sicher, dass alle Daten vorhanden sind und die Zuordnungen korrekt erstellt wurden. 6. Fahren Sie mit Kapitel 5 fort ( Firmenauswahl, Datenprüfung und Übergabe ). 7