Adressen selektieren und Etiketten oder Serienbriefe erstellen

Transkript

1 Adressen selektieren und Etiketten oder Serienbriefe erstellen Es gibt mehrere Möglichkeiten, um Adressen aus snap für Etiketten oder Serienbriefe einzusetzen. Die einfachsten Wege sind hier beschrieben. 1. Adressen selektieren Im ersten Schritt selektieren Sie die entsprechenden Adressen. Dazu verwenden Sie die Suche oder die erweiterte Suche in snap. Um beispielsweise alle Lieferanten anzuschreiben, wählen Sie in der Suche die entsprechende Kategorie aus, indem Sie unterhalb der Kategorie auf das [+] klicken: Klicken Sie im Dialog Kategorie wählen auf Lieferanten und anschliessend im Suchdialog auf [Suchen], damit alle Adressen der entsprechenden Kategorie angezeigt werden. 2. Adressen exportieren 2.1 Um eine Liste dieser Adressen zu erhalten (z.b. für die Kontrolle), tippen Sie auf der Tastatur <CTRL>+<E> ein. Nun wird automatisch ein Excel-Dokument erstellt, das alle Adressen mit den in snap angezeigten Spalten ausdruckt. (Klicken Sie in snap mit der linken Maustaste auf einen Spaltenkopf und dann auf [Anpassen ], um Spalten vor dem Export ein- oder auszublenden.) 2.2 Mit snap Adress können Sie eine Textdatei (*.TXT) erstellen, welche als Datenbank für Ihre Serienbriefe oder Etiketten dient. Um einen Serienbrief oder Adress-Etiketten zu erstellen, klicken Sie links auf [Serienbrief]: (Die Adress-Selektion in snap Adress muss weiterhin aktiv sein, es werden also alle Adressen in den Serienbrief bzw. die Etiketten gedruckt, die in snap angezeigt werden.) Wählen Sie über die Auswahlschaltfläche die Exportdatei "C:\snap-tools\Seriendrucke\Snapadressen.txt". Hinweis: Der Dateipfad: "C:\snap-tools\Seriendrucke\Snapadressen.txt" entspricht dem Schulungsraum und kann von Ihrem persönlichen Dateipfad abweichen. Über die Schaltfläche [Erstellen] öffnen Sie Microsoft Word. Wählen Sie in Word [Datei] [Neu] und dort die Vorlage Serienbrief oder Etiketten aus. 2.3 Weitere Möglichkeiten Geübte Microsoft Office-Anwender können den Serienbrief in Word auch aufgrund der Excel- Datei erstellen. Zusätzlich bestehen weitere Möglichkeiten: Beispielsweise kann in snap unter [Export] bestimmt werden, welche Felder der Adressen exportiert werden. Falls Sie diese weiteren snap Funktionen nutzen möchten, hilft Ihnen unser Service-Desk gern weiter; bei Anwendungsfragen bezüglich Word oder Excel konsultieren Sie bitte die entsprechende Hilfe. Dokument-Nummer: SC0010 Dokument-Freigabe: CLo Erstellt: JMä Datum:

2 Für die weitere Bearbeitung in Microsoft Word vgl. Sie bitte je nach Ihrer Office- bzw. Word- Version das Kapitel 3 für Office 2007 und 2010 bzw. das Kapitel 4 für Office Anleitung unter Office 2007 und Grundvoraussetzungen: Vorhandene Ordner/Vorlagen Es besteht auf dem lokalen oder auf einem Netzlaufwerk (z.b. J: ) der Ordner Snap-Tools\Seriendrucke. Vorhandene Vorlagen Im Ordner Word-Vorlagen\Snap sind die Vorlagen abgelegt. Arbeitsgruppenvorlagen In den [Word-Optionen] von Word müssen die Arbeitsgruppenvorlagen angehängt sein. 2

3 Dies kann im Register Erweitert unter [Dateispeicherorte ] gemacht werden. 3.2 Anwenden 1. Adressen selektieren Im ersten Schritt selektieren Sie die entsprechenden Adressen in snap. Dazu verwenden Sie die Suche oder die erweiterte Suche. Um beispielsweise alle Lieferanten anzuschreiben, wählen Sie in der Suche die entsprechende Kategorie aus, indem Sie unterhalb der Kategorie auf das [+] klicken: Klicken Sie im Dialog Kategorie wählen auf Lieferanten und anschliessend im Suchdialog auf [Suchen], damit alle Adressen der entsprechenden Kategorie angezeigt werden. 3

4 2. Adressen exportieren 2.1 In snap Adress können Sie eine Textdatei (*.TXT) erstellen, die als Datenbank für Ihre Serienbriefe oder Etiketten dient. Um Adress-Etiketten zu erstellen, klicken Sie links auf [Serienbrief]: Die Adress-Selektion in snap Adress muss weiterhin aktiv sein, es werden also alle Adressen in den Serienbrief bzw. die Etiketten gedruckt, die in snap angezeigt werden. Wählen Sie über die Auswahlschaltfläche die Exportdatei "C:\snaptools\Seriendrucke\Snapadressen.txt". Hinweis: Der Dateipfad: "C:\snaptools\Seriendrucke\Snapadressen.txt" entspricht dem Schulungsraum und kann von Ihrem persönlichen Dateipfad abweichen. Bei Mehrplatz-Versionen wird oft das Laufwerk J: verwendet. Nach dem Schreiben der Textdatei, die als Adressdatenbank erstellt wird, öffnet sich das Programm Word. Über die Menüleiste [Datei] - [Neu] 4

5 Auf der linken Seite Meine Vorlagen anwählen. Im Fenster Vorlagen das Register Snap wählen. Mit einem Doppelklick kann das Etikett ZF3652 ausgewählt werden. 5

6 Es erscheint eine Sicherheitsfrage, ob der SQL Befehl ausgeführt werden soll. Diese Meldung mit [Ja] bestätigen. AC HTUNG: Der Pfad im SELECT * FROM J:\Snap-Tools\Seriendrucke\ Snapadressen.txt muss mit dem Export-Pfad und Dateinamen aus snap Adress übereinstimmen. Bestätigen Sie das Fenster Dateikonvertierung mit [OK]. Sobald das Dokument aufgeht, ist in der Menüleiste das Register Sendungen anzuklicken. 6

7 Mit dem Seriendruck-Vorschau-Icon kann kontrolliert werden, ob die Datenbank angehängt wurde und wie das Dokument zusammengefügt wird. Plancal empfiehlt, das Dokument über die [Automatische Fehlerüberprüfung] zusammenzuführen. Mit Während des Zusammenführens bei jedem Fehler anhalten und Fehler anzeigen wird aus der Text-Datei (DB) und der Vorlage ein eigenständiges Dokument erzeugt, das speichern und/oder ausdrucken lässt. 7

8 4. Anleitung unter Office Grundvoraussetzungen: Vorhandene Ordner Es besteht auf dem lokalen oder auf einem Netzlaufwerk (z.b. J: ) der Ordner Snap-Tools\Seriendrucke. Vorhandene Vorlagen Im Ordner Word-Vorlagen\Snap sind die Vorlagen vorhanden. Arbeitsgruppenvorlagen In Word unter Extras - Optionen - Register Speicherort für Dateien müssen die Arbeitsgruppenvorlagen angehängt sein. 8

9 4.2 Anwenden 1. Adressen selektieren Im ersten Schritt selektieren Sie die entsprechenden Adressen. Dazu verwenden Sie die Suche oder die erweiterte Suche in snap. Um beispielsweise alle Lieferanten anzuschreiben, wählen Sie in der Suche die entsprechende Kategorie aus, indem Sie unterhalb der Kategorie auf das [+] klicken: Klicken Sie im Dialog Kategorie wählen auf Lieferanten und anschliessend im Suchdialog auf [Suchen], damit alle Adressen der entsprechenden Kategorie angezeigt werden. 2. Adressen exportieren 2.1 Mit snap Adress können Sie eine Textdatei (*.TXT) erstellen, die als Datenbank für Ihre Serienbriefe oder Etiketten dient. Um Adress-Etiketten zu erstellen, klicken Sie links auf [Serienbrief]: Die Adress-Selektion in snap Adress muss weiterhin aktiv sein, es werden also alle Adressen in den Serienbrief bzw. die Etiketten gedruckt, die in snap angezeigt werden. Wählen Sie über die Auswahlschaltfläche die Exportdatei "C:\snaptools\Seriendrucke\Snapadressen.txt". Hinweis: Der Dateipfad: "C:\snaptools\Seriendrucke\Snapadressen.txt" entspricht dem Schulungsraum und kann von Ihrem persönlichen Dateipfad abweichen. Bei Mehrplatz Versionen wird oft das Laufwerk J: verwendet. 9

10 Nach dem Schreiben der Textdatei, die als Adressdatenbank erstellt wird, öffnet sich das Programm Word. Über die Menüleiste [Datei] [Neu ] anklicken. Auf der rechten Seite Auf meinem Computer anwählen. 10

11 Im Fenster Vorlagen das Register Snap wählen. Mit einem Doppelklick kann das Etikett ZF3652 nun ausgewählt werden. Es erscheint eine Sicherheitsfrage, ob der SQL Befehl ausgeführt werden soll. Diese Meldung mit [Ja] bestätigen. [AC HTUNG] Der Pfad im SELECT * FROM J:\Snap-Tools\Seriendrucke\ Snapadressen.txt muss mit dem Pfad und Dateinamen in snap Adress übereinstimmen. 11

12 Mit dem Dokument öffnet sich die Symbolleiste Seriendruck. Mit dem Seriendruck-Vorschau-Icon kann überprüft werden, ob die Datenbank angehängt wurde und wie das Dokument zusammengefügt wird. Mit der Fehlerprüfung Während des Zusammenführens bei jedem Fehler anhalten und Fehler anzeigen wird aus der Text- Datei und der Vorlage.ein eigenständiges Dokument erzeugt, welches sich speichern und/oder drucken lässt. 12