Standard-Formatvorlagen in WORD und WRITER

Transkript

1 Standard-Formatvorlagen in WORD und WRITER Inhalt: 1. Was ist eine Formatvorlage und wozu braucht man sie? 2. Formatvorlage in WORD (2010) erstellen 3. Formatvorlage in WRITER erstellen 4. Die Standard-Formatvorlage Normal.dotm in WORD 2010 ändern 5. Die Standard-Formatvorlage Standard.ott in WRITER ändern bis Version 3.x 6. Aufrufen einer Vorlage in WORD Aufrufen einer Vorlage in WRITER bis Version 3.x 8. Die Standard-Formatvorlage Standard.ott in WRITER ändern ab Version 4.x 9. Aufrufen einer Vorlage in WRITER ab Version 4.x 10. Hinweise 1. Was ist eine Formatvorlage und wozu braucht man sie? Formatvorlagen in Textprogrammen sind Zusammenstellungen von Formatmerkmalen. Dadurch sind automatische Gestaltungen für ganze Dokumente, Absätze, Überschriften usw. möglich. Formatvorlagen sollen also eine Arbeitserleichterung sein und dem Dokument ein einheitliches Bild geben. Beim Öffnen der Programme WORD und WRITER werden die Standard-Formatvorlagen gestartet. Beim Start einer Vorlage wird ein Dokument geöffnet. Änderungen und Einträge in diesem Dokument ändern die Vorlage nicht. 2. Formatvorlage in WORD 2010 erstellen Jedes Dokument kann als Formatvorlage gespeichert werden indem beim Speichern unter... der Dateityp Word-Vorlage (*.dotx) gewählt wird. Sollte die Vorlage Makros enthalten, ist *.dotm zu wählen. 3. Formatvorlage in WRITER erstellen Jedes Dokument kann als Formatvorlage gespeichert werden indem beim Speichern unter... der Dateityp ODF Textdokumentvorlage (.ott) gewählt wird. In WORD erstellte Vorlagen lassen sich auch in WRITER nutzen. Anmerkung: Auf unserer Hompage ist unter Vorträge einer von mir mit dem Titel >Briefvorlage einfach<. Da ist das Vorgehen beim Erstellen einer Vorlage in WORD 2003/2007/2010 und WRITER erklärt

2 4. Die Standard-Formatvorlage Normal.dotm in WORD 2010 ändern Es soll z.b. geändert werden: Standardschrift, Standardausrichtung und Standardseitenränder 1. Ein neues leeres Dokument ist geöffnet. 2. Hinweis: Bevor Sie Änderungen an Ihrer Standardvorlage vornehmen, sollten Sie eine Kopie der Dokumentvorlage Normal.dotm gemacht haben. Den Speicherort Ihrer Dokumentvorlagen finden Sie nach DATEI /OPTIONEN im Register ERWEITERT unter DATEISPEICHERORTE. 3. Öffnen Sie im Register START die Dialogbox SCHRIFTART und stellen Sie die gewünschte Schrift ein, beispielsweise Book Antiqua 12 pt. 4. Klicken Sie dann auf die Schaltfläche ALS STANDARD FESTLEGEN. Die Frage Soll die Standardschriftart...festgelegt werden, beantworten Sie mit ALLE DOKUMENTE BASIEREND AUF DER VORLAGE NORMAL.DOTM und OK. Verfahren Sie sinngemäß bei den weiteren Einstellungen. 5. Öffnen Sie im Register START die Dialogbox ABSATZ und wählen Sie als AUSRICHTUNG Blocksatz. 6. Klicken Sie auf ALS STANDARD FESTLEGEN und wählen Sie wieder ALLE DOKUMENTE BASIEREND AUF DER VORLAGE NORMAL.DOTM. Bestätigen Sie dann mit OK. 7. Wechseln Sie in das Register SEITENLAYOUT und öffnen Sie die Dialogbox SEITE EINRICHTEN. Verändern Sie den Seitenrand OBEN auf 5 cm. Nach ALS STANDARD FESTLEGEN bestätigen Sie diese Änderung mit JA. 8. Immer dann, wenn Sie nach START/NEU direkt auf ERSTELLEN klicken bzw. wenn Sie (Strg)+n drücken, erhalten Sie ein leeres neues Dokument mit der eben eingestellten Schrift und Ausrichtung sowie den eingestellten Seitenrändern als Standardeinstellung. Weitere Einstellungen sind beser in speziellen Vorlagen aufgehoben. Wer die Normal.dotm weiter gehend ändern möchte, offnet sie mit Doppelklick direkt aus dem Pfad C:/Dokumente und Einstellungen/Admin/Anwendungsdaten/Microsoft/Templates. Achtung! siehe 4.2.

3 5. Standard-Formatvorlage Standard.ott in WRITER ändern bis Version 3.x In der Hilfe (F1) von WRITER findet man die Anleitung unter dem Stichwort Ändern der Standardvorlage : Die Standardvorlage enthält die Standard-Formatinformationen für neue Textdokumente. Sie haben die Möglichkeit, eine neue Dokumentvorlage zu erstellen und sie als Standardvorlage zu verwenden. So erstellen Sie eine Standardvorlage: 1. Erstellen Sie ein Dokument mit dem gewünschten Inhalt und den gewünschten Formatvorlagen. 2. Wählen Sie Datei - Dokumentvorlage Speichern. 3. Geben Sie im Feld Neue Dokumentvorlage einen Namen für die neue Dokumentvorlage ein. 4. In der Liste Bereiche wählen Sie "Meine Vorlagen" und klicken dann OK. Jetzt ist eine neue Vorlage gespeichert und die wird in einem 2. Schritt wie folgt zur Standartvorlage ernannt. WRITER ändert die Standard.ott selbst also nicht.

4 5. Wählen Sie den Befehl Datei - Dokumentvorlage Verwalten. 6. In der Liste Vorlagen klicken Sie doppelt auf den Ordner "Meine Vorlagen". 7. Rufen Sie im Kontextmenü den Befehl Als Standardvorlage setzen auf. Schließen Sie den Dialog. Ab jetzt wird das Vorlagendokument als neue Standardvorlage verwendet. 8. Klicken Sie auf Schließen. So setzen Sie die Standardvorlage zurück: 1. Wählen Sie den Befehl Datei - Dokumentvorlage - Verwalten. 2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste in eine Textdatei aus einer der beiden Listen und wählen Standardvorlage zurücksetzen - Textdokument. 3. Klicken Sie auf Schließen.

5 6. Aufrufen einer Vorlage in WORD 2010 Mit Datei-Neu-Meine Vorlagen ruft man die selbst erstellten Vorlagen auf. Ansonsten gibt es massenhaft andere. 7. Aufrufen einer Vorlage in WRITER bis Version 3.x Mit Datei-Neu-Vorlagen und Dokumente ruft man die Vorlagen (und andere Dateien) auf.

6 8. Die Standard-Formatvorlage Standard.ott in WRITER ändern ab Version 4.x Ab der Version 4.0 hat sich am Prinzip des Vorgehens zwar nichts verändert, aber die Schritte sind etwas anders angeordnet. Es wird also wieder erst eine Vorlage mit den gewünschten Einstellungen gespeichert und diese Vorlage wird dann zur Standardvorlage gemacht. Die gewünschte Vorlage wird mit Datei - Als Vorlage speichern und im sich öffnenden Fenster mit einem Klick auf Meine Vorlagen und dann Speichern mit einem Namen versehen, der durch Klick auf Akzeptieren wirksam wird.

7 Jetzt ist die Vorlage in 'Meine Vorlagen' gespeichert und lässt sich wie folgt als Standard-Vorlage aktivieren: Durch Klick auf Datei Neu Vorlagen wird das Fenster ' Dokumentenvorlagen verwalten geöffnet in dem wiederum der Ordner Meine Vorlagen durch Klick geöffnet wird. (In WRITER 4.0 werden hier jetzt nur noch die Vorlagen geöffnet. Zu anderen Dateien kommt man einfach über Öffnen ) Jetzt lässt sich die Vorlage, die als Standard-Vorlage vorgesehen ist, markieren, wodurch eine Menüleiste aktiviert wird, in der man auf Als Standard setzen klickt. Ab jetzt wird beim Öffnen von WRITER diese Standard- Vorlage geöffnet

8 9. Aufrufen einer Vorlage in WRITER ab Version 4.x Wie im vorhergehenden Kapitel wird durch Klick auf Datei Neu Vorlagen das Fenster Dokumentenvorlagen verwalten geöffnet in dem wiederum der Ordner Meine Vorlagen durch Klick geöffnet wird. Hier sind alle gespeicherten eigenen Vorlagen zu finden, die sich dann durch Doppelklick aufrufen lassen. 10. Hinweise Im Internet finden sich viele Hinweise und Anleitungen, die die Formatvorlagen betreffen. Hier drei Beispiele: Beschreibung der Standarddokumentvorlage Normal.dotm und Beispiele für Änderungen, die z.t. hier verwendet wurden: Normal.dotm.html Eine ausführliche Gegenüberstellung von WORD und WRITER für wissenschaftliche Texte, die besondere Einstellungen erfordern: Sehr umfassende Tipps zur Textverarbeitung LibreOffice Writer, auch zu Formatvorlagen, bietet die Seite: