Herzlich willkommen zum Kurs "MS Word 2003 Professional"

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1 Herzlich willkommen zum Kurs "MS Word 2003 Professional" 3 Datenaustausch Zum Austausch von Daten zwischen Word und anderen Programmen können Sie entweder über die Zwischenablage oder über Einfügen/Objekt Daten kopieren (nur Informationen von einem Programm zum anderen kopieren), Daten einbetten (OLE) oder Daten verknüpfen (DDE). Beim reinen Kopieren besteht der Nachteil darin, dass der Datenaustausch nach dem Kopieren beendet ist. Eine Aktualisierung ist nicht möglich. Wenn sich Daten im Ursprungsprogramm geändert haben, bleibt Ihnen nichts anderes übrig, als die eingefügten Daten zu löschen und den gesamten Vorgang zu wiederholen. Verknüpfen und Einbetten sind zwei Methoden, um Informationen zwischen in unterschiedlichen Anwendungen erstellten Daten auszutauschen. Verwenden Sie eine Verknüpfung, falls die Informationen dynamisch aktualisiert werden sollen, sobald sich die Daten in der Quelldatei ändern. Verwenden Sie Einbetten, wenn Sie die Informationen getrennt von der Quelldatei bearbeiten möchten oder wenn die Quelldatei eventuell nicht verfügbar ist. Beim Verknüpfen (DDE = Dynamic Data Exchange) werden zwischen zwei Windows-Programmen Verbindungen aufgebaut, so dass nach jeder Änderung der Daten im Ursprungsprogramm die entsprechenden Daten im Zielprogramm automatisch aktualisiert werden. Die Informationen werden im Ursprungsprogramm gespeichert. Wird die Ursprungsdatei gelöscht, können die Daten nicht mehr ohne weiteres bearbeitet werden. Einbetten (OLE = Object Linking and Embedding) ist das Einfügen von Informationen (z.b. ein in Word gestalteter Text) in ein Dokument aus einer anderen Anwendung (z. B. PowerPoint). Eingebettete Informationen werden zum Bestandteil des neuen Dokumentes. Sie werden im neuen Dokument gespeichert. Um ein eingebettetes Objekt zu bearbeiten, doppelklicken Sie darauf. Die Anwendung, in der das Objekt erstellt wurde, wird geöffnet. Nachdem Sie das Objekt bearbeitet haben und zu Ihrem Dokument zurückgekehrt sind, weist das Objekt alle vorgenommenen Veränderungen auf. Wenn Informationen eingebettet sind, ist das neue Dokument nicht mit dem ursprünglichen Dokument verknüpft. Wenn Sie Informationen in einem Dokument ändern, wird das andere Dokument nicht aktualisiert. Durch Einbetten können Sie aber die Informationen mit den Symbolleisten und Menüs des Programms bearbeiten, mit dem die Informationen erstellt wurden. Grundlagen Microsoft Word Serienbrief P.Mölders Seite: 1 / 13

2 3.1 Word und PowerPoint Aus Word können Texte nach Powerpoint kopiert sowie in eine Präsentation eingebettet bzw. verknüpft werden Beispiele Es folgen nun Beispiele, mit deren Hilfe Sie sich Schritt für Schritt mit dem Thema vertraut machen können. Beispiel 28: Text aus Word nach PowerPoint kopieren Beispiel 29: Text aus Word in eine PowerPoint-Präsentation einbetten Beispiel 30: Text aus Word mit einer PowerPoint-Präsentation verknüpfen Beispiel 31: Text aus Word über die Zwischenablage kopieren Beispiel 32: In PowerPoint-Folien Worddokumente einbetten und verknüpfen Beispiel 28: Text aus Word nach PowerPoint kopieren 1. Die Datei Entsetzen. Ein Hörspiel ist geöffnet. 2. Kopieren Sie die Sätze über Kopieren in die Zwischenablage. 3. Starten Sie PowerPoint. 4. Eine neue leere Präsentation ist geöffnet. Wechseln Sie in den Aufgabenbereich Folienlayout und wählen Sie als Folienlayout Nur Titel. Geben Sie als Titel Word-Text einfügen ein. 5. Ziehen Sie mit dem Symbol Text aus der Symbolleiste Zeichnen ein Textfeld auf. Hinweis: Die Symbolleiste Zeichnen öffnen Sie über das Menü Ansicht/Symbolleisten. 6. Das Textfeld erhält einen schraffierten Rahmen, der Cursor steht im Textfeld. 7. Klicken Sie auf das Symbol Einfügen. Der Text kann in PowerPoint weiter bearbeitet werden. Es besteht keine Verbindung mehr zum Text im Ursprungsprogramm. Hinweis: Fügen Sie den Inhalt der Zwischenablage direkt auf der Folie ein, also in kein extra aufgezogenes Textfeld, so erstellt PowerPoint in der Mitte der Folie ein Textfeld, dessen Größe und Position Sie verändern können. Grundlagen Microsoft Word Serienbrief P.Mölders Seite: 2 / 13

3 8. Speichern Sie die Präsentation unter Word und PowerPoint. Abb.: Ein aus Word nach PowerPoint kopierter Text Beispiel 29: Text aus Word in eine PowerPoint-Präsentation einbetten 1. In Word ist die Datei Entsetzen. Ein Hörspiel.doc, in PowerPoint die Präsentation Word und Powerpoint.ppt geöffnet. 2. Kopieren Sie die Sätze aus dem Word-Dokument in die Zwischenablage. 3. Wechseln Sie nach PowerPoint. 4. Erstellen Sie eine neue Folie mit dem Folienlayout Nur Titel. Tragen Sie den Titel Word- Text einbetten ein. 5. Ziehen Sie mit dem Symbol Text ein Textfeld auf. 6. Markieren Sie nach Bearbeiten/Inhalte einfügen Microsoft Office Word-Dokument- Objekt und aktivieren Sie den Kontrollkreis Einfügen. Abb.: Dialogbox Bearbeiten/Inhalte einfügen 7. Der eingefügte Text kann in PowerPoint nicht bearbeitet werden. Der Text ist ein eingebettetes Objekt. Ein Doppelklick auf das Textobjekt startet das Quellprogramm, also Word. 8. Dort kann der Text verändert werden. Mit einem Klick außerhalb des schraffierten Rahmens gelangen Sie nach PowerPoint zurück. Die Änderungen werden übernommen. Grundlagen Microsoft Word Serienbrief P.Mölders Seite: 3 / 13

4 9. Der Text wird in PowerPoint gespeichert. Wird die Ursprungsdatei gelöscht, so können Sie dennoch mit einem Doppelklick auf das Objekt das Quellprogramm starten und den Text bearbeiten. 10. Speichern Sie die Präsentation. Abb.: Ein in PowerPoint eingebetteter Text aus Word Beispiel 30: Text aus Word mit einer PowerPoint-Präsentation verknüpfen 1. In Word ist die Datei Entsetzen. Ein Hörspiel.doc, in PowerPoint die Präsentation Word und PowerPoint.ppt geöffnet. 2. Kopieren Sie die Sätze aus dem Word-Dokument in die Zwischenablage. 3. Wechseln Sie nach PowerPoint. 4. Erstellen Sie eine neue Folie mit dem Folienlayout Nur Titel. Tragen Sie den Titel Mit Word-Text verknüpfen ein. 5. Ziehen Sie mit dem Symbol Text aus der Symbolleiste Zeichnen ein Textfeld auf. 6. Markieren Sie nach Bearbeiten/Inhalte einfügen Microsoft Office Word-Dokument- Objekt und aktivieren Sie den Kontrollkreis Verknüpfung einfügen. 7. Der eingefügte Text kann in PowerPoint nicht bearbeitet werden. Der Text ist ein verknüpftes Objekt. Ein Doppelklick auf das Textobjekt startet Word und öffnet die Ursprungsdatei. Grundlagen Microsoft Word Serienbrief P.Mölders Seite: 4 / 13

5 Abb.: Ein in PowerPoint mit Word verknüpfter Text 8. Dort kann der Text verändert werden. Werden die Änderungen gespeichert, so werden diese Änderungen automatisch in der PowerPoint-Präsentation übernommen. 9. Der Text wird in Word gespeichert. Wird die Ursprungsdatei gelöscht, so erhalten Sie nach einem Doppelklick auf das Objekt eine Fehlermeldung. Nach OK bleibt zwar das Textobjekt erhalten, kann logischerweise aber nicht aktualisiert oder verändert werden Beispiel 31: Text aus Word über die Zwischenablage kopieren 1. In Word ist die Datei Entsetzen. Ein Hörspiel.doc, in PowerPoint die Präsentation Word und PowerPoint.ppt geöffnet. 2. Öffnen Sie über Bearbeiten die Office-Zwischenablage in Word und in PowerPoint. 3. Kopieren Sie die Sätze aus dem Word-Dokument in die Zwischenablage. 4. Wechseln Sie nach PowerPoint. Erstellen Sie eine neue Folie mit dem Folienlayout Nur Titel. Tragen Sie den Titel Word-Text aus Zwischenablage einfügen ein. 5. Ziehen Sie mit dem Symbol Text aus der Symbolleiste Zeichnen ein Textfeld auf. 6. Wechseln Sie ggf. im Aufgabenbereich wieder in die Zwischenablage. 7. Fügen Sie den Text ein. Grundlagen Microsoft Word Serienbrief P.Mölders Seite: 5 / 13

6 8. Speichern Sie die Präsentation unter Word und Powerpoint Beispiel 32: In PowerPoint-Folien Worddokumente einbetten und verknüpfen 1. Erstellen Sie in PowerPoint eine neue Folie mit dem Folienlayout Nur Titel und tragen Sie den Titel Worddokument einbetten ein. 2. Wählen Sie nach Einfügen/Objekt als Objekttyp Microsoft Word-Dokument und aktivieren Sie den Kontrollkreis Aus Datei erstellen. Wählen Sie über die Schaltfläche Durchsuchen aus dem Ordner Übungsdateien die Datei Entsetzen. Ein Hörspiel.doc aus. Aktivieren Sie nicht das Kontrollkästchen Verknüpfung. 3. Nach OK haben Sie die Datei Entsetzen. Ein Hörspiel.doc in Ihre Folie eingebettet. Der eingefügte Text kann in PowerPoint nicht bearbeitet werden. 4. Löschen Sie die Datei Entsetzen. Ein Hörspiel, können Sie dennoch mit einem Doppelklick den Text bearbeiten. Word wird gestartet und stellt Ihnen alle Befehle zum Bearbeiten des Textes zur Verfügung. Der Text selber wird also in der PowerPoint-Präsentation, nicht im Word-Dokument gespeichert. 5. Erstellen Sie eine neue Folie mit dem Folienlayout Nur Titel. Tragen Sie den Titel Mit Worddokument verknüpfen ein. 6. Wählen Sie nach Einfügen/Objekt als Objekttyp Microsoft Word-Dokument und aktivieren Sie den Kontrollkreis Aus Datei erstellen. Wählen Sie über die Schaltfläche Durchsuchen aus dem Ordner Übungsdateien die Datei Entsetzen. Ein Hörspiel.doc aus und aktivieren Sie das Kontrollkästchen Verknüpfung. Grundlagen Microsoft Word Serienbrief P.Mölders Seite: 6 / 13

7 Abb.: Die Dialogbox Objekt einfügen in PowerPoint 7. Nach OK haben Sie die Datei Entsetzen. Ein Hörspiel.doc mit Ihrer Folie verknüpft. Der eingefügte Text kann in PowerPoint nicht bearbeitet werden. 8. Ein Doppelklick auf das Textobjekt startet Word und öffnet dort die Datei Entsetzen. Ein Hörspiel.doc. Dort kann der Text verändert werden. Der Text wird im Worddokument gespeichert. 3.2 Word und Excel Texte und Tabellen aus Word können nach Excel kopiert sowie in einer Excel-Mappe eingebettet bzw. verknüpft werden. Ebenso können Tabellen aus Excel in Word eingefügt bzw. in einem Worddokument eingebettet werden. Es folgen nun Beispiele, mit deren Hilfe Sie sich Schritt für Schritt mit dem Thema vertraut machen können. Beispiel 33: Excel-Tabelle nach Word kopieren und in Word weiterbearbeiten Beispiel 34: Excel-Tabelle in Word einbetten und in Word mit den Excelwerkzeugen bearbeiten Beispiel 35: Excel-Tabelle mit einem Worddokument verknüpfen und in -Excel mit den Excelwerkzeugen bearbeiten Beispiel 36: Text aus einem Word-Dokument in eine Excel-Mappe kopieren Beispiel 37: Ein Word-Dokument in eine Excel-Mappe einbetten und mit einer Excel-Mappe verknüpfen Beispiel 38: Tabelle aus einem Word-Dokument in eine Excel-Mappe kopieren Beispiel 33: Excel -Tabelle nach Word kopieren und in Word weiterbearbeiten 1. In Excel ist die Datei Kontakte.xls geöffnet. 2. Markieren Sie einen Teil der Tabelle und klicken Sie auf das Symbol Kopieren. 3. Wechseln Sie nach Word. 4. Fügen Sie die Tabelle über das Symbol Einfügen ein. 5. Klicken Sie auf die Schaltfläche Einfügen-Optionen. Grundlagen Microsoft Word Serienbrief P.Mölders Seite: 7 / 13

8 6. Wählen Sie Ursprüngliche Formatierung beibehalten. Sie erhalten eine Tabelle, die Sie in Word mit den Befehlen von Word weiter bearbeiten können. Eine Verbindung zu Excel besteht nicht mehr Beispiel 34: Excel-Tabelle in Word einbetten und in Word mit den Excelwerkzeugen bearbeiten 1. In Excel ist die Datei Kontakte.xls geöffnet. 2. Markieren Sie einen Teil der Tabelle und klicken Sie auf das Symbol Kopieren. 3. Wechseln Sie nach Word. 4. Nach Bearbeiten/Inhalte einfügen fügen Sie die Tabelle als Microsoft Excel- Arbeitsblatt-Objekt ein und aktivieren den Kontrollkreis vor Einfügen. Abb.: Dialogbox Inhalte einfügen 5. Nach OK erhalten Sie ein in Word eingebettetes Excel-Objekt, das in Word gespeichert, aber mit den Excel-Werkzeugen bearbeitet wird. 6. Eine Verbindung zur Ursprungsdatei Kontake.xls besteht nicht mehr. Mit einem Doppelklick auf das Objekt rufen Sie Excel und seine Werkzeuge auf. Ein Klick außerhalb der Tabelle bringt Sie wieder nach Word zurück. 7. Um die Tabelle fest zu positionieren, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Tabelle und wählen Objekt formatieren. Markieren Sie dann im Register Layout die Umbruchart Mit Text in Zeile. Grundlagen Microsoft Word Serienbrief P.Mölders Seite: 8 / 13

9 Abb.: Dialogbox Objekt formatieren Beispiel 35: Excel-Tabelle mit einem Worddokument verknüpfen und in - Excel mit den Excelwerkzeugen bearbeiten 1. In Excel ist die Datei Kontakte.xls geöffnet. 2. Markieren Sie einen Teil der Tabelle und klicken Sie auf das Symbol Kopieren. 3. Wechseln Sie nach Word. 4. Wählen Sie nach Bearbeiten/Inhalte einfügen als Microsoft Excel-Arbeitsblatt-Objekt und aktivieren Sie den Kontrollkreis vor Verknüpfung einfügen. 5. Nach OK erhalten Sie ein mit Excel verknüpftes Objekt, das in Word automatisch aktualisiert wird, wenn in der Ursprungsdatei Zellen verändert werden Beispiel 36: Text aus einem Word-Dokument in eine Excel-Mappe kopieren 1. Die Datei Domäne Dahlem.doc ist geöffnet, Excel ist gestartet. 2. Kopieren Sie die gesamte Datei in die Zwischenablage und wechseln Sie nach Excel. Grundlagen Microsoft Word Serienbrief P.Mölders Seite: 9 / 13

10 3. Positionieren Sie den Cursor auf Zelle A1 und fügen Sie die Datei Domäne Dahlem.doc über die Zwischenablage ein. 4. Der erste Absatz der Datei wird in die Zelle A1, der zweite Absatz in Zelle A2, der dritte in Zelle A3 usw. eingefügt. 5. Verbreitern Sie über Format/Spalte/Breite die Spalte A auf 60 Zeichen. Aktivieren Sie in Format/Zellen, Registerkarte Ausrichtung das Kontrollkästchen vor Zeilenumbruch. Legen Sie als vertikale Ausrichtung Oben fest. 6. Die Formate Schriftart, Schriftgröße, fett, kursiv, hoch- und tiefgestellt sowie zentriert wurden beibehalten, die Formate Kapitälchen und eingerückt wurden nicht übernommen. Abb.: Aus der Zwischenablage eingefügter Text kann mit den Befehlen von Excel weiter bearbeitet werden Beispiel 37: Ein Word-Dokument in eine Excel-Mappe einbetten und mit einer Excel -Mappe verknüpfen 1. Die Datei Domäne Dahlem.doc ist geöffnet. Kopieren Sie die gesamte Datei in die Zwischenablage und wechseln Sie nach Excel. 2. Wählen Sie Bearbeiten/Inhalte einfügen. Markieren Sie Microsoft Office Word- Dokument-Objekt und aktivieren Sie den Kontrollkreis vor Einfügen. Abb.: Dialogbox Bearbeiten/Inhalte einfügen 3. Sie erhalten ein in Excel eingebettetes Word-Objekt, das Sie mit den Word-Werkzeugen bearbeiten können, das aber in Excel abgespeichert wird. Eine Verbindung zur Ursprungsdatei besteht nicht mehr. Grundlagen Microsoft Word Serienbrief P.Mölders Seite: 10 / 13

11 4. Mit einem Doppelklick auf das Objekt rufen Sie Word und seine Werkzeuge auf. Ein Klick außerhalb des Textobjekts bringt Sie wieder nach Excel zurück. Abb.: In Excel eingebettetes Word-Objekt 5. Wechseln Sie zur Tabelle2 und wählen Sie Bearbeiten/Inhalte einfügen. Markieren Sie Microsoft Office Word-Dokument-Objekt und aktivieren Sie den Kontrollkreis Verknüpfen. 6. Sie erhalten ein mit Word verknüpftes Objekt, das in Excel automatisch aktualisiert wird, wenn in der Ursprungsdatei der Text oder die Gestaltung verändert werden. 7. Überprüfen Sie die Verknüpfung, indem Sie die Ursprungsdatei verändern. Abb.: In Excel eingebettetes Word-Objekt Beispiel 38: Tabelle aus einem Word-Dokument in eine Excel -Mappe kopieren 1. Die Datei Bildbestellungen4.doc ist geöffnet. Kopieren Sie die Tabelle in die Zwischenablage. 2. Wechseln Sie nach Excel. 3. Fügen Sie die Tabelle über das Symbol Einfügen ein. Sie haben eine Tabelle erhalten, die Sie in Excel mit den Befehlen von Excel weiter bearbeiten können. Grundlagen Microsoft Word Serienbrief P.Mölders Seite: 11 / 13

12 4. Eine Verbindung zu Word besteht nicht mehr. Die Formeln, die in Word in der Tabelle eingegeben wurden, wurden nicht von Excel übernommen. Excel übernahm die Ergebnisse als reine Werte. Abb.: Eine von Word nach Excel kopierte Tabelle 3.3 Word und Access Die Datenübergabe an Word wird in Access zum Kinderspiel. Ein einfacher Klick auf das Symbol Office Verknüpfungen startet Word und übergibt automatisch die Tabelle oder Abfrage Beispiele Es folgen nun Beispiele, mit deren Hilfe Sie sich Schritt für Schritt mit dem Thema vertraut machen können. Beispiel 39: In Access die Serienbrieffunktion von Word nutzen Beispiel 39: In Access die Serienbrieffunktion von Word nutzen 1. In Access ist die Datenbank Agentur.mdb geöffnet. Klicken Sie in der Objekt-Leiste auf Tabellen und markieren Sie die Tabelle Kunden. 2. Klicken Sie in Extras/Office-Verknüpfungen auf Seriendruck mit MS Word. Abb.: In Access die Serienbrieffunktion von Word nutzen 3. Der Microsoft Word-Seriendruck-Assistent wird gestartet. Verknüpfen Sie die Access- Daten mit einem neuen Dokument. Grundlagen Microsoft Word Serienbrief P.Mölders Seite: 12 / 13

13 Abb.: Der Microsoft Word-Seriendruck-Assistent 4. Nach OK erhalten Sie ein Seriendruck-Hauptdokument. Abb.: Das Seriendruck-Hauptdokument 5. Über das Symbol Seriendruckfelder einfügen können Sie die Feldnamen der Tabelle Kunden aus der Datenbank Agentur.mdb einfügen. Grundlagen Microsoft Word Serienbrief P.Mölders Seite: 13 / 13