Kurzdokumentation AO Bodenbuch Serienbrief Land-Data Eurosoft GmbH & Co.KG Rennbahnstr Pfarrkirchen

Transkript

1 Kurzdokumentation AO Bodenbuch Serienbrief Land-Data Eurosoft GmbH & Co.KG Rennbahnstr Pfarrkirchen

2 Serienbriefe erleichtern den Briefverkehr. Mit Hilfe dieser Funktion erstellen Sie einen Brief, der an alle ausgewählten Personen geschickt wird, ohne dass Sie manuell die Adressen und Anreden für jede Person verändern müssen. 1. Markieren Sie die entsprechenden Personen. 2. Öffnen Sie diese Funktion entweder im Karteireiter Person über die rechte Schaltfläche der Menüleiste im unteren Bereich oder in der oberen Menüleiste über Personen, Serienbrief. Sie gelangen in die Maske Serienbriefe. Unter Texte können Sie schon erstellte Serienbriefe zur erneuten späteren Verwendung auswählen und ggf. bearbeiten. Solange noch kein Brieftext erstellt und gespeichert wurde, stehen Ihnen nur die Schaltflächen Neu und Schließen zur Verfügung. Betätigen Sie den Schalter Neu, um einen neuen Text anzulegen. Geben Sie nun Ihrem Serienbrief einen für Sie eindeutigen Namen. Außerdem können Sie entscheiden, ob Sie eine Vorlage verwenden möchten. Bestätigen Sie anschließend mit OK. 2

3 Die Eingabeseite für den Text wird im Grafikfenster geöffnet. Zusätzlich wird eine neue Menüleiste für die Formatierung Ihrer Serienbriefe geöffnet. Haben Sie schon Erfahrung mit Textverarbeitungsprogrammen, z.b. mit Microsoft - Word, so sind Ihnen einige Funktionen dieser Menüleiste bereits vertraut. In der mittleren Listbox wird Ihnen vom Programm eine Auswahl verschiedener Schriftarten zur Verfügung gestellt. In den Feldern rechts daneben können Sie die Größe, den Stil der Schrift (fett = F, kursiv = K oder unterstrichen = U), sowie die Bündigkeit des Textes bestimmen. Auch auf der linken Seite dieser Symbolleiste können Sie über das Icon die Schriftart ändern. Der letzte Schalter (rechts) Aufzählung hilft Ihnen Ihr Dokument zu gliedern. Ein Mausklick auf die Schaltfläche Datenbankfeld einfügen, öffnet das Fenster Feldliste. Hier können Sie feste und variable Angaben (Adresse Absender, Adresse Empfänger, Datum u.a.) in den Text einfügen. Markieren Sie mit der Maus die Angabe, welche eingefügt werden soll und ziehen Sie sie (bei gehaltener Maustaste drag & drop) an die jeweilige Position im Text. Je nach markierten Personen werden bei der Druckvorschau und im Ausdruck die entsprechenden Namen, Adressen etc. an dieser Position angezeigt. Sie speichern Ihr Dokument mit der Schaltfläche, die Schalter verbergen die Druckvorschau und den Befehl zum Ausdruck des Dokumentes. Wenn Sie alle getätigten Änderungen im Text widerrufen wollen, klicken Sie auf. Die Schaltflächen dienen dazu, markierte Teile des Textes auszuschneiden, zu kopieren und einzufügen. 3

4 Die zweite Karteikarte beinhaltet bereits eine Vorlage zu einem Serienbrief. Hier haben Sie die Möglichkeit, sich weitere Vorlagen verschiedener Brieftypen abzuspeichern. Die Karteikarte Vorlagen gleicht der Karteikarte Texte in ihrem Aufbau und in ihrer Funktionsweise. Im Programm ist bereits eine Vorlage Anschreiben gespeichert. Sie dient als Muster, kann aber von Ihnen nach Ihren Vorstellungen und Verwendungszwecken bearbeitet werden. Die Textbearbeitung erfolgt wie schon im Abschnitt Texte erläutert. Auch hier besteht die Möglichkeit neue Vorlagen anzulegen, zu bearbeiten, zu kopieren, umzubenennen, zu drucken und zu entfernen. Nach Abschluss aller Eingaben können Sie sich Ihren Serienbrief in der Druckvorschau anzeigen lassen. Dazu schließen Sie den Bearbeitungsmodus und speichern dabei Ihre Änderungen. Markieren Sie unter dem Karteireiter Personen die entsprechenden Personen, welche dieses Anschreiben erhalten sollen. Öffnen Sie das Fenster Serienbriefe, markieren Sie Ihren Text/Anschreiben und betätigen den Button Drucken. Es öffnet sich die Druckvorschau und Sie sehen Ihr Anschreiben mit den entsprechenden Namen und Adressen ausgefüllt. In der oberen Menüleiste neben dem Druckersymbol können Sie per Pfeiltasten Ihre Anschreiben komplett auf Richtigkeit der Adressen prüfen. 4

5 Impressum Herausgeber: LAND-DATA EUROSOFT GmbH & Co. KG Rennbahnstraße Pfarrkirchen Tel.: Fax.: info@eurosoft.de Geschäftsführung: LAND-DATA EUROSOFT GmbH & Co. KG Dipl. Wirt. Ing. (FH) Bernhard Stüwe Dipl. Ing. agr. Harald Köhler Handelsregister: AG Landshut HRB 8126 USt-IdNr.: DE Autoren und Umsetzung: Harald Köhler & Uwe Schlegel Gebrauchsnamen, Handelsnamen, Warenbezeichnungen und dergleichen, die ohne besondere Kennzeichnung aufgeführt sind, berechtigen nicht zu der Annahme, dass solche Namen ohne weiteres von jedem benutzt werden dürfen. Vielmehr kann es sich auch dann um gesetzlich geschützte Warenzeichen handeln. Alle Rechte, auch die des Nachdrucks, der Wiedergabe in jeder Form und der Übersetzung in andere Sprachen, behält sich der Urheber vor. Es ist ohne schriftliche Genehmigung des Urhebers nicht erlaubt, die Inhalte oder Teile daraus auf fotomechanischem Weg (Fotokopie, Mikrokopie) zu vervielfältigen oder unter Verwendung elektronischer bzw. mechanischer Systeme zu speichern, systematisch auszuwerten oder zu verbreiten (mit Ausnahme der in den 87,87 UrhG ausdrücklich genannten Sonderfälle). 5