Präventionsforum+ Erfahrungsaustausch. HANDOUT GRUPPEN-ADMINISTRATOREN Anlage zum Endnutzer-Handbuch. Stand: Änderungen vorbehalten

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1 Präventionsforum+ Erfahrungsaustausch HANDOUT GRUPPEN-ADMINISTRATOREN Anlage zum Endnutzer-Handbuch Stand: Änderungen vorbehalten

2 Anlage zum Endnutzer-Handbuch Handout Gruppen-Administratoren ERLÄUTERUNG: Wozu dient dieses Handout? Abbildung 1: Hier befindet sich die Funktion "Verwaltung" Das folgende Handout wurde als Anlage und zusätzliche Hilfestellung zum Benutzerhandbuch erstellt und dient der Veranschaulichung der Funktionen unter dem Menüpunkt Verwaltung innerhalb einer Viadesk-Gruppe. Da es sich um ein kurzes Handout handelt, wurde auf ein detaillierteres Inhaltsverzeichnis und weitere Erläuterungen verzichtet. Sämtliche Funktionen finden Sie näher erläutert auch auf unseren Internetseiten unter Was ist ein Gruppen-Administrator? Ein Gruppenadministrator ist ausgestattet mit Rechten, die es ihm erlauben, Aufbau und Funktionen einer Gruppe zu verändern sowie die Rechte der Mitglieder der Gruppe zu verwalten. Er kann beispielsweise Funktionen abschalten oder hinzuschalten, wenn sie gebraucht werden. Werden bei Erstellung der Gruppe eine oder mehrere Personen mit der Berechtigungsstufe Verwalten ausgestattet, so können sie auf diese Funktionen zugreifen. Diese Personen sehen neben den üblichen Funktionen nun den Sonderpunkt Verwalten im linken Menü der jeweiligen Gruppe und können dort Anpassungen vornehmen, welche ausschließlich für diese Gruppe gelten. Wer bestimmt den Gruppen-Administrator? In Gruppen, welche nach einer Vorlage mit einem Fachbereich / Sachgebiet verknüpft sind, entspricht der Verwalter den Personen, welche von einem Administrator mit einer Leitungsfunktion des jeweiligen Fachbereichs/ Sachgebietes ausgestattet wurden. In Einzelfällen kann die Verknüpfung von einem (Gruppen-)Administrator gelöst werden, wenn es sich zum Beispiel nur um eine kleine Teilgruppe handelt. Zu beachten ist: Wenn die Rechtevergabe einer Gruppe durch den (Gruppen-)Administrator angepasst wird, dann werden neue Teilnehmer des Fachbereichs bzw. Sachgebiets nicht automatisch in die Gruppe aufgenommen, sondern müssen manuell hinzugefügt werden. S. 2

3 Funktionsübersicht Folgende Ansicht erhalten Sie, wenn Sie dem Link Verwaltung im Gruppen-Menü folgen: Abbildung 2: Über das Aufrufen der Gruppen- Verwaltung geöffnetes Fenster mit verschiedenen Optionen Auf den folgenden Seiten werden an Hand der Nummerierung der Abbildung weitere kurzgefasste Erläuterungen zu den jeweiligen Optionen gegeben. Details erhalten Sie in der Online-Hilfe unter oder bei Ihren jeweiligen Ansprechpartnern, welche im Endnutzerhandbuch ausgewiesen sind und intern bestimmt wurden. 1. Name Diese Rubrik legt den Namen der Gruppe fest. Außerdem können Sie eine Beschreibung hinterlassen, die den Gruppenmitgliedern später im oberen Bereich des Newsfeeds angezeigt wird. 2. Teilnehmer/ Berechtigungen Hier fügen Sie neue Mitglieder hinzu, löschen Mitglieder aus der Gruppe oder verändern die Rechte der Mitglieder. Folgende Auswahl steht für die Rechtevergabe zur Verfügung: - Lesen: Der Teilnehmer kann lediglich auf die Inhalte der Gruppe zugreifen, jedoch keine hinzufügen. - Hinzufügen: Der Teilnehmer kann auf Inhalte der Plattform zugreifen, eigene hinzufügen und die von ihm hinzugefügten Inhalte bearbeiten. - Bearbeiten: Der Teilnehmer kann auf Inhalte der Plattform zugreifen, eigene hinzufügen und sämtliche Inhalte bearbeiten. - Verwalten: Dem Teilnehmer steht die Option Verwalten zur Verfügung, er wird also als zusätzlicher Gruppen-Administrator ernannt. Außerdem stehen ihm auch alle anderen Rechte zu (Lesen, hinzufügen und bearbeiten). S. 3

4 Setzen Sie ihr Kreuz einfach an die jeweilige Stelle des Gruppenmitglieds und vergeben sie ihm damit die gewünschten Rechte. Neue Mitglieder können Sie über den Button Teilnehmer auswählen am oberen Bildschirmrand hinzufügen und ebenfalls Rechte für sie vergeben. Um sämtlichen Teilnehmern die selben Rechte zu geben, markieren Sie einfach in der obersten Zeile, an der noch kein Mitgliedername steht, das Feld und es überträgt sich auf die darunterliegenden Reihen. 3. Schaltfläche Hinzufügen Hier stellen Sie ein, welche Funktionen unter der Schaltfläche Hinzufügen innerhalb der Gruppe anzuwählen sind. Wollen Sie beispielsweise nicht, dass Kalendereinträge hinzugefügt werden können, können Sie hier den Haken entfernen. Dies gilt zum einen für normale Nutzer, zum anderen für Administratoren, falls beispielsweise nur diese in der Lage sein sollen, Termine zu koordinieren. Auch können Sie bestimmen, ob Personen Dokumente als Anlage oder Link per Mail weiterleiten dürfen oder nicht. 4. Menü (Tools) Hier entscheiden Sie, welche Funktionen in der linken Navigationsliste der Gruppe zur Verfügung stehen. Wollen Sie beispielsweise nicht, dass der Kalender oder die Meilensteine angezeigt werden, so können Sie sie hier ganz einfach entfernen. Nach dem Speichern tauchen sie dann nicht mehr in der Gruppe auf. 5. Newsfeed/ Bericht Im Newsfeed werden sämtliche Informationen, die sie mit anderen geteilt haben, sichtbar gemacht. Wenn sie einzelne Änderungen dort nicht sehen möchten, können Sie diese hier abschalten. Beispielsweise lässt sich so verhindern, dass der Upload mehrerer Dateien andere Beiträge aus dem Newsfeed verdrängt. 6. Startseite Hier organisieren Sie die Startseite Ihrer Gruppe. Es gibt hier 2 Boxen, wobei die linke jeweils für die sichtbaren Elemente und die rechte für die nicht sichtbaren Elemente steht. Die rechte wurde zur Veranschaulichung mit durchgezogenen Linien im Hintergrund markiert. Sie können die Menüpunkte beliebig per Drag & Drop von der sichtbaren in die nicht sichtbare Box ziehen (mit der Maus anklicken, gedrückt halten und in die nebenstehende Box ziehen). Die Box für die sichtbaren Elemente ist in zwei Spalten unterteilt: Links: Rechts: Diese Elemente befinden sich im Newsfeed, dem mittleren Teil einer jeden Gruppe. Bestimmen Sie, in welcher Reihenfolge die Elemente angezeigt werden sollen und welche Elemente Sie hier sehen möchten. Diese Elemente sind jene, die im rechten Teil der Gruppe zu sehen sind. Beispielsweise Ihre Termine, Aufgaben oder die Teilnehmer der Gruppe. Auch hier können Sie sortieren oder einzelne Elemente entfernen. Oben finden Sie noch den zusätzlichen Menüpunkt Darstellungsoptionen. Hier haben Sie verschiedene Möglichkeiten, Inhalte wie die Ansicht der Teilnehmer anders darzustellen. S. 4

5 7. Labels/ Verknüpfungen Administratoren (nicht Gruppen-Administratoren) können verschiedene Label und Stichworte erstellen, welche hinterher von den Gruppen genutzt werden können. Label dienen dazu, dass Sie Elemente wie beispielsweise Dateien einsortieren können. Zum Beispiel kann ein Label Abteilung mit den Unterpunkten Verwaltung, Einkauf, Vertrieb und Marketing erstellt worden sein. Nutzen Sie dieses Label in Ihrer Gruppe, können Sie entscheiden für welche Elemente (Texte, Ordner, Dateien etc.) es genutzt werden soll und können beim erstellen eines dieser Elemente das entsprechende Label markieren. Es wird dann als Stichwort für die Suche mit dem Element verknüpft. Es können auch Stichworte erstellt worden sein, die Sie unter Verknüpfungen wählen können und die danach auf der linken Seite in der Navigation Ihrer Gruppe verlinkt werden. Dieser Link leitet sie auf das Suchergebnis zum genannten Stichwort weiter. 8. Elemente exportieren Unter Verwaltung können Sie mithilfe der Option Exportieren alle Dateien der Gruppe auf einmal als Zip-Datei herunterladen. So können Sie die Dateien der Gruppe offline archivieren. Die Datei wird auf Ihren Computer oder Ihr Netzwerk heruntergeladen. Dabei werden ausschließlich Ordner und Dateien erfasst. Viadesk-Elemente, wie zum Beispiel Texte, Diskussionen oder Mitteilungen, können nicht exportiert werden. 9. Löschen/ Archivieren Wenn ein Projekt beendet ist oder eine Arbeitsgruppe aufgehoben wurde, kann die dazugehörige Viadesk-Gruppe gelöscht werden. Dies geschieht unter dem Menüpunkt Löschen. Alle Informationen, die Sie oder jemand anders jemals innerhalb der Gruppe geteilt haben, gehen damit verloren. Wir bitten Sie, dies zu berücksichtigen. Sind Sie daran interessiert, die Inhalte zu speichern so dass sie später erneut verfügbar gemacht werden können und nicht verloren gehen, so markieren Sie den Punkt archivieren. Wie Sie sehen, wurde der Button Löschen am unteren Ende nach diesem Klick ebenfalls in Archivieren geändert, um Missverständnisse auszuschließen. Archivierte Gruppen werden zwischengespeichert, sind aber von normalen Nutzern nicht abrufbar. Inhalte gehen jedoch nicht verloren. Wenn die Gruppe erneut aktiviert werden soll, so kann ein Administrator diese Aktivierung vornehmen (ein Gruppen- Administrator selbst besitzt diese Rechte nicht). Ihre Administratoren erreichen Sie unter den im Endnutzerhandbuch abgelegten Kontaktdaten. Wir wünschen Ihnen viel Erfolg beim Einsatz der Plattform! Das Team von Viadesk S. 5