P&P Software - Adressexport an Outlook 05/29/16 14:44:26

Transkript

1 Adressexport an Outlook Wozu? Aus EASY können viele Daten im Excelformat ausgegeben werden. Diese Funktion kann zum Beispiel zum Export von Lieferantenadressen an Outlook genutzt werden. Hinweis Wir können an unsere Hotline natürlich keinen Support für Microsoft Excel oder Outlook anbieten. Bei Fragen zu diesen Programmen ist der Hersteller gefordert. Diese Kurzanleitung soll lediglich einen kleinen Einstieg in das Thema geben, und wendet sich an Anwender mit guten Grundkenntnissen in Excel und Outlook. Eine korrekte Übernahme der Daten ist nur dann möglich, wenn die Daten in der EASY-Lieferantenverwaltung entsprechend eingegeben wurden. Rufnummern sind immer mit der Vorwahl einzugeben. Der Export ersetzt die erste Null der Vorwahl durch das Länderkennzeichen +49. Wenn Sie auch ausländische Rufnummern in EASY hinterlegt haben, müssen Sie diese ggf. anschließend berichtigen. Daten aus EASY ausgeben Damit Sie bei der Übernahme der Daten nicht zu viel Handarbeit aufwenden müssen, haben wir ein spezielles Layout erstellt, bei dem die Spaltenbezeichnungen schon so benannt sind, dass Outlook die Felder automatisch zuweisen kann. Dieses Layout ist lediglich für den Export zu verwenden. Ausdrucke sind damit nicht möglich. Die Bezeichnung des Layouts lautet LieferantenListe_ExcelExport_Outlook.... Rufen Sie sich die Lieferantenverwaltung auf. Klicken Sie auf den Button Listen-Druck. Wählen Sie hier zunächst das oben genannte Layout aus und klicken Sie anschließend auf den Button Vorschau. Wählen Sie im Folgedialog unter Ausgabe auf... Microsoft Excel Format. Starten Sie nun die Ausgabe. Im Dialog legen Sie noch fest unter welchem Namen und wo Sie die Datei speichern wollen. Hier könnte die Anleitung enden, weil nun Microsoft mit Excel und Outlook am Zug ist. Aber wir sind ja gar nicht so... Bearbeiten der Daten mit Excel Bisher war ja alles EASY, jetzt kommt Microsoft... Öffnen Sie die mit EASY erstellte Exceltabelle in Excel. Markieren Sie nun nur den Bereich mit den Daten. Hierfür klicken Sie mit gedrückter Shift-Taste (Großschreiben) zunächst oben links auf das Feld Notizen, und dann auf die letzte Zeile der Spalte Kategorien unten rechts. Nun klicken Sie im Menü auf den Punt Einfügen/Name/Definieren... 1/6

2 Im Folgefenster auf Hinzufügen klicken und anschließend den Dialog mit OK schließen. Speichern Sie nun die Tabelle und schließen Sie Excel. Daten in Outlook importieren Um die Lieferanten-Adressdaten von Ihren herkömmlichen Daten zu trennen, sollten Sie zunächst ein neues Adressbuch in Outlook anlegen. Starten Sie Outlook und öffnen Sie Ihre Kontakte. Klicken Sie mit der rechten Maustase auf Kontakte und wählen Sie aus dem Kontextmenü Punkt Neuer Ordner Vergeben Sie einen Namen für das neue Adressbuch (z.b. Lieferanten). Die Liste für den Typ des neuen Ordners muss auf Kontakt stehen. Schließen Sie den Dialog mit OK. 2/6

3 Klicken Sie nun Ihre neue Kontaktgruppe "Lieferanten an". Wechseln Sie im Menü auf den Punkt "Datei" und hier auf "Öffnen". Rechts klicken Sie anschließend auf den Punkt "Importieren". Im Import-Dialog wählen Sie als Aktion "Aus anderen Programmen...". Dann auf "Weiter" klicken... 3/6

4 Im Folgefenster "Microsoft Excel..." wählen und wieder auf "Weiter"... Über den "Durchsuchen"-Button wählen Sie nun die aus EASY exportierte Excle-Tabelle. Dann wieder auf "Weiter" klicken... 4/6

5 Als Zielordner wählen Sie den neu in Outlook angelegten "Lieferanten"-Ordner. Nun wieder auf "Weiter" klicken... Im Letzten Fenster klicken Sie nun auf "Fertig stellen". Es sollten nun alle Adressen in Outlook verfügbar sein. 5/6

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