Serienbrief erstellen

Transkript

1 Serienbrief erstellen Mit einem perfekt vorbereiteten Serienbrief können Sie viel Zeit sparen. In unserem Beispiel lesen wir die Daten für unseren Serienbrief aus einer Excel Tabelle aus. Die Tabelle hat folgendes Layout: Sie können selbstverständlich auch Ihr Adressbuch z.b. aus Outlook als Datenquelle wählen. Doch dazu später. Erzeugen Sie nun ein neues, leeres Dokument. Nun unter Extras, Seriendruck anwählen. 2. Nun öffnet sich der Seriendruck-Manager. Wählen Sie Punkt 1 Hauptdokument erstellen und anschliessend Serienbriefe Nun werden Sie gefragt ob Sie den Serienbrief im aktuellen Dokumentfenster erstellen wollen oder in einem neuen. Was Sie hier wählen ist ihnen überlassen. Nun wählen Sie im Seriendruck-Manager Punkt 2 Daten Importieren aus. Hier wählen wir Datenquelle öffnen Um unsere Excel Tabelle zu benutzen oder ihr Adressbuch falls Ihre Adressen für den Serienbrief dort zu finden sind. Im folgenden Fenster wählen Sie Ihre Excel Tabelle aus und klicken auf den Öffnen Button

2 In folgendem Fenster bestätigen wir den Zellbereich mit OK Nun erscheint folgende Dialogbox, klicken Sie auf Hauptdokument bearbeiten Nun haben sehen Sie folgende Symbolleiste Jetzt werden die Seriendruckfelder für die Adresse eingefügt Wenn Sie nun die Ansicht kontrollieren wollen können Sie auf das Vorschausymbol klicken und mit den Pfeiltasten zwischen den Datensätzen wechseln. In die 1. Zeile Firma, bei der 2. Zeile wird s schon schwieriger weil wir unterschiedliche Adressen in unserer Tabelle haben. Also müssen wir Felder mit Bedingungen einbauen, so soll, wenn kein Name angegeben ist, der Brief an das Sekretariat adressiert werden. Ausserdem soll wenn kein Vorname vorhanden ist die Anrede Herr oder Frau eingefügt werden. Positionieren Sie denn Cursor an der gewünschten Stelle und wählen Sie dann Bedingungsfeld einfügen und anschliessend Wenn...Dann...Sonst... Geben Sie das Feld Name an und unter Vergleich ist nicht leer Der Rest lassen wir (noch leer) Drücken Sie OK. Hat sich auf Ihrem Bildschirm nichts geändert drücken Sie Alt + F9 um die Feldfunktionen sichtbar zu machen. Sie sehen nun: { IF { MERGEFIELD Name }<> "" "" "" } Wenn die Feldfunktionen sichtbar sind, funktioniert die Serienbrief Vorschau nicht, die Ansicht können Sie auch wieder durch erneutes drücken der Tastenkombination Alt + F9 zurückwechslen

3 Möglicherweise steht bei Ihnen statt Mergefield, Seriendruckfeld das hängt von Ihrer Wordversion ab. Nun passen wir die Formel so an, dass wenn das Feld Name leer ist, das Wort Sekretariat eingefügt wird. Setzen Sie deshalb den Cursor zwischen das letzte Paar der Anführungszeichen und tippen Sie Sekretariat ein, nun sieht das ganze so aus: { IF { MERGEFIELD Name }<> "" "" "Sekretariat" } Nun müssen wir noch prüfen ob ein Vorname vorhanden ist, da wir sonst die Anrede Herr oder Frau verwenden wollen. Setzen Sie dazu den Cursor zwischen die mittleren Anführungszeichen und wählen Sie anschliessend wieder Bedingungsfeld einfügen und Wenn...Dann...Sonst... aus Nun werden Vorname und Vergleich ist nicht leer ausgewählt und mit OK bestätigt Nun sieht Die Formel so aus: { IF { MERGEFIELD Name }<> "" "{ IF { MERGEFIELD Vorname }<> "" "" "" }" "Sekretariat" } Wenn das Feld Vorname nicht leer ist wollen wir den Vornamen verwenden, darum setzen wir zwischen die mittleren Anführungszeichen das Seriendruckfeld Vorname ein. Setzen Sie den Cursor zwischen die Anführungszeichen und wählen Sie in der Symbolleiste Seriendruckfeld einfügen, das Feld Vorname aus. Das Ergebniss { IF { MERGEFIELD Name }<> "" "{ IF { MERGEFIELD Vorname }<> "" "{ MERGEFIELD Vorname }" "" }" "Sekretariat" } Ist nun jedoch das Feld Vorname in der Tabelle leer, soll die Anrede verwendet werden. Setzen Sie den Cursor nun zwischen die hintersten Anführungszeichen und fügen Sie das Seriendruckfeld Anrede ein. Die Formel sieht nun so aus: { IF { MERGEFIELD Name }<> "" "{ IF { MERGEFIELD Vorname }<> "" "{ MERGEFIELD Vorname }" "{ MERGEFIELD Anrede }" }" "Sekretariat" } Gratulation, das schlimmste ist überstanden!! Nun fehlt noch der Nachname. Machen Sie hinter der eben erstellten Formel einen Leerschlag und fügen Sie das Seriendruckfeld Name ein. Sichern Sie zwischendurch immer wieder ihre Arbeit! Auf den nächsten Zeilen fügen Sie nun die Felder Strasse, PLZ, Ort und so weiter ein.

4 Als nächstes konzentrieren wir uns auf die Brief-Anrede Nun möchten wir noch das die in unserem Brief automatisch Sehr geehrte Damen und eingefügt wird, wenn das Feld Nachname leer ist, sonst soll je nach Anrede Sehr geehrter Herr, oder Sehr geehrte Frau erscheinen. Positionieren Sie den Cursor an dem Ort wo die Anrede eingefügt werden soll und klicken Sie anschliessend auf Bedingungsfeld einfügen. Wählen Sie hier Wenn...Dann...Sonst... Geben Sie hier folgende Werte ein: Feldname: Name und Vergleich: ist leer Das Ergebniss: { IF { MERGEFIELD Name }= "" "Sehr geehrte Damen und Herren" "" } Nun setzen Sie den Cursor zwischen die letzten Anführungszeichen und wählen wieder das Bedingungsfeld: Wenn...Dann...Sonst und füllen folgende Werte ein:

5 Nun sieht die Zeile so aus: { IF { MERGEFIELD Name }= "" "Sehr geehrte Damen und Herren" "{ IF { MERGEFIELD Anrede } = "Herr" "Sehr geehrter" "Sehr geehrte" }" } Nun fehlen noch die Anrede und der Nachnamen. Fügen Sie am Ende der Formel ein Leerzeichen ein und anschliessend das Seriendruckfeld Anrede anschliessend wieder ein Leerzeichen und das Seriendruckfeld Name Die Formel sollte nun eine stattliche Grösse haben und so aussehen: { IF { MERGEFIELD Name }= "" "Sehr geehrte Damen und Herren" "{ IF { MERGEFIELD Anrede } = "Herr" "Sehr geehrter" "Sehr geehrte" }" } { MERGEFIELD Anrede } { MERGEFIELD Name } Also, war doch gar nicht so schwer oder? Ergänzen Sie nun den restlichen gewünschten Brieftext. Wenn der Brief zum Ausdruck bereit ist, können Sie unter Extras, Seriendruck Punkt 3 Noch unter Abfrage-Optionen entsprechende Filter setzen, wenn nicht alle Adressen aus der Tabelle ausgelesen werden müssen. Wählen Sie nun den Punkt Ausführen. Nun können Sie wählen wohin der Seriendruck ausgeführt werden soll. Wenn Sie die Serienbriefe noch kontrollieren möchten vor dem Ausdruck wählen Sie die Option Neues Dokument. Word erstellt nun eine Datei mit sämtlichen Briefen, die Sie über das Druckersymbol ausdrucken können.

6 Da wir nun einiges an Zeit und Mühe in diesen Serienbrief investiert haben, möchten wir Ihn auch später weiter verwenden, oder möchten Sie nochmals Die ganzen Formeln neu erstellen? Wohl kaum. Damit wir die Vorlage später wieder verwenden können, müssen wir das Hauptdokument von der Datenquelle lösen. Schliessen Sie das Hauptdokument. Die Datenquelle sollte automatisch geschlossen werden. Am einfachsten trennen Sie Verknüpfung der beiden Dateien wenn Sie die Datenquelle (z.b. ihre Excel-Tabelle ) umbennen. Wenn Sie anschliessend das Hauptdokument wieder öffnen, meldet Word, dass die Datenquelle nicht gefunden wurde und möchte von Ihnen wissen, was Sie zu tun gedenken. Klicken Sie hier auf die Schaltfläche Optionen und danach auf Daten/Steuersatzquelle entfernen Speichern Sie das von der Datenquelle getrennte Hauptdokument als Dokumentvorlage Seriendruck.dot in Ihren Vorlagenordner. Um nun einen neuen oder ähnlichen Serienbrief zu erstellen, öffnen Sie die Vorlage über Datei, Neu. Nun können Sie unter Extras, Seriendruck im Seriendruck-Manager gleich unter Punkt 2 die neue Datenquelle angeben. Lassen Sie sich anschliessend den Brief mit der Vorschaufunktion anzeigen damit ungültige Seriendruckfelder erkannt werden. Befinden sich in der Vorlage Feldnamen, die in der angegebenen Datenquelle nicht vorhanden sind, wird dies angezeigt und Sie haben gleichzeitig die Möglichkeit, diese Feldnamen durch einen vorhandenen zu ersetzen. Wählen Sie im Listenfeld den entsprechenden Feldnamen. Sie können nun den Brieftext ändern und das neue Hauptdokument speichern oder den Seriendruck ausführen. Der Serienbrief ist bereits erstellt mit all den vielen Bedingungsfeldern, die Sie vorher mit viel Geduld in die Vorlage eingetragen haben.