Erstellen von Formbriefen, Adressetiketten und Briefumschlägen ohne Serienbrief-Assistenten

Transkript

1 Erstellen von Formbriefen, Adressetiketten und Briefumschlägen ohne Serienbrief-Assistenten Das Verfahren läuft in folgenden Schritten ab: Erstellen der Datenquelle Erstellen eines Textdokuments Einfügen der Serienbrieffelder in das Textdokument Drucken der Serienbriefdokumente 1. Erstellen der Datenquelle Eine Datenquelle kann entweder eine Datei, ein Tabellenblatt oder eine Datenbank sein, die eine Liste mit Namen und Adressen enthält, an die jeweils ein Brief geschickt werden soll. Für unser Beispiel erstellen wir zuerst eine Tabelle, mit den folgenden Spaltenüberschriften: Firma, Vorname, Nachname, Strasse, PLZ, Ort, Land, Geschlecht. Speichern Sie die Tabelle unter einem aussagekräftigen Namen ab.

2 2. Einen Serienbrief erstellen 1. Erstellen Sie ein neues Textdokument Datei > Neu > Textdatei 2. Zeigen Sie die Datenquellen an: Ansicht > Datenquellen oder F4 3. Wenn Ihre Tabelle nicht in der Übersicht links im Fenster auftaucht, gehen Sie auf Bearbeiten > Datenbank austauschen 4. Es öffnet sich folgendes Fenster:

3 5. Klicken Sie auf Durchsuchen, wählen Sie Ihre Tabelle aus und klicken Sie auf Öffnen 6. Die Tabelle erscheint nun im Fenster Verfügbare Datenbanken Wählen Sie hier das passende Tabellenblatt und klicken Sie auf Festlegen

4 7. Die Tabelle erscheint nun auch in den angezeigten Datenquellen über dem Textdokument 8. Wählen Sie hier das passende Tabellenblatt 9. Im Datenquellenfenster sind nun Datensätze aus der gewählten Tabelle zu sehen

5 10.Schreiben Sie nun den Brief und ziehen Sie die benötigten Felder in den Text, indem Sie auf einen Tabellenkopf (z. B. Land) klicken und ihn mit gedrückter Maustaste an die passende Stelle im Text ziehen Bearbeiten Sie so das gesamte Dokument

6 11. Das Dokument kann jetzt gedruckt werden: Datei > Drucken 12.Es erscheint der folgende Dialog: Klicken Sie auf Ja. Aktivieren Sie nicht das Kontrollkästchen. 13.Es erscheint der Seriendruck-Dialog. Hier können Sie auswählen, ob Sie alle oder nur bestimmte Datensätze drucken wollen. Um einzelne Datensätze auszuwählen, markieren Sie diese mit STRG+Klick. Wollen Sie mehrere zusammenhängende Datensätze auswählen, markieren Sie den ersten Datensatz, halten die Umschalt-Taste gedrückt und klicken auf den letzten Datensatz. Außerdem können Sie hier auswählen, ob Sie die fertigen Briefe direkt zum Drucker schicken wollen, oder sie erst in eine oder mehrere Dateien speichern wollen. Hierzu wählen sie im Seriendruck-Dialog statt der Standard-Einstellung Drucker die Einstellung Datei. Lassen Sie Einzelne Druckjobs erzeugen leer, werden alle Briefe hintereinander in eine große Datei gedruckt, kreuzen Sie es an, wird für jeden Datensatz eine einzelne Datei erstellt.

7 Adressetiketten drucken Bevor Sie beginnen, prüfen Sie bitte, welche Marke und Typ von Etiketten Sie verwenden möchten. 1. Klicken Sie auf Datei > Neu > Etiketten 2. Im Etiketten-Dialog gehen Sie auf die Registerkarte Zusätze und deaktivieren die Option Inhalte synchronisieren, falls aktiviert

8 3. Aus dem Register Etiketten wählen Sie die Datenbank und die Tabelle aus. Wählen Sie Marke und Typ der Etiketten, die Sie verwenden wollen. 4. Zum Auswählen der benötigten Datenfelder klicken Sie auf den Auswahlpfeil rechts neben dem Datenbankfeld. Wählen Sie das erste Feld, das auf Ihrem Etikett verwendet werden soll (z.b. Vorname). Klicken Sie auf den Pfeil nach links um das Feld in das Aufschrift-Feld zu verschieben.

9 Fügen Sie alle benötigten Felder sowie Satzzeichen, Leerzeichen und und Zeilenumbrüche ein, bis Ihr Etikett fertiggestellt ist. 5. Klicken Sie auf die Schaltfläche Neues Dokument 6. Klicken Sie auf Datei > Drucken. Der folgende Dialog wird angezeigt. Klicken Sie hier auf Ja. Aktivieren Sie bitte nicht das Kontrollkästchen. 7. Im Serienbrief-Dialog können Sie wählen, ob Sie alle Datensätze oder nur bestimmte Datensätze drucken möchten. Zum markieren von einzelnen oder zusammenhängenden Datensätzen gehen Sie wie beim Serienbrief vor. 8. Klicken Sie auf OK, um den Druckauftrag direkt an den Drucker zu senden. Wenn Sie die Etiketten zuerst überprüfen möchten, speichern Sie sie zuerst als Datei.

10 Briefumschläge drucken Das Drucken von Umschlägen erfordert zwei Schritte, das Einrichten und das Drucken. Die Umschläge für den Druckvorgang einrichten 1..Klicken Sie auf Einfügen > Briefumschlag 2. In der Briefumschlag-Dialogbox beginnen Sie mit der Registerkarte Umschlag. Ändern Sie ggf. die Informationen im Empfänger- bzw. Absenderfeld. Hierzu gehen Sie genauso vor wie beim Serienbrief oder Adressetikett.

11 3. Auf der Registerkarte Format können Sie die Position der Empfänger- und Absenderangaben bearbeiten. Der Vorschaubereich rechts unten zeigt Ihnen die Auswirkungen der Änderungen. Im Menü Zeichen lönnen Sie die Schriftart, Schriftgröße, Schriftfarbe usw. festlegen. Im Menü Absatz können Sie die Einzüge, Ausrichtung, Tabulatoren usw. einrichten. 4. Im unteren Bereich der Registerkarte wählen Sie das Umschlagformat aus der Auswahlliste. Die Breite und Höhe des Umschlages wird dann in den entsprechenden Feldern angezeigt. Wenn die Größe des Umschlages abweicht, müssen Sie die Angaben entsprechend ändern. 5. Nach dem Formatieren wählen Sie die Registerkarte Drucker, um die Druckoptionen wie z. B. die Umschlagausrichtung festzulegen. Sie müssen ausprobieren, welche die besten Einstellungen für Ihren Drucker sind, da sie sich je nach Modell unterscheiden. 6. Zum Einfügen des Briefumschlages in eine Datei wählen Sie auf der Registerkarte Neues Dok. Dies erstellt ein neues Dokument mit dem Umschlag. Die Schaltfläche Einfügen fügt den Umschlag als erste Seite im aktuellen Dokument ein.

12 Zusammenführen und Drucken der Umschläge Um die Adressen einzufügen und die Umschäge auszudrucken: 1. Wählen Sie Datei > Drucken. Es erscheint wieder der folgende Dialog. Klicken Sie auf Ja und aktivieren Sie nicht das Kontrollkästchen. 2. Der Seriendruck-Dialog wird angezeigt. Genauso wie bei den Serienbriefen und Adressetiketten können Sie hier wählen, ob Sie einen Umschlag oder mehrere Umschläge mit allen Adressen aus der Datenbank drucken möchten.

13 "Feinheiten" Bedingte Anrede Um beispielsweise die Anrede im Brief in die männliche und weibliche Form zu setzen verwendet man Bedingten Text. Dazu wählen Sie Einfügen > Feldbefehl > Andere... Gehen Sie auf die Registerkarte Funktionen und wählen Sie in der linken Spalte den Feldtyp Bedingter Text aus. Als Bedingung tragen Sie Anrede == "Frau", unter Dann Sehr geehrte und unter Sonst Sehr geehrter ein. Die doppelten Gleichheitszeichen und die Anführungszeichen bitte nicht vergessen, sonst funktioniert es nicht. Leezeilen in der Adresse vermeiden In unserer Adressdatei gibt es Adressen, die keinen Eintrag im Feld Firma haben. In diesem Fall soll natürlich keine leere Zeile im Adressblock entstehen. Daher fügen Sie in den Absatz mit dem Eintrag Firma einen Feldbefehl vom Typ Versteckter Absatz ein. Dazu wählen Sie Einfügen > Feldbefehl > Andere... Gehen Sie auf die Registerkarte Funktionen und wählen Sie in der linken Spalte den Feldtyp Versteckter Absatz aus. In das Feld Bedingung tragen Sie den Feldnamen mit

14 einem direkt vorangestellten Ausrufezeichen (ohne Leerzeichen dazwischen) ein. Dadurch wird die Zeile unterdrückt, wenn das Feld leer ist. Leerzeichen vor dem Nachnamen nur, wenn es auch einen Vornamen gibt Wenn ein Feld keinen Inhalt hat, so verursacht es beim Mischen mit dem Text auch keine Leerstelle im Dokument. Allerdings ist das Leerzeichen zwischen Vor- und Nachname direkt im Dokument erfasst und würde also in jedem Fall für einen Abstand sorgen. Dieses Problem kann man lösen. Man benötigt auch wieder einen Feldbefehl, den man anstelle des Leerzeichens eingibt, und zwar den Typ Bedingter Text. Dazu wählen Sie Einfügen > Feldbefehl > Andere... Gehen Sie auf die Registerkarte Funktionen und wählen Sie in der linken Spalte den Feldtyp Bedingter Text aus. In das Feld Bedingung tragen Sie den Feldnamen mit einem direkt vorangestellten Ausrufezeichen (ohne Leerzeichen dazwischen) ein. Das Feld Dann bleibt leer und in das Feld Sonst schreibt man ein Leerzeichen. Dadurch wird das Leerzeichen nur erzeugt, wenn das Feld einen Inhalt hat.