O UTLOOK EDITION. Was ist die Outlook Edition? Installieren der Outlook Edition. Siehe auch:

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1 O UTLOOK EDITION Was ist die Outlook Edition? Outlook Edition integriert Microsoft Outlook in Salesforce. Die Outlook Edition fügt neue Schaltflächen und Optionen zur Outlook- Benutzeroberfläche hinzu. Die Outlook-Edition bietet folgende Funktionen: Aufnehmen einer Outlook- als Aufgabe in Salesforce und Zuordnen der Aufgabe zu einem Kontakt oder Lead und einer Opportunity oder einem Kundenvorgang (siehe Hinzufügen einer neuen, ausgehenden Salesforce und Hinzufügen einer gesendeten oder empfangenen Salesforce) Suchen von Kontakten oder Leads im Salesforce-Adressbuch in Outlook und Hinzufügen derselben als Empfänger für ausgehende s (siehe Suchen von Kontakten und Leads im Salesforce-Adressbuch) Erstellen eines Kundenvorgangs direkt aus einer Outlook- (siehe ) Zugreifen und Arbeiten auf Salesforce-Registerkarten direkt aus Outlook (siehe Verwenden von Salesforce in Outlook) Informationen zur Synchronisierung Ihrer Kontakte und Aktivitäten mit Outlook finden Sie unter Synchronisieren Übersicht. Installieren der Outlook Edition Verfolgen, welche s hinzugefügt werden Salesforce Installieren der Outlook Edition So laden Sie die Outlook Edition herunter und installieren diese: 1. Beenden Sie Microsoft Outlook, bevor Sie mit der Installation beginnen. 2. Klicken Sie auf Setup Outlook Edition. 3. Klicken Sie auf Jetzt installieren. 4. Klicken Sie auf Ja, wenn Sie gefragt werden, ob Sie das Plug-In installieren und ausführen möchten. 5. Befolgen Sie die Anweisungen des Setup-Assistenten, um die Installation abzuschließen. 6. Starten Sie Outlook, um die neuen Funktionen verwenden zu können. 7. Outlook Edition fordert Sie zur Eingabe Ihres Salesforce- Benutzernamens und -Kennworts auf, wenn Sie das erste Mal eine Mitteilung zu Salesforce hinzufügen.

2 Microsoft Outlook 2000, 2002 oder 2003 (Outlook 2002 wird auch als Outlook XP bezeichnet.) Windows 2000 oder XP Die Optionen zum Erstellen von Fällen aus s und zum direkten Zugreifen auf Salesforce-Registerkarten aus Outlook stehen unter Outlook 2000 nicht zur Verfügung. Mit der Outlook Edition können Sie Microsoft Outlook - s als Aufgaben in Salesforce speichern, Kundenvorgänge aus Outlook- s erstellen und auf alle Salesforce-Registerkarten direkt aus Outlook zugreifen. Weitere Informationen finden Sie in den folgenden Abschnitten: Hinzufügen einer neuen, ausgehenden Salesforce Hinzufügen einer gesendeten oder empfangenen Salesforce Suchen von Kontakten und Leads im Salesforce-Adressbuch Verwenden von Salesforce in Outlook Outlook Edition ist in allen von Salesforce unterstützten Sprachen verfügbar. Die Sprache für Ihre Outlook Edition richtet sich jedoch nach Ihrer Windows-Spracheinstellung, und nicht nach der in Salesforce verwendeten Sprache. Installieren der Outlook Edition Verfolgen, welche s hinzugefügt werden Salesforce Copyright salesforce.com, inc. Alle Rechte vorbehalten. Salesforce Benutzerhandbuch

3 Hinzufügen einer neuen, ausgehenden Salesforce Mit der Outlook Edition können Sie s über Microsoft Outlook senden und diese schnell als Aufgaben in Salesforce speichern. 1. Klicken Sie in Outlook auf Neu, um eine neue zu erstellen. 2. Schreiben Sie die Geben Sie die -Adressen der Empfänger ein, oder verwenden Sie das Outlook-Adressbuch oder das Salesforce-Adressbuch. Siehe Suchen von Kontakten und Leads im Salesforce-Adressbuch. 4. Klicken Sie auf die Schaltfläche zum Senden und Hinzufügen zu Salesforce. 5. Verknüpfen Sie die mit einem Kontakt, einem Lead, einer Opportunity oder einem Kundenvorgang. Siehe Verknüpfen von s mit Kontakten, Leads, Opportunities und Kundenvorgängen 6. Sie können auch die Registerkarte "Diese Mitteilung bearbeiten" wählen, um den Text der Mitteilung zu ändern, die zu Salesforce hinzugefügt wird. Die von Ihnen vorgenommenen Änderungen wirken sich nicht auf den Text aus, den der Empfänger in der erhält. 7. Klicken Sie im Dialogfeld auf die Schaltfläche zum Senden und Hinzufügen zu Salesforce. 8. Die wird in den verknüpften Datensätzen der Themenliste "Aktivitätsverlauf" als abgeschlossene Aufgabe aufgeführt. - Anhänge werden nicht als Teil der Aufgabe hinzugefügt. Wenn Sie mehrere IMAP- oder POP3- -Accounts haben, verwendet die Outlook Edition den Standard-Account, selbst wenn Sie zum Versenden und Hinzufügen neuer s zu Salesforce einen anderen Account auswählen. Outlook Edition verwendet immer Ihren Standard-IMAP- oder POP3- -Account, wenn Sie auf die Schaltfläche zum Senden und Hinzufügen zu Salesforce klicken. Hinzufügen einer gesendeten oder empfangenen Salesforce Hinzufügen einer gesendeten oder empfangenen Salesforce Bei s, die Sie in Microsoft Outlook gesendet oder empfangen haben, ermöglicht Outlook Edition Ihnen, diese s als Aufgaben zu Salesforce hinzufügen. 1. Wählen Sie in Microsoft Outlook die , die Sie zu Salesforce hinzufügen möchten. 2. Klicken Sie auf die Schaltfläche zum Hinzufügen zu Salesforce. 3. Verknüpfen Sie die mit einem Kontakt, einem Lead, einer Opportunity oder einem Kundenvorgang. Siehe Verknüpfen von s mit Kontakten, Leads, Opportunities und Kundenvorgängen

4 4. Sie können auch die Registerkarte "Diese Mitteilung bearbeiten" wählen, um den Text der Mitteilung zu ändern, die zu Salesforce hinzugefügt wird. Die von Ihnen vorgenommenen Änderungen wirken sich nicht auf den Text aus, den die in Outlook gespeichert hat. 5. Klicken Sie im Dialogfeld auf die Schaltfläche zum Hinzufügen zu Salesforce. 6. Die wird in den verknüpften Datensätzen der Themenliste "Aktivitätsverlauf" als abgeschlossene Aufgabe aufgeführt. - Anhänge werden nicht als Teil der Aufgabe hinzugefügt. Hinzufügen einer neuen, ausgehenden Salesforce Verknüpfen von s mit Kontakten, Leads, Opportunities und Kundenvorgängen Sie können Microsoft Outlook - s mit Kontakten, Leads, Opportunities und Kundenvorgängen von Salesforce verknüpfen. 1. Erstellen Sie eine neue, abgehende (siehe Hinzufügen einer neuen, ausgehenden Salesforce), oder wählen Sie eine gesendete oder empfangene aus (siehe Hinzufügen einer gesendeten oder empfangenen Salesforce). 2. Wählen Sie auf der Registerkarte der Kontakte und Leads den Kontakt bzw. Lead, den Sie mit der verknüpfen möchten, oder suchen Sie den gewünschten Kontakt oder Lead über das Suchfeld. Überspringen Sie diesen Schritt, wenn Sie die nur mit einer Opportunity oder einem Kundenvorgang verknüpfen möchten. Um die Auswahl eines Kontakts oder Leads aufzuheben, klicken Sie mit der rechten Maustaste darauf, und wählen Sie die Option Auswahl aufheben. Bei neuen, ausgehenden s Outlook Edition gleicht bis zu 25 -Adressen in den Feldern An, Cc und Bcc mit dem Feld E- Mail in den Kontakten und Leads ab. Bei empfangenen s Outlook Edition gleicht bis zu Adressen im Feld Von mit dem Feld in den Kontakten und Leads ab. Bei gesendeten s (z. B. im Outlook-Ordner Gesendete Objekte) Outlook Edition gleicht bis zu 25 -Adressen in den Feldern An, Cc und Bcc mit dem Feld in den Kontakten und Leads ab. Wenn Sie einen Kontakt oder Lead manuell suchen, können Sie nach , Vorname, Nachname, Telefon, Firma oder einem anderen Feld suchen, das in der Randleiste Kontakte und Leads suchen angezeigt wird. 3. Klicken Sie auf die Registerkarte für Opportunities & Kundenvorgänge, um die mit einer Opportunity oder einem Kundenvorgang zu verknüpfen. Wenn Sie zuvor einen Kontakt ausgewählt haben, zeigt das Dialogfeld alle offenen Opportunities bzw. alle offenen Kundenvorgänge an, die mit dem Account dieses Kontakts verknüpft sind. Wenn Sie zuvor einen Lead ausgewählt haben, können Sie keine Opportunities oder Kundenvorgänge verknüpfen. Copyright salesforce.com, inc. Alle Rechte vorbehalten. Salesforce Benutzerhandbuch

5 Falls Sie weder einen Kontakt noch einen Lead ausgewählt haben, wird im Dialogfeld nur das Suchfeld angezeigt. 4. Falls in der Liste nicht die Opportunity oder der Kundenvorgang angezeigt wird, nach der/dem Sie suchen, geben Sie im Suchfeld den Opportunity-Namen, die Kundenvorgangs-Nr. oder das Kundenvorgangsthema ganz oder teilweise ein. 5. Klicken Sie auf Suchen. 6. Wählen Sie eine Opportunity oder einen Kundenvorgang aus der Liste. Um die Auswahl einer Opportunity oder eines Kundenvorgangs aufzuheben, klicken Sie mit der rechten Maustaste darauf, und wählen Sie die Option Auswahl aufheben. 7. Setzen Sie das Hinzufügen der zu Salesforce fort. Siehe Hinzufügen einer neuen, ausgehenden Salesforce und Hinzufügen einer gesendeten oder empfangenen Salesforce Suchen von Kontakten und Leads im Salesforce-Adressbuch Mithilfe des Salesforce-Adressbuchs können Sie Kontakte und Leads suchen und diese als Empfänger in ausgehende s einsetzen. 1. Klicken Sie in Microsoft Outlook auf Neu, um eine neue zu erstellen. 2. Klicken Sie auf die Schaltfläche für das Salesforce-Adressbuch. 3. Geben Sie im Suchfeld in die Felder , Vorname, Nachname, Telefon, Lead-Firma, in die Felder für benutzerdefinierte bzw. Telefonnummer oder in ein anderes Feld, das in der Randleiste "Kontakte und Leads suchen" angezeigt wird, die gesuchten Informationen ganz oder teilweise ein. 4. Klicken Sie auf Suchen, um entsprechende Kontakte bzw. Leads zu finden. 5. Wählen Sie die gewünschten Namen aus den Suchergebnissen. 6. Klicken Sie auf die Schaltfläche An, Cc bzw. Bcc, um die Namen als Empfänger der hinzuzufügen. 7. Klicken Sie zum Beenden auf OK. Hinzufügen einer neuen, ausgehenden Salesforce Verwenden von Salesforce in Outlook Mit Outlook Edition können Sie direkt aus Microsoft Outlook auf Ihre Salesforce-Registerkarten zugreifen. So verwenden Sie Salesforce in Outlook: 1. Erweitern Sie in der Ordnerliste von Outlook den Ordner "Salesforce".

6 Alternativ können Sie auch die Verknüpfungsgruppe "Salesforce" im Fenster "Outlook-Verknüpfungen" erweitern. Die Salesforce - Verknüpfungen sind nicht verfügbar, wenn Sie die Option zum Hinzufügen der Salesforce-Verknüpfungsgruppe zur Outlook-Leiste deaktiviert haben (siehe ) 2. Klicken Sie auf einen beliebigen Ordner oder Verknüpfungsnamen, um die gleichnamige Salesforce-Registerkarte anzuzeigen. Die Salesforce- Registerkarte wird im Lesefenster von Outlook angezeigt. Wenn Sie während Ihrer Outlook-Sitzung auf den Ordner "Salesforce" klicken, wird die Salesforce-Seite geöffnet, die Sie zuletzt beim Navigieren im Ordner "Salesforce" angezeigt hatten. 3. Verwenden Sie Salesforce in Outlook genau so wie in einem Browser. Es stehen Ihnen alle Salesforce-Funktionen zur Verfügung, außer der Möglichkeit, sich über den Salesforce-Link Abmelden abzumelden. Es wird empfohlen, keine s oder Ordner zum Ordner "Salesforce" hinzuzufügen. Die Möglichkeit, die Salesforce-Registerkarten direkt aus Outlook aufzurufen, steht in Outlook 2000 nicht zur Verfügung. Für s, die Sie in Microsoft Outlook gesendet oder erhalten haben, können Sie in Salesforce mithilfe des Inhalts der einen Kundenvorgang erstellen. 1. Wählen Sie in Microsoft Outlook die , die Sie zu Salesforce hinzufügen möchten. 2. Klicken Sie auf die Schaltfläche zum Erstellen eines Kundenvorgangs in Salesforce. 3. Die Outlook Edition öffnet automatisch die Registerkarte "Kundenvorgänge" in Outlook. Der Name im -Feld Von wird als Kontaktname hinzugefügt. Der Kundenvorgang kann nur gespeichert werden, wenn es sich um einen gültigen Salesforce-Kontakt handelt. Wenn der Kontakt noch nicht vorhanden ist, müssen Sie ihn zuerst erstellen (siehe Verwenden von Salesforce in Outlook). Der Betreff der wird als Thema des Kundenvorgangs eingetragen. Der Text der wird als Beschreibung des Kundenvorgangs eingetragen. 4. Aktualisieren Sie andere Felder des Kundenvorgangs nach Bedarf. 5. Klicken Sie auf Speichern, um den Kundenvorgang zu Salesforce hinzuzufügen. Die Möglichkeit, einen Kundenvorgang aus einer Outlook- zu erstellen, steht in Outlook 2000 nicht zur Verfügung. Copyright salesforce.com, inc. Alle Rechte vorbehalten. Salesforce Benutzerhandbuch

7 Hinzufügen einer gesendeten oder empfangenen Salesforce So passen Sie die Optionen der Outlook Edition an: 1. Wählen Sie in Microsoft Outlook die Optionsfolge Extras Optionen. 2. Klicken Sie im Dialogfeld "Optionen" auf die Registerkarte Salesforce. 3. Passen Sie die Standardoptionen von Outlook Edition an Ihre Bedürfnisse an. 4. Klicken Sie auf Erweiterte Optionen, um erweiterte Einstellungen zu konfigurieren. Verfolgen, welche s hinzugefügt werden Salesforce Um zu verfolgen, welche s zu Salesforce hinzugefügt werden, können Sie eine "Salesforce"-Spalte zur Nachrichtenansicht von Microsoft Outlook hinzufügen. Diese Spalte, ähnlich der Outlook-Standardspalte "Wichtigkeit", zeigt ein Häkchen für jede Nachricht, die zu Salesforce hinzugefügt wird. Das Häkchen wird nicht angezeigt, wenn Sie im Optionsdialogfeld von Outlook Edition die Option aktiviert haben, dass erfolgreich in Salesforce eingegebene s nicht mit einem Häkchen versehen werden. Zum Hinzufügen dieser "Salesforce"-Spalte müssen Sie Outlook über das Menü Ansicht anpassen. Wenn Sie noch keine s zu Salesforce hinzugefügt haben, müssen Sie die "Salesforce"-Ansicht manuell erstellen.