AUTOMATISCHE -ARCHIVIERUNG. 10/07/28 BMD Systemhaus GmbH, Steyr Vervielfältigung bedarf der ausdrücklichen Genehmigung durch BMD!

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1 AUTOMATISCHE -ARCHIVIERUNG 10/07/28 BMD Systemhaus GmbH, Steyr Vervielfältigung bedarf der ausdrücklichen Genehmigung durch BMD!

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3 INHALT AUTOMATISCHE -ARCHIVIERUNG... 4 Eingehende s können automatisch archiviert werden... 4 Ablauf Microsoft Outlook -> BMD NTCS Archiv... 4 Voraussetzungen und Einstellungen... 5 Tools Parameter... 5 Regeln für die Archivierung... 6 Regelüberwachung... 7 Import BMD Dokumente

4 AUTOMATISCHE -ARCHIVIERUNG Eingehende s können automatisch archiviert werden Ablauf Microsoft Outlook -> BMD NTCS Archiv Microsoft Outlook Automatische E Mail Archivierung Microsoft Outlook: Eingehende E Mails werden automatisch in das Archiv Verzeichnis übergeben Fügen Sie die Spalte BMD Archiv in Ihrem Outlook ein. Der Eintrag OK (automatisch an..) zeigt Ihnen, dass diese e mail in das Verzeichnis übergeben wurde Hintergrund: Das Outlook-Com Addin archiviert neu eingehende Mails automatisch in das Archiv- Verzeichnis. Es werden ausschließlich eingehende Nachrichten berücksichtigt, keine gesendeten Nachrichten! BMD NTCS Automatische E Mail Archivierung BMD NTCS Archiv: Die E Mails wurden als BMD Dokumente im BMD NTCS Archiv abgelegt Nach einem Import über Menü <DMS> <Dokumentenübersicht> <gelbes Menü Export/Import> <Import BMD-Dokumente> sind die Dokumente im Archiv verfügbar. 4

5 Voraussetzungen und Einstellungen Das BMD NTCS Archiv muss installiert sein. Die BMD-Com Addins müssen installiert sein. Jeder Benutzer muss Zugriff auf das Archiv-Verzeichnis haben. Hinweis Funktioniert das manuelle Archivieren aus Outlook, so kann man davon ausgehen, dass diese Voraussetzungen gegeben sind. Tools Parameter <Tools> <Überblick über alle Tools-Parameter> Unter Eigene Einstellungen kann sich jeder User die automatische Mail-Archivierung aktivieren, bzw. unter Allgemeine Einstellungen allgemein für alle Mitarbeiter: Beim Speichern wird über eine Meldung darauf hingewiesen, dass die Daten in die BMD.ini geschrieben wurden. Dies ist notwendig, damit der Prozess anschließend funktioniert. 5

6 Regeln für die Archivierung Um die s eines Kunden, Lieferanten, Diverser Person, etc. zu archivieren, müssen für diese Regeln hinterlegt werden. Dies kann auf zwei Wegen geschehen: <Stammdaten> <Personen> <Kunden> <rechte Maustaste> bzw. <Extras> <neue - Archivierungsregel> oder unter <Tools> <Administration> <Kommunikation> <Outlook Automatische - Archivierung> Der Unterschied zwischen den beiden Wegen besteht nur darin, dass bei Variante 1 der markierte Kunde im Feld KundenNr bereits vorgeschlagen wird. Aktiv Regelname Adresse Adressart Das Feld Aktiv muss aktiviert sein, damit die Regel greift. Das Feld Regelname ermöglicht eine beliebige Bezeichnung für die Regel. Im Feld -Adresse ist einzutragen, welche Adresse in der Mail vorhanden sein muss, damit archiviert wird (es werden auch CC und BCC Adressen gefunden!) Dabei kann man die adresse an sich, den Namen der -Adresse oder aber einen Teil der Adresse mit %xxx% eingeben. Wird nichts eingegeben, so werden alle Adressen akzeptiert. Bei mehreren zutreffenden Regeln wird jene verwendet, die als erstes gefunden wird. Im Feld Adressart ist einzutragen, an welcher Stelle diese Adresse in der stehen muss, damit archiviert wird. 6

7 User-ID Die Regel gilt nur für den im Feld Windows User-ID eingetragenen Benutzer, wird nichts angegeben dann gilt die Regel für alle Benutzer. Mit F8 öffnet sich hier eine Anzeige aller NTCS-Benutzer, die allerdings nur als Hilfe dient (da NTCS und Windows Benutzer nicht zwingend gleich sind). In den folgenden Feldern wird festgelegt, wie das Mail archiviert werden soll, wenn alle oben angegebenen Daten auf die zutreffen. ArchivNr Kategorie KundenNr SachbearbNr Projektnummer Archiv, in das die eingehende archiviert wird. Kategorie des Archivs, in das die eingehende archiviert wird. Auswahl des Kunden, für den diese Regel gelten soll. Auswahl des Sachbearbeiters, für den s archiviert werden soll. Auswahl des Projekts, zu dem archiviert werden soll. Regelüberwachung Die von Ihnen angelegten Regeln werden im Menü <Tools> <Administration> <Kommunikation> <Outlook Automatische -Archivierung> verwaltet: Immer wenn Sie neue Regeln angelegt haben, müssen Sie diese mit der Funktion aktivieren. Nähere Informationen zur Einrichtung der automatischen Archivierung finden Sie auch unter <Hilfe zum Paket Büroverwaltung><Spezialthemen><Automatische Mailarchivierung>. 7

8 Import BMD Dokumente Alle s, die als Absender/Empfänger eine in den Regeln eingetragene -Adresse aufweisen, werden in die BMDDOCS.DOK-Schnittstelle eingetragen und können im DMS mit der Funktion Import BMD-Dokumente importiert werden. 8