Dokumentation. Serienbriefe mit Galileo-Daten im Word erstellen

Transkript

1 Dokumentation Serienbriefe mit Galileo-Daten im Word erstellen K:\Dokumentationen\Galileo bibwin Kunden Dokus\Kurz-Doku Seriendruck.doc

2 1 Ablauf Kundenadressen Datenexport Datenfelder auswählen Auswahl filtern 5 4 Seriendruck Word XP Steuerdatei erstellen Seriendruck-Assistent Seriendruckfelder einfügen Test mit richtigen Adressen Seriendruck 12 5 Seriendruck Word Seriendruck Manager Hauptdokument bearbeiten Kontrolle der Steuerelemente Brieftext Daten und Dokument verbinden Neues Dokument erzeugen Seriendruck an Drucker Seriendruck Besondere Kriterien auswählen 18 6 Schlusswort Ablauf Als Seriendruck bezeichnet man das Vorgehen, um mit einer einzigen Briefvorlage eine grosse Anzahl gleicher Briefe mit persönlicher Adressierung zu erstellen, ohne dass jeder Brief einzeln geschrieben werden muss. Für den Versand solcher Briefe verwendet man in der Regel Fenstercouverts. Mit Galileo haben Sie die Möglichkeit, die Kundenadressen in einer bestimmten Form zu exportieren. Die so exportierten Daten können Sie in einer Textverarbeitungssoftware, z.b. MS-Word, verwenden um Serienbriefe zu erstellen. Der Adressbestand wird mit oder ohne Filter aus Galileo exportiert. Anschliessend wird mit Word eine Steuerdatei erstellt, die den Seriendruck koordiniert. Schliesslich wird der Seriendruck gestartet. Entweder in eine neue Datei oder direkt auf den Drucker. An dieser Stelle ist zu erwähnen, dass Seriendruck ein schier unendliches Thema ist und diese Doku sich auf die wichtigsten Funktionen beschränkt. Kurz-Doku Seriendruck.doc 2/ , 14:50, RV

3 2 Kundenadressen Um mit Galileo und Word Serienbriefe herstellen zu können, müssen die Adressen im Galileo möglichst vollständig erfasst sein. Um den Brief richtig und postgerecht zu adressieren, brauchen wir: - Anrede - Vorname - Name - Strasse - PLZ - Ort Um den Brief zu personalisieren (persönliche Anrede) ist es am einfachsten, wenn Sie das Feld Briefanrede verwenden. Kurz-Doku Seriendruck.doc 3/ , 14:50, RV

4 3 Datenexport Nun werden die Adressen aus Galileo in ein selbständiges File exportiert. Klicken Sie dazu unter dem Menü "Dienste" auf "Daten-Export" und anschliessend auf "Kunden- Daten" 3.1 Datenfelder auswählen Im folgenden Fenster haben Sie die Möglichkeit, die einzelnen Felder, die Sie verwenden wollen, auszuwählen. Halten Sie die Ctrl-Taste gedrückt und klicken sie nacheinander die Felder an, die Sie verwenden wollen. Anschliessend wählen Sie den Dateityp "Excel-Format" aus. Kurz-Doku Seriendruck.doc 4/ , 14:50, RV

5 3.2 Auswahl filtern Wenn sie nur eine Auswahl Ihrer Kunden verwenden wollen, klicken Sie auf "Filter" Hier können Sie nach verschiedenen Kriterien filtern: Wenn Sie z.b. einen Brief nur an Kunden in der Zentralschweiz senden wollen, können Sie den PLZ-Bereich eingrenzen. Mit dem Haken "Filterkriterien zum Ausschluss verwenden" werden die Kriterien umgekehrt (bei diesem Beispiel würden alle Zentralschweizer nicht angeschrieben). Klicken Sie auf "OK", um den Filter zu aktivieren. Kurz-Doku Seriendruck.doc 5/ , 14:50, RV

6 Anschliessend klicken Sie auf "Start", um den Export zu starten. Sie werden nun nach einem Namen für die Exportdatei gefragt. Geben Sie hier einen sinnvollen Namen an, der eine Aussage über den Inhalt des Export-Files macht. Nach einigen Sekunden erscheint eine Meldung, die Ihnen sagt, wie viele Adressen exportiert wurden. Klicken Sie auf "OK", um den Export abzuschliessen. Kurz-Doku Seriendruck.doc 6/ , 14:50, RV

7 4 Seriendruck Word XP 4.1 Steuerdatei erstellen Öffnen Sie nun Word und erstellen Sie als erstes den kompletten Brief, den Sie Ihren Kunden senden wollen, mit Absender, Empfänger und allem was dazu gehört. Sie können auch einen bestehenden Brief öffnen. Fügen Sie irgendeine Adresse als Empfänger ein. Später werden alle einzelnen Teile dieser Adresse durch Steuerfelder ersetzt. Wenn Sie den Brief geschrieben haben, speichern Sie das Dokument ganz normal ab. Kurz-Doku Seriendruck.doc 7/ , 14:50, RV

8 4.2 Seriendruck-Assistent Ab hier ist das weitere Vorgehen je nach Word-Version etwas unterschiedlich. Die folgenden Schritte beziehen sich auf Office XP. Kicken Sie im Menü "Extras" unter "Briefe und Sendungen" auf "Seriendruck-Symbolleiste einblenden" Dadurch wird diese Symbolleiste über dem Lineal angezeigt: Nun Starten Sie auf die gleiche Weise den Seriendruck-Assistenten Kurz-Doku Seriendruck.doc 8/ , 14:50, RV

9 Dieser Assistent erscheint nun auf der rechten Seiten neben unserem Dokument. Folgen Sie den Einstellungen indem Sie jeweils auf "Weiter " klicken wählen Sie "Brief" "Aktuelles Dokument" "Liste wählen" Nach der Auswahl der Datenquelle (das ist das Export-File aus Galileo) wird die Datenquelle geöffnet und Sie müssen diese mit "OK" bestätigen. Danach schliessen Sie den Assistenten mit dem X oben rechts. Hinweis: Der Seriendruck-Assistent von Word XP versucht einem sehr viele Einstellungen abzunehmen. Dadurch verursacht der gute Kerl aber nichts weiter als ein riesiges unbrauchbares Chaos. Deshalb verlassen wir hier den Assistenten und nehmen die weiteren Einstellungen von Hand vor! Kurz-Doku Seriendruck.doc 9/ , 14:50, RV

10 4.3 Seriendruckfelder einfügen Markieren Sie ein Feld nach dem andern. Als Feld wird jedes einzelne Wort der Adresse bezeichnet. Markieren Sie also als erstes die Anrede, dann klicken Sie in der neuen Symbolleiste auf "Seriendruckfelder einfügen", markieren wiederum "Anrede" und klicken anschliessend auf "Einfügen" und dann auf "Abbrechen" Nun sieht die Empfängeradresse so aus: diesen Schritt wiederholen Sie nun für jedes Wort der Adresse. Kurz-Doku Seriendruck.doc 10/ , 14:50, RV

11 Gleiches gilt für die Briefanrede. Das Dokument sollte nun etwa so aussehen: Hinweis: Nach dem "Einfügen" jedes einzelnen Feldes müssen Sie wieder auf "Abbrechen" und anschliessend wieder über die Symbolleiste Nun ist wieder einmal Zeit, das Dokument zu speichern! 4.4 Test mit richtigen Adressen In der Seriendruck-Symbolleiste befindet sich das Symbol "<ABC>" Klicken Sie darauf und Ihr Brief wird mit den Daten aus dem Exportfile "gefüttert". Kurz-Doku Seriendruck.doc 11/ , 14:50, RV

12 4.5 Seriendruck Um den Seriendruck zu starten, klicken Sie auf das Symbol "Seriendruck an Drucker" Falls dieses Symbol im rechten Teil der Symbolleiste nicht sichtbar ist, müssen Sie diese erweitern An dieser Stelle können Sie noch einmal eine Auswahl treffen. Wenn Sie z.b. nicht alle Briefe auf einmal drucken wollen. Wenn Sie "Alle" auswählen und anschliessend auf "OK" klicken, beginnt der Druck. Achtung: Wenn Sie 1'000 Kunden-Adressen exportiert haben werden nun 1'000 Briefe gedruckt! Kurz-Doku Seriendruck.doc 12/ , 14:50, RV

13 5 Seriendruck Word Seriendruck Manager Starten Sie den Seriendruck-Manager "Seriendruck..." im Menü "Extras". Im Seriendruck-Manager unter 1. Hauptdokument klicken Sie auf "Erstellen" und wählen "Serienbriefe...". Da wir die vorher geladene Vorlage als Hauptdokument bearbeiten wollen, klicken Sie auf "Aktives Fenster". Kurz-Doku Seriendruck.doc 13/ , 14:50, RV

14 5.2 Hauptdokument bearbeiten Wenn Sie den Kopf von Word jetzt anschauen, sehen Sie, dass Sie eine zusätzliche Symbolleise erhalten haben. Positionieren Sie den Cursor an der Stelle, wo Sie die Daten aus der Datenquelle einsetzen wollen. In unserem Beispiel im Empfängerteil des Briefes. Nun wählen Sie unter "Seriendruckfeld einfügen" (in der neuen Symbolleiste) die gewünschten Datenfelder der Reihe nach aus. «Anrede» [Enter] «Vorname» [Abstand] «Name» [Enter] «Strasse» [Enter] «PLZ» [Abstand] «Ort» Markieren Sie die Briefanrede und setzen Sie dort das Feld «Briefanrede» ein. Kurz-Doku Seriendruck.doc 14/ , 14:50, RV

15 5.3 Kontrolle der Steuerelemente Wenn Sie das Symbol «ABC» aktivieren, werden die Seriendruck-Steuerelemente durch den ersten Datensatz aus der Datenquelle ersetzt. Mit den Pfeilsymbolen können Sie sich in der Datenquelle hin- und her- bewegen 5.4 Brieftext Ergänzen Sie den Betreff und den Brieftext. Kurz-Doku Seriendruck.doc 15/ , 14:50, RV

16 5.5 Daten und Dokument verbinden Nachdem nun das Hauptdokument fertig gestellt ist, können Sie die Serienbriefe ausdrucken. Dazu haben Sie verschiedene Möglichkeiten: - Ausgabe in neues Dokument (Pro Datensatz wird eine Seite erzeugt) - Direkt ausdrucken - Datensätze "von - bis" ausdrucken Neues Dokument erzeugen Bei dieser Variante müssen Sie aufpassen, dass Sie nicht das Hauptdokument mit dem neu generierten Dokument verwechseln, da beide auf den ersten Blick praktisch gleich aussehen. Sie unterscheiden sich durch die fehlende Seriendruck-Symbolleiste beim neuen Dokument und dadurch, dass dieses nicht mehr nur aus einer Seite besteht. Sie können die Briefe noch einmal optisch überprüfen und anschliessend via Menü "Datei" ausdrucken Seriendruck an Drucker Diese Variante sendet alle Datensätze direkt an den Drucker. Kurz-Doku Seriendruck.doc 16/ , 14:50, RV

17 Achtung: Dies ist der "scharfe" Druck. Wenn Sie eine grosse Datenquelle verwenden (z.b. Export aus TwixTel) werden unter Umständen tausende Briefe gedruckt... Kurz-Doku Seriendruck.doc 17/ , 14:50, RV

18 5.5.3 Seriendruck Im Fenster "Seriendruck" können Sie bestimmte Datensätze drucken. Sie können einen Bereich auswählen in dem Sie die Datensätze "Von - Bis" einschränken. Geben Sie an ob die Briefe direkt gedruckt oder in ein neues Dokument zusammengeführt werden sollen, wählen Sie den gewünschten Bereich ein und klicken Sie auf "Zusammenführen" Besondere Kriterien auswählen Unter "Seriendruck" / "Abfrageoptionen" können Sie weitere Kriterien auswählen. Hier würden nur Adressen von Littau gedruckt. Kurz-Doku Seriendruck.doc 18/ , 14:50, RV

19 Und/oder Sie wählen "Abfrageoptionen" / "Datensätze sortieren". Hier würden die Adressen alphabetisch nach Namen sortiert. 6 Schlusswort Wie bereits zu Beginn erwähnt, kann einem das Thema Seriendruck bis in den Wahnsinn treiben. Lassen Sie es nicht so weit kommen, sondern rufen Sie vorher bei uns an, wir helfen Ihnen gerne weiter. Kurz-Doku Seriendruck.doc 19/ , 14:50, RV