Serien-Druck mit Outlook 2010 Hinweis:

Transkript

1 Serien-Druck mit Outlook 2010 Hinweis: Einen Kontakteordner (z.b. mit internen Adressen) für einen Testlauf einrichten. So kann man bevor z.b. s an Kunden versendet werden überprüfen, ob die Formatierung stimmt. Namen immer über das unten angezeigte DropDown Menü eingeben: Namen wie folgt eingeben: Frau Ingrid Müller oder Herr Berthold Müller Frau oder Herr sind wichtig damit korrekte Anrede erscheint. Wenn Herr Müller z.b. einen Doktortitel hat, diesen bitte immer über Name>Namenszusatz eingeben. Inhalt Serien Serienbrief:... 6 Adressetiketten Seriendruck:

2 Serien Als erstes müssen die Kontakte markiert werden, die die erhalten sollen. Wenn alle Personen aus dem Kontakteordner die erhalten sollen, einfach den Ordner anklicken 2

3 Dann den Button Seriendruck auswählen, dort öffnet sich dann folgendes Fenster: Folgende Punkte müssen ausgefüllt bzw. angeklickt werden: Nur ausgewählte Kontakte, wenn anfangs welche markiert wurde. Wenn alle Personen aus dem Kontakteordner die Mail erhalten sollen, muss Alle Kontakte in aktueller Ansicht aktiviert sein. Neues Dokument nur dann anklicken, wenn der Text vorher noch nicht in einer Datei abgespeichert wurde. Vorhandenes Dokument anklicken, wenn der zu verwendende Text bereits abgespeichert wurde. Auf Durchsuchen gehen und im Verzeichnis die entsprechende Datei auswählen. Dokumenttyp = Serienbrief Zusammenführung an = Nachrichtenbetreffzeile = z.b. Neuer PEP Letter (dieser Text erscheint hinterher in der Serienmail als Betreffzeile) Dann auf OK klicken. Die Kontaktdaten werden exportiert. Danach wird Word automatisch geöffnet. Entweder wird ein leeres Dokument angezeigt (wenn man vorher Neues Dokument angeklickt hat) oder die vorher ausgesuchte Datei. 3

4 Die entsprechenden Bedingungs - und Seriendruckfelder (wie z.b. Anrede, Namenszusatz, Vorname, Nachname oder als Bedingungsfeld: wenn Anrede = Herr dann folgenden Text eingeben: r) eingeben. Unter Regel Wenn Dann Sonst für z.b. korrekte Anrede anklicken 4

5 Folgendes Fenster öffnet sich dann Zwecks Kontrolle, sollte man bevor die Serien- abgeschickt wird sich noch einmal die Mails per Vorschau ansehen. Eventuell ist die z. B. Anrede nicht korrekt und man kann dann die Kontakte entsprechend ändern. Dann Fertig stellen und zusammenführen anklicken und dort Nachrichten senden auswählen 5

6 Dort erscheint dann folgendes Fenster und man hat die Möglichkeit noch einmal die Betreffzeile zu korrigieren. Sobald man auf OK klickt, werden die s automatisch versendet. Serienbrief: Als erstes müssen die Kontakte markiert werden (selektieren durch Kategorie), die den Serienbrief erhalten sollen. 6

7 Wenn alle Personen aus dem Kontakteordner den Serienbrief erhalten sollen, einfach den Ordner anklicken Dann den Button Seriendruck auswählen. Dort öffnet sich dann das folgende Fenster. 7

8 Folgende Punkte müssen ausgefüllt bzw. angeklickt werden: Nur ausgewählte Kontakte, wenn anfangs welche markiert wurde. Wenn alle Personen aus dem Kontakteordner den Brief erhalten sollen, muss Alle Kontakte in aktueller Ansicht aktiviert sein. Neues Dokument nur dann anklicken, wenn der Text vorher noch nicht in einer Datei abgespeichert wurde. Vorhandenes Dokument anklicken, wenn der zu verwendende Text bereits abgespeichert wurde. Auf Durchsuchen gehen und im Verzeichnis die entsprechende Datei auswählen. Dokumenttyp = Serienbriefe Zusammenführung an = Drucker Dann auf OK klicken. Die Kontaktdaten werden exportiert. Danach wird Word automatisch geöffnet. Entweder wird ein leeres Dokument angezeigt (wenn man vorher Neues Dokument angeklickt hat) oder die vorher ausgesuchte Datei. Die entsprechenden Bedingungs- und Seriendruckfelder (wie z.b. Adresse, Anrede, Namenszusatz, Vorname, Nachname oder als Bedingungsfeld: wenn Anrede = Herr dann folgenden Text eingeben: r) eingeben. 8

9 Bedingungsfeld für z.b. korrekte Anrede einfügen Zwecks Kontrolle, sollte man bevor die Briefe ausgedruckt werden sich noch einmal die Briefe per Vorschau ansehen. Eventuell ist die z. B. Anrede nicht korrekt und man kann dann die Kontakte entsprechend ändern. 9

10 Jetzt müssen die Briefe nur noch ausgedruckt werden, in dem man Fertig stellen und zusammenführen anklickt und dort Dokumente drucken auswählt. Bei Datenauswahl auf Alle klicken, wenn alle Datensätze gedruckt werden sollen. Adressetiketten Seriendruck: Als erstes müssen die Kontakte markiert werden (selektieren durch Kategorie), die als Adressetikett gedruckt werden sollen. 10

11 Wenn für alle Personen aus dem Kontakteordner ein Adressetikett gedruckt werden soll, einfach den Ordner anklicken Dann den Button Seriendruck auswählen. Dort öffnet sich dann das folgende Fenster. 11

12 Folgende Punkte müssen ausgefüllt bzw. angeklickt werden: Nur ausgewählte Kontakte, wenn anfangs welche markiert wurde Wenn für alle Personen aus dem Kontakteordner ein Adressetikett gedruckt werden soll, muss Alle Kontakte in aktueller Ansicht aktiviert sein Neues Dokument anklicken Dokumenttyp = Adressetiketten Zusammenführung an = Drucker Dann auf OK klicken. Die Kontaktdaten werden exportiert. Dann wird Word automatisch geöffnet. Die eventuell erscheinende Meldung bzgl Setup im ersten Hilfeabschnitt einfach mit OK bestätigen. 12

13 Dann öffnet sich das Fenster mit dem Seriendruck Manager. Dort auf Erstellen klicken und noch einmal Adressetikett auswählen. Dann unter Einrichten das Etikett auswählen, das für den Druck verwendet werden soll. Dann auf Abfrageoptionen klicken. Dort öffnet sich dann folgendes Fenster: Dort einfach mit OK bestätigen und danach auf Schließen gehen 13

14 Nun im ersten Feld die entsprechenden Seriendruckfelder (z.b. Firma, Anrede, Vorname, Nachname, Adresse geschäftlich)einfügen. Unter Vorschau Ergebnisse kann man sich ansehen, ob die Seriendruckfelder für die Kontaktdaten korrekt eingefügt wurden. Wenn die Adressetiketten korrekt erscheinen auf Etiketten aktualisieren klicken. Nun werden alle ausgewählten Kontakte übertragen. 14

15 Jetzt müssen die Etiketten nur noch ausgedruckt werden, in dem man Fertig stellen und zusammenführen anklickt und dort Dokumente drucken auswählt. Bei Datenauswahl auf Alle klicken, wenn alle Datensätze gedruckt werden sollen. 15