Wer bin ich? Februar 06 Andrea Hauch 1

Transkript

1 Wer bin ich? Andrea Hauch 44 Jahre, geschieden, 1 Sohn (15) seit 1984 im IT-Bereich tätig (Administration, Netzwerke, Datenbanken, Anwendersupport) seit 2001 nebenberufliche Selbständigkeit noch ohne Gewerbeanmeldung Februar 06 Andrea Hauch 1

2 Tipps zum Anfang Festplatten partitionieren C:\SYSTEM + D:\DATEN (Partition Magic 3.0 kostenlos im Internet) eigene Dateien verschieben D:\DATEN\ OUTLOOK.PST verschieben D:\DATEN\OUTLOOK Nie ohne Virenscanner kostenlos Bitdefender + Antivir Februar 06 Andrea Hauch 2

3 cc oder bcc cc Kopie einer an mehrere Empfänger. Der Empfänger sieht, wer die Mail noch bekommen hat. bcc Kopie einer an mehrere Empfänger. Der/die Empfänger sehen nicht, wer die noch bekommen hat. Februar 06 Andrea Hauch 3

4 bcc Blinddurchschlag Neue Nachricht wählen neben Optionen auf den Pfeil klicken. bcc kann ausgewählt werden Februar 06 Andrea Hauch 4

5 Signatur oder vcard Signature "Unterschrift". Bei s bietet es sich an, dass jede E- Mail die Sie schreiben automatisch denselben Schluß / Signatur (kurzer Textblock) erhält (spart eine Menge Arbeit und bietet Raum für kurze Werbebotschaften). eine vcard ist eine digitale Visitenkarte die z.b. an s angehängt werden. Der vcard-standard definiert das Visitenkarten- Format und vom Empfänger leicht in einen KontakteOrdner importiert werden kann. Februar 06 Andrea Hauch 5

6 Signatur wie? Outlook Menü -> Extras -> Optionen -> -Format -> Signaturen -> Neu -> Namen vergeben -> Weiter -> Adressdaten eingeben -> Fertig stellen Februar 06 Andrea Hauch 6

7 vcard wie? Um vcard benutzen zu können, müssen Sie Ihre eigenen KontakteDaten im KontakteOrdner eingeben. Wieder Signaturen in Outlook aufrufen -> Extras -> Optionen -> -Format -> Signaturen -> Signatur wählen und bearbeiten Neue vcard von Kontakte, auswählen und bestätigen Februar 06 Andrea Hauch 7

8 KontakteDaten in Outlook Pflegen Sie Ihre KontakteDaten vollständige Adressen Telefon, , Fax-Nummern Anrede Erstellen Sie neue KontakteOrdner für verschiedene Gruppen Kunden Lieferanten Verwaltung Februar 06 Andrea Hauch 8

9 KontakteDaten in Excel Exportieren Sie einfach den KontakteOrdner nach Excel -> Datei -> Importieren/Exportieren -> exportieren in eine Datei -> Microsoft Excel -> Kontakte wählen -> Speichern unter (z.b. D:\Excel\Adressen.xls) -> Weiter -> und beenden Sie erhalten eine Excel-Tabelle mit Spaltennamen, die mit Outlook austauschbar sind. Februar 06 Andrea Hauch 9

10 KontakteDaten in Excel Anrede Vorname WeitereVornamen Nachname Suffix Firma Abteilung Spalten, die nicht benötigt werden, können gelöscht werden. Excel bietet bessere Möglichkeiten mit Daten zu arbeiten. Es können Spalten hinzugefügt werden, die es in Outlook nicht gibt z.b. Berechnungen, Zahlen usw. Adressen.xls ist kompatibel zu Outlook Feldern. Adressen.xls kann auch als Datendatei für Serienmails/-briefe verwendet werden. Februar 06 Andrea Hauch 10

11 Serienmail oder Massenmail? Serienmails sind personalisierte einzelne E- Mails gleichen Inhalts an mehrere Empfänger. Die -Empfänger-Adresse wird in An/To automatisch durch Word oder Outlook eingefügt. (ohne zusätzliche Tools können keine Anhänge eingefügt werden, siehe oder MailMerge ToolKit) Massenmail ist eine an mehrere - Empfänger. Die -Empfänger-Adressen müssen in bcc eingefügt werden (hier sind mehrere PDF-Anhänge möglich). Februar 06 Andrea Hauch 11

12 Serienmail/-brief aus Outlook aus Outlook heraus Kontakte markieren, Extras Seriendruck Und den weiteren Anweisungen folgen Februar 06 Andrea Hauch 12

13 Serienmail/-brief aus Word aus Word heraus Extras Briefe und Sendungen Serienbrieferstellung Wahl ob Brief, Umschläge, Etiketten oder Verzeichnis Der Serienbrief Assistent unterstützt das Beenden des Seriendruck Und zum Ende erhalten Sie diesen Bildschirm, hier können Sie noch einen Betreff angeben und das Nachrichtenformat Februar 06 Andrea Hauch 13

14 Massenmail wie? aus Outlook heraus Neue anklicken bcc anklicken und die Adressen aus den Outlook-Kontakten einfügen evtl. Anhänge einfügen aus externer Datenquelle (z.b. Excel) Excel-Spalte mit den -Adressen (Strg+C für Kopieren/Strg+V für Einfügen) bcc anklicken und mit Strg+V die Adressen in bcc kopieren evtl. Anhänge einfügen Februar 06 Andrea Hauch 14

15 Tipps am Ende Serienmails aus Word heraus sind einfacher. Bevor Sie Serienmails Versenden, halten Sie die Übermittlung an und überprüfen Sie, was in Ihrem Postausgang gelandet ist. Senden Sie im HTML-Format, das kann fast jeder Empfänger lesen. Senden Sie die gleiche an mehrere Empfänger, kopieren Sie die -Adressen immer in bcc, sonst Sie verschenken Ihre Arbeit und wertvolle Informationen. mehrere Anlagen (pdf) in Serienmails gehen nicht. Februar 06 Andrea Hauch 15

16 Herzlichen Dank für Ihre Aufmerksamkeit Ihre Andrea Hauch Februar 06 Andrea Hauch 16